大型会议程序图标准化

1 第三条第三条 程序图与标准化模板 程序图与标准化模板 一 一 的程序图与标准化的程序图与标准化 1 2 5 2 1 4 8 9 10 3 3 6 7 1 1 开始 开始 2 2 的概念 的概念 3 3 的目的及作用的目的及作用 应解决的问题 应解决的问题 4 4 操作步骤 操作步骤 1 1 会 会 前前 一一 编制会议或活动预算 编制会议或活动预算 1 1 各类材料的耗材费用及场地租用费用等必须提前了解价格 拿出初步预算 呈交领 各类材料的耗材费用及场地租用费用等必须提前了解价格 拿出初步预算 呈交领 导批示 切忌事后诸葛 包含会场场地使用费用 水电空调等费用 宣传板报等相同材料导批示 切忌事后诸葛 包含会场场地使用费用 水电空调等费用 宣传板报等相同材料 在不同广告公司的价格比对在不同广告公司的价格比对 会标 横幅 竖幅 气柱 会标 横幅 竖幅 气柱 会议礼品 纪念品的花费等 会议礼品 纪念品的花费等 二二 会议或活动场地布置 会议或活动场地布置 一 会场外布置 一 会场外布置 1 1 横幅 竖幅 宣传板报等基本会务 由广告公司全程跟踪负责或安排专人负责 制 横幅 竖幅 宣传板报等基本会务 由广告公司全程跟踪负责或安排专人负责 制 作前要求发电子版提前对照 是否有错漏 且要提前一天悬挂好横幅等 会前半天检查悬作前要求发电子版提前对照 是否有错漏 且要提前一天悬挂好横幅等 会前半天检查悬 挂完好情况 如有异样 第一时间进行修正 挂完好情况 如有异样 第一时间进行修正 二 会场内布置 二 会场内布置 1 1 主席台 主席台 2 1 1 座次安排 就坐人员数量为奇数 居中为至尊 至尊左手边为上位 右手边为下 座次安排 就坐人员数量为奇数 居中为至尊 至尊左手边为上位 右手边为下 位 如在观众席下面向上看 右边为上位 左边为下位 位 如在观众席下面向上看 右边为上位 左边为下位 就坐人员数量为偶数 就坐人员数量为偶数 注意 注意 偶数座次摆放争论较多 实践中 可查看各部委的会议照片 大多以偶数座次摆放争论较多 实践中 可查看各部委的会议照片 大多以 左为上左为上 即第一种 即第一种 1 1 号领导位置在中间位置左方 号领导位置在中间位置左方 2 2 号领导在号领导在 1 1 号领导右手 号领导右手 3 3 号在号在 1 1 号领导左手 其他依次号领导左手 其他依次 左右排列 左右排列 无争议 无争议 有争议 常用 具体待定 有争议 常用 具体待定 2 2 服务领导 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 服务领导 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 领导同志到会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席领导同志到会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席 台人数很多 还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出台人数很多 还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出 现名签差错或领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 主要领导要保障手脚现名签差错或领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 主要领导要保障手脚 有足够的宽敞空间 有足够的宽敞空间 3 3 会议接待 矿泉水与茶水 品牌的选取和质量的优劣 会议接待 矿泉水与茶水 品牌的选取和质量的优劣 需要注意的是品牌必须 需要注意的是品牌必须 统一 不能有所区别 摆放位置统一在内测 防止走路碰到 会议重要隆重 统一在台牌统一 不能有所区别 摆放位置统一在内测 防止走路碰到 会议重要隆重 统一在台牌 右侧 右侧 4 4 会议台牌 明确出席领导的姓名 务必要书写准确 会议台牌 明确出席领导的姓名 务必要书写准确 提前做好会议 台 牌 提前做好会议 台 牌 由由 专人负责或者请广告公司负责统一制作专人负责或者请广告公司负责统一制作 并指定专人负责摆放 并指定专人负责摆放 由专人负责或者请租用场由专人负责或者请租用场 地服务人员摆放 摆放后务必请主管领导审查是否妥当地服务人员摆放 摆放后务必请主管领导审查是否妥当 5 5 话筒 司仪台和音响等 需要确定准备几个话筒 话筒 司仪台和音响等 需要确定准备几个话筒 不要忘记主持人不要忘记主持人 明确是否 明确是否 需要司仪台 是座式 无线还是站式话筒等 如果没有电要准备小蜜蜂扩音器 需要司仪台 是座式 无线还是站式话筒等 如果没有电要准备小蜜蜂扩音器 6 6 工作人员讲话台 明确是否需要在幕后或者主席台旁边准备一张工作人员讲话用 工作人员讲话台 明确是否需要在幕后或者主席台旁边准备一张工作人员讲话用 的台 并准备好话筒 的台 并准备好话筒 7 7 主席台座位安排 根据参会领导数量 结合会场地方大小 明确第一排最多摆放 主席台座位安排 根据参会领导数量 结合会场地方大小 明确第一排最多摆放 多少台为最佳 一般以第一排为奇数为佳 后面递增 安排好台后 结合会议隆重程度 多少台为最佳 一般以第一排为奇数为佳 后面递增 安排好台后 结合会议隆重程度 适当铺设台布黄色或红色为主格调 适当铺设台布黄色或红色为主格调 8 8 主席台上方会标 定做时避免出现错别字 要发电子版检查后再做 同时收到后 主席台上方会标 定做时避免出现错别字 要发电子版检查后再做 同时收到后 要悬挂起查看尺寸大小是否合适 要求悬挂时必须扎结实牢固 防止风大吹落 要悬挂起查看尺寸大小是否合适 要求悬挂时必须扎结实牢固 防止风大吹落 2 2 音响播音室 音响播音室 1 1 音响调试 至少提前一天调试好音响设备 会前三小时内检查音响设备是否完好 音响调试 至少提前一天调试好音响设备 会前三小时内检查音响设备是否完好 能否正常使用 能否正常使用 2 2 乐曲准备 根据会议内容好议程安排 安排专人 乐曲准备 根据会议内容好议程安排 安排专人 分管宣传文化领导分管宣传文化领导 提前准备提前准备 好有关音乐 欢迎词 曲 欢快的轻音乐等 好有关音乐 欢迎词 曲 欢快的轻音乐等 会议期间 适时播放与停止 提前将会议议 会议期间 适时播放与停止 提前将会议议 程安排表或会议主持词送播音室一份 让师傅预先了解情况 程安排表或会议主持词送播音室一份 让师傅预先了解情况 3 3 观众席 主席台下面 观众席 主席台下面 1 1 会场整洁工作 会议前一天 搞好并检查会场卫生清洁和桌凳整齐摆放等工作 会场整洁工作 会议前一天 搞好并检查会场卫生清洁和桌凳整齐摆放等工作 如是租用场地 必须与场地所有方协议好 如是租用场地 必须与场地所有方协议好 2 2 参会人员安置 参会人员安置 备足台凳 根据参会人数 计算桌凳数量是否足够备足台凳 根据参会人数 计算桌凳数量是否足够 如果是租用场地 要提前所要如果是租用场地 要提前所要 会场平面座次图会场平面座次图 分为主席台上和主席台下两部分 预备多余的凳子 分为主席台上和主席台下两部分 预备多余的凳子 5 105 10 张 视会议重张 视会议重 要程度 越重要 空的越多 届时安排人填充 要程度 越重要 空的越多 届时安排人填充 座次安排 对于大型会议 需要分片坐的 要制作打印会场座次平面图 并结合实座次安排 对于大型会议 需要分片坐的 要制作打印会场座次平面图 并结合实 际在会场门口 签到处 楼梯入口等显眼处进行张贴 如果参会人员是作为团队参会的 际在会场门口 签到处 楼梯入口等显眼处进行张贴 如果参会人员是作为团队参会的 要在第一排放置团队座次牌 如果没有台的 要张贴在凳上 大型重要工作会议 要考虑要在第一排放置团队座次牌 如果没有台的 要张贴在凳上 大型重要工作会议 要考虑 打印粘贴座位牌 对号对姓名入座 统一制作迟到席位 打印粘贴座位牌 对号对姓名入座 统一制作迟到席位 3 饮水问题 天气热 人数多 一方面要备足够参会人数的矿泉水饮水问题 天气热 人数多 一方面要备足够参会人数的矿泉水 会议前 摆放完会议前 摆放完 毕或者签到时候发放毕或者签到时候发放 但要多备 但要多备 3 53 5 包 如果空调性能不好 要及时抽调足够数量的风扇 包 如果空调性能不好 要及时抽调足够数量的风扇 投票箱 捐款箱 对于选举 捐款等大型重要工作会议 需要在主席台下方设置投投票箱 捐款箱 对于选举 捐款等大型重要工作会议 需要在主席台下方设置投 票箱和捐款箱等 需要安排专人提前做好 做好后务必请主管领导审查 票箱和捐款箱等 需要安排专人提前做好 做好后务必请主管领导审查 禁止事宜 选举等重量级会议 禁止参会人员擅自拍照 会前由主持人必须明确 禁止事宜 选举等重量级会议 禁止参会人员擅自拍照 会前由主持人必须明确 三三 会议或活动材料准备 发放和签到工作 会议或活动材料准备 发放和签到工作 1 1 会议材料准备工作 会议材料准备工作 对于党代会 人代会 团代会等大型重要会议 在制作代表证的时候 务必要多对于党代会 人代会 团代会等大型重要会议 在制作代表证的时候 务必要多 准备准备 2020 张以上 张以上 多准备的列席证 出席证要提前拿出来放好 以防万一 多准备的列席证 出席证要提前拿出来放好 以防万一 出席证与列席 出席证与列席 证颜色要有所区分 挂链要保障质量 杜绝以次充好 证颜色要有所区分 挂链要保障质量 杜绝以次充好 对于党代会 人代会 团代会等大型重要会议 至少需要安排专人提前两天以上对于党代会 人代会 团代会等大型重要会议 至少需要安排专人提前两天以上 买好装会议材料的塑料文件袋 笔记本 签字笔 圆珠笔 等材料 多买买好装会议材料的塑料文件袋 笔记本 签字笔 圆珠笔 等材料 多买 100100 个个 支左右 支左右 会议内容和议程等材料 务必要提前装袋准备好会议内容和议程等材料 务必要提前装袋准备好 可由分管办公室的负责可由分管办公室的负责 与 与 会议无关的其它材料 此时尽量不要掺杂装入 以防出错 如果确实需要 提前一天打报会议无关的其它材料 此时尽量不要掺杂装入 以防出错 如果确实需要 提前一天打报 告报办公室主任 安排专人届时发放 告报办公室主任 安排专人届时发放 根据与会人员数量 出席和列席人员要分开 区别对待 根据与会人员数量 出席和列席人员要分开 区别对待 准备好足够的会议材 准备好足够的会议材 料 指定专人进行核查 料 指定专人进行核查 如有礼品发放 要注意登记好签领人员名单 原则上不得代领 如需代领 著名如有礼品发放 要注意登记好签领人员名单 原则上不得代领 如需代领 著名 代领人姓名和联系电话及工作单位 代领人姓名和联系电话及工作单位 2 2 会议签到 会议材料及礼品等发放工作 会议签到 会议材料及礼品等发放工作 准备好会议签到牌 台 同时在签到处柱子上张贴准备好会议签到牌 台 同时在签到处柱子上张贴 签到处签到处 彩字和彩字和 会场座次会场座次 表表 会场引导示意图会场引导示意图 一红一白上下对比 等 一红一白上下对比 等 会议签到登记会议签到登记 以安排以安排 2 42 4 人为宜 必须先签到登记 人为宜 必须先签到登记 1 1 2 2 人负责 人负责 然后才能 然后才能 领取会议材料 礼品 领取会议材料 礼品 1 1 2 2 人专人负责 注意与签到责任人核实 人专人负责 注意与签到责任人核实 注意区分出席代表和 注意区分出席代表和 列席代表 列席代表 会议签到 不得代签 代领会议材料 以防出错 要耐心解释 不得无礼拒绝 会议签到 不得代签 代领会议材料 以防出错 要耐心解释 不得无礼拒绝 如果真有需要 必须要留下代领人和被代领人的姓名和联系方式 如果真有需要 必须要留下代领人和被代领人的姓名和联系方式 签到后 对于进入会场的人员 可以设置一个问讯处 指定一个专人负责对与会签到后 对于进入会场的人员 可以设置一个问讯处 指定一个专人负责对与会 人员进行会场引导和答疑等工作 人员进行会场引导和答疑等工作 会会 中中 一 一 会场外的安保 投票选举期间 守好前后门 和会场秩序维持工作 切忌会会场外的安保 投票选举期间 守好前后门 和会场秩序维持工作 切忌会 议到一半就人走大半 安排专人守好后门 议到一半就人走大半 安排专人守好后门 二 二 会议期间 安排专人做好拍照工作 会场全局照 市 县 镇主要领导讲话 会议期间 安排专人做好拍照工作 会场全局照 市 县 镇主要领导讲话 投票等关键重要时刻 完整的会标 注意角度 能同时拍到讲话人 投票人最好 投票等关键重要时刻 完整的会标 注意角度 能同时拍到讲话人 投票人最好 三 三 音响广播室根据会议议程 适时播放和终止乐曲 音响广播室根据会议议程 适时播放和终止乐曲 会议后 当天上午或下午 会议后 当天上午或下午 一 善后工作 一 善后工作 4 1 1 费用结算 费用结算 2 2 借物归还 借物归还 二 其它工作 二 其它工作 一 安排专人搞好会场内卫生清洁工作 如果是租用的无需 一 安排专人搞好会场内卫生清洁工作 如果是租用的无需 二 安排专人摘下会标和会场外横幅工作 如果是租用的无需 二 安排专人摘下会标和会场外横幅工作 如果是租用的无需 三 安排专人将签到处 问讯处的桌凳归放原位 如果是租用的无需 三 安排专人将签到处 问讯处的桌凳归放原位 如果是租用的无需 附 附 关于会议主席台座次的安排常识关于会议主席台座次的安排常识 一 主席台必须排座次 放名签 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相谦一 主席台必须排座次 放名签 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相谦 让 让 二 主席台座次排列 应以主要负责人为中心 然后按职务一左一右排列 按照二 主席台座次排列 应以主要负责人为中心 然后按职务一左一右排列 按照 我国传统以中心人的左方为上 若在台下看 即为右方 我国传统以中心人的左方为上 若在台下看 即为右方 若主席台上人员为双数 将主要 若主席台上人员为双数 将主要 负责人定位后按职务一右一左排列 负责人定位后按职务一右一左排列 三 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 首先 各机关三 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 首先 各机关 的主要负责人的排列顺序是 区委书记 区长 人大常委会主任 政协主席 第二 按单的主要负责人的排列顺序是 区委书记 区长 人大常委会主任 政协主席 第二 按单 位负责人排列顺序 一般是区委常委 人大常委会副主任 副区长 政协副主席 第三 位负责人排列顺序 一般是区委常委 人大常委会副主任 副区长 政协副主席 第三 灵活掌握 不生搬硬套 如对一些德高望重的老同志 也可适当往前排 而对一些较年轻灵活掌握 不生搬硬套 如对一些德高望重的老同志 也可适当往前排 而对一些较年轻 的领导同志 可适当往后排 另外 对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾 也不一定非得的领导同志 可适当往后排 另外 对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾 也不一定非得 按职务高低来排 通常掌握的原则是 上级单位或同级单位的来宾 其实际职务略低于主按职务高低来排 通常掌握的原则是 上级单位或同级单位的来宾 其实际职务略低于主 人一方领导的 可安排在主席台适当位置就座 这样 既体现出对客人的尊重 又使主客人一方领导的 可安排在主席台适当位置就座 这样 既体现出对客人的尊重 又使主客 都感到较为得体 都感到较为得体 四 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 领导同志到四 对上主席台的领导同志能否届时出席会议 在开会前务必逐一落实 领导同志到 会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席台人数很多 会场后 要安排在休息室稍候 再逐一核实 并告之上台后所坐方位 如主席台人数很多 还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出现名签差错或还应准备座位图 如有临时变化 应及时调整座次 名签 防止主席台上出现名签差错或 领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 领导空缺 还要注意认真填写名签 谨防错别字出现 领导在主席台就坐时的座次具体安排领导在主席台就坐时的座次具体安排 一 主席台必须排座次 放名签 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相 一 主席台必须排座次 放名签 以便领导同志对号入座 避免上台之后互相 谦让 谦让 二 主席台座次排列 二 主席台座次排列 1 1 领导为单数时 主要领导居中 领导为单数时 主要领导居中 2 2 号领导在号领导在 1 1 号领导左手位置 号领导左手位置 3 3 号领导在号领导在 l l 号领导号领导 右手位置 这个没有争议 右手位置 这个没有争议 2 2 领导为偶数时 领导为偶数时 1 1 领导人数等于 领导人数等于 2 2 时 时 2 2 领导人数大于 领导人数大于 2 2 时 时 第一种摆放桌签方法 第一种摆放桌签方法 1 1 2 2 号领导同时居中 左为上 号领导同时居中 左为上 1 1 号领导偏左 号领导偏左 2 2 号领导在号领导在 1 1 号领导右手位置 号领导右手位置 3 3 号领导依然在号领导依然在 l l 号领导左手位置 根据左为上的说法 号领导左手位置 根据左为上的说法 第二种摆放桌签方法 第二种摆放桌签方法 1 1 2 2 号领导同时居中 号领导同时居中 2 2 号领导依然在号领导依然在 1 1 号领导左手位置 号领导左手位置 3 3 号领导依然在号领导依然在 l l 号领导右手位置 号领导右手位置 第三种摆放桌签方法 在具体排座次时可以根据当地的习惯顺序排列 会议主席台领第三种摆放桌签方法 在具体排座次时可以根据当地的习惯顺序排列 会议主席台领 导为偶数时的座次排列 有两种截然不同的方法导为偶数时的座次排列 有两种截然不同的方法 均指面向观众时均指面向观众时 8 8 6 6 4 4 2 2 1 1 3 3 5 5 7 7 或或 7 7 5 5 3 3 1 1 2 2 4 4 6 6 8 8 两种方法没有正确不正确之分 只是各个地区习惯不同 因此 在实际 两种方法没有正确不正确之分 只是各个地区习惯不同 因此 在实际 情况中 可根据情况中 可根据 1 1 号领导习惯 参照原来次序摆放桌签 号领导习惯 参照原来次序摆放桌签 综上所述 一般应参照第一种摆放次序 理由左为上 综上所述 一般应参照第一种摆放次序 理由左为上 当然也有按习惯 如果以前惯 当然也有按习惯 如果以前惯 5 例例 1 1 号领导是按第二种 就按此摆放桌签 号领导是按第二种 就按此摆放桌签 注意 偶数座次摆放争论较多 实践中 可查看各部委的会议照片 大多以注意 偶数座次摆放争论较多 实践中 可查看各部委的会议照片 大多以 左为上左为上 即第一种 即第一种 1 1 号领导位置在中间位置左方 号领导位置在中间位置左方 2 2 号领导在号领导在 1 1 号领导右手 号领导右手 3 3 号在号在 1 1 号领导左手 号领导左手 其他依次左右排列 如有权威请告知 其他依次左右排列 如有权威请告知 三 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 省里领导座次在 三 几个机关的领导人同时上主席台 通常按机关排列次序排列 省里领导座次在 前 如某省局