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2020 3 4 BusinessWriting 2020 3 4 Inadaptingyourmessage youshould IdentifytheAudience DeterminetheSizeandCompositionoftheAudience AnalyzetheAudience sReaction DeterminetheAudience sLevelofUnderstanding AnalyzetheAudience sNeeds SatisfyYourAudience sInformationNeed 2020 3 4 Inadaptingyourmessage youshould BeSureabouttheReader sNeed BeAccurateinYourMessage MakeImportantPointsStandOut SatisfyYourAudience sMotivationalNeeds AppealtotheAudience sEmotionalNeed SatisfyYourAudience sPracticalNeeds BeBrief 2020 3 4 SuggestionsforSelectingWords 1 UseShortandFamiliarWords 2 UseConcreteLanguage 3 UseActiveVoice 4 SelectWordsforPreciseMeanings 5 AvoidSexistWords 2020 3 4 UseShortandFamiliarWords 1 Companyoperationsfortheprecedingaccountingperiodterminatedwithasubstantialdeficit Thecompanylostmuchmoneylastyear 2020 3 4 UseShortandFamiliarWords 2 Thismachinehasatendencytodevelopexcessiveandunpleasantaudiblesymptomswhenoperatingatelevatedtemperatures Thismachinetendstogetnoisywhenitrunshot 2020 3 4 UseConcreteLanguage asignificantlossa53percentlossinthenearfuturebyThursdaynoonthemajority70percent 2020 3 4 UseActiveVoice Thesereportsarepreparedbytheaccountantseverymonth Theaccountantspreparethesereportseverymonth Itisbelievedbythewriterthatthiscompanypolicyiswrong Thewriterbelievesthatthiscompanypolicyiswrong 2020 3 4 Sometimespassiveisbetter Thecolordesiredwasnotspecifiedinyourorder Duringthepastyeartheshipmentshavebeendelayedseventimes TheinterviewswillbeconductedonFridaybetween8AMand5PM 2020 3 4 SelectWordsforPreciseMeanings 1 Thestoremanagerwillreducethemoneyifyouarenotentirelysatisfied Thestoremanagerwillrefundthemoneyifyouarenotentirelysatisfied 2020 3 4 SelectWordsforPreciseMeanings 2 Beforebuyinganymaterial wecontrastitwithcompetingproducts Beforebuyinganymaterial wecompareitwithcompetingproducts 2020 3 4 AvoidSexistWords Ifacustomerpayspromptly heisplacedonourpreferredlist Acustomerwhopayspromptlyisplacedonourpreferredlist Ifcustomerspaypromptly theyareplacedonourpreferredlist Ifacustomerpayspromptly heorsheisplacedonourpreferredlist 2020 3 4 PlanningaLetter 7Steps Writedownyouraim Assessalltherelevantinformation Arrangethepo
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