运用档案管理理念构建医院等级评审材料体系

运用档案管理理念构建医院等级评审材料体系运用档案管理理念构建医院等级评审材料体系 现代医院 年 月第 卷第 期 运用档案管理理念构建医 院等级评审材料体系徐茁 一 摘要 目的建立一个等级医院评审材料 体系 方法以评审标准为依据 结合医院的实际情况编制评审工作说明 评审资料实体 评审资料目录 对材料进行档案化管理 结果评审材料的组织过程实现标准化 规范化 结论做好等级医院评审材料的构建工作是确保创建等级医院成功的 关键要素 关键词 创建等级医院资料档案化管理我院在 年开展的 第二周期省妇幼保健院评审工作中 接受了省妇幼保健院专业评审 组的检查考核 顺利通过了三级乙等妇幼保健院复评 通过考评 我们深切地体会到评审是医院自身发展的需要 是加强 医院管理工作的载体 为医院提供了一次难得的学习和提高的机会 对照标准 找差距是全面提高医院管理水平的契机 将对我院的建 设和发展起到重要作用 为迎接省卫生厅三级乙等医院评审 切实做好三级乙等医院评审的 各项工作 医院成立了以院长为组长 副院长为副组长的医院评审 工作领导小组 设立资料组 并分别设行政 临床 医技 保健 综合等五个工作小组 由资料组负责创建资料的收集 分类 保 管 利用及指导工作 具体安排出等级医院评审材料检查月计划 周计划 层层推进 做到检查有反馈 落实有措施 对浙江省妇幼保健院评审标准的认识定位通过认真学习评审标准 感到第二周期医院评审的重点是规范保健院的管理 提高保健院 的医疗 保健技术水平 对保健院整体服务功能的评估 目的是引 导医院向重质量 重安全 重服务 重绩效的方向发展 医院评审重点突出 标准目的明确 考核要素清晰 体现了先进性 实用性和可操作性 贯穿整个评审过程 查看近年的档案和资料是一条主线 评审标准中共有 处要求 医院提供档案和资料 这些档案资料是医院工作的脉络和骨架 是医院从事妇幼保健 医 疗 科研 教学 行政管理以及其他各项活动中形成的历史记录悼 是医院管理的必要依据和重要信息 做好创建资料的收集 分类 组卷工作 是确保创建成功的关键 要素 医院等级评审材料的基本框架评审材料包括评审工作说明 评审 资料实体 评审资料目录 评审工作说明的编写根据评审标准制定了医院的总体目标 再分解为各部门徐茁绍兴市妇幼保健院浙江绍兴 可操 作的评审目标 在评审说明中还规定了医疗服务实现的管理职责 组织结构 评审 体系的各职能分配 评审工作的控制和改进点 评审资料实体的构成按照标准对医院的医疗服务 妇幼保健 行政管理工作编制执行性文件 同时考虑标准所要求的各项评审 要求 在相应的内容中给予满足 主要是为中层以上管理干部规定 了管理和医疗服务过程的工作程序 某个环节是否需要编制执行文件 还应具体问题具体分析 灵活掌 握 适合医院需要 以能达到评审标准的要求 如医疗质量管理文件 操作常规 管理制度 质量考核标准 考核 办法 奖惩条例等 进一步规定医院各级人员的行为和各个质控点 为此 医院组织了能掌握标准条款要求 熟悉医院管理的人员编制 等级医院评审手册 医院工作人员岗位职责汇编 各级医疗质量管 理文件 规范各科室工作记录的格式 表单 以往 医院对文件的管理观念比较淡漠 在医院中使用的管理文件 有些年代久远与现代管理不相适应或者可操作性差 为此 医院 根据新的标准建立统一格式 结构 标识的文件化体系 对文件的 下发 复印 保管 修订 使用 回收等过程加以控制 使医院文 件化体系的规范化管理得到保证 健全和修订 医院工作制度及岗位职责 根据国家对医疗卫生方 面新的政策和立法 病人选医生 选诊疗组的出现 新诊疗科目科 室设置 病人对我们医疗服务的需求不断提高 法律意识 维权意 识不断地增强 以及在等级医院复评 爱婴医院复评 绿色医院 创建 五好 基层党组织创建 政府采购制度实施等方面 对 制度职责进行补充和完善 为进一步规范医院及医务人员的医疗行 为 制订和修订了 民主管理制度 总值班 行政查房 请示 报告制度 突发事件处理预案 市级重点学科建设管理办 法 医疗安全报告制度 院内孕产妇 围产儿死亡及出生 缺陷监测方案 院内 岁以下儿童死亡监测方案 等 医院工作制度及岗位职责 的编排除采用按医院现有的职能科室 的职能作为划分的主要依据 主要分行政 党群 医教 护理 保 健 防保 总务 财务 设备 电脑 食堂 保 万方数据现代医院 年 月第 卷第 期 卫十二大类 每一大类 又分三块内容 职能 工作制度 岗位职责 制度职责的编印采用二种版本一种是电子版本 另一种是纸质版本 这有利于查阅 保存 保管及以后的修订 新的制度职责体现了科学管理 民主管理 依法管理的管理意识 体现了制度化 规范化 程序化 数字化的管理模式 更加体现了 以 病人为中心 的管理理念 同时根据评审目录 使各科室重视对工作记录的收集工作 日常的工作记录是用于实现和证明可追溯性 并提供验证 预防措 施和纠正措施的证据 工作记录是医院各项活动结果的客观反映 应当做到的要看到 使 易于检查追溯 形成质量责任的证据 医院下发了 科室范本目录 科室年度归档资料目录 等文件 评审资料目录的编制资料组将评审内容分解成行政管理 保 健管理 医疗管理 护理和院内感染及爱婴医院管理 设备医技管 理 后勤管理 大块 按等级医院评审标准逐条准备 资料内容要求详实 完整 系统 每项工作要有计划 有措施 有 落实 有记录 有总结 并对不符合规定的 一律退回重新准备 一类指标目录设立四大块依法执业 行风建设 医疗安全 重大事 件 提供评审材料 项 二类指标目录设立十二项 医院核定床 位 人员配备 主要科室中级卫技人员配备 出院病人平均 住院床日 科研立项与成果 妇幼保健工作指导 外聘卫技 人员管理 医疗价格和收费 药品管理 手术类别 信息 管理 医疗安全 提供评审材料 件 三类指标目录的构成是关键 要求分类更细化 条目更清晰 根据评分标准设立五大项 个小类 个条目 提 供评审材料 件 共创建资料目录 页 对评审材料进行档案化管理资料组对各科室上交的材料进行鉴定 验收 要求完整 准确 符合评审标准 一律填写资料交接单 双方签字 确保资料不遗失 资料组对收集的资料分类组卷 按三级乙等妇幼保健院评审标准编 制目录 完成行政管理 保健与医疗管理等 大部分装盒 卷盒封 面标明类号和资料目录 这样对盒内资料情况一目了然 卷内资料按目录顺序装订 每一件资料有软封面 并注明序号和标 题 通过评审资料目录查找 为保证评审工作快速 准确而提供利 用资料 评审结束后 由各评审组的资料负责人 清点 及时收回资料 除 各科室留存资料外 资料组将立卷的 卷评审资料及时上交院 综合档案室收藏保存 编制医院等级评审手册的意义 不仅是对标准的消化吸引过程 也 是建立标准化 规范化组织的过程 是一项有利于医疗服务持续改 进的重要过程 实际是一项增值的工作 将为医院的管理奠定良好 的基础 参考文献 刘建 朱慧芳 第二周期医院评审首家试点的体会 和建议 中华医院管理杂志 王文莲 浅谈档案在医院管理中的运用 大同医 学专科学校报 食物色氨酸摄入量与自杀率负相关奥地利 等 学者的研究表明 在食物色氨酸摄入量高的发达国家中 居民自杀 率较低 色 氨酸是人体必需氨基酸之一 体内无法合成 只能完全通过食物摄 取 色氨酸是 羟色胺生物合成的前体物质 与 羟色胺水平直接相关 即色氨酸摄入量的变化可导致人脑 羟色胺水平的改变 羟色胺系统功能紊乱可能是抑郁症发病和发生自杀行为的神经生 物学基础 因此 等对发达国家居民食物色氨酸摄入量与自杀 率是否存在群体水平上的相关性进行了研究 该研究在 个发达国家 包括 个欧洲国家和 个非欧洲国家 进行 根据日常食物年供给量估算出各国居民总色氨酸摄入量 研究对象分别选取 个国家的普通人群和其中 个国家的老年 人群 年龄 岁 分别调查两组人群的总自杀率和不同性 别的自杀率 研究结果经过 线性分析和 等级相 关分析后显示 在食物色氨酸摄入量高的发达国家中 总人口和老 年人口自杀率较低 性别 无显著差异 对富裕程度 酒精摄入量和幸福感程度等影响因素进行校正后 上 述结论仍然成立 但是该研究的局限性在于 居民色氨酸摄入量是以食物供给量来进 行估算的 并非精确食入量 而且不同国家人群的色氨酸代谢合成 基因基础也存在差异 该研究结果为进一步探索食物性色氨酸摄入在自杀行为神经生物学 基础中的作用提供了一个新的研究方向 摘自 中国医学论坛报 万方数据运用档案管理理念构建医院等级评审材料体系作者徐茁 X U Zhuo绍兴市妇幼保健院 浙江绍兴 312000刊