简析公文处理法规中“一般”应用

1、简析公文处理法规中“一般”应用党政机关公文处理工作条例（以下简称条例）和党政机关公文格式（以下简称格式）已实施一年多了。学界对条例和格式做了详细介绍、多方位研 究，解读细致而充分。笔者试就上述两部公文法规中“一般” 一词的使用情况作一剖析，以求教于方家。一、“一般”在汉语语境中的意义“一般”在汉语中的意义主要有：一样，同样；一种；普 通；通常。表“一样，同样”之意时，表示所描述事物之间具有相同 的特征，如他哥俩长得一般高。表“一种”之意时，表示所描述事情具有类型的意义，如 别有一般滋味。表“普通”之意时，表示所描述事物的程度，有基本、平 常之意，如一般性、一般化。表“通常”之意时，表示所描述事

2、物正常情况下的状况， 意指所表述的事情还含有例外的特殊情况，如一般情况；一 般地说，吃这种药是很见效的。公文法规在表述中使用“一般”，多是基于“一般”在表“通常”之意时所含有的例外特殊情况而考虑的。二、条例中“一般”的运用，体现了夏活性与原则性 的结合条例中“一般”的使用有 3处，分别在第9条、第14 条、第32条，在阐述公文格式要素构成、越级行文、绝密 级公文的复制与汇编问题时使用了这一词语。条例第9条规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、 发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印 章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、

3、页码等 组成。”公文格式构成要素有 18个，但不是每份公文都必备这18个要素。18个格式要素中，每份公文必备的要素只有9个，分别是发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、 发文机关署名、成文日期、印发机关和印发日期、页码。其 他要素根据行文的方向、公文的涉密程度、公文办理的时限 要求、附件的有无、印章加盖与否、文件是否需要抄送而相 应有所变化。条例第14条规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”公文的正常行文方式是逐级行文，越级行文是基于特殊情况，如遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾 难、重大公共卫生事

4、件和社会治安事件等，主要是为了抢时 间，不误事。或是直接的上级机关乱作为或者违法违纪的， 对处分决定不服的，可以越级行文。条例第32条规定：“绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批 准。”绝密级公文涉及最重要的国家秘密，泄漏会使国家安全和利益遭受特别严重的损害，条例规定不得复制、汇编，但也考虑到了确有工作需要时的特别情况。条例中“一般”的使用，都是基于例外的特殊情况而 考虑的，虽用的少，却真实反映了例外特殊的实际情况；用 得得体，无损作为法规应具有的刚性，是表达的灵活性与原 则性的有机结合。三、格式中的“一般”，存在着过度使用的问题，有失 作为国家标准应有

5、的刚性格式中“一般”的使用有 20处，有19处是在对公文 格式要素作具体规定时使用的，有1处是在表述“规范引用文件”时使用的，即“ GB3101有关量、单位和符号的一般原 则”，用的是“一般”的“普通”之意。19处涉及公文要素的规范中，用于格式要素字体字号的规 范就有11处。1. 关于“字体字号”，格式规定， “如无特殊说明， 公文格式各要素一般用 3号仿宋体字。特定情况可以作适当 调整”。2. 关于“份号”，格式规定，“如需标注份号；一般用6位3号阿拉伯数字”。3. 关于“密级和保密期限”，格式规定，“如需标注密 级和保密期限，一般用 3号黑体字”。4. 关于“紧急程度”，格式规定，“如需标

6、注紧急程度，般用3号黑体字。”5.关于“标题”,格式规定，“般用2号小标宋体字。6.关于“正文”，格式规定，“般用3号仿宋体字”7.关于“结构层次序数”,格式规定，“文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）” “1. ”“（ 1）”标注;般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿 宋体字标注”。8. 关于“抄送机关”，格式规定，“如有抄送机关，一般用4号仿宋体字”。9. 关于“印发机关和印发日期”，格式规定， “一般 用4号仿宋体字”。10. 关于“页码”，格式规定， “一般用4号半角宋体 阿拉伯数字”。11. 关于“纪要格式中出席人名单”，格式规定， “一 般用3号黑体字”。格式

7、在规范这么多具体格式要素字体字号时使用“一般”很难说都是基于例外特殊隋况的考虑，只能说是对例 外特殊情况的滥用。上述 11例中，只有第1例因为是从整 体上对公文格式要素“字体字号”作规定，可以说是基于特 殊情况的考虑，有其合理性，而其他10例是对具体格式要素字体字号的规范，再使用“一般”，笔者认为有损骼式作为国家标准应有的刚性，建议在规定这些格式要素的字体字号时无须使用“一般” 一词。此外，格式中其他8处使用“一般”的情况是：1. 关于“公文用纸的主要技术指标”，格式规定，“公 文用纸一般使用纸张定量为 60g/m280g/m2的胶版印刷纸 或复印纸”。2. 关于“行数和字数”，格式规定，“一

8、般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调 整”。3. 关于“联合行文时发文机关的排列”,橢式规定，“如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前”。4. 关于“多个签发人的签署”，格式规定，“如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名”。5. 关于“成文日期”，格式规定，“成文日期一般右空四字编排”。6. 关于“发文机关署名”，格式规定，“单一机关行 文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文 机关署名”。7. 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序 整齐排列在相应位置。8. 签

9、名章一般用红色。上述8例中，第1例是对公文用纸主要技术指标的规定， 是从整体上说的。各机关在公文用纸上很难统一一种规格， 存在例外的特殊情况，不能做刚性的硬性规定。第2例是对公文每面所排行数和每行字数的规定，也是从整体上说的。 公文首页必须显示正文， 当公文排版后所剩空白处不能容下 印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字 距的办法解决，为此对公文每面所排行数和每行所排字数用“一般”表述就较为得体。第5例是对成文日期标注的规定，因格式对加盖公章 的公文和不加盖公章的公文成文日期的规定不一样，此处用“一般”也较为适宜。第8例是对签名章用色的规定， 考虑机关负责人个性差异， 不作硬性规定也有其合理性。第7例是对联合行文发文机关署名按发文机关顺序排列的 规定，使用“一般”表述，也反映了公文处理的实际情况， 各机关不必在署名的排名先后上过于较真。第3例是对联合行文时发文机关排列的具体规定。因條例规定，“联合行文时，使用主办机关的发文字号。”格式此处使用“一般应当将主办机关名称排列在前”的表述，出现例外特殊情况，势必会造成发文机关标志与发文字号不 匹配的问题，这样的表述就不够严谨。第4例，多人签发时每行排两人，既然这样具体规定，就 不应有什么例外。第 6例，单一机关行文时，发文机关署名 在成文日期之上的位置关系是约定俗成的，没有特别的例外情况