材料、设备采购管理标准.doc

环城城建企业管理标准 HC HB-01 材料、设备采购管理标准版次：A修改：0 HC HB-011 总则1.1 为加强工程材料设备采购的管理，在保证公司施工工程项目质量和进度的前提下，提高材料（设备）的采购质量，减少投资成本，获得较优性价比的采购物资，提高公司市场竞争力。根据国家有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本标准。1.2 本标准适用于公司范围内所工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、工器具及各种大、小型机械设备的采购管理。公司各业务部门和项目部所用的办公设施、零星物品的采购管理参照执行。2 组织与职责2.1公司各业务部门和项目部所用的办公设施、零星物品的采购管理工作由综合管理部负责。2.2 公司各项目部工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、工器具的采购管理工作由后勤保障部负责。2.3各种大、小型机械设备的采购管理工作由后勤保障部负责，常务副总或总经理给予监督和指导。3 管理内容与工作程序3.1 材料、设备采购计划的制定与审批3.1.1各项目经理、技术负责人、材料员一起商定项目部所用的办公设施、零星物品的采购计划报综合管理部审批，综合管理部负责采购。3.1.2各项目经理、技术负责人、材料员一起商定本工程所需用的各种检测仪器、工器具的采购计划、原材料采购、周转材料使用计划，材料资金计划等。上报总调度处审核，工程部审批。后勤保障部负责依据审批的计划进行采购。3.1.3各项目经理、技术负责人、材料员一起商定本工程所需用的各种大、小型机械设备的使用、调配计划，上报总调度处审核调配。需采购的，由总调度处制定计划报后勤保障部审批采购。3.1.4对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划，采购计划作出后必须于次日上报审批部门，采购人按照审批的采购计划周密布署，确保工期。3.2材料、设备的采购方式3.2.1主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。3.2.2对不适宜招标项目的少量材料设备，要进行详细地考察了解，选择合适的产品。3.3材料、设备采购计划的实施原则3.3.1按计划，分轻重缓急，做到无计划不采购，质量不合格不采购，价格不合理不采购，材料规格性能不清不采购的原则。3.3.2实行货比三家的原则。比价采购的原则和同样的质量比价格、同样的价格比信誉的工作方法，尽量采购符合环保要求的产品。采购过程中，首先要遵循总工程师和项目技术负责人技术上的指导和要求，选择合适的质量等级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对，择优选择合格的合作单位。有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。3.3.3材料采购必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括综合管理部的办公设施、零星物品的零星采购。五不购：没有提供书面采购计划且未经材料设备采购材料供应处或后勤保障部领导批准不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证明和产品合格证的不购；凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。3.3.4公开招标的原则。使用量较大，总价值超过30万元的材料和设备，必须进行公开招标，组成有总经理、常务副总、分管工程副总、总工程师、项目经理、技术负责人等参加的评标小组进行评标，后勤保障部将评标小组意见书面呈报并经后分管工程副总同意后，进入议标和合同谈判直至签订合同。价值2万元以上的材料、设备采购必须签订合同。零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加，价值1万元以下后勤保障部经理可直接决定，1万元以上的采购行为必须经后勤保障部经理和分管工程副总认可后才能进行。3.3.5在材料、设备招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。3.3.6分管工程副总、总工程师或技术负责人确认的原则。对技术要求较高的材料、设备，进行市场考察须有分管工程副总、总工程师或技术负责人参加并确认。3.3.7对采购过程中发生的“回扣”必须如实上交公司财务部，不得据为已有，不得故意采购质次价高产品，否则将追究当事人的责任。3.3.8根据用料部门的采购计划，经审核无误后，按用料部门的要求、时限组织实施。货到现场后应立即组织有关人员进行验收，如品种、规格、质量、数量等发生错误时，应分析原因，立即通知责任方纠偏，并根据公司质量管理相关规定严格执行，发生费用由责任方负担。3.3.9采购人员应及时向供货方索要工程材料、设备的证明和有关票据，以便结算入帐，及时把材料、设备出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐帐相符。 3.4采购人员职业规范3.4.1采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。3.4.2采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。3.4.3采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。3.4.4采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。3.5工作流程材料、设备采购管理工作流程见附图4 检查与考核4.1后勤保障部经理负责对本标准的实施情况进行检查与考核，常务副总予以监督、指导。4.2采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000 元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：a)采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。b)采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。c)采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：泄露其它供应商对同类产品的报价；招投标中泄露其它参与的供应商名称；泄露标底的。泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。d)、故意规避本标准或未按本标准规定执行的。e)、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。f)、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；g)在供应商年度考评中徇私舞弊的；h)其它有损于公司形象或不利于公司行为的。 5 归档材料5.1材料、设备采购计划审批资料5.2工程材料招、投标文件、中标通知书、评标记录、采购合同等资料5.3工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、工器具及各种大、小型机械设备的验收、入库、领用、还库、维修等管理文件5.4办公设施、零星物品入库、领用、还库、维修等管理文件5.5周转材料和各种检测仪器、工器具及各种大、小型机械设备的档案及台帐。5.6办公设施、零星物品、材料、设备等供应商信息评定资料6 管理表单6.1 材料、设备采购计划表 HC HB-01-016.2 物品/设备台帐 HC HB-01-026.3 领用登记表 HC HB-01-036.4投标书评审记录 HC HB-01-04本标准由总经理提出本标准由后勤保障部负责起草并解释本标准于2009年月8日20发布，2009年9月1日实施11需用部门 综合管理部 常务副总经理审核查库办公设施、零星物品采购计划 需购买？ N Y审批 批件存档询价采购验收入库登记保管物品/设备台帐领用领用登记表使用发放有回收价值物品、办公设备收回清点入库还库图1 办公设施、零星物品采购工作流程需用部门 后勤保障部 常务副总 总经理审批审核材料、设备采购计划 需招、议标批件存档询价采购 N Y 评标意见公开招标、评标审批审核签订合同供应材料退货记入信用档案审批审核编制招标文件 材料是否合格？NY使用于工程图2 材料、设备采购工作流程需用部门 总调度处 后勤保障部 常务副总经理 机械设备使用调配计划审核查库 需购买？ N Y审批审核设备采购计划 招标采购验收入库登记保管机械设备台帐领用登记表使用公司内部调配清点入库机械设备维修保养、还库图3 机械设备使用工作流程环城城建企业管理标准 HC HB-01材料、设备采购计划表HC HB-01-01 项目名称： 编号：序号名称规格型号所用部位单位设计总量已进场量拟进场量拟进场时间备注总调度处意见： 年 月 日后勤保障部意见： 年 月 日分管领导批示： 年 月 日物品/设备台帐 HC HB-01-02 页码：序号名称规格型号单位数量产地单价采购人采购时间维修记录领用记录还库时间备注注：本台帐不包括耗材 登记保管人：材料、设备领用登记表HC HB-01-03 领用人： 编号：序号材料、设备名称规格型号单位数量领用日期本人签字使用部门（项目部）备注注：1）本表不登记耗材；针对各项目部用办公设施、零星物品、周转材料及各种检测仪器、工器具及各种大、小型机