第四章会计凭证设计

第四章会计凭证设计 通过本章学习 要求理解会计凭证设计的意义 掌握原始凭证和记账凭证以及会计凭 证传递程序设计的原理 第一节原始凭证的设计 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任 据以登记账簿的书面证明 填制和审核会 计凭证是整个会计核算工作的基础和起点 是会计信息处理的重要方法之一 离开了会计 凭证 就无法进行会计核算工作 会计凭证设计的好坏直接影响到会计质量的高低和会计 监督作用的发挥等 会计凭证的种类很多 按填制程序和用途的不同分为原始凭证和记账凭证 因此 会 计凭证的设计也分为原始凭证的设计和记账凭证的设计两大部分 在设计会计凭证时 要 按会计凭证的用途不同而分别设计 原始凭证是记录经济业务活动的具体内容和发生 完 成情况 作为会计核算原始资料和重要依据 并具有法律效力的书面证明 根据新的 会计法 规定 对发生的经济业务事项必须填制或取得原始凭证并及时送 交会计机构 会计机构 会计人员必须按照国家统一的规定对原始凭证进行审核 对不真 实 不准确 不完整的原始凭证予以退回 并要求按国家统一的会计制度的规定更正 补 充 任何单位和任何个人不得伪造 变更原始凭证 原始凭证记载的各项内容均不得涂改 原始凭证有错误的 应当由出具单位重开或更 正 更正处应加盖出具单位印章 如果是金额有错误必须由出具单位重开 原始凭证设计之前 必须掌握和了解原始凭证的不同分类和应具备的要素 以区别各 种原始凭证的特点 从而设计出能完整反映经济内容 适合管理需求 结构合理 使用方 便的各种原始凭证 一 原始凭证的种类 原始凭证需要反映不同的经济内容 其形式繁多 按不同的标准可进行不同分类 归 纳起来主要有以下几种 如图 4 1 所示 从原始凭证的设计范围看 主要考虑自制原始凭证和专用原始凭证 原因有以下两方 面 一方面是作为企业设计人员主要考虑本企业范围内的凭证 对外来凭证无从干预 另 一方面是自制原始凭证又可分为内部原始凭证和对外原始凭证 原始凭证在业务处理过程 中一部分要流出本企业 它们对本企业来说是自制凭证 而对接受凭证的企业来说则是外 来凭证 考虑自制凭证设计 实际上也同时需要考虑外来凭证的设计要求 一 自制原始凭证和外来原始凭证 自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时填制的 原始凭证 常见的有材料人库的收料单 材料出库的领料单 出差人员归来后报销的差旅 费报销单 工资结算汇总表等 外来原始凭证是经济业务活动发生或完成时 从本单位以 外的部门或个人处直接取得的原始凭证 常见的有增值税专用发票 银行收款通知 火车 票等 二 一次凭证 累计凭证和汇总凭证 一次凭证是指只反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务发生情况 填制手续 一次完成的原始凭证 常见的有收款收据 车票等 日常情况下外来原始凭证全为一次凭 证 累计凭证是指一定时期内将连续发生的同类经济业务多次进行登记 并随时计算累计 数的原始凭证 常见的有定额领料单 限额领料单等 汇总凭证是指根据一定时期同类经 济业务的原始凭证汇总编制的原始凭证 常见的有工资结算汇总表 发料汇总表等 三 专用凭证和通用凭证专用凭证是指具有特定内容和专门用途的原始凭证 常见 的有差旅费报销单 医药费报销单等 通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方 法的原始凭证 常见的有全国统一的商业承兑汇票 税收缴款书等 二 原始凭证设计的原则 原始凭证设计时除遵循 企业会计制度设计的原则 的总体要求外 还必须符合下列 具体设计原则 一 要素完备原始凭证包含要素非常多 主要分为一般要素和特殊要素 1 一般要素 1 原始凭证的名称 2 经济业务发生的时间 年 月 日 和凭证编号 3 接受凭证的单位或部门 4 经济业务的内容 内容摘要 计量单位 数量 单价和金额等 5 填制凭证单位和经办人员的签名和盖章 2 特殊要素 1 从外单位取得的原始凭证和对外开具的原始凭证 必须盖有填制单位的 发票 专用章或财务专用章 自制原始凭证必须有经办人和经办单位部门负责人的签名和盖章 2 购买实物的原始凭证 必须有验收手续和验收人签名 支付款项的原始凭证 必 须有收款单位和个人的收款证明 3 发票必须有税务部门监制印章 收款收据必须有财政部门监制印章 4 收付款项的原始凭证应由出纳人员签名或盖章 并分别加盖 现金收讫 现金 付讫 银行收讫 银行付讫 印章 5 一式多联的原始凭证必须用双面复写纸复写 应注明各联用途 并只能以其中的 一联作为报销凭证 作废时应在各联加盖 作废 戳记 连同存根一起保存 不得缺联 不得销毁 6 发生销货退回时 除填制退货发票外 必须取得对方的收款收据或银行汇款凭证 不得以退货发票代替对方的收据 7 职工因公借款 应填制正式收据 附在记账凭证后 报销时 应另开收据 不得 返还原借据 二 适合该企业经济业务的特点 设计的原始凭证要能够反映经济业务的特点 首先 任何一项经济业务都会涉及经济业务发生的具体时间 具体地点 具体责任人 等 所以设计原始凭证时 要针对这些要素把经济业务发生的时间 地点 责任人等基本 情况如实 完整 详细地记载反映出来 以达到提供最确切 最完整的原始资料 全面而 详细地反映经济业务发展的全过程 其次 不同企业发展的经济业务不同 如 涉及外币业务的原始凭证中的金额单位 除原币外还应反映汇率及本位币资料 又比如 零售商业企业在进货汇总表上应按商品类 别分别设计零售价 商品进销差价和成本价 进项税额等项内容 最后 原始凭证必须体现经济业务特点 只有这样 才能保证业务顺利开展 为会计 核算的后续步骤提供良好的条件 为进行会计核算与会计监督提供充分 完整的原始资料 也只有这样 才能为后续核算提供相应的信息资料 三 加强内部控制 原始凭证是实施内部控制的重要工具 在设计原始凭证时 必须根据企业内部控制制 度的要求 针对各种不同的经济业务 规定必要的填写联数 次序和合理的传递程序 以 严密手续 堵塞漏洞 并把各种业务的过程有机地联系起来 起到企业内部相互联系 相 互牵制的作用 如根据企业规模大小 物流程序 机构设置的不同 对 材料人库单 分 别设置不同的联数与不同的传递程序 以保证业务顺利开展并有严密的控制制度 四 满足管理和核算要求 原始凭证的设计既要满足会计专业核算及加强企业管理的要求 又要符合经济责任制 加强经济核算的要求 凡企业管理需要的指标都要结合起来加以考虑 以便满足各种核算 控制 分析 考评的需要 如企业的工资单 从会计部门来讲 是支付工资及各种扣款的 原始凭证 但是从劳动工资部门来讲 则是 工资总额 统计的资料来源 因此 在设计 时应尽可能将上述要求综合加以考虑 又如企业定额领料单 既要反映材料本来的自然面 目 又要反映定额管理的要求 所以在设计时 应将货号 型号 货名 规定 计量单位 等 反映原材料自然面目的一般内容和计划产量 消耗定额 已领数量 尚可领用量等与 定额管理有关的要素一并统筹考虑 合理设计有关原材料的原始凭证 以满足原材料管理 和核算方面的需要 为满足管理和核算方面的要求 在原始凭证的设计中还要规定统一的 填写规则 严格的审核要求 妥善的整理 保管办法 防止错误和弊端的措施等内容 三 原始凭证设计的步骤与方法 原始凭证设计一般可采取下列的步骤和方法 一 根据经济业务管理和会计核算要求 确定原始凭证的种类和内容 经济业务内容 企业内部管理需要以及与此相适应的会计核算的要求 是决定设计原 始凭证的前提条件 凭证设计中必须全面 完整地反映经济业务内容 符合各方管理要求 适应会计核算的需要 例如 某企业经常发生委托外单位加工材料业务 管理上要求材料的进出 加工费 运输费用必须有控制和监督 会计上要求核算加工过程中发生的加工费 运输费及保险费 等费用以及增值税 根据上述要求 在原始凭证的设计中要考虑下列问题 1 确定原始凭证的种类 根据上述核算和管理要求 需要设计委托加工材料出库单及委托加工材料入库单两张 原始凭证 2 委托加工材料出库单的设计内容 在委托加工材料出库单中 除了要反映原始凭证的基本要素外 还要反映加工合同的 编号 委托加工的单位 发料仓库 加工后材料的名称 规格 单价 数量 交货日期等 这一委托加工业务的特殊内容 如果这一业务涉及单位中的供应 仓库和会计等多个部门 的话 则此原始凭证应一式四联 一联由供应部门留存 一联交材料仓库发料 记账 一 联交财务部门 一联交材料核算组 如企业规模较大 涉及部门较多 则可适当增加联数 3 委托加工材料入库单的设计内容 在委托加工材料人库单中 除要反映原始凭证的基本要素外 还要反映加工后材料的 编号 名称 计量单位 应收数量 实收数量 加工费用 运输及保险费 增值税 委托 加工材料的实际成本及计划成本等委托加工业务的特殊内容 原始凭证可根据部门设置情 况一式四联 一联由供应部门留存 一联交材料仓库人账 一联交财务部门作为付款依据 一联交材料核算组作为核算凭证 其中 供应部门与材料仓库的凭证中有些内容可以省略 二 原始凭证格式 份数的设计 原始凭证一般是采用固定的印制格式来反映经济业务的基本要素 为了使原始凭证简 明实用 在绘制原始凭证时 应考虑以下因素 1 凭证格式的大小 在格式的设计中 确定凭证大小尺寸及四周空白的大小 确定 哪些内容列于表内 哪些内容列于表外 列在表内的部分如何适当安排 确定上下位置及 先后顺序 设计行数与栏数及行距 栏宽等 主要考虑两个因素 一是经济内容的多少 经济内容多 凭证格式可大一些 反之 则可小一些 二是与记账凭证的相互协调性 原 始凭证的大小一般不应超过所使用的记账凭证 以便于装订成册和凭证的使用 得当和美 观 2 内容位置的安排 凭证内容要素应合理地安排在一张凭证上 一般项目名称在左 边 要填制的内容在右边 整个凭证要素的排列要突出重点 重要的项目应设置在主要位 置上 各个要素的安排应便于记账 并体现出传递的要求 3 凭证的联数 为了满足不同部门对信息的需求 一般设计一式多联的原始凭证 凭证的联数应根据客观情况加以确定 主要是取决于企业的组织机构 管理要求及与企业 外部的关系等 在设计一式多联的凭证时 应当注明每一联凭证的用途和传递顺序 各联 凭证的名称应与该联凭证所起的作用保持一致 注明不同用途的各联凭证不能互相代替 根据原始凭证涉及的相关部门 为协调各部门的工作 要合理确定原始凭证联数并规定传 递程序 以保持部门间的联系与制约 为便于各联原始凭证的认定 应将不同联次的原始 凭证用不同颜色的纸张印制 以示区分 一般采用 第一联为白色 第二联为白黄色 第 三联为淡红色 第四联为黄色 4 凭证的版式 凭证纸质的优劣应根据凭证使用的频率 复写联数和保存期来确 定 凭证使用次数多 纸质应优良些 复写联数多纸质应薄些 保存期长纸质应好些 凭 证的颜色应使用比较柔和的浅色 不同联次应使用不同颜色加以区别 如收款联用红色 付款联用绿色 在印刷字体上一般采用宋体或仿宋体 凭证的线条要醒目 粗细得当 三 确定原始凭证的流转程序 原始凭证流转程序是指凭证从填制或取得起到归档为止 在本单位各部门和人员之间 的传递过程和停留时间 在设计中 应明确凭证由什么部门填制 一式几联 凭证的传递 途径与业务的流程如何保持同步和一致 最终如何归档等内容 制定凭证传递程序有利于 保证会计核算的及时性 正确性和合法性 制定合理的凭证传递程序有利于企业各部门明 确分工 并相互协调和配合 有利于督促和经办业务的部门和人员及时正确地完成经济业 务 完成凭证编制手续 有利于考核有关人员是否按规定和程序处理业务 从而加强岗位 责任制 设计凭证传递程序应考虑以下几个方面 1 凭证传递应根据各经济业务的特点 结合本单位各部门和人员的分工情况加以制 定 满足内部控制的要求 2 凭证传递程序应结合业务处理的流程绘制成流程图 使有关人员能够按流程图准 确地传递凭证 也便于分析 跟踪和监督业务处理的过程 3 凭证传递过程中 既要有利于各有关部门充分利用会计凭证所提供的信息满足经 济管理的需要 又要避免不必要的传递环节 以免拖延传递时间 4 凭证的传递要根据业务情况的变动而及时加以修订 5 凭证的传递程序要根据业务的特点 确定凭证顺序号 规定责任人签字 以及凭 证的交接手续 四 原始凭证的保管制度 原始凭证的保管制度包括两方面 一是空白原始凭证的保管制度 对企业的空白原始凭证应指定专人负责保管 对重要 的凭证应制定领用登记制度 以确保其安全 完整 如销售发票 银行支票 收款收据等 二是已人账凭证的保管制度 对已人账的原始凭证应按规定归档 保管 调阅及复制 销毁等作出明确规定 五 试用 修改与定稿 原始凭证设计后应试用一个阶段 在试用过程中 听取各方意见 并检查是否符合经 济业务管理和核算要求 表式的设计是否有效 合理 根据试行情况作出修改 完善 最 后定稿 付印 确定为正式的原始凭证 四 原始凭证设计举例 原始凭证种类多 使用范围广 内容差异大 不可能全面予以介绍 从设计的角度看 原始凭证设计主要是自制原始凭证的设计 下面介绍几种主要原始凭证的设计 一 货币资金收入原始凭证的设计企业货币资金收入原始凭证一般有三类 1 通过银行办理结算的各种收款凭证 它是由银行提供或转来的各种统一格式的凭 证 一般不需要企业自行设计 2 企业发生经济业务时 如销售业务发生时 开出销货发票而收取的现金 汇总收 款后解入开户银行取得 解款单 3 财务部门直接收取的零星收入 预付款的收入等所开出的凭证 具体如职工的各 种赔款 罚款 预付款 包装物押金和职工归还的借款等款项 这种收款凭证一般采用 收据 这是货币资金收入凭证中最常见的凭证之一 收据 凭证的设计不仅应包括原 始凭证的基本内容 还应考虑其特点 有时可能是单一的现金 也可能是既有现金又有银 行存款 还可能是既有现金又有报销凭证 如果是这样的话 设计时就要加以综合考虑 根据需要 收据凭证可一式二联或一式三联 本凭证的实际参考尺寸为长 16 厘米 宽 12 厘米 与记账凭证的大小相匹配为宜 其设计的参考格式如表 4 1 表 4 2 表 4 3 所示 二 货币资金支出原始凭证的设计 货币资金支出的原始凭证一部分是由企业外部提供的 这些凭证不必自行设计 另一 部分是本单位内部领取或报销各种款项时使用的 为使凭证格式规范化 并保持内容的完 整性 应统一设计印制后使用 常用的有借款单 差旅费报销单 医药费报销单等 1 借款单的设计下面介绍两种借款单设计格式 一般常用的借款单设计格式如表 4 4 所示 在实际工作中 这种借据适用于一次借款 一次报销的借款业务 借款单在借 款后已由会计部门登记人账的原始凭证 待报销或还款时不再退回原借款单 不少情况下 可以一次借款 分次报销 为适应这种情况 可以设计带有结算联的借 款单 其设计格式如表 4 5 所示 2 差旅费报销单的设计 差旅费报销单设计中应包括的主要内容有报销日期 报销人姓名 职务 出差事由 出差天数 往返日期 往返时间 起程及到达地名 交通费金额 住宿费金额 伙食补贴 费金额 未乘坐卧铺补助费 借款金额 退款或补款金额 其他费用等 其设计格式多种 多样 下面介绍三种参考格式如表 4 6 表 4 7 表 4 8 所示 3 医药费报销单的设计 医药费报销单是企业常见的原始凭证之一 除一般原始凭证的要求外 它还具备一些 特殊内容 包括 报销的对象可能是职工本人 也可能是职工赡养的直系亲属 有条件的 企业执行 医药费发生的金额与可报销的金额可能不一致 对职工来说有些项目本人要负 担一部分 有的项目可以全部报销 有的项目不能报销 有些药物可以报销 有些药物不 能报销 对职工家属来讲有些项目不能报销 有些项目可报一定的比例 这些特殊的内容 都必须在医疗费报销的内容中得到体现 设计的思路有两种 一种是职工医疗费报销单与 职工家属的医疗费报销单设计为通用格式 两者兼用 另一种是分别设计 它的尺寸可等 于或略小于传票封面的大小 以便于装订与保管 下面提供一种参考格式 如表 4 9 所 示 三 仓库材料收 发原始凭证设计 企业在购入或发出材料的经济业务中 会涉及两方面的凭证 一是外来原始凭证 如发票 运杂费收据和银行结算的各种付款凭证等 由于这些原 始凭证是由外单位提供的 因此 接受凭证的企业不涉及这方面凭证的设计问题 有时为 了核算方便 接受企业可以专门就这一类原始凭证设计原始凭证汇总表 二是自制原始凭证 根据收人和发出材料的情况 需要填制各种原始凭证 这些原始 凭证是由企业自行设计的 包括 为材料验收入库而设计的 收料单 当材料验收入库 但未收到结算凭证而未支付款项的情况下 须设计 暂估材料入库单 当发生自制材料完 工业务或有生产用废料时 应设计 交库单 当材料从仓库发出时 应设计 领料单 和 限额领料单 通过这些原始凭证 如实记录和完整反映材料收 发业务的真实情况 下面介绍收料单 交库单 领料单和限额领料单的设计 1 收料单的设计 收料单的设计中除反映原始凭证中的一般内容外 还应反映材料购入过程中的如下内 容 支付的运杂费和保险费 增值税税额 结算方式 材料缺损情况 缺损单编号 缺损 数量 缺损原因等 如果企业材料采用计划成本核算方式的还应反映计划成本资料 如有 损耗的材料则还应反映定额损耗率和定额损耗量等情况 根据上述思路和反映的具体内容 并考虑涉及的部门等因素 设计的收料单参考格式如表 4 10 所示 一般而言 收料单可一式四联 第一联作采购部门存根 第二联作付款凭证的附件 第三联交材料核算组 第四联交仓库 登记材料明细账 此凭证可按不同颜色纸张套印 大小可按记账凭证封面尺寸与之相仿而设计 便于整理装订 2 交库单的设计 适用于两种情况 一种是自制材料交送仓库 另一种是各部门交库的生产废料 固定 资产清理中发生的废料也应交送仓库 交库单的设计中除原始凭证的基本要素外 还应考 虑此项业务的特殊内容 包括交库部门 交库原因 交库数量 实际成本 计划成本等 若为自制材料交库的还应反映生产批号 完工通知单号等内容 根据上述内容 设计一张 交库单如表 4 11 所示 3 领料单的设计 领料单是材料的主要出库凭证 该凭证应标明领料的单位 日期 用途 名称 规格 请领数量 实发数量 单价 金额 领 发 入等内容 除此之外 有的单位还利用它控 制生产过程中的材料耗费 在凭证上再增加材料消耗定额 材料领用限额等内容 这就形 成了 领料单 和 限额领料单 两种常用格式 其设计如表 4 12 和表 4 13 所示 四 产品 商品 销售原始凭证的设计 销售业务的原始凭证主要涉及证明产品或商品转移的专用 发票 或 增值税专用发 票 发货单 参考 领料单 设计 代垫运杂费清单 等 由于销售业务涉及销售 仓库 会计 统计等部门 因此销售发票应采用多联复写形式 一般应设客户联 仓库联 业务联 会计联 统计联等要有经手人 负责人盖章和单位公章 销售发票一般由税务部 门统一监制 下面主要介绍代垫运杂费清单的设计 当产品 商品 销售时可能需常常代垫运杂费 其设计内容有购货单位 托运费 装卸费 保险费 货物的名称 货物的数量 货物的重 量 提货号 发货日期等 设计的格式如表 4 14 所示 五 其他原始凭证的设计 由于企业经济业务的多样性 复杂性决定了原始凭证设计的多样性 为了记录 完整 反映各种经济业务的发生完成情况 就必须设计各种各样符合经济业务和管理要求的原始 凭证 除上面介绍的几种常用原始凭证外 实际经济活动中还涉及许许多多其他原始凭证 如 考勤 工时 产量 记录 工资表 工资结算汇总表 收货单 发货单 固定资产盘盈 盘亏和毁损报告单 固定资产报废单 和 国有企业闲置设备有偿调 拨单 等 下面仅介绍 工资表 的设计 如表 4 15 所示 第二节记账凭证的设计 记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表归类 整理确定会计 分录 简要说明经济业务内容 并作为登记账簿直接依据的会计凭证 记账凭证的设计主 要是结合经济业务特点 对现有的记账凭证格式的选择 因此 在设计记账凭证之前需要 了解现行记账凭证的种类和适应范围 以便根据企业具体情况进行设计 一 记账凭证的种类 记账凭证按不同的标志可分为不同的种类 如图 4 2 所示 一 复式记账凭证 复式记账凭证是指在每张凭证上填列一笔会计分录所涉及的全部账户名称和金额 它 能完整地反映一笔经济业务的全貌 复式记账凭证按格式不同又分为通用记账凭证和专用 记账凭证 通用记账凭证是指所有经济业务采用统一的 任何经济业务都通用的记账凭证 适应 小型 业务量少的企业 一制式记账凭证 专用记账凭证是指按经济业务类型不同分类的记账凭证 对经济业务的范围有一定的 限定 专用记账凭证进一步按是否涉及货币资金分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 适 应中型 业务量较多的企业 收 付 转三制式记账凭证 收款凭证是指反映货币资金收入业务的记账凭证 可进一步分为现金收款凭证和银行 存款收款凭证 付款凭证是指反映货币资金支出业务的记账凭证 可进一步分为现金付款凭证和银行 存款付款凭证 转账凭证是指反映不涉及货币资金收支业务的记账凭证 收 付 借项转 贷项转四 制式记账凭证 现收 银收 现付 银付 转五制式记账凭证 现收 银收 现付 银付 借项转 贷项转六制式记账凭证 二 单式记账凭证 单式记账凭证指在每张凭证只填写一个账户名称的记账凭证 在这种记账凭证上列出 的对应账户的名称仅作核对 不据以记账 单式记账凭证分为两种 填列借方账户名称的为借项记账凭证 填列贷方账户名称的 为贷项记账凭证 一项经济业务涉及几个账户就分别填制几张凭证 并采用一定的编号方 法将它们联系起来 借项 贷项两制式记账凭证 三 汇总凭证 汇总凭证是指根据记账凭证定期加以汇总编制 即汇总又可反映账户之间对应关系 据以登记分类账的记账凭证 汇总凭证又可分为分类汇总凭证和全面汇总凭证 分类汇总 凭证可进一步分为汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证 全面汇总凭证即记账凭 证汇总表 二 记账凭证设计的原则 记账凭证设计时除必须遵守 企业会计制度的原则 总体要求外 还必须符合下列具 体设计原则 一 记账凭证的要素 记账凭证将原始凭证提供的数据 运用账户与复式记账的方法 形成会计分录填写到 凭证上 为进一步登记账簿 进行核算和最终形成会计信息打下基础 为此记账凭证必须 具备以下要素 1 记账凭证的名称 2 填制凭证的日期与凭证的编号 3 会计科目 包括一级科目和明细科目 4 借贷方向和金额 5 经济业务的内容摘要 6 所附原始凭证的张数 7 制证 出纳 记账 审核和会计主管的签章 8 实现会计电算化的单位 应增设会计科目的编号 二 与会计核算程序及记账方法相适 应设计记账凭证应考虑企业规模大小 业务特点及采用的会计核算程序 记账方法 选择适当的记账凭证 一般小型企业中经济业务不太复杂 为简化核算使用复式记账凭证即可 既方便 又 集中 在中型企业经济业务较多的情况下可采用收款凭证 付款凭证和转账凭证三种形式 对大型企业来说 在经济业务量繁多的情况下 可将收款凭证再分为现金收款凭证和 银行存款收款凭证 将付款凭证再分为现金付款凭证和银行存款付款凭证 转账凭证也使 用单式记账凭证 便于记账工作的分工与会计科目的汇总 并可加速凭证的传递 三 满足加强监督的要求 记账凭证是在对原始凭证复核的基础上归类整理而编织的 并将原始凭证作为记账凭 证的附件附于记账凭证之后 这样记账凭证的编制 有利于发挥会计的监督作用 保证会 计记录的正确 便于事后查账 在记账凭证设计中 要体现加强管理的要求 使分散的原 始凭证 通过记账凭证的形式 转化成为企业经济业务的分类信息 为进一步综合 连续 系统地反映资金运动的变化过程的信息资料生成 创造前提条件并做好准备 三 记账凭证设计的步骤和方法记账凭证设计一般可采用下列步骤和方法 一 根据企业规模和核算要求确定记账凭证的种类 记账凭证的种类较多 可根据企业规模大小和业务量的多少及程序的要求确定记账凭 证的种类 如业务简单的小型企业使用一种复式记账凭证即可 如业务量较多的企业可使 用单式凭证 如涉及外币业务的企业则应设计外币记账凭证 采用汇总核算程序的企业 还应设计汇总记账凭证 二 根据记账凭证应具备的内容设计记账凭证的格式 将记账凭证应具备的内容根据各种记账凭证的特点合理地设计其格式及尺寸 收款凭 证 付款凭证和转账凭证设计时应采用不同的颜色以便于区分 收款凭证设计时常采用红 色 付款凭证设计时常采用绿色和转账凭证设计时常采用黑色或深蓝色 四 记账凭证设计的举例记账凭证应根据企业规模大小 业务量多少确定选用不同制 式 下面分别就不同格式的记账凭证予以设计 一 通用记账凭证的设计 这种记账凭证格式可通用于所有经济业务 借贷科目往往因经济业务的不同而异 具 有很大的不确定性 宜采用复式设计 若一项业务较为复杂 涉及两个以上的科目 在一 张凭证容纳不下时 则可编制若干张记账凭证 用一定的编号相互联系 常用的格式按金 额栏的设置分为单栏式和双栏式两种 其设计格式如表 4 16 和 4 17 所示 二 专用记账凭证的设计 收 付 款记账凭证的设计 收 付 款凭证的特点固定了凭证的适应范围即只用于 收款业务或付款业务 如果进一步固定使用范围 可分为现金收 付 款凭证 银行存款 收 付 款凭证 收款凭证的借方科目必然是 库存现金 银行存款 科目 付款凭证 的贷方科目也必然是 库存现金 银行存款 科目 因此 在设计收 付 款凭证时 可直接印上 借方科目 库存现金 银行存款 或 贷方科目 库存现金 银行存款 科目 转账凭证格式的设计 其特点是反映的借贷会计科目的名称具有不固定性 而且在 同一笔经济业务的借方或贷方都可能有两个以上的科目 转账凭证如果采用复式 应考虑 在凭证中设计出能反映每一笔经济业务会计分录的全部借方或贷方科目栏次 1 收款凭证的设计 收款凭证的借方科目是 库存现金 或 银行存款 科目 其贷方为对应科目 其收 款凭证设计的格式如表 4 18 所示 2 付款凭证的设计 付款凭证的贷方科目是 库存现金 或 银行存款 科目 其借方为对应科目 付款 凭证的设计格式如表 4 19 所示 应注意 对库存现金 银行存款之间相互划转的业务 应填制付款凭证 不能同时填 制收款凭证和付款凭证 3 转账凭证的设计转账凭证的借 贷方科目均在表内设置 借 贷对应 转账凭证 的设计格式如表 4 20 至 4 23 所示 三 单式记账凭证的设计 单式记账凭证是两制式凭证 下面分别就借项记账凭证和贷项记账凭证予以设计 1 借项记账凭证的设计 借项记账凭证是单式记账凭证之一 它反映借方科目及金额 凭证编号除按经济业务 顺序编列总号外 还应按该项经济业务涉及凭证数量编列分号 如第 8 笔经济业务涉及单 项凭证为 3 张 则分别编号为 8 1 3 8 2 3 8 3 3 表示该项经济业务涉 及三个会计科目 借项记账凭证设计的格式如表 4 24 所示 2 货项记账凭证的设计贷项记账凭证是单式记账凭证之一 它反映贷方科目及金额 其设计要求与借项记账年证基本一致 贷项记账凭证设计的格式如表 4 25 所示 四 汇总记账凭证的设计 分类汇总记账凭证的设计 分类汇总记账凭证分汇总收 付款凭证和汇总转账凭证 它是对一定时期内的收款凭证 付款凭证和转账凭证进行汇总形成的试算平衡和登记总账 的会计凭证 其中 汇总收款凭证是根据 库存现金 银行存款 科目的收款凭证编制 的 汇总付款凭证是根据 库存现金 银行存款 科目的付款凭证编制而成的 在编制 汇总收 付 款凭证时应注意对库存现金 银行存款之间相互划转的业务 应以付款凭证 为依据 汇总转账凭证是根据转账凭证的贷方科目编制的汇总记账凭证要定期 一般为每 隔 5 天或 10 天 填制一次 1 汇总收款凭证的设计汇总收款凭证的借方科目仍是 库存现金 或 银行存款 科目 贷方为对应科目汇总 汇总收款凭证的设计格式如表 4 26 所示 2 汇总付款凭证的设计汇总付款凭证的贷方科目仍是 库存现金 或 银行存款 科目 借方为对应科目汇总 汇总付款凭证的设计格式如表 4 27 所示 3 汇总转账凭证的设计汇总转账凭证以转账凭证的贷方科目为主汇总 借方科目为 对应科目 相似于汇总付款凭证 汇总转账凭证的设计格式如表 4 28 所示 为了便于 复核汇总记账凭证 在设计时应注明收 付款凭证和转账凭证的起讫编号及张数 并把它 们作为附件附在记账凭证之后 采用汇总记账凭证 账户的对应关系比较明确 便于进行业务分析 简化登记总账的 工作量 不足之处在于编制汇总记账凭证的工作量大 五 科目汇总表的设计科目汇总表是依据记账凭证 通用记账凭证 专用记账凭证 或单式记账凭证 编制而成的 同时将每天或定期汇总每一科目的借方 贷方发生额汇总 在一张科目汇总表