会议管理制度

会议管理制度 第一条 根据公司规定和精细化管理要求 为进一步规范 会议内容和程序 提高公司的办公质量和工作效率 建立健全 决策机制 提升公司运营水平 特制订本制度 第二条 会议要求 一 会议应根据实际工作需要召开 着眼于有效沟通 协 调公司内部各方面关系 解决问题 安排部署工作 二 会议应注重质量 提高效率 会前应做好充分准备 做到充分沟通 心中有数 对议而不决的事项提出解决的原则 与方法 各类会议力求精干 高效 工作进展和安排应明确 具体 量化 杜绝空谈和形式主义 三 讲求实效 会议议定的事项 布置的工作任务 提出 的办法措施 与会人员要按照职责分工传达 贯彻 落实 力 求取得具体成果 四 严格会议纪律 会议主办部门应加强会议管理 做好 会议安排 与会人员应认真准备 准时参会 不得缺席或指定 他人代表 确因个人紧急事务需要请假的 须向主管领导请假 并向会议主办部门备案 同时指定专人代为参会 2 第三条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专题会 议 如矿业公司以上会议 公司专项会议 部门例会及其他内 部会议等 第四条 公司各类会议及其安排如下 一 矿业公司及以上会议 一 按照 分类 归口 集中 的原则 由归口部门根 据矿业公司通知要求将会议时间 地点 形式 主题 参会人 员等内容及时通知参会领导及部门 二 如有议题需提交矿业公司相关会议讨论 提前一天 将相关议题内容 电子版 提交综合办公室和矿业公司相关部 室 如需要汇报的 归口单位应提前确定汇报人并上报综合办 公室 会议期间如需进行材料展示等 需由提报单位将材料交 至汇报人员并提前联系综合办公室做好设备准备 自备除外 需要使用辅流的会议 会前必须与矿业做好调试 会议需提报 单位以外人员列席的 请提前做好联系沟通 以提高会议效率 三 会议如需形成会议纪要 归口部门要与矿业对口部 门密切沟通 及时跟进 如有需要 提前与公司综合办公室沟 通 通过综合办公室统一向矿业索取 四 会议主要有 矿业公司党代会 矿业公司职代表 矿业公司季度安委会 矿业公司季度设备视频会 矿业公司人 3 力资源部月度例会 矿业公司党群视频例会 矿业公司月度生 产经营例会 矿业公司月度成本指标对标和技经指标对标会 矿业公司经办会 涉及到工作组织召开的 等及其他由矿业公 司及以上组织的会议 二 分公司专项会议 一 公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求 按照工作分工或受董事长 总经理 委托 就专项工作召开的 办公会议 专项会议由董事长 总经理 或其他公司领导成员 召集和主持 有关部门负责人参加 会议由专项工作主办部门 负责组织和记录 记录人应在会后根据领导指示整理出会议纪 要 决定 决议 如需参会领导签字的要履行签字程序 会议 记录 纪要 决定 决议要及时存档备查 原则上公司级会议 纪要不对外公开 确因工作需要对外公开的 必须经过主要领 导批准 二 会议主要有 公司班子例会 公司领导工作例会 民主生活会等 三 会议频次安排 由综合办公室根据情况安排 经请 示主要领导确定开会时间 并及时通知其他领导 三 公司月度例会 一 公司月度例会是指各业务部门根据工作需要每月组 织召开的例会 会议由主办部门根据工作需要和公司领导指示 4 提前将开会时间 地点 参会人员等通知各相关单位和人员 例会上各相关单位汇报本单位工作完成情况及存在的问题 需 要公司及业务部门协调解决的问题 公司领导和业务部门对相 关工作进行安排部署 二 会议主要有 公司政工例会 月度安全扩大会议 月度设备例会 月度生产计划会 公司成本指标对标和技经指 标对标会等 四 部门 科室 作业区 中心 例会 一 部门例会 由各部门自行安排 或由各部门负责人 根据工作需要决定 但必须服从公司统一安排 开会时间 参 会人员等 不得与公司会议冲突 二 部门例会由各部门负责人主持 部门全体员工参加 根据需要可安排其他相关人员参加 三 部门例会的主要内容是 部门负责人传达公司会议 精神 通报公司近期总体工作安排和面临的问题 职工汇报工 作情况 提出工作中遇到的困难和问题 解决建议和工作安排 与会人员讨论有关事项 部门负责人提出部门下步工作要点 具体安排和有关要求 四 会议主要有 各部门自行安排确定 四 公司生产调度早例会 一 公司早调度会议于每天上午 7 30 在办公楼二楼视 5 频会议室召开 机关科室周一至周五主要领导参会 作业区 中心每周一 三 五主要领导参会 每周二主管安全领导参会 周四主管设备领导参会 周六 日和节假日单位值班领导参会 如确有合理缘由不能按照要求参会 应向主管领导 或者主要 领导 请假 并向生产技术科报备 二 会议内容 1 生产调度汇报前日生产情况及当日生产安排 并对生产 异常情况进行通报 2 各科室 作业区 中心汇报生产经营 安全环保等相关 工作 3 公司领导安排布置工作 三 考核 各单位严禁以任何理由旷会 否则考核责任单位领导 200 元 次 主要领导未按指定日期要求参会 且未履行请假手续 考核 100 元 次 会中手机响铃考核 50 元 次 五 公司及部门其它临时性会议 另行安排确定 第五条 会议计划与统筹会议安排的原则为 小会服从大 会 局部服从整体 临时会议服从例会 各类会议的优先顺序 为 矿业公司及以上会议 民主生活会 董事长 总经理 办 公会 公司领导工作例会 公司月度例会 部门会议 因处置 突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制 6 第六条 会议准备 一 会议通知遵照以下规定 1 由会议主办部门按计划直接通知参会人员 2 会议通知期一般应提前一天以上 通知对象为与会人和 会务服务提供部门 综合办公室 3 会议一般以电话 微信工作群 即时消息系统 AM 的 形式通知 若需对会议议题 需准备的会议资料 会务安排等 作特别说明的会议 应以会议通知单进行书面通知 二 会议的其它准备工作遵照以下规定 1 会议主办部门应提前准备好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材料 计划草案 决议决定草案 与会人应提交资 料等 落实并布置会场 准备好会议所需的各种设施 用品等 2 原则上组织召开矿业公司及以上级别的会议 会务服务 统一归口综合办公室负责 确因专业对口限制 需要由归口单 位负责的 归口单位应向综合办公室报备 3 各部门召开会议需用公司会议室的 应向综合办公室 收发室 提前申请 由综合办公室 收发室 统筹安排 第七条 会议组织 一 会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 二 会议主持人须遵守以下规定 7 1 主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场 检查会务落实情 况 做好会前准备 2 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须 解决的问题及目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的 说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对 议程进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与议 题无关的发言 以确保议程顺利推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结 论 对须集体议决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人 表明意见 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安 排统一意见 5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序 实施部门 达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确 三 参会人员须遵守以下规定 1 应准时到会 并在 会议签到表 上签到 2 会议发言应言简意赅 紧扣议题 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 4 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发 言 8 5 遵守会议纪律 与会期间应将手机调到振动或将手机呼 叫转移至部门另一未与会人处 原则上不允许接听电话 如须 接听 请离开会场 6 做好本人的会议纪录 四 会议记录 一 公司各类会议均应进行会议记录 二 会议记录应遵守以下规定 1 做好会议考勤记录 整理会议纪要 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 3 会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核 4 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 5 做好会议记录的日常归档 保管工作 五 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由综合办公室存档备查 2 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常 归档 保管 3 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执 行 第八条 会议跟进 9 一 会议决议 决策事项需要会后跟进落实的 按照部门 职责分工由主办部门 即归口负责制 跟进落实 公司领导和 会议主持人另有指定的 遵从公司领导和主持人指定 二 会议跟进的依据以会议决议 纪要及会议原始记录为 准 三 会议跟进部门应定期检查会议决议 纪要及会议记录 及落实情况 并将督办和催办情况报告会议主持人和相关公司 领导 并将作为考核当事人工作的依据 四 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门自行安 排 第九条 公司级会议的保密 一 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨 论的有关情况向外泄露 二 会议议决事项 应严格保密 除按规定履行职责需