襄垣县公文交换平台64手册

1、 电子公文系统 第一章 电子公文交换系统概述书生电子公文交换系统是依照书生电子公文传输需求而定制开发的实现红头文件和相关信息在网络中传输的公文处理系统。该系统利用数字文档技术、信息技术、中间件技术及计算机网络技术等，实现了红头文件的制作、加密、分发、接收、阅读、打印、归档等功能，以现代的公文电子传输模式取代了传统的邮路传递模式。它在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，同时能保留红头，符合现行所有公文管理制度，保证文件的有效性、规范性、严肃性，安全程度有质的提高，适合中国国情。它既与现行有纸办公方式兼容，又是通向未来无纸办公的桥梁。1.1 系统总体目标公文有其特

2、殊性、重要性、严肃性和规范性。鉴于此系统不同于一般能完成电子邮件功能的软件，对安全性、稳定性、可靠性要求极高。系统要求：(1) 电子公文的内容和版面形式均与现有公文保持一致，保留原有红头，以保证红头文件的严肃性和规范性。(2) 与现有公文收发工作流程保持一致。(3) 安全性：防止文件被篡改，防止文件被未经授权的人阅读。(4) 覆盖面要求：要求公文电子的传递范围应达到省政府及以下各分支机构。(5) 处理速度要求：要求电子公文当天可发送到收文单位。(6) 操作简便，简单易学，最少地影响使用人员人群，使系统易于普及。(7) 为适应网络传输系统的现实条件，电子文件应压缩到尽量小。1.2 系统构成由以上

3、总体目标的设计，公文传输系统由排版软件、电子红头制作软件、电子加密软件、网络系统、发排系统、专用浏览器、脱密软件、收发文管理系统等构成，并视用户的要求嵌套用户认为满意的数据库系统系统。硬件方面除网络设施外，还需要保密/发排二合一卡、扫描仪、彩色打印机等。1.3 技术特点“公文传输系统”将公文传输方式从传统的“先打印后传输”更改为“先传输后打印”，从而达到既能用计算机网络传输红头文件，又基本不改变现有工作流程的目的，并解决了相应带来的远程传版、系统安全性等问题。该产品实现了用数字化方式传送传统带红头公文的目标，其创造性和先进性主要体现在以下几个方面：(1) 红头文件的数字化：包括红头、文件正文的

4、数字化处理，以及三者整合为一体的电子加密技术。(2) 国际先进的远程传版技术：发文方发送的是数字化的红头文件，接收方对收到的电子公文直接发排就可得到内容和版面效果与发送方发送的公文完全一致的文件。(3) 极高的安全性：加密的电子公文文件可以在不解密的前提下直接分色输出，使电子公文自生成后就一直只以密文形式存在，有效地保证了系统的安全性。(4) 由于将其加密算法嵌入到本系统中，使本系统的加密强度符合国家密级要求。(5) 极强的通用性和可扩充性：系统通用性好，对网络无特殊要求，可嵌套在用户自己满意的数据库系统上，实现用户各种专用要求。(6) 公文的规范性：采用国际首创的电子加密技术，能在版面上指定

5、电子红头位置，保证红头、红线、发字头、标题和正文的相互位置关系，符合现行公文标准。(7) 代码重用：构造了一个非常通用的内核，通过条件编译，能产生出多种系统多种应用方式的代码，不仅减少大量重复工作，更重要的是保证了核心的一致性，也大大方便了产品的维护和版本控制。(8) 编写了一个完整的RIP：是除了方正外唯一能够完整准确地解释处理方正全部排版命令的产品，用于公文处理绰绰有余。(9) 国际先进的高效压缩算法：本系统采用压缩算法使公文的压缩比在没有失真的情况下与有损的矢量化算法相当，红头、红线能无损压缩到千分之一，从而大大增加了系统数据量的处理能力。(10) 校色：专门做了校色处理，利用自行开发的

6、彩色挂网算法实现指定效果，并经过测试人员和用户的交互沟通挑选出效果最好的一组参数，并把该参数固定到程序中。第二章 系统安装及设置电子公文交换系统安装及设置主要包括客户端的软件和硬件安装，及客户端的相关设置。下面进行具体介绍。2.1电子公文系统安装电子公文系统的安装包括：软件安装有书生套件安装，硬件安装有海泰Key驱动、飞天Key驱动及书生卡驱动的安装。开机，启动Windows，将电子公文系统安装光盘放入光驱。2.1.1软件安装双击“我的电脑光盘驱动器书生套件setup.exe”弹出画面如图：单击“下一步”，出现“许可证协议”对话框，如图：选择“我接受该许可证协议中的条款”，单击“下一步”，如图

7、：安装文件夹默认为C:Program FilesSURSENSedCore，可根据情况改变目标文件夹路径，单击“下一步”按钮，如图：需要重新选择安装路径单击“上一步”，不需要请单击“下一步”，弹出如下图：若需重新进行设置单击“上一步”，不需要请单击“安装”，弹出如下图：安装完成后系统弹出页面，如图：单击“完成”，书生套件安装结束。2.1.2硬件安装海泰key的安装海泰key驱动程序的安装过程：双击“我的电脑光盘驱动器海泰key驱动HaiKeyCSPUser_3.0_NSIS.exe”：弹出画面如图：单击“下一步”，驱动开始进行安装，如图：驱动安装完成后，弹出界面如图：单击“完成”

8、安装完成。完成后可以将key插入usb口,在屏幕右下角出现如图提示：注意，如果没有出现上图，则表明key没有安转成功，请重新更换usb口，再试一下，直到出现此图为止。每个key都有一个唯一的编号，key的编号是HK-034080128SD752000042，最后的三位是042。在主程序安装完成后（主程序的安装见2.1.1电子公文系统主程序的安装，安装目录是C：Program FilesSURSENSedCore），需要将光盘驱动器授权文件042GrantFile.xml文件拷贝到C：Program FilesSURSENSedCore目录下。飞天key的安装飞天key驱动的安装过

9、程：运行光盘中”加密狗驱动”目录下eps3knd_stdSimpChinese.exe程序：单击“安装”，如图： 单击“下一步”，如图：单击“完成”按钮，系统将完成飞天KEY驱动程序的安装过程。安装完毕后，插入加密狗，系统自动找到硬件，您可以从系统的“设备管理器”中查看到加密狗的安装情况。在桌面上，鼠标右键单击“我的电脑”图标，选择“属性”，出现“系统特性”对话框，选择“硬件”标签，在“设备管理器”项中单击“设备管理器”按钮，出现“设备管理器”对话框，如图：您可以在“智能卡阅读器”项中看到“USB Token 32 Device”。这就说明已正确安装了加密狗以及驱动程序。书生卡的

10、安装安装PCI书生卡操作步骤如下(以Win2000操作系统安装为例)：(1) 切断计算机的电源；(2) 打开机箱盖，将书生卡插入主机板空余的PCI插槽中，然后将书生卡固定；(3) 连接计算机电源，开机。进入windows操作系统，系统将自动搜索到新硬件，并出现“添加新硬件向导”对话框，如图：系统要求安装新硬件的驱动程序，将公文传输系统安装光盘放入光盘驱动器中，单击“下一步”，如图：系统自动搜索到“PCI简易通讯控制器”的硬件，单击“下一步”，如图：Windows系统要求安装书生卡的驱动程序，可以选择“CDROM驱动器”，然后单击“下一步”，系统提示搜索到驱动程序的结果，弹出对话框，如图：单击“

11、下一步”，这时系统自动将书生卡的驱动程序从光盘中复制到Windows系统中，复制完成后系统弹出“完成信息”对话框，如图：单击“完成”按钮，系统将完成书生卡驱动程序的安装过程。安装完毕后，您可以从系统的“设备管理器”中查看到书生卡的安装情况。在桌面上，鼠标右键单击“我的电脑”图标，选择“属性”，出现“系统特性”对话框，选择“硬件”标签，在“设备管理器”项中单击“设备管理器”按钮，出现“设备管理器”对话框，如图：您可以在“多功能卡”项中看到“Scholar:Lpci WDMDriver”，这就说明已正确安装了书生卡以及它的驱动程序。2.2电子公文交换系统设置2.2.1电子公文交换系统安装双击“我的

12、电脑光盘驱动器公文交换系统SursenGW1013.msi,弹出画面如下图所示：单击“下一步”，出现“许可证协议”对话框，如下图所示：选择“我接受该许可证协议中的条款”，单击“下一步”，如下图所示：安装文件夹默认为C:Program Filessursen GW SERVER，安装默认数据库前面打勾，数据库会自动安装在默认路径下。可根据情况改变目标文件夹路径，单击“下一步”按钮，如下图所示：若需重新进行设置单击“上一步”，不需要请单击“下一步”。（建议普通用户选择完整安装），如图所示：若需重新进行设置单击“上一步”，不需要请单击“安装”，如下图所示：运行之后，系统自动运行C:WINDOWSsy

13、stem32cmd.exe,如下图所示：在这个界面，按“Enter”，安装完成后系统弹出页面，如下图所示：单击“完成”，电子公文交换系统安装完成。2.2.2电子公文交换系统系统设置在进入电子公文交换系统系统前，需要对客户端IE进行一些相关设置，设置方法如下：（1）进入“工具”菜单下“Internet选项”，如图：（2）单击Internet临时文件中的“设置”按钮，进入“设置”对话框，如图：修改“自动” 为“每次访问此页时检查”，单击“确定” 按钮，返回“internet选项”界面。（3）单击“安全”选项卡，选择“受信任站点”，如图：点击“站点”，取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证”前的对

14、勾，输入公文传输系统的地址（实际地址由管理员提供），点击“添加”、“确定”即可，如图：单击“自定义级别”，进入“安全设置”框，如图：将其中ActiveX控件和插件下相应内容均修改为“启用”。单击“确定”按钮返回，然后再单击“确定”按钮返回IE。（4）单击“高级”选项卡，找到此项中的最后一项“总是以UTF-8发送URL（需要重启动）”，将去掉此选项前面的对勾，如图：第三章 书生电子公文交换系统-公文3.1电子公文收发系统登录在客户端上进行电子公文交换系统操作时需要登录服务器，我们客户端所使用的是Internet Explorer（以下简称IE），具体操作如下：鼠标双击桌面上的IE图标，在地址栏输

15、入4:9080如图：进入登录界面，输入用户名及口令，单击“登录”按钮，就可以进入到电子公文交换系统。如图：单击即可进入到电子公文收发系统（系统默认也是公文页面），电子公文收发系统是发送公文文件最重要的流程，主要功能是发送正式的公文文件。操作流程是根据现有的工作流程进行改编的，分别有文件草稿、新建发文、加密发送、归档等功能，下面我们将对每一个具体的操作流程进行详细介绍。3.2收文管理作为接收文件最重要的流程，我们设置了收文管理工作，包括签收、拒收、打印、归档、查询等功能，下面我们将对每一个具体的操作进行详细介绍。3.2.1待签收文件登录公文交换系统后，如有待处

16、理文件，系统会自动提示，如图所示：在左侧导航器的“收文管理”中单击“待签收文件”，如下图所示：在此视图中列出所有没有签收的文件，单击需要签收的文件的标题，如下图所示：单击“签收”，文件自动保存在“已签收文件”列表中；单击“签收并回执”，如下图所示：输入签收回执信息，系统自动把回执单发到发送单位，同时进入到“已签收文件”状态。单击“退回”，按钮，如下图所示：输入正确的退回原因后，点击“确定”，系统提示已成功退回并把该信息反馈给发文方，文件被转至“已退回文件”里。3.2.2已签收文件已签收文件主要是存放所有已经签收完毕的文件。所有刚收到的文件必须经过浏览签收后，能对签收的文件进行浏览，打印，归档，

17、生成excel，查询操作。进入到收文管理，单击“已签收文件”，如下图所示：单击需要处理的文件标题，打开公文收文登记簿，如下图所示：可以对文件进行浏览、归档、打印、退回、转发和查看收文日志信息。 文件打印若需将电子公文还原成纸质文件，单击已签收文件中，选中要打印的文件，点“打印”按钮，系统弹出打印页面，如下图所示：依照提示第一步选择打印机的类型（该设置只需设置一次，以后不需要每次都进行设置）；第二步输入本次打印份数；最后单击“打印”按钮即可完成公文文件的打印工作依照界面提示，输入文件本次需要打印的份数，系统默认为1份，单击“正文打印”按钮，如下图所示。左右边距调整以后，添加文号，点

18、击完成，正常打印公文，如图所示说明： “打印份数”表示本次打印的份数，这里的份数不能多于发送方指定的打印份数。 文件归档打印完毕后，一般文件可适当保存一段时间后进行归档操作，归档功能主要是将原红头文件解密成黑头的文件，以方便其它系统将归档后的文件进行流转操作。选中公文收文登记簿中“归档”按钮，系统弹出提示对话框，如下图所示：单击“确定”按钮，系统将提示归档成功并自动将文件成功归档到已归档收文中。3.2.3已退回文件进入“收文管理”，单击“已退回文件”，此视图中是所有退回的收文文件，在这里能进行查询、查看、浏览、查询、打印操作，如下图所示：点击“查看”，系统弹出窗口，显示出拒收操作

19、的时间、人员和原因。3.2.4 发文方作废文件进入“收文管理”，单击“发文方作废文件”，此视图中是所有发文方作废的文件，在这里能看到作废的信息，如下图所示：3.2.5已归档收文在已签收文件里进行归档的文件被自动保存到已归档收文里，选择“收文管理”中的“已归档收文”，在此能进行查询、浏览等操作，如下图所示：选择“已归档收文”中，归档文件标题，出现公文登记簿，如下图所示：可以浏览文件,查看归档日志和打印文件。3.3发文管理发文管理分为2种模式：一步式发文和多步式发文。根据管理员设置的发文方式不同而不同，二者的流程一样，操作上区别不大，下面我们都分别讲解一下。3.3.1一步式发文流程文

20、件草稿 “新建发文”中未登记完成的文件，可将其存入“文件草稿”，以便于发文时完成登记过程。单击“文件草稿”图标，右侧显示的是所有未登记完成的文件列表，如下图所示： 单击文件“标题”，打开草稿详细信息：填写上面的登记页面，单击“保存草稿”按钮，此份文件将继续被保存在“文件草稿”中，以后可以再次填写；单击页面下方的“保存”按钮即可，文件将自动盖章加密环节中，弹出页面如下图所示：单击“确定”， 弹出页面如下图所示：选择所盖的公章，点击“确定”， 弹出页面如下图所示：选中要加盖的公章名称，单击“确定”按钮，出现输入公章密码提示：输入正确的公章密码后单击“确定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：点击

21、“确认”按钮，文件成功发送出去。新建发文在进行发送文件时，首先需要建立一个草稿文件，进行公文的各项要素的登记工作。选择“发文管理”中的“新建发文”按钮，系统显示如下图所示：下面将各个要素进行详细说明：标题：此项中应填写正确的公文标题，也可以从公文正文里复制粘贴过来；文号：此项中应填写正确的公文文号；签发人：此项中应填写正确的公文签发人；会签人：此项中应填写正确的公文会签人；二维条码：可以选择此份公文是否加盖二维条码；紧急程度：此项中应选择正确的公文缓急程度；秘密等级：此项中应选择正确的公文秘密等级；主送单位：单击后面可以选择此份文件的主送单位；起始份号：手动输入文件的起始份号；抄

22、送单位：单击后面可以选择此份文件的抄送单位；印发单位：单击后面可以选择此份文件的印发单位；保密期限：可以填写此份文件的保密期限；签发日期：单击后面可以选择签发此份文件的日期；正文：在此项中添加需要加密的版式文件，可单击正文栏右边的“浏览”按钮，系统弹出“选择文件”窗口，如图：选择版式文件 *.sep，单击“打开”按钮；之后公文正文就上传到服务器上。正文页数：填加正文文件后，系统自动填写正文页数；附件：在此项中选择正文的附件，如：*.doc、*.xls等类型的文件，添加步骤同公文正文的添加；附件页数：填写附件的页数；领导批示：此项中应填写正确的领导批示内容；发文备注：此项中应填写正确的公文备注信

23、息；接收单位：单击此按钮可以选择接收单位地址，如下图所示：可以分别按照群组、单位树、类别的方式显示单位名称，按照发文需求选择接收单位名称，已选单位可以批量设置打印份数，也可以选中某个单位名称单独设置打印份数。设置完成后，单击“保存选择”即可完成收文单位的选择和打印份数的保存，接收单位名称即可显示到登记单中，如下图所示：登记人：此项会自动填写；登记时间：此项会自动填写登记时间；发送短信：可以选择是否短消息会议收件人；短信内容：可以填写短信内容。确认公文要素填写无误后，单击右上角“保存”按钮，页面如图： 单击“确定”后，系统将准备对文件进行盖章，先将公章盘插入USB接口，单击“确定”按钮弹出选择公

24、章页面，如图：选中要加盖的公章名称，单击“确定”按钮，出现输入公章密码提示：输入正确的公章密码后单击“确定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：输入正确的公章密码后单击“确定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：点击“确认”按钮，文件成功发送出去。若公文登记时选择“不加盖条码”，则盖章加密流程结束，文件被发送走，发送走的文件被转入到“已发送文件”中。已发送文件在“已发送文件”中，可以对已发送的文件进行浏览、发文跟踪、打印、归档、作废、查看发文日志多种操作。单击“已发送文件”，页面右侧是已发送文件列表，如图所示：单击文件“标题”，弹出页面如下图所示：浏览：输入密码后调用书生浏览

25、器浏览已发送的GW文件。选择地址：可以重新选择收文单位名称，对文件重新发送。（具体操作详见“待发送文件”流程）重发：重新选择了收文单位后，此按钮变为可见，表明可以重新发送。发文跟踪：单击“发文跟踪”，可以查看此份文件的所有收文单位的接收情况。已签收单位：可以查看到所有处理完文件的单位名称。接收单位如果收到此份文件，会进行签收操作，这里将会显示签收单位的名称/签收时间/签收人。单击“已签收文件”，页面如下图：未签收单位：可以查看哪些单位没处理文件。单击“未签收单位”，如图：没有进行文件签收的情况下，可以将文件追回。在某个单位名称后面单击“追回”按钮即可，文件被追回后，该单位的名称将在此页面消失。

26、也可以进行多个单位的批量追回，在复选框选中多个单位后，单击批量追回即可。退回单位：可以查看退回文件的单位名称、时间及退回原因。 归档：单击公文发文登记簿中的“归档”按钮，系统弹出对话框：归档后的文件将自动转入“已归档发文”中。 打印：可以完成gw文件的打印操作，单击“打印”如下图所示：选择此次需要打印的份数，单击打印即可完成文件的打印工作，如图：第一次进行公文打印操作时，需要进行打印设置，单击“打印设置”按钮，如图：依照所使用的打印机类型在“喷墨机类型”或“激光机类型”中选择相应的打印机型号。单击相应打印机的属性设置和附加设置可以对打印进行参数调节。“属性设置”用于定义设备一些固定参数，如幅面

27、和分辨率。“附加设置”设置当前打印机所特有的一些较为固定的参数，如打印口、打印模式等。我们以“Lexmark Optra C750彩色激光打印机”为例说明“激光机属性设置”、“激光机附加设置”。首先在“激光打印机”中选择“Lexmark Optra C750彩色激光打印机”，然后单击“激光机属性设置”，进入打印机参数设置界面，如图：“纸张尺寸”：指打印机打印时所用的纸张大小，一般为A4。“打印分辨率”：根据所使用的打印机来设置，一般激光打印机横向和纵向打印分辨率均为600，喷墨打印机分辨率均为300。“最大输出幅面”是指打印机所标明的最大输出幅面。“不可打印边距”：几乎所有的打印机都不能打满整

28、个幅面，页面周边至少有一段距离是无法打印的，这段距离称为“不可打印边距”，请参照所使用的打印机的说明，一般使用系统默认设置，如果打印出来的文件页面有偏差，可以通过此处进行细小调节。“灰度响应曲线gamma值”：由于人眼的生理特性，当灰度等级均匀增加时给人的感觉并不是均匀的，其对应关系可以用一种类型的曲线来作近似的数学描述，该曲线的参数称为gamma值，对质量要求较高的用户可以通过调节该值来得到一个比较完美的输出。“每打印一页就暂停一次”：表示每开始输出一张纸前都暂停一下，用于手工上片的照排机或手工上纸的打印机（如用针式打印机打腊纸时）或一体化速印机等需要在上片或上纸前暂停的情况，通常不选。“纸

29、盒位置”定义纸张在打印机中的位置，选择“自定义”时，用“纸盒左距”定义纸张左边缘距打印机左边缘的距离（左右的定义以打印方向为准，对许多打印机来说，当人处于打印机正面时打印方向正好与人的左右方向相反）。单击“激光机附加设置”，如图：“附加设置”对话框的内容因外设而异，对于使用普通打印口的打印机，在该对话框中将设置其使用的打印端口，系统默认的打印机端口为“第一打印口”，即主机板上的并口（LPT1），对于激光打印机，如果打印机可以双面打印，选中“双面打印”选项即可实现双面打印。在打印机的“附加设置”中，我们一般不需要做任何改动，如果文件打印时报“打印端口不存在”则请查看打印端口，如果支持双面打印的打

30、印机不能双面打印，请查看是否选中“双面打印”。注意：I、本系统可以直接控制系统支持的打印机，使用本系统打印公文文件时不需要另外安装打印机驱动程序。II、“空设备”选项用作测试故障，用户不宜选择此类型。III、打印机必须是通过数据线直接连到计算机并口上。IV、在“属性设置”中我们一般不用做任何改动，按系统默认即可。V、用户所设置的打印机纸张尺寸、分辨率必须是输出设备所支持的，为了尽可能适应不同的打印机，系统在此不作合法性检查，这样不必更换系统即可支持将来的更高分辨率的PCL兼容打印机。如果设置了打印机不支持的纸张、分辨率，可能会导致实际输出精度和大小不正确。VI、打印机设置只需要在第一次进行打印

31、前进行设置，设置完毕后，如果不重新安装系统不需要重新设置。作废：可以将已发送的文件作废掉。具体操作详见发文日志：可以查看此份文件的登记时间、盖章时间、发送时间。页面如下所示：已作废文件进入“发文管理”，单击“已作废文件”，此视图中是所有作废的文件，在这里能看到作废的文件信息，如图：已归档发文单击“已归档文件”图标，右侧为已归档发文列表。单击文件“标题”，打开已归档发文文件详细内容，如下图所示： 浏览：打开书生浏览器，浏览黑头黑章的解密文件。 归档日志：可以查看此份文件的登记时间、盖章时间、发送时间和归档时间。打印：打印归档文件，打印的是黑头黑账的文件。

32、红头打印：若此份文件还有未打印份数，单击此按钮可以打印出红头红章的文件。发文跟踪：可以查看此份文件的接收情况，详见3.3.2多步式发文流程文件草稿 “新建发文”中未登记完成的文件，可将其存入“文件草稿”，以便于发文时完成登记过程。单击“文件草稿”图标，右侧显示的是所有未登记完成的文件列表，如下图所示： 单击文件“标题”，打开草稿详细信息：填写上面的登记页面，单击“保存草稿”按钮，此份文件将继续被保存在“文件草稿”中，以后可以再次填写；单击页面下方的“保存”按钮即可，文件将自动转入“盖章加密”环节中，弹出页面如下图所示： 单击“盖章加密”，查找此份文件对其进行盖章过程

33、即可；也可以在此页面下直接单击“盖章加密”按钮进行盖章，若文件有误也可以进行“作废”处理。新建发文在进行发送文件时，首先需要建立一个草稿文件，进行公文的各项要素的登记工作。选择“发文管理”中的“新建发文”按钮，系统显示如下图所示：下面将各个要素进行详细说明：标题：此项中应填写正确的公文标题，也可以从公文正文里复制粘贴过来；文号：此项中应填写正确的公文文号；签发人：此项中应填写正确的公文签发人；会签人：此项中应填写正确的公文会签人；二维条码：可以选择此份公文是否加盖二维条码；紧急程度：此项中应选择正确的公文缓急程度；秘密等级：此项中应选择正确的公文秘密等级；主送机关：单击后面可以选

34、择此份文件的主送机关；起始份号：手动输入文件的起始份号；抄送机关：单击后面可以选择此份文件的抄送机关；印发机关：单击后面可以选择此份文件的印发机关；保密期限：可以填写此份文件的保密期限；签发日期：单击后面可以选择签发此份文件的日期；正文：在此项中添加需要加密的版式文件，可单击正文栏右边的“浏览”按钮，系统弹出“选择文件”窗口，如图：选择版式文件 *.sep，单击“打开”按钮；之后公文正文就上传到服务器上。正文页数：填加正文文件后，系统自动填写正文页数；附件：在此项中选择正文的附件，如：*.doc、*.xls等类型的文件，添加步骤同公文正文的添加；附件页数：填写附件的页数；领导批示：此项中应填写

35、正确的领导批示内容；发文备注：此项中应填写正确的公文备注信息；登记人：此项会自动填写；登记时间：此项会自动填写登记时间；确认公文要素填写无误后，单击右上角“保存”按钮，文件将自动转入“盖章加密”中；若登记工作没完成，可以单击“保存草稿”按钮，将文件放入“文件草稿”中，以后可以再次登记。保存后的文件如图：盖章加密登记完毕的文件，自动转入到“盖章加密”页面。单击“盖章加密”图标，右侧是“待盖章文件列表”，如图： 单击文件标题名称，如图：单击页面下方的“浏览”按钮，可以阅读要盖章的文件，如图： 浏览完成后，将页面关闭即可准备对文件盖章，盖章前先将公章盘插入USB接口，单击页面下方的“盖

36、章加密”按钮，如图：选中要加盖的公章名称，单击“确定”按钮，出现输入公章密码提示：输入正确的公章密码后单击“确定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：单击“确定”后系统自动调用书生浏览器查看盖完章的文件，如图所示： 查看下公章加盖的是否正确，确认没有问题，点击“确认”按钮，文件盖章成功。若公章加盖错误请单击“取消”按钮即可，回到“盖章文件”可以重新对该文件进行公章加盖操作；若公章加盖正确请单击“确定”按钮则完成公章加盖过程。若公文登记时选择“加盖条码”，则弹出页面如图：按照页面上方提示的加盖条码步骤，先修改条码的“右边距”和“下边距”，然后单击“加盖条码”即可对条码位置进行预览，如果位置不合

37、要求则可继续调节，直至位置合适，条码位置确定后，单击“完成”，弹出如下提示：单击“确定”即可将条码加盖到此位置上，至此，二维条码加盖流程结束。盖章加密后的文件记录自动转入到“待发送文件”中。待发送文件“盖章加密”完成的文件，自动转入到“待发送文件”中。单击“待发送文件”，页面右侧显示的是所有等待发送的文件列表，如图所示： 单击文件的标题名称打开如下页面： 页面上方功能按钮浏览：单击此按钮可以浏览已盖好章的文件。选择地址：单击此按钮可以选择接收单位地址，如下图所示：可以分别按照群组、单位树、类别的方式显示单位名称，按照发文需求选择接收单位名称，已选单位可以批量设置打印份数，也可以选

38、中某个单位名称单独设置打印份数。设置完成后，单击“保存选择”即可完成收文单位的选择和打印份数的保存，接收单位名称即可显示到登记单中，如下图所示：打印：一般文件到达“已发送文件”中进行打印操作，若需要打印请参考。发送：可以将此份文件发送给接收单位。单击“发送”，页面如图： 单击“确定”即可将文件发送出去，成功发送后，文件自动进入“已发送文件”中。发送文件之前请查看登记单页面下方的“发送短信”项，如下图所示： 若要短消息方式会议收件人，请选择“是”，则下方会出现“短信内容”项，可以自行设定要发送的短信内容；否则，请选择“否”不发送短消息。（收件人电话设置请参考系统设置）作废：若文件发

39、现错误可以进行作废操作，在弹出的页面上填写作废原因，如图所示：输入作废原因后单击“确定”按钮，提示如下，将文件作废。作废成功的文件自动进入“已作废文件”中。已发送文件在“已发送文件”中，可以对已发送的文件进行浏览、发文跟踪、打印、归档、作废、查看发文日志多种操作。单击“已发送文件”，页面右侧是已发送文件列表，如图所示：单击文件“标题”，弹出页面如下图所示：浏览：输入密码后调用书生浏览器浏览已发送的GW文件。选择地址：可以重新选择收文单位名称，对文件重新发送。（具体操作详见“待发送文件”流程）重发：重新选择了收文单位后，此按钮变为可见，表明可以重新发送。发文跟踪：单击“发文跟踪”，

40、可以查看此份文件的所有收文单位的接收情况。已签收单位：可以查看到所有处理完文件的单位名称。接收单位如果收到此份文件，会进行签收操作，这里将会显示签收单位的名称/签收时间/签收人。单击“已签收文件”，页面如下图：未签收单位：可以查看哪些单位没处理文件。单击“未签收单位”，如图：没有进行文件签收的情况下，可以将文件追回。在某个单位名称后面单击“追回”按钮即可，文件被追回后，该单位的名称将在此页面消失。也可以进行多个单位的批量追回，在复选框选中多个单位后，单击批量追回即可。退回单位：可以查看退回文件的单位名称、时间及退回原因。 归档：单击公文发文登记簿中的“归档”按钮，系统弹出对话框：归档后的文件将

41、自动转入“已归档发文”中。 打印：可以完成gw文件的打印操作，单击“打印”如下图所示：选择此次需要打印的份数，单击打印即可完成文件的打印工作，如图：第一次进行公文打印操作时，需要进行打印设置，单击“打印设置”按钮，如图：依照所使用的打印机类型在“喷墨机类型”或“激光机类型”中选择相应的打印机型号。单击相应打印机的属性设置和附加设置可以对打印进行参数调节。“属性设置”用于定义设备一些固定参数，如幅面和分辨率。“附加设置”设置当前打印机所特有的一些较为固定的参数，如打印口、打印模式等。我们以“Lexmark Optra C750彩色激光打印机”为例说明“激光机属性设置”、“激光机附加设置”。首先在

42、“激光打印机”中选择“Lexmark Optra C750彩色激光打印机”，然后单击“激光机属性设置”，进入打印机参数设置界面，如图：“纸张尺寸”：指打印机打印时所用的纸张大小，一般为A4。“打印分辨率”：根据所使用的打印机来设置，一般激光打印机横向和纵向打印分辨率均为600，喷墨打印机分辨率均为300。“最大输出幅面”是指打印机所标明的最大输出幅面。“不可打印边距”：几乎所有的打印机都不能打满整个幅面，页面周边至少有一段距离是无法打印的，这段距离称为“不可打印边距”，请参照所使用的打印机的说明，一般使用系统默认设置，如果打印出来的文件页面有偏差，可以通过此处进行细小调节。“灰度响应曲线gam

43、ma值”：由于人眼的生理特性，当灰度等级均匀增加时给人的感觉并不是均匀的，其对应关系可以用一种类型的曲线来作近似的数学描述，该曲线的参数称为gamma值，对质量要求较高的用户可以通过调节该值来得到一个比较完美的输出。“每打印一页就暂停一次”：表示每开始输出一张纸前都暂停一下，用于手工上片的照排机或手工上纸的打印机（如用针式打印机打腊纸时）或一体化速印机等需要在上片或上纸前暂停的情况，通常不选。“纸盒位置”定义纸张在打印机中的位置，选择“自定义”时，用“纸盒左距”定义纸张左边缘距打印机左边缘的距离（左右的定义以打印方向为准，对许多打印机来说，当人处于打印机正面时打印方向正好与人的左右方向相反）。

44、单击“激光机附加设置”，如图：“附加设置”对话框的内容因外设而异，对于使用普通打印口的打印机，在该对话框中将设置其使用的打印端口，系统默认的打印机端口为“第一打印口”，即主机板上的并口（LPT1），对于激光打印机，如果打印机可以双面打印，选中“双面打印”选项即可实现双面打印。在打印机的“附加设置”中，我们一般不需要做任何改动，如果文件打印时报“打印端口不存在”则请查看打印端口，如果支持双面打印的打印机不能双面打印，请查看是否选中“双面打印”。注意：I、本系统可以直接控制系统支持的打印机，使用本系统打印公文文件时不需要另外安装打印机驱动程序。II、“空设备”选项用作测试故障，用户不宜选择此类型。

45、III、打印机必须是通过数据线直接连到计算机并口上。IV、在“属性设置”中我们一般不用做任何改动，按系统默认即可。V、用户所设置的打印机纸张尺寸、分辨率必须是输出设备所支持的，为了尽可能适应不同的打印机，系统在此不作合法性检查，这样不必更换系统即可支持将来的更高分辨率的PCL兼容打印机。如果设置了打印机不支持的纸张、分辨率，可能会导致实际输出精度和大小不正确。VI、打印机设置只需要在第一次进行打印前进行设置，设置完毕后，如果不重新安装系统不需要重新设置。作废：可以将已发送的文件作废掉。具体操作详见发文日志：可以查看此份文件的登记时间、盖章时间、发送时间。页面如下所示：3.3.2.

46、6 已作废文件进入“发文管理”，单击“已作废文件”，此视图中是所有作废的文件，在这里能看到作废的文件信息，如图：已归档发文单击“已归档文件”图标，右侧为已归档发文列表。单击文件“标题”，打开已归档发文文件详细内容，如下图所示： 浏览：打开书生浏览器，浏览黑头黑章的解密文件。 归档日志：可以查看此份文件的登记时间、盖章时间、发送时间和归档时间。打印：打印归档文件，打印的是黑头黑账的文件。红头打印：若此份文件还有未打印份数，单击此按钮可以打印出红头红章的文件。发文跟踪：可以查看此份文件的接收情况，详见3.4联合发文管理联合发文管理是指多个单位对同一个文件进行盖章的发送接

47、收流程。3.4.1文件草稿 “新建联合发文”中未登记完成的文件，可将其存入“文件草稿”，以便于将来完成登记过程。单击“文件草稿”图标，右侧显示的是所有未登记完成的文件列表，如下图所示： 单击文件“标题”，打开草稿详细信息：填写上面的登记页面，单击“保存草稿”按钮，此份文件将继续被保存在“文件草稿”中，以后可以再次填写；单击页面上方的“保存”按钮即可，文件将自动转入“盖章加密”环节中，点击“完成”按钮对公文进行盖章加密。3.4.2新建联合发文在进行发送文件时，首先需要建立一个草稿文件，进行公文的各项要素的登记工作。选择“联合发文管理”中的“新建联合发文”按钮，系统显示如下图所示：下面将各个要素进

48、行详细说明：标题：此项中应填写正确的公文标题，也可以从公文正文里复制粘贴过来；文号：此项中应填写正确的公文文号；本单位先盖章：联合发文为2个单位对同一文件进行盖章，此按钮可以用来设置哪个单位先进行盖章；签发人：此项中应填写正确的公文签发人；会签人：此项中应填写正确的公文会签人；二维条码：可以选择此份公文是否加盖二维条码；紧急程度：此项中应选择正确的公文缓急程度；秘密等级：此项中应选择正确的公文秘密等级；主送单位：单击后面可以选择此份文件的主送单位；抄送单位：单击后面可以选择此份文件的抄送单位；印发单位：单击后面可以选择此份文件的印发单位；内部发送：可以填写此份文件的内部发送单位；抄报单位：可以

49、填写此份文件的抄报单位；保密期限：可以填写此份文件的保密期限；签发日期：单击后面可以选择签发此份文件的日期；正文：在此项中添加需要加密的版式文件，可单击正文栏右边的“浏览”按钮，系统弹出“选择文件”窗口，如图：选择版式文件 *.sep，单击“打开”按钮；之后公文正文就上传到服务器上。正文页数：填加正文文件后，系统自动填写正文页数；附件：在此项中选择正文的附件，如：*.doc、*.xls等类型的文件，添加步骤同公文正文的添加；附件页数：填写附件的页数；领导批示：此项中应填写正确的领导批示内容；发文备注：此项中应填写正确的公文备注信息；盖章单位：联合发文的另一单位名称。 单击“盖章单位”后面的，弹

50、出页面如下所示： 可以分别按照群组、单位树、类别的方式显示单位名称，找到需要选择的盖章单位后，加入到右面的“已选单位”，然后单击“保存选择”即可完成盖章单位的保存，单位名称即可显示到登记单中，如下图所示：登记人：此项会自动填写；登记时间：此项会自动填写登记时间；若登记工作没完成，可以单击“保存草稿”按钮，将文件放入“文件草稿”中，以后可以再次登记。确认公文要素填写无误后，单击“保存”按钮，若登记单中选择“本单位先盖章”则文件直接进入盖章流程，提前要把公章盘插入USB接口，这时弹出选择公章页面，如下图所示：选中要加盖的公章名称，单击“确定”按钮，出现输入公章密码提示：输入正确的公章密码后单击“确

51、定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：单击“确定”后系统自动调用书生浏览器查看盖完章的文件，如图所示： 公章加盖在左侧还是右侧取决于word中插入的公章定位图片顺序，先插入的公章定位图片就是第一个公章所盖的位置。检查下公章加盖的是否正确，检查公章和红头，如果盖章没有问题，点击右上角“确认”按钮，确认加盖公章。 若公章加盖错误请单击“取消”按钮即可，可以重新对该文件进行公章加盖操作；若公章加盖正确请单击“确定”按钮则完成公章加盖过程，同时该文件被发送到登记单中设置的“盖章单位”，让此文件的另一联合发文单位去盖章，如下图所示：此文件记录被转入到“已送协办方文件”中。若登记单中不选择“本单位先盖

52、章” 则文件被发送到登记单中指定的“盖章单位”，文件记录直接被转入“已送协办方文件”。3.4.3已送协办方文件联合发文的文件，需要将文件发送给另一单位（即：协办方）进行盖章，成功发送给协办方的文件都会自动转入“已送协办方文件”。“已送协办方文件”中存放的是需要协办方盖章的文件记录。单击“联合发文管理”下的“已送协办方文件”，如下图所示：在此页面的右上角，可以单击“盖章日志”查看各单位盖章情况，如图：盖章日志信息中可以显示哪些单位已经盖章，哪些单位还没有盖章。查看完成单击“关闭”即可。单击文件名称，可以对文件进行详细的查看，如下图所示：在上图中可以对该份文件进行浏览、作废、盖章日志的查看操作。3

53、.4.4待盖章联合文件“待盖章联合文件”中存放的是其它单位发送过来的、需要自己单位盖章的联合文件记录。单击“联合发文管理”下的“待盖章联合文件”，如下图所示：单击文件标题，打开公文登记单，如下图所示：单击页面下方的“浏览”按钮，可以阅读要盖章的文件，如图： 浏览完成后，将页面关闭即可准备对文件盖章，盖章前先将公章盘插入USB接口，单击页面下方的“盖章”按钮，如图：选中要加盖的公章名称，单击“确定”按钮，出现输入公章密码提示：输入正确的公章密码后单击“确定”按钮，弹出盖章完成的对话框，如图所示：单击“确定”后系统自动调用书生浏览器查看盖完章的文件，如图所示： 查看下公章加盖的是否正确，若公章加盖

54、错误请单击“取消”按钮即可，检查下公章加盖的是否正确，检查公章和红头，如果盖章没有问题，点击右上角“确认”按钮，确认加盖公章。 若公章加盖错误请单击“取消”按钮即可，可以重新对该文件进行公章加盖操作。公章加盖完成的文件在“待盖章联合文件”中消失，系统将此文件自动发回给发文单位，若发文单位的登记单中选择了“本单位先盖章”，则此文件记录自动转入到“待发送文件”中等待发送；若发文单位的登记单中没选中“本单位先盖章”，则此文件记录自动转入到“待盖章联合文件”中等待发文方继续盖章。3.4.5已盖章文件 “已盖章文件”中存放的是自己单位盖过章、等待协办方盖章的文件记录。单击“联合发文管理”下的“已盖章文件

55、”，如下图所示：单击文件名称可以查看公文登记单，如下图所示： 可以对文件进行浏览、打印等操作。3.4.6待发送文件联合发文的各个单位都完成盖章操作后的文件，自动转入到“待发送文件”中。单击“待发送文件”，页面右侧显示的是所有等待发送的文件列表，如图所示： 单击文件的标题名称打开如下页面： 页面上方功能按钮浏览：单击此按钮可以浏览已盖好章的文件。选择地址：单击此按钮可以选择接收单位地址，如下图所示：可以分别按照群组、单位树、类别的方式显示单位名称，按照发文需求选择接收单位名称，已选单位可以批量设置打印份数，也可以选中某个单位名称单独设置打印份数。设置完成后，单击“保存选择”即可完成收文单位的选择和打印份数的保存，接收单位名称即可显示到登记单中，如下图所示：打印：文件在发送之前一般不进行打印操作，以免浪费打印份数。打印操作详见发送：可以将此份文件发送给接收单位。单击“发送”，若此份公文需要加盖二维条码则系统自动打开文件准备加盖条码，如下页