会议组织与服务试卷(案)

一、单项选择题（在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确）1. 举办会议既要确保会议质量，又应遵循()的原则。A、扩大企业影响力 B、勤俭节约 C、服务社会 D、提高企业竞争力5. 会议用品包括会议的特殊用品和（ ） A、一般用品 B、生活用品 C、会议须知 D、统计报表6. 会议的特点是真实性和( )。A典型性 B资料性 C科学性 D交流性7. 选择会议地点的步骤不包括( )。 A、确定会议形态 B、考虑与会者的期望 C、选择何种会议地点与设备D、确定邀请的嘉宾9会议构成的基本要素可不包括（）。A主持者B秘书机构C时间D议程13如果公司内部会议需使用投影仪，而公司又没有足够设备经费，秘书的解决方法不包括（）。A购买B借用C调拨D租用14秘书初萌负责发送一份给各大报社的会议邀请函，她认真完整地填写了信封，保证了邀请函及时准确地寄到了各大报社。但领导认为她的这项任务还缺少落实的关键环节。你认为缺少的关键环节是（）。A没有认真登记 B发寄前没有请领导核准C没有进行加密处理 D没有进行回复确认16天地公司秘书初萌负责公司人力资源开发与利用研讨会前工作，可是很多与会者反映他们没有能够找到会议接站处。你认为做接站工作无关的有（）。A制作醒目的接待处牌子 B编制与会人员抵达的时间表C接站人员人手一份接站的时间和路线表D在通知上标明报到的具体位置17天地公司召开年终总结大会，与会人员近600人，入场时比较混乱，作为公司秘书，下列解决措施中（）是无效的。A在会场门口张贴座次图表 B将会场按部门划分出若干区域C提前到岗，在入口处热情主动迎接与会者 D提前发票，让单、双号分不同的门入场89、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（A）。（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛18在发放会议文件资料时，为避免与会者丢失材料，在发放文件时应做到（）。A准备好每人一个文件袋B适时适量 C给会议文件编号 D附上文件目录清单BADDB ADDCA ACDDD CCAABBD、ABCD、ABCD、ABC、AD、AB、BCD、ABC、AD、CADBE二、多项选择题【得分： 】本大题共10小题，每小题2分，共20分）6大型茶话会、团拜会、宴会可采用( )，此形式比较稳定，易形成轻松和缓气氛。 A星点式 B众星拱月式 C方形 D圆形 7正确的会议准备程序(排出顺序)应是( )。 A明确议事日程 B通知与会者 C明确会议目的 D明确与会者 E开会 8参加会议签到方法主要有( )。 A秘书人员代签 B证卡签到 C簿式签到 D座次表签到 E计算机签到11会议通知的内容项目内包括( )。 A会议日程 B会议名称 C会议议题 D会议方式14会议名称一般由( )组成。 A主办单位名称 B主题 C类型 D时间2会议接待组工作的重点应放在（ ）。A会议生活服务B收费结算C宣传娱乐D医疗交通【答案】AD【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作本文章来自 湖北招生考试网 原文链接：/Html/10/024.htm1. 会议记录要求做到( )。 A、生动 B、准确 C、完整 D、概括 9.会议策划方案一般包括会议为（ ）。（A）议程 （B）筹备方案（C）预算方案 （D）日程1、 天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时，应考虑的因素有（BD、）。（A） 与会人员的要求（B）将同类问题集中排列(C)将保密性强的议题安排在前面（D）公司章程对会议议程的规定3、选择适当的会议地点应考虑（ABCD）。（A）离上司和与会者均较近的地方（B）有充足停车位的地方（C）设备齐全的地方（D）租借成本合理的地方5、秘书钟苗在座会议记录时，必须做好的工作是（ABCD）。（A）准备好记录用的笔和纸（B）准备好与会人员的座次表（C）准备好会议文件（D）准备好磁带会议信息的收集要力求（ABC）。 （）全面（）真实（）及时（）重点突出1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（AD）。（A）规模（B）主题（C）级别（D）时间78、会议名称应当根据会议的（AB）来确定。（A）主题（B）类型（C）规模（D）费用79、会议记录应（BCD、）。（A）将会议内容一字不漏地记录下来（B）长期保存（C）由专人负责保管（D）统一编号80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意（ABC）。（A）准确（B）保密（C）内外有别（D）灵活三、简答题（每题10分，共30分）（一）怎样确定会议主题与议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 （二）怎样确定会议名称？ 会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开，请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素？第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第二、应考虑交通便利 会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有23平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。 第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。 第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。 第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七、场地租借的费用必须合理。 案例一： “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。 2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7会 址：服装集团小礼堂。 8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 分析： 从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方： 1会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。 2展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 3会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 4会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 二、便条（20分）钟苗：我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。参考答案及评分标准： 发会议通知应注意：1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。会议通知邀请函尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2005年8月15日上午9点至下午5点在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复并光临。附：会议日程及路线图天地公司（印章）X年X月X日回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地公司大厦行政部钟苗。邮编（略）、电话（略）。口 我公司参加此次会议，参加人数：口 我公司不能参加此次会议。姓名：公司：评分标准：注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分，共计10分。回执拟写：回执包括了公司地址、邮编、电话、接受人的给2分。有落款署名的给2分。B：】四、1、答：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几号楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处、电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。五、1、（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联