第三章-商务谈判计划组织与管理-修改定.ppt

第三章商务谈判计划组织与管理,案例导入：一场没有硝烟的交战,谈判背景：日本某株式会社出产的农业加工机械正是中国机床工厂急需的关键性设备，几年前，为了进口这些设备，中国某进出口公司的代表与日本方面在上海进行了一场艰苦的谈判。谈判双方：甲方：中国机床工厂（采购方）乙方：日本某株式会社（出售方）,谈判经过：日方先报价，1000万美元。中方马上判断开价太高。并指出这类产品的性能、成本及在国际市场上销售行情。日方见中方了解行情宣称与总经理重新做了成本核算，同意削减100万美元。中方依据日方不经请示可决定让步10%为由提出750万美元的还价中方暗示生产厂家并非你独此一家，并举出生产同类型产品的其他公司产品价格，迫使日方以750万成交。,案例分析：我方取得谈判成功的秘密是什么？,信息在握，稳操胜券,我方能马上判断出日方其价格的“水分”并且对这类产品的性能、成本及在国际市场上销售行情了如指掌。我方根据掌握的信息及准备的一些资料，让对方清楚，除他外还有其他一些合作伙伴。,一、谈判程序（谈判外部结构）,（一）介绍谈判组成员（二）安排谈判日程（三）进行实质性谈判（四）对谈判进行总结,（一）准备阶段（二）开局阶段（三）正式谈判阶段（三）实质性谈判阶段（四）签约阶段,二、谈判结构,（一）一般结构1、确定利益与议题2、设计与提出方案3、引入评价方案的标准4、估计各自的保留点5、寻求达成协议的替代方案6、达成最终协议,（二）贸易谈判结构1、询盘在外贸交易洽谈中，由买卖双方中的一方向另一方就某项商品的交易内容和条件发出询问，以便为下一步彼此间进行详细而周密的洽谈奠定基础。2、发盘发价，它是由交易的一方向另一方以书面或口头形式提出交易条件，并表示愿意按照有关条件进行磋商，达成协议，签订合同。买方主动发盘的，国际上称递盘。,3、还盘是指受盘人不同意发盘的交易条件而提出修改或增加条件的表示。重新发盘或修改发盘。（讨价还价阶段）4、接受买方或卖方无条件同意对方在发盘中提出的交易条件，并愿按这些条件与对方达成交易、订立合同的一种肯定表示。一方的发盘经另一方接受，交易即告达成，合同即告成立。,三、商务谈判前的准备,（一）进行信息调研1、什么是信息信息是一种有价值的商品，因为它具有降低不确定性的力量。了解信息越多，风险越低，信息在谈判中两个重要用途：解决问题和战略策划。战略策划是对信息的间接应用，如果在谈判准备阶段不能获得对谈判有用的且充足的信息则可能导致重大损失。,2、信息来源谈判者需要调研的信息主要包括：宏观和微观。通过实地考察获得一手资料（耗费时间和金钱）。二手资料国际组织、政府、服务组织、时事通讯和指南、在线服务。,3、信息收集的主要内容市场信息市场调研是国际商务谈判永远不可缺少的一部分。市场调研就是确定需求和愿望。科技信息有关政策法规的内容金融方面的信息有关谈判对手的资料（重点调研财务信用状况）三“C”原则：对方的资信character；偿债能力capacity；财务状况capital,4、信息资料的处理（1）对资料的评价（2）对资料的筛选（3）对资料的分类,（二）确定谈判目标谈判目标指谈判人员为满足自身的需要而确定的指标或指标体系。既是谈判的起点，也是谈判的归宿和核心问题。1）必须达成的目标（最低限度目标/保底目标）谈判者期待通过谈判所要达成的下限目标，它对一方的利益具有实质性作用，是谈判的底线，是不能妥协的。否则，就失去谈判的意义，只好放弃谈判。2）可接受目标可接受目标是谈判中可努力争取或作出让步的范围。它能满足谈判一方的部分需求，实现部分经济利益。,3）立意达成的目标（实际寻求目标）指谈判一方根据主客观因素，考虑到各方面情况，经过认真分析后纳入谈判计划的目标。这种目标能使谈判一方获得实际需要的利益，是一方使用各种谈判手段努力达到的目标。该目标是秘而不宣的内部机密。但它也具有一定的弹性，当争取该目标的谈判陷入僵局时也可以放弃。4）乐于达成的目标（最优期望目标）谈判者希望通过谈判达成的上限目标，对谈判一方最有利的理想目标，它能在满足一方的实际需求之外，还能获得额外的利益。这种目标带有很大的策略性，在谈判中一般很难实现，因为谈判是各方利益分配的过程，没有哪个谈判方甘愿将利益全部让给他人。,尽管如此，不应忽略该目标的构建，理由有二：一方面它可以作为谈判的筹码，用以换取对己方有利的其他条件，起到交易作用；另一方面它又有迷惑对手的烟幕弹作用，对己方的其他谈判目标起保护作用。,谈判目标层次最优期望目标：Y+Y=E实际需要目标：Y可接受目标：Y最低限度目标：,（三）制定谈判计划为什么要制定商务谈判计划？1）谈判是一项错综复杂的工作。2）谈判受主观与客观、可控与不可控诸多因素影响。3）谈判计划影响并推动谈判成功。4）谈判双方知识结构的差别。课堂讨论：完善的谈判计划是决定谈判成功的决定因素，对吗？,案例：1962年，美国U2飞机发现苏联在古巴部署导弹的迹象。随后，美国的间谍卫星准确地掌握到苏联运抵古巴的42枚中程导弹和正在建造的十几个导弹基地，卫星照片中还发现苏联军队人员安装中程导弹竖立发射架的情景。苏联在美国后院的行动，引起美国的不满。对美国来说，是不能够接受将华盛顿包括在射程内的苏联导弹的。由于美国的间谍卫星查实了苏联当时在国内部署的远程洲际弹道导弹为14枚，而不是原先估计的400枚，掌握了苏联核力量的确实情报，因而在苏联向古巴运送导弹期间，面对赫鲁晓夫的核讹诈，美国肯尼迪政府对苏联采取了强硬的措施。,此外，肯尼迪在赫鲁晓夫进行有关古巴危机的维也纳会谈前，还查阅和研究了赫氏的资料加以研究，这些资料甚至包括赫氏的早餐嗜好和音乐欣赏趣味，为谈判奠定了必要的基础。谈判结果，赫鲁晓夫不但声明撤走刚刚部署在古巴的导弹，还接受了美国在海上对苏联进行检查的要求，当美国飞机飞过装着导弹的苏联船只时，苏联人只得掀起盖布让美国人检查。,凡事预则立，不预则废，谈判也不例外，计划不仅指书面计划，也包括腹稿，如第一句说什么等，有的谈判标的非常复杂，如破产企业所有资产的转移，如房产转移等都需要制定周密的计划。谈判前的准备工作做得如何，在很大程度上决定了谈判能否顺利进行，以及能否达成有利于己方的协议。,谈判计划的拟定,一、谈判计划的要求二、确定谈判目标和主题三、拟定谈判的议程四、选定谈判的基本战略,一、谈判计划的要求,谈判计划是谈判人员在谈判前预先对谈判目标的具体内容和步骤所作的安排，是谈判者行动的指针和方向，也是整个谈判活动的行动纲领。谈判计划有狭义和广义之分。狭义的计划又称静态计划，就是谈判前制定的计划；广义的计划又称动态计划，就是在狭义基础上根据实际的谈判过程，不断修订和调整自己计划。谈判计划的制定是建立在对谈判环境因素分析，对谈判对手情况的了解和对谈判双方实力的正确估计的基础上的。主要内容是确定谈判的主题、目标及基本策略。,二、谈判目标的确定,明确谈判计划时，首先要明确己方的谈判目标，其次要设法去理解和弄清楚对方的谈判目标。,目标应具体，最好有数据支持；否则，可能犯如下错误：（1）让步太大而无退路；（2）不知道自己需要什么；（3）谈判者内部对接受还是拒绝意见不统一。,三、谈判议程的制定,1己方安排议程的优势和劣势：准备时主动/调整方案时被动/易暴露己方意图2议程主要内容：A时间安排：何时举行？持续多久？留有机动时间。B确定议题：罗列议题，估计权重；以己方重点问题为主。C安排议题顺序：先易后难/先难后易/混合进行D通则议程与细节议程：前者双方共用，后者己方留用。E安排谈判人员：技术管理法律商务金融语言等F谈判班子构成原则：业务社会地位工作效率分工配合.G选择谈判地点：环境要求、座位安排、谈判桌形状挑选.,3、确定谈判中各交易条件的最低可接受限度：（1）价格水平（2）支付方式：（3）交货与罚金：（4）保证期长短,四、选定谈判的基本战略,（一）制定谈判战略的步骤第一步，要分析确定对方在本次谈判中的目标是什么?第二步，是明确对方会提出什么样的交换条件?第三步，系统思考.,（二）赢得个人信誉是谈判战略实施关键（三）选择成功的谈判战略,谈判计划的制定过程,1、调查研究阶段2、确定目标阶段3、制定策略阶段4、确定谈判计划阶段5、控制阶段,1、调查研究阶段调查研究的对象和范围包括整个市场行情，自身实力及谈判对手的各种状况。在调查研究阶段所搜集的信息及对这些信息的分析必须是客观的，以摆正自己的位置，选择最佳的谈判对手，从而掌握最新的情况制定出最佳谈判方案。不同类型的谈判对谈判计划有不同的要求。由于商务谈判设及面广，因而其计划一般有十大内容，并且随谈判的进行不断地修正、完善。,1、调查研究阶段内容如下：谈判的目标，即各项交易条件；信息收集、对象探询；对手分析；自我评估；遵循的原则；策略与技巧；内容、程序、进度；场所安排；气氛的营造；人员组织。孙子曰：知己知彼，方能百战不殆，这在商务谈判中也是极为重要的警语。因此，计划中的自身评估与对手分析至关重要。,1）要了解自己正确评估自身实力。2）充分掌握对方一般情况下，需要掌握对手以下三方面的信息：第一是对手的实力。包括公司的历史、社会影响，资本积累与投资状况，技术装备水平，产品的品种、质量、数量等。第二是对手的需求与诚意。对方同我方合作的意图是什么？合作愿望是否真诚？他们对实现这种合作的迫切程度如何？总之，要尽可能广泛地了解对手的需要、信誉、能力与作风等。,第三是对手的谈判人员状况。即谈判者是由哪些人员组成？各自的身份、地位、性格、爱好、谈判经验如何？谁是首席代表？其能力、权限，以往成败的经历，特长和弱点，以及对谈判的态度、倾向意见如何等等。根据谈判性质、要求的不同，有时还要收集一些更为深入、细致、针对性较强的情报。总之，对于未来的谈判对手，了解得越具体越深入，估量越准确越充分，就越有利于掌握谈判上的主动权。而且只有摸清对手的实际情况才能对症下药，制定相应策略，使自己处于谈判主动地位。,2、确定目标阶段进行利益抉择确定目标层次,3、制定策略阶段就是要选择能够达到和实现己方谈判目标的基本途径和方法。应考虑下列影响因素：1）双方实力的大小。2）对方的谈判作用和主谈人员的性格特点。3）双方以往的关系。4）对方和己方的优势所在。5）交易本身的重要性。6）谈判时间限制。7）是否有建立持久，友好关系的必要性。,4、确定谈判计划阶段1）确定谈判方案。应考虑谈判目标，最低限度量，期限，联络方式及汇报程序。2）制定谈判的执行计划。5、控制阶段是计划过程的最后阶段。从管理者角度看，这是一个通过信息反馈不断完善计划的阶段。,谈判计划小结谈判的基本目的：-主要交易条件及人际关系目标：-交易条件A；B；C双方关系：-双方地位评价：双方优势和劣势：-人员及职责：谈判负责人：-谈判人员A：B；C：-谈判队伍工作的基本原则：-谈判时间安排：完成任务的时间：-各个时段的安排：-谈判地点安排：谈判成本预算：货币成本、机会、时间成本：-谈判的战略和战术：-替代方案：-谈判计划说明及附件：-,组织谈判小组,(一)谈判小组的规模(二)谈判小组的人员构成和分工(三)谈判人员的选择（四）我国商务谈判人员应具备观念,(一)谈判小组的规模,1、根据谈判对象确定小组规模（3-5人）（1）保持通畅的沟通范围（2）信息交换的有限范围（3）成本与效率相结合2、赋予谈判人员法人或法人代表资格（1）有权作出决定（2）承担权限以内的责任(3)可以采取代理人策略3、谈判人员应层次清晰、分工明确4、组成谈判队伍时要贯彻节约的原则,合理的谈判队伍规模不是绝对的，必须根据具体情况来确定。既可以是一个人，也可超过一人而不超过五人。,1、一个人谈判单人谈判的优缺点优点：避免对方攻击实力较弱成员避免多人参加谈判时内容不协调谈判者可独自当即立断采取对策缺点：担负多方面工作，对付多方面问题，可能影响工作效果单独决策，面临决策压力较大无法在维持良好的谈判形象的同时扮演多种角色，谈判策略运用受限制。,2、两人以上谈判小组谈判优缺点优点：集思广益，更好策动对策多人参与，有利于掌握谈判主动权弱化对方进攻，减轻己方压力有利于工作衔接缺点：队伍组建本身有难度小组成员间不便协调,(二)谈判小组的人员构成和分工,1、谈判人员的组织结构在一般的商务谈判中，所需要的专业知识大体上可以概括分为以下几个方面：一是有关工程技术方面的知识；二是有关价格、交货、支付条件、风险划分等商务方面的知识；三是有关合同权利、义务等法律方面的知识；四是语言翻译方面的知识。,2、人员组成：技术人员：熟悉产品性能，提供价格决策参考；商务人员：熟悉国际贸易、投资惯例；法律人员：熟悉法律方面的知识；财务人员：熟悉金融和支付方面知识；翻译人员：准确沟通，争取谈判回旋余地；谈判领导：统领全局，一致对外；记录人员：可兼任。,第一层次人员首席代表主要职责：监督谈判程序；掌握谈判进程；听取专业人员建议；协调谈判班子意见；决定谈判过程的重要事项；代表签约；汇报工作。第二层次人员专家、技术人员和翻译主要职责：分析双方分歧与差距；与对方进行专业方面的磋商；明晓对方的意图和条件；修改草拟文件中的有关条款；向主谈人提出有关专业问题的建议；为最后决策提供专业方面的论证。翻译职责：全神贯注，翻译准确，可适当提出建议，但不能向对方表达个人意见，要如实向己方主谈汇报对方不正确言论。第三层次人员工作人员（准确记录谈判内容）,谈判人员的配合所谓谈判人员的配合就是指谈判中成员之间语言及动作的相互协调、相互呼应。英国贸易专家科特认为，谈判组织的领导人在谈判开始时如何向对方介绍自己的同事，会对谈判对手具有强烈的影响。例如，一位谈判领导人这样介绍自己的同事：“这位是我们的会计诺尔曼.凯特勒”。而在另一种场合，他这样介绍：“这位是诺尔曼.凯特勒。他具有15年财务工作的丰富经验，有权审核1500万英镑的贷款项目”。显然，同前一种场合相比，诺尔曼.凯特勒在后一种场合就会给谈判对手以引人注目的印象。,(三)谈判人员的选择,谈判是一种对思维能力要求较高的活动，是对谈判人员知识、智慧、勇气、耐力等的检验，是谈判人员间才能的较量。所谓素质，不仅包括谈判人员的文化修养、专业知识和业务能力，也包括谈判人员对国际和国内市场信息、法律知识、各民族风土人情等知识的掌握情况和谈判人员的道德情操及气质性格特征。商务谈判人员的个体素质主要指谈判人员对于谈判有关的主客观情况的了解程度和解决在谈判中所遇到问题的能力。,谈判人员的基本知识,1、横向方面的知识我国的涉外经济方针政策、法律和法规；某种商品的国际国内生产状况和市场供求关系价格水平及其变化趋势信息产品的技术要求和质量标准有关国际贸易和国际惯例知识国外有关法律知识各国各民族的风土人情和风俗习惯可能涉及的各种业务知识,2、纵向方面的基本知识丰富的商品知识：商品的性能、特点和用途了解某些商品的生产潜力或发展的可能性丰富的谈判经验和应对复杂艰苦谈判的能力熟练的外语程度对国外企业、公司类型的了解熟悉心理学和行为科学的相关知识熟悉不同国家的谈判对手的风格和特点,谈判人员应具有的能力和心理素质,（1）敏捷清晰的思维推理能力和较强的自控能力（2）信息表达与传递的能力（3）坚强的毅力和百折不挠的精神（4）高度的预见和应变能力,谈判人员入选具备的条件第一，政治素质。谈判者必须忠诚可靠，并能赢得客户对他的信任。,第二，个人性格。作为一名有效率的商务谈判人员，应当具有鲜明的个性，他具体包括：追求高的目标，勇于开拓，风度幽雅，表达能力强，善于听取别人的意见，具有较强的综合能力、决断能力，思维的条理性强，能经受挫折的考验，不易受感情的支配，自信，具有独立工作能力而又具有合作精神。商务谈判人员要依靠并发掘自身的力量，独立工作，同时又不放弃合作精神。,第三，专业知识。谈判人员应具有相关商业、技术、市场、金融、财务、法律等方面的专业知识，熟悉商务谈判的基本理论与技巧，具有相当智力与谈话水平。商务谈判人员要有广泛的知识面、相当程度的记忆力，对公司和客户有深入的了解，同时谈吐自如、举止适度。,第四，主观能动性。商务人员常会脱离集体和上级领导而单枪匹马地作战，这需要他有一定的主观能动性以及较强的自信心，对成功要具有一定的期望，在错综复杂，扑朔迷离的谈判过程中能独当一面，得心应手，掌握主动权。,第五，年龄。一般来说，谈判人员有一个最佳年龄区。即选择谈判人员可以考虑在3555岁年龄跨度内，因为这是一个人思维敏捷、精力旺盛的阶段。第六，愿去各地出差。,不宜选用的人第一，不能选用遇事相要挟的人。第二，不能选用缺乏集体精神和易于变节的人。,四、PARM模式,（一）制定谈判计划（plan）制定谈判计划应首先确定双方的目标，然后将两者进行比较，在此基础上找出本次谈判中双方利益一致的地方。,（二）建立关系（Relationship）谈判之前要建立起与谈判对方的良好关系。使双方感到舒畅、开放、融洽的关系。互相信赖，谈判难度就会降低。应做到三点：1、要坚持使对方相信自己的信念。对事业与个人的关心、周到的礼仪、工作上的勤奋都能使对方信任自己。2、要表现出自己的诚意。真诚相待。3、通过行动最终使对方信任自己。,（三）达成协议(Agreement)建立充分信任后，即进行实质的事物谈判。终极目标是使协议的内容能得到圆满的贯彻执行。越是对双方不利的协议，履行的可能性就越低。双方在时间、精力、现金的损失也将越大。（四）协议的履行与关系维持(Maintenance),四、模拟谈判,（一）模拟谈判的概念所谓模拟谈判，就是将谈判小组成员一分为二，或在谈判小组外，再建一个实力相当的谈判小组；由一方实施本方的谈判方案，另一方以对手的立场、观点和谈判作风为依据，进行实战操练、预演或彩排。谈判者预先搞“扮演角色”不仅是一两次，而是多次。利用不同的人扮演对手这个角度，提出各种他所能想象得出的问题，让这些问题来难为自己，在为难之中，做好一切准备工作。,（二）模拟谈判的作用模拟谈判的作用主要表现在：（1）模拟谈判能使谈判人员获得一次临场的操练与实践，经过操练达到磨合队伍、锻炼和提高本方协同作战能力的目的。（2）在模拟谈判中，通过相互扮演角色会暴露本方的弱点和一些可能被忽略的问题，以便及时找到出现失误的环节及原因，使谈判的准备工作更具有针对性。,（3）在找到问题的基础上，及时修改和完善原订的方案，使其更具实用