第二章 EXCEL中的表格设计

1、EXCEL如何来设计一张数据表表格设计十宗罪EXCEL表格设计中的问题 一宗罪：标题的位置不对标题不要占据首行，不利于后续数据处理首行应该放置列标题表格标题完全可以作为工作表标签注：工作簿工作表 这个结构不仅要理解，也要会使用！EXCEL表格设计中的问题 二宗罪：令人纠结的填表顺序表格设计的时候，要注意列标题顺序，符合工作流程以及录入时习惯和思维。例子：日期，请假人，请假类别，请几天概括起来，表格要符合工作流程！让人录入时舒服，不累！（要学会站在别人的鞋里思考）注：调整列时要注意使用SHIFT健!EXCEL表格设计中的问题 三宗罪：人为设置的分隔列破坏数据的完整性视觉需求是在数据表完成运算和分

2、析的基础上再考虑的问题分隔的列会影响数据分析功能的实现，如分类汇总（演示！）等EXCEL表格设计中的问题 四宗罪：多余的合计行在源数据表上进行手工的汇总（求和），这是自添烦恼，自作聪明！一是操作繁琐，不够自动化，特别是数据庞大（分类多）的情况下，这种手工合计行的弊端会更加显现。二是破坏数据的完整性，并且容易出现数据没有自动更新而影响准确性。正确做法：例子中按部门汇总（部门列存在） 按月份汇总（没有月份列，可以按汇总需求添加）EXCEL表格设计中的问题五宗罪：多余的表头，造成错误的数据的记录方式例子：第一行居中的标题（前面已经提过！） 第二行合并的几个列的标题，而实际上这个标题仅仅是一种说明，并

3、不能识别数据的列属性，而且会带来灾难性后果：无法获得正确的分类汇总，无法进行自动筛选！ 原因是EXCEL都是以首行作为数据表的标题行，否则需要用户手动去选中数据区域！这个例子更重要的问题在于：请假各类的数据记录方式！再次犯了满足视觉需求，但破坏数据分析的基础，无法按请假种类进行筛选，也无法按种类进行汇总！对初级用户来说，可能还无法体会这种表格的问题。同一种属性的数据，都要记录在同一列注：只要符合数据表设计规范，要得到视觉上的满足，非常简单！EXCEL表格设计中的问题六宗罪：合并单元格严重破坏数据结构合并居中功能的毒害！WORD表格的后遗症！EXCEL数据表的每一行，都必须对应一条记录，每个单元

4、格对应一个字段的值！明细数据必须有一条记录一条，合并居中仅仅是在打印表格或仅供打印的表格时使用。例子：第一行居中的标题（前面已经提过！） 第二行合并的几个列的标题，而实际上这个标题仅仅是一种说明，并不能识别数据的列属性，而且会带来灾难性后果：无法获得正确的分类汇总，无法进行自动筛选！ 原因是EXCEL都是以首行作为数据表的标题行，否则需要用户手动去选中数据区域！这个例子更重要的问题在于：请假各类的数据记录方式！再次犯了满足视觉需求，但破坏数据分析的基础，无法按请假种类进行筛选，也无法按种类进行汇总！对初级用户来说，可能还无法体会这种表格的问题。同一种属性的数据，都要记录在同一列注：只要符合数据

5、表设计规范，要得到视觉上的满足，非常简单！EXCEL表格设计中的问题六宗罪：合并单元格严重破坏数据结构合并居中功能的毒害！WORD表格的后遗症！EXCEL数据表的每一行，都必须对应一条记录，每个单元格对应一个字段的值！明细数据必须有一条记录一条，合并居中仅仅是在打印表格或仅供打印的表格时使用。例子 还是追求视觉上的美观，但却严重破坏数据表格的完整性，带来的后果，既不能排序，也不能筛选出正确结果，还不能分类汇总！注：这种带有合并单元格要分解成正常的表格，会非常麻烦！先取消合并单元格选中空单元格（定位）输入公式代替所有空单元格在做EXCEL表格的时候，要学会假设，假设？假设数据量会很多！如果你的表

6、格只有10行，你的表格设计可能没问题，但如果数据扩展到1000千行，上百万行呢？避免出现这种想法：我要处理的数据就这么点，笨办法用用么好类！EXCEL表格设计中的问题七宗罪：别时容易聚时难（把源数据记录在不同的工作表）EXCEL的源数据，应该尽量记录在一张工作表当中，分开记录在不同的工作表，会影响数据的完整和连贯，并且会影响后续数据分析和处理。想想：在不同工作表当中，如何筛选，排序，自动汇总？典型的例子，将一年的数据按月份分布在12张工作表当中（例子）（但也有实际需要，如财务月报表）如果确实要根据需要分发报表（如分解出各月报表），那么在源数据的基础上通过某些工具，会非常方便！注：原始数据表应该

7、尽量集中在一个表，表越多，操作越繁琐，分析处理也会更麻烦！ 实际需要分报表，则可以根据原始数据表进行拆分，可以按照不同的需求来进行拆分，而不是按照一个分类将原始数据分割在不同的工作表。EXCEL表格设计中的问题八宗罪：数据残缺不全EXCEL数据表中一些单元格数据可能无法确定，或者为0值，习惯上会让该单元格空白，从工作流程上来说无可厚非，但却会严重影响后续数据的汇总与分析。（一行数据或记录，缺少一个单元格，相当于缺少一个数据属性，这对后续的数据分析会有影响）例：如果没有请假类别，等到需要对分类情况进行整理分析 时候，因此在设计表格的时候，一张表格要记录数据的哪些属性，要慎重考虑。如果例子中如果需

8、要按部门进行分类，则需要添加一个列，同时每一行数据都要登记部门属性！EXCEL表格设计中的问题八宗罪：数据残缺不全EXCEL数据表中一些单元格数据可能无法确定，或者为0值，习惯上会让该单元格空白，从工作流程上来说无可厚非，但却会严重影响后续数据的汇总与分析。（一行数据或记录，缺少一个单元格，相当于缺少一个数据属性，这对后续的数据分析会有影响）例：如果没有请假类别，等到需要对分类情况进行整理分析 时候，因此在设计表格的时候，一张表格要记录数据的哪些属性，要慎重考虑。如果例子中如果需要按部门进行分类，则需要添加一个列，同时每一行数据都要登记部门属性！EXCEL表格设计中的问题九宗罪：在一个单元格记

9、录复合属性EXCEL表格，是数据处理工作，记录数据着重数据属性，而不是文字描述（WORD表格），因此一个单元格，或者一列记录数据的一个属性。举例来说：物流企业的配送地址应该怎么记录？例子：在一个单元格记录2个属性！（这个例子的复合属性记录由于使用了同一个符号“/”,因此可以使用切分工具进行分割，数据分列符号分列）EXCEL表格设计中的问题十宗罪：汇总表用手工做（哪怕是用公式！）EXCEL表格， 最擅长的就是各种汇总（包括平均等），用手工或公式来做就是多管闲事！EXCEL表格重点在于设计好表格，烦点在于输入数据（好在现在很多数据都由系统收集），优点在于自动生成汇总！例子：根据这个数据表，来做几个汇总（1）一维汇总表：按部门、按月份、按类别（以一个字段为条件）（2）多个字段的汇总：先按部门，再按分类汇总，或者先按月份，再按部门（3）二维汇总表：即既有标题行，又是标题列的，每个单元格的数据是二个维度组织的属性 如：每个员工，在每个请假类别当中的天数统计 每个月，每个部门的各种请假类别的天数统计如果这些汇总，用手工完成的话，那就白白浪费EXCEL的功能了很多人学习或者EXCEL，都是因为从使用公式进行汇总计算开始的。但很多人却没有意识到：我们只需要认真做好数据表，各种汇总交给EXCEL去完成。EXCEL表格设计中的问题结束语：这些表格中所犯的错误，都来自于实际的应用正是由于它们