多校区图书馆文献财产号分段管理

多校区图书馆文献财产号分段管理杨昌盛，潘杰，方珍红，邹玥成都信息工程学院图书馆，成都，610225摘要网络环境下多校区图书馆文献财产号分段管理是保证文献在各校区图书馆之间、图书馆与系部资料室等文献收藏单位之间通借通还、有序流通的必要条件。本文从文献财产号的基本性质、纯自然数财产号的先天缺陷、文献财产号分段管理操作方法、分段管理的效果等方面阐述分段管理的必要性和可行性。本文的举例是前后参照的。关键词多校区高校图书馆财产号登录号分段管理中图分类号G253文献标识码ANEWCOGNITIONABOUTNUMERICALORDEROFMULTIDISTRICTUNIVERSITYLIBRARYYANGCHANGSHENG，PANJIE,FANGZHENHONG,ZOUYUE（CHENGDUUNIVERSITYOFINFORMATIONANDTECHNOLOGY,CHENGDU,610025）ABSTRACTMOREANDMOREACADEMICLIBRARIESOFCHINAHAVEMORETHANONEDISTRICTNOWAUTHORRECOGNITIONTHENUMERICALORDEROFUNIVERSITYLIBRARY,ANDINTRODUCEAMETHODOFADDINGSPECIFICATORSTONUMERICALORDERTOINCREASETHEMANAGERIALEFFICIENCYANDWORKEFFICIENCYOFLIBRARYKEYWORDSMULTIDISTRICTUNIVERSITYLIBRARYNUMERICALORDERSEGMENTATION引言一校多区已是当今高校客观事实，高校图书馆已普遍进入自动化管理阶段，包括图书馆、系部资料室在内的高校文献资料的统一管理已成大势所趋。为此，必须重新认识文献财产号。1多校区图书馆文献财产号的新认识图书馆文献财产号，也称登录号或馆藏号，指按照一定的规则，为馆藏文献指定的一个编号。手工管理时代，人们一般认为文献财产号应该具有唯一性、有序性、连续性、可比性、纯数字构成、长度一致性等基本性质。进入多校区文献统一管理的新时期，对于文献财产号的基本性质，应该充分肯定和坚持其唯一性，灵活认识其连续性、有序性、可比性、长度一致性，重新探讨其纯数字构成性。财产号的唯一性毫无疑问是不可动摇的，同一个财产号只能对应于一个文献单元，一个文献单元也只能拥有一个财产号，否则就混乱不堪了。有序性、连续性、可比性、长度一致性是编号的基本性质，若这些性质都不具备，就谈不上文献财产号的有效管理了。但是这些性质在网络自动化管理阶段还应该具有局部、全局等范围限制。纯数字构成的性质是手工管理时代的产物，并且当时人们认为文献财产号必须是1、2、3这种自然数形式。自然数的好处在于在手工管理条件下也极易确定馆藏总量，但是在自动化管理阶段，统计总量已经不是问题了。纯自然数作财产号的根本缺陷表现在通过它除了知道这本书刊典藏的次序再不能得到其他任何信息，很不便于多校区、系部资料室之间文献资源的通借通还。总之手工时代的纯数字构成其实是“纯自然数构成”。纯数字构成的优点在于字符简单，便于计算机处理，值得创新财产号管理方法时借鉴。2多校区通借通还条件下，纯自然数财产号不能承受之轻21纯自然数财产号文献的不幸命运假设某高校图书馆A区在城南，B区在城东，典藏人员误将A区的100号典藏到了B区。此后，100号文献的命运会怎样呢石沉大海这本书或刊从来无人问津，书刊、管理员和读者相安无事，无论是管理员还是读者都不会发现这个问题。幸遇知音某读者在A区找到100号文献，准备借阅，此时电脑会提示该书收藏在B区，不能借阅典藏人员修改馆藏地即可。能闻其声不能见其面某读者通过检索发现了B区的100号（实际在A区）文献处于可借状态，于是网上预约或直接到B区借阅。结果无法在B区找到100号。造成以上无奈或麻烦情况的仅仅是典藏人员的一次疏忽、一次鼠标选择错误。而这些“轻微”的错误是不可避免会不断发生的。纯自然数财产号却不可逃避这些“轻微”的失误带来的不幸与尴尬。22问题分析这个问题的症结在于财产号与馆区之间没有对应关系，一旦典藏分配出错，就很难或几乎不可能发现。如果为各馆区文献财产号添加相应的区分符，情况又会怎么样呢假设A区的财产号用A区分，B区的财产号用B区分，典藏人员误将A区100号（即A100）典藏到了B区。由于有了区分符与馆区之间的对应关系，管理员可轻易发现A区财产号典藏到B区的问题，进而检查是由于调拨造成还是误操作，并作出相应处理。这项工作靠人工完成是不现实的，但有了区分符，很方便设计查找典藏出错的程序。设计思路是遍历财产号，首先判断区分符与馆藏地对应的情况，若对应关系异常，则判断是否与调拨情况相符，若不符，则确定该财产号典藏出错，修改馆藏地，予以记录。只要定期按此思路维护数据库，即可避免文献资料石沉大海的不幸命运，从而减轻读者和图书管理人员大海捞“针”而针并不存在的的额外负担。3多校区图书馆文献财产号分段管理方法及操作示例上面所讲的添加区分符的办法，就是财产号分段管理的基础。财产号分段管理方法采用数字字符代替其他形式的区分符。具体操作如下一、根据馆藏分布情况、管理模式等因素确定区分类型及数字区分符号，并指定区分符位置；例如A区图书区分号01，B区图书区分号02，指定财产号前两位为馆藏类型区分符；二、根据各区分类型预计馆藏总量确定各类型馆藏量最大数字长度；例如预计A区图书馆藏总量为1000万，则A区图书馆藏量最大数字长度可设为7；三、根据各区分类型现有馆藏量确定各类型馆藏量数字起始值，数字长度不够用前导零补足。例如A区图书现有馆藏量20万，则A区图书的数字起始值为20万零1。根据以上规则和示例，可得出采用分段管理方法后A区图书的第一个财产号是010200001。4分段财产号管理效率的体现41提高图书馆财产数据统计效率分段财产号直观反映馆藏文献分布情况，从而可以为图书馆馆藏合理发展提供参考信息。设某高校图书馆分段财产号情况如下区分类型区分符当前最大财产号A区图书01010200001A区期刊03030100001B区图书02020150001B区期刊04040080001假设没有财产踢旧等特殊情况，根据以上数据，可以得知如下数据馆藏总量20000110000115000180001530004馆藏图书总量200001150001350002馆藏期刊总量10000180001180002馆藏图书/期刊馆藏比例馆藏图书总量馆藏期刊总量195A区图书/期刊比例2000011000012B区图书/期刊比例15000180001187542方便通借通还，提高文献流通工作效率A区工作人员看见02开头的财产号可立即反映到此书刊可能是B区的，并进行相应的正确处理。5文献财产号分段管理方法的展望分段财产号仍然具有全局唯一性，局部有序性、连续性、长度一致性等性质。采用分段管理方法的情况下，管理系统应自动判断当前新增财产号是否符合以上规则，并能够根据规则搜索空闲财产号，并且在新增财产号的同时自动添加当前文献财产总量信息。总之，网络环境下，多校区图书馆采用文献财