中国移动培训-高效时间管理

高效时间管理 成就卓越 认识时间管理 时间管理的陷阱 时间管理的方法阶梯图 时间管理 时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 什么是 “ 时间 ” 从过去 通过现在 到将来， 连续发生的，各种事件的 “ 过程 ” 。 一、不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。 决定该做什么 决定什么事情不该做。 二、不是完全的掌控，而是降低变动性。 时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。 什么是 “ 时间管理 ” 时间管理的好处 花费较少的时间就能把事情办好 取得更好的工作成果 承受较少的身心压力 从工作中获得更大的满足 更好地达到事业目标和人生目标 时间的运用 大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间 安静时间 弹性时间 交通时间 各层级时间分布的不同 时间的划分 不同事务 工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间 时间的价值 无形价值 有形价值 时间管理的目的 效果，是确定的期待结果； 效率，是用最小的代价或花费所获得的结果； 效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。 五代时间管理间的关系 公鸡型 仓鼠型 北极熊型 群狼型 熊猫型 平衡管理法 关键词： 循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！ 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “ 反正时间还早 ” 拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲 猪八戒踩西瓜皮 没时间做计划 工作是程序化 ， 规律化 ， 根本没必要做计划 不喜欢被计划束缚 “ 船到桥头自然直 ” 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 “反正时间还早 ” 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱是如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 拖延 拖延商数测验 1. 为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 2. 为使困难的工作能被执行，对执行者加压力是必须的。 3. 我经常采取折中办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 4. 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰和危机。 5. 当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直接答复。 6. 我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 7. 试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 8. 我经常将重要的工作安排在下午处理，或者带回家，以便在夜晚或者周末来处理。 9. 我在过分疲劳（过分紧张、过分泄气或者过分受抑制时）以致无法处理所面对的困难任务。 10. 在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 不速之客 没有预约的客人 ， 无端的申诉 ， 往往会使你难以专心致志地工作 。 会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气 ， 逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复 天天培训 团队集中培训 为主 以团队为单位 每天二十分钟 一对多或多对一或多对多 客户关注为主 文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 对策 该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品 ， 将物品放在固定地方 。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌 事必躬亲 担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属 时间管理方法 明确目标 分清轻重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 阶梯图 正确目标的价值 目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能 拟订目标的原则 原则一：符合自己的价值观 原则二：了解自己目前的状况 原则三：制定目标的 SMART原则 价值观： 是我们想和做的基本原则，是进行时间安排的最基本的因素 健康、事业、人际关系、金钱 符合自己的价值观 制定目标的 SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE RELEVANT TIMING SMART原则 明确目标 设定目标的步骤 步骤一：列出目标 步骤二：主要困难与阻碍 步骤三：所需技能及知识 步骤四：为达到目的必须合作的对象 步骤五： SMART行动计划 目标金字塔 要事第一 “大石头”理论 二八定律 时间管理矩阵图 二八定律 意大利经济学家帕雷托（ Parto） 80% sale from 20% customers 80% profit from 20% product line 80% problems from 20% employees 集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。 我的一天： 你前一天的所有工作内容？ 事项重要性分类 紧 急 不重要 不紧急 重 要 突发紧急情况 限期将至的赶工 补做遗漏的事情 加急文件的传达 准备事项、预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 现场管理造成干扰的事、电话、信件、报告 并不重要的急事 例行会议 许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件 浪费时间的事 “逃避性”活动 看太多的电视 衡量任务重要性的三个标准 分清工作的轻重缓急急迫性指数测验 1. 我在压力之下表现最好。 （ ） 2. 我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ） 3. 我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ） 4. 我休息时会觉得不安。 （ ） 5. 我似乎永远在赶时间。 （ ） 6. 我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7. 我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8. 我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9. 我处理危机时表现最好。 （ ） 10. 处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ） 11. 我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 12. 当我为了处理突发状况 ,必须取消约会或中途离开 ,我认为别人应该能谅解。（） 13. 我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14. 我常边工作边吃饭。 （ ） 15. 我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16. 一天下来办公桌上 “ 已办 ” 文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ） 如果不能有效分配事件 紧 急 不重要 不紧急 重 要 筋疲力尽 危机管理 长期处于压力下 没有时间 总要寻求支持 愿景 / 平衡 纪律 / 控制 少一些危机 进一步的发展 走向成功 无法有责任感 依赖于他人或组织 会很快失业 停滞不前 失败 没有好朋友 只按短期目标行事 危机管理 /经常变化 认为计划，目标无意义 关系很浅或破裂 觉得自己是受害者 做事无成效 优先事件管理矩阵 IV 1%III1 5%II65 - 80%I20 - 25%重要不重要紧急 不紧急迅速反应优先处理 马上做 给予充分重视 定期用时间来计划实施 需尽快解决，但可以交由他人处理 有效授权 既不重要 也不紧急 授权 /降低标准 /放弃 学会说 “ NO！ ” 耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多久 显示慎重 表情应和颜悦色，但态度坚定 指出拒绝的理由，拒绝的是所托之事而不是他 如有可能为他提供其他可行途径 切忌透过第三者来拒绝 如何对付不速之客 定期与下属会面 授权别人对约会事宜作初步之安排 （ 如有秘书 ） 不要采取无条件的 “ 门户开放政策 ” 预留灵活时间 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 控制会谈时间 宁可提早上班 ， 但不要延迟下班 授权的定义 -上级委派给下属一定权力，使他们在一定的监督下完成所委派的任务 实质 -通过权力的转移（高层 中层 基层 操作人员），实现上级时间的节省 目的 -管理者把理性的工作交给别人去做，从而省下时间去做更重要的事 好处 -不但省时，还使团队内每个人感到受重视，增强责任心，组织更有活力。 授权是时间管理的重要途径 有效授权 应该授权的事 看着 象限 必须授权 应该授权 不应该授权 授权风险低 经常重复 下属做会更好 下属能够做的更好 马上就可以分配给别人做的事情 刚任职不完全具备能力 从来没做过 授权风险大，但有控制点 花一点时间训练，就可以分配下去 需要身份的 制定工作标准，设定工作目标 重大决策 信息披露有限制的 不能授权的工作 1、与领导接触和沟通的事情； 2、跨部门协调的事情 确定授权内容的步骤 年计划 活动计划表 年度目标： 一月 二月 三月 四月 五月 六月 工作计划 生活计划 七月 八月 九月 十月 十一月 十二月 月份 月份 工作计划 生活计划 周计划工作安排 第 周 事件 任务 优先级 时间安排 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期七 项目 1 项目 2 打电话给客户 跟网络部开会 拜访客户 培训业务员 1 3 2 4 1 3 2 4 每日工作计划表 3月 25日（星期三） 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 Evening 优先事件 规划你的时间 时间规划基本原则 :60:20:20 未纳入计 划的 , 20% 突发的 , 20% 计划好的 , 60% 我希望在这一年过去以后得到什么？ 除此以外这一年中还有哪些事情需要我花费时间 我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？ 这一年中有哪几个关键的任务？ 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？ 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？ 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？ 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？ 对未来的一年进行规划 注意点： 1. 首先安排固定项目 2. 根据你的生物钟安排时间 3. 把较大的任务分割成易于控制的小块 4. 充分利用零碎时间 5. 为每件事情设定明确的起止时间 6. 留出休息和娱乐时间 7. 留出机动时间，不要把所有的时间都填满 克服拖延 不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后拖 不要把喜欢的事做过了头 工作细分 自律 防范于未然 立即行动 办公桌上的 “ 5 S”运动 文件存档系统 “ 各就各位 ” 的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养 下面是一份 “ 文件处置测验 ” ， 看看你的文件处置系统是否完善。 请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号 “ ？ ” 。 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的 E-mail。 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。 10、客户寄来的一封投诉信。 11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的 “ ？ ” ，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！ 只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作 提升您工作的熟练度 运用既有的情报、经验 及时行动 使用时间管理工具的四把钥匙 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工