2015_单证操作流程.doc

单证流程2015-5-7一. 出货前：1. 发票号：业务员向单证处领取发票号, 号码结尾为4, 7, 9的都跳过(如BJ08133,BJ08135)大部分业务用的发票号是BJ开头，U1和WM出货的例外，以YBP开头。代理报关的，宁电南方的用NF开头，中基用AU开头，宁电国贸用RY开头，润泉自己报关的发票号以RQ开头。2. 出货清单: 业务员通过邮件将电子稿出货清单发给对应的单证。3. 订舱：与业务员确认好货好时间, 马上打订舱托单给货代,向其订舱。一般没有特别原因不配预提柜。预提柜需要业务员向许静姐提出申请，并邮件告知单证，单证才能去配。4. 订单：客人PO，PI和PI回签，需要在得到出货清单的时候，一并向业务员索要。工厂订单和工厂回签，在出货前要向跟单员索取。5. 商检：看哪些产品要做商检，如需要，马上安排。目前我们经常出货的，要做商检的货：木制品, 丝瓜，剑麻，香皂，沐浴露，润肤露，浴盐。请注意沐浴露，润肤露做商检需要10个工作日，必须提前15天安排商检。商检金额一般控制在USD5000，退17%的USD10000左右。 6. 确认船期: 一般订舱单传过去的第二天,货代会和国外确认好船期. 问货代是几号的船,几号截关,几号几点前截数据.如进仓,问货代最晚的进仓时间。如商检未做的, 报关有问题的, 请在出货清单上注明装柜顺序并电话通知徐主任.商检做不出来的货物要装在集装箱最里面。A. 江北工厂: 船期确认后, 当天必须传出货清单给江北工厂的徐主任并注明拖柜的时间。B如果是到其他工厂拖柜请事先与工厂负责人商量好工厂所要承担拖柜费用，并在订单注明扣除金额，确认好费用后，待船期确认后, 当天必须传出货清单给生产工厂，出货清单中注明拖柜的时间。整柜: 与业务员确认准确的货好时间和徐主任（或其他生产工厂负责人）确认好拖柜时间,告知货代装箱时间, 地址和联系人. 在截数据之前, 必须拖柜, 否则会来不及出运，造成不可估量的损失。7.拼箱-进仓单: 货代传进仓单给我们, 我们按照进仓单上的地址安排生产工厂进仓。-进仓: 1.一般情况如果是A单尽可能让生产工厂直接进仓，2.我司江北工厂包装的, 传进仓单给徐主任并填写国内运输单(附上进仓单,需业务员签字)给周经理,告知进仓时间,周经理会安排运输8.报关数据: 报关数据请提前做好准备工作，在截数据之前,做报关资料给货代(报关发票,装箱单,合同,报关单,申报要素,核销单和报关委托书). 请注意: 此数据必须和出货的数据一致,因此做数据前,必须与业务员确认好最终正确的出货数据9.确认提单: 货代发提单确认件给我们, 提单上总的箱数, 毛重,体积和品名必须和报关数据上的一致.请务必注意,否则会导致提单签不出来, 如更改, 会产生改单费，公司不允许有改单费产生，请事先仔细核对。二. 出货后1. 如整柜, 让工厂将拖柜清单传给我们, 再次与业务员的出货清单核对下,如不符, 让业务员修改直至正确为止。2. 产地证: 部分客人需要做产地证, 拖柜后或进仓后的1个工作日内安排做产地证3. 预录单: 报关后,马上向货代索取预录单以备开票和记录作业(请见第9条)用.收到预录单后,须和报关资料核对是否正确,如有误, 请马上联系货代更改.4. 提单: 船开后, 马上向货代索取提单COPY件,收到后第一时间自行核对好后马上发给客户核对。5. 进仓或拖柜后第3个工作日必须发给客人的单据: 发票, 装箱单, 提单COPY件, 产地证COPY件并同时催收汇。6. 催款: 货到中途还未收到客人汇款，请马上催款并同时通知对应业务员一起催，货到目的港前10天仍未收汇, 马上催客人付款直至客人有回复为止。7. 收汇: 一旦收到客人的货款, 2天内根据客户需要寄正本提单, 发票,装箱单, 产地证或者电放(E123都是做电放的)。8. 每票货物出运后，档案袋中应留以下资料：1. 出运清单2. 托单3. 进仓单4. 装柜清单5. 报关资料（发票、装箱单、报关单、预录单）6. 提单COPY件，确认件7. 产地证COPY件，确认件8 发给客人的 invoice、packing list 及其他所需的文件。备注: 1. E1装柜3个工作日后交齐订单2. E1每周一发未出货清单给对应的业务员及跟单员, 如长时间未出的, 请在清单上有颜色标记并邮件通知3. 一个订单有50%出掉了, 就要交齐订单4. 一个订单不能分3次以上出运10. 单证一周作业要求: 每周一统一发催款邮件给各自负责的客户。（1）.邮件主题为：RE: Outstanding Payment（2）.邮件内容参考如下：Dear XXX, How are you. Pls kindly arrange the payment as below.INV No. ETD ETATotal USDRemarks 该列可以备注客人的PO号之类的信息 BJ09566Apr.4May.133005.8 Have a nice day.（3）.另外附上附件。单子少的话，附上发票箱单。单子多的话，附上一张excel清单，清单的内容就是邮件里面的表格。每周四将已出货的订单上交给我。已出货的单子，是指报关OK，已拿到预录入单的单子。上交给我的订单要包含一下内容：1. 预录入单2. PI，PI回签，客户PO（这些文件，业务在让你安排订舱的时候，会和出货清单一起给你）3. 工厂订单以及回签 （这个需要在出货前向跟单索要。）4. 包装清单预录入单，要在报关当天下午或者第二天上午就开始向货代索要。及时拿到预录入单和完整的工厂回签，很重要。关系到我们能否及时付款给工厂。如果预录入单本周四没有拿到，就延至下周四再给我。每周五发一份下周工作计划给许静姐。11. 退退税联: 退税联超过90天无法退税, 自出口日期计算.请切记!非常重要!隔段时间要关注一下退单的情况, 以免因为没有退而错过退税时间,造成没有退税款. 一般, 出货后1个月内, 核销单可以退下来了.当核销单退下后, 按每个代理公司不同规定, 将退税单证装订好交于我。1. 宁电/中基: 所需的退税单证1) 宁电是报关发票