应收应付模块新员工培训课件PPT课件.ppt

应收应付新员工培训 用友软件股份有限公司维护工程师吴迪2008年3月18日 1 培训大纲 一 应收应付基本概念介绍二 简单核算和详细核算区别三 应付应付常用功能介绍四 应付应付难点功能介绍五 常见问题及解决方法 2 应收应付基本概念介绍 应收 应付款管理系统 通过发票 其它应收应付单 收款付款单等单据的录入 对企业的往来账款进行综合管理 及时 准确地提供客户或供应商的往来账款余额资料 提供各种分析报表 如账龄分析表 周转分析 欠款分析 坏账分析 回款分析情况分析等 通过各种分析报表 帮助您合理地进行资金的调配 提高资金的利用效率 这两个兄弟模块的操作流程和方法基本一致 我们接下来的讲解使用应收模块作为范例 3 应收应付基本概念介绍 应收应付专业术语介绍发票 是指在购销商品 提供或者接受服务以及从事其他经营活动中 开具 收取的收付款项凭证 现行税制发票分为普通发票和增值税专用发票两大类 专用发票 具有增值税一般纳税人资格的企业都可以到主管国税部门申请领购增值税发票 并通过防伪税控系统开具 具有增值税一般纳税人资格的企业可以凭增值税发票抵扣增值税 普通发票 指增值税专用发票以外的纳税人使用的其他发票 应收单 应收专用发票 普通发票 其他应收单的总称 核销 建立收款与应收款的对应关系 监督应收款及时回收 加强往来款项的管理 红票对冲 实现某客户的红字应收单与其蓝字应收单 收款单与付款单中间进行冲抵的操作 便于日后的账龄分析统计 坏账准备 指企业预期不能收回或无法追回 收回的资金 根据会计谨慎性原则 对应收账款和其他应收款提取坏账准备 作为资产的抵减项目 账龄 指公司尚未收回的应收账款的时间长度 账龄是在分析应收账款时最为重要的信息 4 培训大纲 一 应收应付基本概念介绍二 简单核算和详细核算区别三 应收常用功能介绍四 应收难点功能介绍五 常见问题及解决方法 5 简单核算和详细核算区别 系统提供两种应收款管理模型 用户可以根据自己企业实际业务情况进行选择 简单核算 详细核算 6 简单核算和详细核算区别 简单核算流程图 简单核算 应收只完成将销售传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式 7 简单核算和详细核算区别 详细核算流程图 8 简单核算和详细核算区别 详细核算 应收可以对往来进行详细的核算 控制 查询 分析 如果您的销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂 或者您需要追踪每一笔业务的应收款 收款等情况 或者您需要将应收款核算到产品一级 那么您需要选择详细核算 注意事项 该选项在系统启用时或者还没有进行任何业务 包括期初数据录入 才允许从简单核算改为详细核算 从详细核算改为简单核算随时可以进行 但用户要慎重 一旦有数据 简单核算就改不回详细核算 9 培训大纲 一 应收应付基本概念介绍二 简单核算和详细核算区别三 应收常用功能介绍四 应收难点功能介绍五 常见问题及解决方法 10 本章大纲 三 应收常用功能介绍1 日常单据录入及核销操作2 各类转账操作3 制单处理 单据查询4 选择收款5 取消操作 11 3 1应收常用功能介绍 日常单据操作 实际业务举例 本单位销售给A公司一批货物5W元 现销售普通发票已经填制完成并传送到应收款管理模块 且销售中代A公司支付手续等费用2000元一并由A公司承担 A公司现已将共欠的5 2W元以支票形式支付 业务流程说明 各类应收单 收付款单 销售发票录入或传到应收款管理模块后 需要给这些单据进行之间关联的确定也就是软件中的核销操作 重点功能说明 核销核销 建立收款与应收款的对应关系 监督应收款及时回收 加强往来款项的管理 核销分为手工核销和自动核销两种方式 手工核销 手工确定收款单与应收单对应关系的工作 通过本功能可以根据查询条件选择需要核销的单据 然后手工核销 加强了往来款项核销的灵活性 自动核销 依据核销规则对多个客户多张单据进行批量核销处理 完成核销后提交自动核销报告 显示已核销的情况和未核销的原因 加强了往来款项核销的效率性 12 3 1应收常用功能介绍 日常单据操作 业务流程详解 a 如果启用销售模块 销售发票由销售模块生成并传递到应收 如果没有需在应收模块填写5W元销售普通发票 客户为A b 填写2000元其他应收单 客户为A c 填写5 2w元收款单 结算方式为支票 客户为A d 在应收单审核和收款单审核界面分别将发票 应收单 收款单审核 e 对以上单据进行核销处理操作操作注意事项 1 注意应收模块受控科目设置2 注意表体部分对方科目设置3 注意初始设置下的基本科目设置4 审核单据后可以立即生成凭证也可以等到月底集体生成5 核销可以使用手工核销也可以使用自动核销 效果是一样的 13 3 2应收常用功能介绍 各类转账操作 转账操作 企业经常会发生一些往来账款调整的业务 U8系统提供的转账功能可以帮助企业实现此类操作 主要功能 应收冲应收 应收冲应付 预收冲应收 红票对冲功能 应收冲应收概念指将一客户应收款转入另一客户 通过本功能将应收款业务在客商之间进行转入 转出 实现应收业务的调整 解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题 14 3 2应收常用功能介绍 各类转账操作 实际业务举例 本单位应收B客户30W元 由于此笔款项发生债权转移 转由C客户承担欠款 操作注意事项 1 应收冲应收可以对货款 其他应收款 预收款等单据进行并账操作 2 并账单据的每笔转账金小于等于该张单据的余额 3 应收冲应收在制单处理中属于并账操作 15 3 2应收常用功能介绍 各类转账操作 预收冲应收概念处理对同一客户的预收款和应收欠款的转账核销业务 实际业务举例 本单位之前预收D客户10W元 现在销售达成应收D客户的10W元销售普通发票已经传到应收款管理模块 需要使用之前的预收款项冲抵此部分应收账款 操作注意事项 1 预收冲应收如果使用自动转账可以对多个客户批量完成 2 每笔转账金小于等于该张单据的余额3 应收款页签合计转账金额 预收款页签合计转账金额 16 3 2应收常用功能介绍 各类转账操作 应收冲应付概念用某客户的应收账款 冲抵某供应商的应付款项 系统通过应收冲应付功能将应收款业务在客户和供应商之间进行转账 实现应收业务的调整 解决应收债权与应付债务的冲抵 实际业务举例 E客户既是本单位的客户同时也是本单位的供应商 在供应商档案中对应的档案为A供应商 应收E客户2W元 同时应付A供应商5W元 需要完成冲抵后 达到应付A供应商3W元的目的 操作注意事项 1 应收冲应付 可以实现 应收冲应付 或 预收冲预付 操作 2 红字应收单冲销红字应付单 应将 负单据 复选框选中 3 应收冲应付如不等额对冲 余额部分作预收或预付处理 4 每笔转账金小于等于该张单据的余额5 若客户和供应商有对应关系 则输入其中一个会自动带出另一个 17 3 2应收常用功能介绍 各类转账操作 红票对冲概念用某客户的红字应收 收款单据与其蓝字应收 收款进行冲抵 便于以后的账龄分析统计 实际业务举例 应收F客户10W元 由于销售退回已经录入了红字10W元的销售发票 操作注意事项 1 红票对冲分为自动和手工两种对冲方式 2 输入各单据的对冲金额时应小于等于该单据的余额 思考 1 红字收款单和蓝字收款单如何进行对冲处理 2 核销和红票对冲区别是什么 相同的是什么 18 3 3应收常用功能介绍 制单处理 制单处理说明 制单即生成凭证 并将凭证传递至总账记账 系统在各个业务处理的过程中都提供了实时制单的功能 除此之外 系统提供了一个统一制单的平台 您可以在此快速 成批生成凭证 并可依据规则进行合并制单等处理 制单处理注意事项 1 并账制单即为应收冲应收2 坏账处理制单的互斥性3 制单记录隐藏4 凭证摘要设置5 合并制单设置 19 3 3应收常用功能介绍 单据查询 单据查询作用 单据查询 系统提供对发票 应收单 收款单 凭证等的查询 各类单据的详细核销信息 报警信息 凭证等内容均可在此处查询 单据查询重点 凭证查询 可以对应收模块生成的凭证进行查询 修改 删除 冲销等操作 应收核销明细表 可以查看各张单据完整的核销操作记录 单据的详细查询 提供用户每笔核销业务的详细情况 即单据的结算时间 结算金额 余额等信息 用户可详细了解每一张单据详细的结算情况 加强往来款项管理 20 3 4应收常用功能介绍 选择收款 选择收款功能 可以一次对多个客户 多笔款项进行收款核销的业务处理 简化日常收款工作 选择收款的收款同时也完成了核销操作 选择收款注意事项 1 每笔收款金额小于等于单据余额2 如取消收款 需先取消收款的核销操作 再删除收款单3 选择收款时系统会自动生成收款单4 客户和单据可以复选 21 3 5应收常用功能介绍 取消操作 取消操作功能 如果对原始单据进行了核销转账等操作后 发现操作失误 您可在此将其恢复到操作前的状态 以便进行修改 取消操作注意事项 1 按顺序逐步取消2 如果该操作已经生成凭证 需要先将凭证删除3 注意其他版本取消操作中的项目 22 简单核算和详细核算区别 详细核算流程图 23 培训大纲 一 应收应付基本概念介绍二 简单核算和详细核算区别三 应收常用功能介绍四 应收难点功能介绍五 常见问题及解决方法 24 本章大纲 四 应收难点功能介绍1 异币种核销2 应收票据管理3 单据审核日期依据4 应收账龄分析 25 4 1应收难点功能介绍 异币种核销 概念当应收单和收款单的币种不一致的时候 需要使用异币种核销的操作完成 实际业务举例 应收G客户200美元汇率7 05 换算成人民币1410 00 收款时G客户使用的是人民币付款 由于此时汇率是7 00 因此付款金额为人民币1400 00 此笔操作已经结清 相差的10 00作为汇兑损益处理 汇兑损益计提方式 外币结清 即仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中仅显示外币余额为0且本币余额不为0的外币单据 月末处理 即每个月末计算汇兑损益 在计算汇兑损益时 界面中显示所有外币余额不为0或者本币余额不为0的外币单据 26 4 1应收难点功能介绍 异币种核销 异币种核销操作流程 a 填制应收单 币种美元200 汇率7 05 换算称人民币1410 00b 填制收款单 币种人民币1400c 在收款单上方点击核销下拉菜单中的异币种d 设置换算汇率 将收款单和应收单进行核销f 计提汇兑损益异币种核销注意事项 1 只有在收款单录入界面才可以进行异币种核销2 进入核销界面需要设置中间币种汇率3 两种计算汇兑损益方法最终结果都是一致的思考 应收为美元 收款为欧元如何操作 27 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据管理功能 相对于应收账款而言 商业汇票特别是银行承兑汇票 具有较高的信用 更易及时收回资金 加强票据管理的重要性日益显著 U8票据管理实现从收到票据 删除 修改 核销 计息 背书 退票 结算 转出 贴现等全方面的功能 票据管理名词解释 银行承兑汇票 指银行作为付款人 根据承兑申请人 出票人 的申请 承诺对有效商业汇票按约定的日期向收款人或被背书人无条件支付汇票款的行为 商业承兑汇票 出票人签发的 委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据 由银行以外的付款人承兑的即为商业承兑汇票 在信用等级和流通性上低于银行承兑汇票 28 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据增加票据增加操作流程 a 增加票据录入各项票据信息并保存b 将自动生成的收款单进行审核c 如之前有应收发生可进行核销操作票据增加注意事项 1 应收票据科目应该受控应收系统2 87版本可以自行选择是否自动生成收款单3 收款单生成的凭证4 收到日期在已经结账月的票据不能被删除或修改 5 票据生成的收款单已经核销的不能被删除或修改 6 已经进行过后续处理的票据不能被删除或修改 29 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据背书 将收到的票据冲抵应付款或其他款项 实际业务举例 收到H客户的银行承兑汇票20W 出票日期2008 3 15 到期日2008 6 30 用此票据冲抵所欠B供应商的16W货款 其余金额作为预付款处理 票据背书操作流程 a 填写H客户的应收票据b 票据管理中将此票据进行背书处理 背书方式 冲抵应付款c 票据面额为20W 应付账款16W 将剩余4W作为预付款处理d 生成凭证等后续处理 30 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据背书注意事项 1 票据背书后 将不能再对其进行除退票外的其他处理 2 若供应商无应付款 如果背书金额大于被背书金额 系统自动将其差额作为利息 您不能修改 如果背书金额小于被背书金额 系统自动将其差额作为费用 您不能修改 3 若供应商有应付款 则显示该供应商单据 对应每一张单据可以输入本次对冲金额 输入的对冲金额不能大于该单据的余额 且各张单据中输入的对冲总金额不能超过票据的背书金额 如果背书金额大于应付账款 则将剩余金额记为供应商的预付款 并结清该张票据 4 如背书方式为 其他 时 对应科目可选 应选择非应收系统受控科目 31 4 2应收难点功能介绍 票据管理 退票 已背书票据有时会发生退票业务 退票注意事项 1 系统处理仅限于对 冲销应付账款 的背书方式进行退票处理 2 退票业务对应科目只能使用一个 如需对应应付或预付多个科目科目 需进行转账处理 3 退回后的票据可以进行贴现 背书 转出 结算等业务操作 32 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据贴现概念 贴现是指票据的持票人在票据到期日前 贴付一定利息将票据权利转让给金融机构而取得资金的行为 是金融机构向持票人融通资金的一种方式 银行承兑汇票和商业承兑汇票均可进行贴现操作 贴现操作流程 a 双击打开票据后点击贴现按钮 选择贴现银行b 录入贴现日期和贴现率 系统会自动计算出贴现利息贴现利息 票据面额 贴现率 票据到期期限c 选择贴现后的结算科目 点击确定d 生成凭证等后续操作 33 4 2应收难点功能介绍 票据管理 票据结算 即票据兑现 从承兑单位或承兑银行处收取相应款项 票据结算注意事项 1 带息票据若尚未计息 应直接结算界面输入利息2 在进行结算单据时所发生的相关费用 可以直接在结算界面输入3 票据结算后不能进行其他处理票据转出 票据迟迟没有结算 需要重新恢复为应收账款 票据转出注意事项 1 票据转出生成的凭证2 票据转出后 系统会自动生成应收单 34 4 3应收难点功能介绍 单据审核日期 单据审核日期依据描述 在应收应付模块 单据的审核即为单击的记账处理 因此设置单据审核日期依据直接影响各单据的入账日期 单据审核依据分为 单据日期和业务日期区别 单据日期 单据的审核日期 即入账日期 记为该单据的单据日期 业务日期 单据的审核日期 即入账日期 记为当前业务日期 即登录日期 单据审核日期依据单据日期还是业务日期 决定业务总账 业务明细账 余额表等的查询期间取值 如使用单据日期为审核日期 则月末结账时单据必须全部审核 因为下月无法以单据日期为审核日期 业务日期无此要求 35 4 4应收难点功能介绍 账龄分析 账龄分析功能 按定义的账龄区间 对应收 收款进行账龄分析查询 了解款项周转情况以及各个账龄区间的分部情况 账龄分析关键词 付款条件 付款条件也叫现金折扣 是