公文写作与处理大纲（OK）.docx

00341公文写作与处理考试大纲第一章 公 文 一、公文 1. 识记：公文的含义：即公文文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。2. 识记：对公文含义的理解。：公文形成的主体是国家机关及其他社会组织:公文形成的条件是行使职权和实施管理:公文是具有法定效力和规范体式的文书。法定效力：指公文的法定效力应在各级机关与组织的职权范围内发挥，不能失职也不可越权。规范体式：指公文的规范体式是由公文具有法定效力这一特性决定的。二、公文的产生与发展1识记：公文产生的社会条件公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是随着阶级、国家、文字的产生而产生，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。2识记：我国古代公文产生主要线索文体是语言的载体，文字的创造发明是人类文化演进的重要程碑。有了文字、语言的书面形成才得以出现临民治事的文书（主要是公务文书）才能产生。3.识记：我国古代公文的演变。我国古代公文的产生：结绳记事、书契、甲骨文书。甲骨文书产生的时代及意义。我国最早的公务文书汇编本尚书。尚书的主要内容、文种。秦汉以来封建社会公务文书的演变线索近现代公务文书的演变线索。公文演变与国家政权更迭的关系。4简单应用：分析说明文书、文件与公文三个名称在现阶段同时存在的原因及在不同情况、不同场合下使用的区别。如文书，文书处理、文书工作；文件、文件拟写、文件往来；公文、公文格式、公文立卷等。这些概念有时还可以互为通用。如文书处理也可称为文件处理、公文处理；文件往来也可称为文书往来、公文往来；公文格式也可称为文件格式、文书格式等等。这就说明，在机关日常工作活动中出现的文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一致的，都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。根据不同情况、不同场合的需要分别使用这三个概念。从这个意义上说，文书、文件和公文三者之间是可以互为通用的。 三、文书、文件与公文1.识记：文书、文件与公文的基本含义。：文书：在机关的公务活乃至人们日常生活中，使用得极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，即可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。：文件：文件一词，则有两种理解。 从广义上说，它同文书一样，既可指公务文书，也可以指私人文书，有时也可以作为所有文件材料的总称。 从狭义上说，文件主要是指机关、组织制成和发布的有文件版头等固定格式的正式行文。：公文：指各机关单位进行公务活动而形成的文件材料。 四、公文的特点1识记：公文的主要特点公文有法定的作者 公文有法定的权威 公文有特定的效用 公文有规范的文体 公文有规定的处理程序2、识记：法定作者与行文单位的含义。：法定作者：指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权限和担负一定的任务、义务的机关、组织火网表机关组织的领导人。：行文单位：在自己的职权范围内制发的机关、部门或单位称为行文单位。如：国务院文件、某某省人民政府是以机关的名义制发的。3. 领会：试述公文体式规范的意义。 公文有规范的体式，这是公文区别于图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章作品的一个显著特点。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。为了维护公文的法定性、严肃性、权威性并便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都应当按照规定的体式（包括文体、文面格式和版面形式）办理，不能随心所欲，另搞一套。4. 领会：公文规定处理程序的必要性。公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，一般经过起草、核稿、签发的程序。只有经过机关领导人签发的文稿才能印制、用印和传递。几个机关的联合文必须履行完备的会签程序；重要的政策性文件还须报表上级机关审批或由主管部门批准等。重要要的政策性文件还包括签收登记、分办、批办、承办、催办等程序。任何人不能违反公文办理程序擅自处理。5、为什么说公文有特定现实效用？公文的现实效用是制发机关的法定地位赋予的。任何一份公文都是为了说明一定的事实，反映一定的现象，解决一定的问题产生和形成的，为特定机关工作服务。公文具有特定现实效用是公文的基本特征之一。6、为什么说纸张的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破？(1)汉代以前，文书的载体材料一般为金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛等，这些载体材料所制成的文书，既不便于运转处理，也不便于保管，在一定程度上限制了文书工作的发展。(2)公文用纸以后，大大方便了文书的撰制、处理与管理，同时也使公文的种类、名称以至内容、形式越来越丰富多彩，从而极大地提高了文书工作效率。因此，纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作发展的重大突破。五、公文的作用1识记：公文的主要作用。领导与指导的作用 行为规范的作用传递信息作用 公务联系作用 凭据记载作用2、领会：简述普通文件的含义及注意问题。 (1)普通文件是相对秘密文件而言的非密文件。(2)普通文件并非无密可保，可任何人阅看。 (3)阅读范围一般限于本机关或本组织内部，不对外公布。3领会：公文的作用与机关工作的关系在机关日常工作活动中，公文撰制与办的工作量是相当大的，它是机关工作的重新组成部份。机关单位进行公务活动不能不使用公文。即使在是召开会议，进行调查研究活动，在其前期，中期和后期都要形成一些文件材料，甚至是重要的文件材料。没有公文，那简直不可思议的。总的说来，机关公文在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联第以及机关内部处理工作事务的一种工具。4. 领会：公文的领导指导作用在现实生活中的体现党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。5. 领会：公文的规范作用与社会稳定的关系公文本身所具有强烈政治性与法定的权威性。国这的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的，这些规范性的公文一经发布，便成为全社会的行为规范，无论社会组织或个人都应当依照执行，不可违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活，保障人民的合法权益有着极其重要的作用。6 领会：认识公文在机关信息传递与公务联系中的重要性。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的上下左右机关之间，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过公文的传递而取得的。通过公文的这种信息传递，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网强络，机关工作靠公文传递的信息得到处理解决；上下左右机关之间的关系，靠公文传递的信息得到调整。从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。 六、公文的分类1识记：常见的公文分类的方法主要是从文文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面划分。2识记：对外文件、收来文件、内部文件的含义：对外文件：简称发文，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件：收来文件：简称收文，是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。：内部文件：指制发和使用都限于机关内部的文件。3识记：秘密文件，普通文件及公布文件的含义：秘密文件：是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。：普通文件：是相对秘密文件而言的，从这个角度说也可称为非密文件。这种普通文件也并非无密可保，供何何人阅看。机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围比较宽。但一般来说，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。：公布文件：就是向人民群众和国内外公开发布的文件。4识记：法规规章文件的含义行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规的总称。5领会：公文分类的意义。由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分折和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的文类。 七、公文的文种1识记：公文文种的含义公文的文种也就是每一份文件的名称。任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等。通常情况下，人们把这些公文名称统城为文种。2识记：确定公文文种的依据它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。3识记：我国国家行政机关公文的主要文种（2000年8月24日）A命令（令） B决定 C公告 D通告 E通知 F通报 G议案 H报告 I请示 J批复 K意见 L函 M会议纪要4识记：中国共产党机关的公文主要种类（1996年5月3日）A决议 B决定 C指示 D意见 E通知 F通报 G公报 H报告 I请示 J批复 K条例 L规定 M函 N会议5. 识记：简述条例（中办发199614号）中的公文文种。 (1)决议；(2)决定；(3)指示；(4)意见；(5)通知；(6)通报；(7)公报；(8)报告；(9)请示；(10)批复；(11)条例；(12)规定（13）函，(14）会议纪要。6.领会：正确使用公文文种的意义不同的公文文种，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划分各种公文文种的使用界限，正确地使用公文文种，对于做好公文处理工作，具有重要意义。也说是说，一份公文的文种并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。7. 领会：如何确定公文的名称？ 公文的文种也就是每一份公文的名称，如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些公文名称统称为文种。公文的文种是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各神公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。确定一份公文的文种名称的主要依据是发文机关的权限范围、发文机关同收文机关之间的关系、发文的具体目的与要求、本机关所处的地位。8.简述正确使用公文名称的重要性。 各种不同的文种名称，可以概括地表明和反映各种公文的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现公文处理的规范化、制度化。 现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文文种，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响公文的及时处理。 例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一公文文种，就有可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高些，也不能使用“决定”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。第二章 公文写作 一、公文写作的重要性1.识记：公文写作的含义：指公文的起草与修改，是撰写者找机关立言，体现机关领导意图和愿意的写作活动。2.识记：公文写作的过程公文写作包含：起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程.公文起划可采用三种形成： 由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文 由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。3领会：公文写作体现机关领导意图的重要性目前，在国家机关、社会团体和企事来单位中，一些质量很差的公文时有出现，或错用文种，或逻辑混乱，或词不达意，或格式不规范，有的甚至与党和国家的方针政策或本机关领导意图不符合，这些情况出现，必然降低机关单位的工作效率，甚至造成工作上的混乱，产生严重后果。因此，公文撰写人员必须正确认识 公文写作的意义，请清社会责任，认真履行职责，写出高质量的公文来。4领会：公文质量与公文效用的关系公文效用是指公文对于机关公务活动所起的作用。具体说来，公文作为国家管理的工具，可以起到领导和指导的作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用以及依据和凭证作用。公文的质量的好坏，直接关系到公文效用的发挥。为了更好的发挥公文效用，就必须要公文写作严格把好质量关。5领会：强调机关领导亲自动手撰写重要公文的意义公文是为机关立言的，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。对于这样一项重要工作，必须加强领导，必要时领导人亲自动手。于对一些重要的指挥性、指导性、规范性公文的文稿，要由秘书部门或业务部闷热负责人起草，有的应由机关负责人亲自起草。领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中扬的原则性问题。二、公文写作的特点 1识记：公文写作的主要特点被动写作，遵命性强 对象明确，针对性强 集思广益，群体性强决策之作，政策性强 急迫之作，时限性强 讲究格式，规范性强2识记：公文写作过程，群体性的含义公文写作往往受撰写者个人眼界、水平与能力的制约，难以做到尽善尽美。就写作过程而言，要求集思广益，发挥群体优势。相互启发，拓宽思路，求同存异，反复协商，充分调动和发挥每个写作人看同的积极性、主动性和创造性，扬人之长，避人之短。公文写作不是凭撰写者个人行为，一般不具有个人风格而表现为一种文体风格，所以说公文是集体智慧的结晶，这就是写作过程的群体性。 三、公文写作的要求1识记：公文写作的基本要求要保证公文内容在政治上的正确性要实事求是，在业务上符合客观规律在文字表达上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑公文起草要符合统一规定的体式与程序要注意选用书写的载体材料与字迹材料2领会：保证公文内容在政治上正确性的意义作为传达、贯彻党和国家方针政策的重要工具，公文是党的基本路线和国家政策、法律、法规和规章的具体体现，是宣传群众、组织群众的依据和武器。因此，公文的撰写必须符合党的基本路线和国家的政策和法律、法规，必须在思想政治上同党中央保持一致。3领会：公文写作要实事求是，符合客观规律的必要性.实事求是是我党的优良传统和思想路线的核心。党政机关及其所属业务部门的文件是否体现了实事求是的精神，不仅是衡量一篇公文内容好坏是的重要标志，同时，也反映出一个领导机关、一个业务部门的思想、政策水平和工作作风。4领会：公文写作讲求时限的重要性公文是为解决现实问题而写作的，往往是对重大事情作出决策，对即现出现或已经出现的问题提出解决的办法和处理意见。有些公文由于情况紧急，时间要求相当严格，如关于部署抗洪救灾的指示或通知，应该快写快发，如果灾害发生再行文，那后果就不堪设想。遇到紧急情况需向上级报告或向下级传达的，更应争分夺秒，及时将文件发出去。5领会：公文在起草过程中要符合统一规定的体式与程序的含义公文的体式包含：公文的文体、结构、附加标记和文面格式。公文撰写符合统一规定的体式是为了保证公文的完整性、正确性和有效性。公文起草必须符合规定的程序，一般说来，起草公文要经交拟、起草、审核、签发等程序，然后印制发出6.领会：公文起草要注意选用书写材料的必要性。由于公文不仅具有传达意图，处理公务的现实执行性作用，而且还是有提供给今后工作查考利用的有存史性作用。也就是说，机关工作中所形成的绝大多数公文，当它们的现实主义执行效用一已完成或者消失以后，那些对今后工作有查考利用价值的，都需要整理归档保存，其中许多重要公文还必须长期保存或者永久保存。 四、公文写作的步骤与方法1识记：公文写作的一般步骤（1）明确发文主指，即公文的主题和发文的目的，内容如下：公文的中心内容是什么？ 根据公文内容，准备采用什么文种。 明确公文发送范围和阅读对象 明确发文的具体要求(2)收集有关材料，内容如下：收集、阅读和研究有关的文件材料 深入下去，收集有关的实际材料（3）拟出写作提纲材料收集起来之后，对一些篇幅比较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，然后进行具体的起草工作。（4）认真起草正文，应当注意：把握公文主题，选好用的材料 观点正确，情况属实 内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见 文字表述要简练，交代问题要清楚（5）反复检查，应从以下几个方面着手：关于主题的修改 关于观点的修改 关于材料的修改关于结构的修改 关于语言的修改2识记：公文主旨的含义：任何一份文文都是根据机关工作中的实际需要来撰写的，公文的主旨体现了机关领导的意图和发文的目的，它是公文的灵魂和统帅。3识记：公文写作收集材料的主要途径:收集、阅读和研究有关的文件材料 :深入下去，收集有关的实际材料4简单应用：分析说明对文稿反复检查修改的必要性及检查修改的主要步骤。公文起草一般都是在材料准备充分的基础上进行的，行文可以而且应当一气呵成，这样可以保证文气贯通，笔调一致。但是拟稿成之后，几乎没有不经过检查就成定稿送签的。所以凡是好的公文都是改出来的，尤其是那些重要的，篇幅大的公文无不经过几上几下，讨论审议，反复琢磨，有的甚至经过数十次修改才能完成。检查修改的主要步骤： 关于主题的修改 关于观点的修改 关于材料的修改 关于结构的修改 关于语言的修改五、公文写作人员的修养 1识记：公文写作人员应具有素质修养 政治素质好 有一定的政策理论水平 熟悉业务和机关工作情况有较宽的知识面 有较好的文字功底2识记：公文写作人员加强自身修养的途径与时俱进，勇于创新 博览群书，增长知识 深入实践，勤学苦练第三章 公文的体式与稿本 一、公文的体式1识记：公文体式的含义：公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。2识记：建国以来，党和国家有关部门对公文体式所作的一系列规定及所采取的改革措施。中共中央办公厅1950年4月印发关于文件纸型与格式的规定中央人民政府政务院1951年颁布公文处理暂行办法中的第三章对公文体式作了具体规定中共中央1955批准的中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例中第二章对党委机关的文件体式作了规定。国务院办公厅于1981年2月、1987年2月和1993年11月先后三次修订发布国家行政机关公文处理办法，2000年8月又以国务院的名义发布了国家行政机关公文处理，这几个办法都在第三章规定了国家行政机关的公文格式。二、公文的文体特征1识记：公文文体的含义：指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。2识记：公文写作中经常运用的三种表达方式叙述。公文的叙述和一般记叙述文的不同之处： 公文的叙事不在于具体记述事实，而是通过对基本情况或个别事实叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。 公文中运用叙述的方法主要是顺叙 在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。 写作的表达方式中说明。主要方法有：定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、分类说明 议论。要素有：论点、论据、论证3识记：公文语言运用的语言特点（具体要求）：准确、简明、庄重、得体 (1)准确。公文的内容必须用准确的词语表达，以保证理解和执行的准确性。它既包括思路的清晰，也包括字、词、句的精心选择和反复推敲。 (2)简明。即用最少的文字表达尽可能多的内容，简单明了，逻辑严密，议论精当。力戒空话、套话。 (3)庄重。指公文的用语必须讲究庄重、郑重。这是由公文的严肃性、法定的权威性和行政约束力决定的。即要求：使用规范书面语，注意雅语、敬语的运用。 (4)得体。指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象，条件的特定需要相适应。包括适应语体风格，分清上下级关系；恰当运用专业用语。 (5)列举公文，联系实际分析、说明。 4、公文的叙事与一般记叙文的叙事有哪些不同？ (1)公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实、不作过多的描述。 (2)公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙容易做到线索清楚、层次分明，便于阅文者迅速掌握事情的发展变化和来龙去脉。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。三、公文的构成要素1识记：公文构成要素的含义一份完整的公文由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部份。 四、公文的格式安排1识记：公文格式安排的含义：即公文的规格样式，是指公文各个要素在公文文面上的标识的位置和书写的样式。2识记公文文面上三个部分的划分：眉首部分 主体部份 版记部份3识记公文眉首部分各要素的名称、含义、作用及标注位置公文份数。含义：公文份数序号简称公文份号。是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。作用：编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当该文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。标注位置：编制份数序号一般用6位（不得少于两）阿拉伯数码，其位置在版心左上角顶格第一行，数字不足时，前面用“”(零)补齐。秘密等级和保密期限。含义：秘密等级是标识公文保密程序的一种标志。秘密期限是对公文密级的时效加以规定说明。作用：“绝密（长期）”是最重要的国家机密；“机密（5年）”是重新的国家机密；“秘密（6个月）”是一般的国家的秘密，只在泄漏都会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害标注位置：在文件首页公文版头右上角第一行。用3号黑体字标注，两字之间空1个字的距离，如需要同时标注保密期限的，则秘密等级的两字之间不用空出距离，如“秘密&六个月”。凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。紧急程度。含义：即对公文送达和办理的时间限度。作用：是为了特别引起公文处理部门和承办人的注意，以保证公文送达和办理的时候，确保 一些紧急问题能得到紧急处理。标注位置：在文件首页文头右上角。需要与密级同时使用的，紧急程序置于密级之下，上下对齐。紧急程序应在信封或封筒上加盖戳记注明。发文机关标识。含义：即人们通常所说的“文头”。作用：它是发文机关用来制发正式文件时合用的有固版式的发机关文件的版头。标注位置：发文机关标识大字居中套红印在文件首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体应选用小标宋体字，给人以庄重、美观、大方之感。版头下面有一条宽度等同版心的间隔横线，作为眉首区域或主体区域的分界线。发文字号。含义：是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加六角括号 ）和序号组成。作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理想；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。标注位置：发文字号的收写位置，一般来说，有版头的文件，应标注在文件和版头之下，间隔横线之上，剧中排列；用信 头的文件，则置于信 头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。签发人。含义：签发人标识仅在上报的公文中才出现。作用：在上报的公文中标识签发人的姓名，主要目的是为了上级单位领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责，以保证上报批公文的及时办理。标注位置：按格式规定应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行。这样，发文字号就不要居中了，要居左空1字，签名发人则右空1字。同时签发人三字用仿宋体，签名发人姓名用楷体。4识记公文主体部分各要素的名称、含义、作用及标注位置公文标题。含义：公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，公文主要内容准确、简要的概括和提示。作用：公文标题起提示作用。标注位置：公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。主送机关。含义：办法规定，“主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。作用：主送机是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。标注位置：主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格收写。5识记公文版记部分各要素的名称、含义、作用及标注位置正文。含义：正文是公文主体的部分，用来表达公文的具体内容，体现 发文机关的意图，是公文的核心。标注位置：在主送机关之下，落款之前的部分都是正文。附件。含义：公文如有附件，应该在正文一下行加心标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料和名称和件数作用：附件是附属于公文正文的，它对正文中的有关问题起补充说明或参考作用；在形式上，附件是公文的一个组成部分。标注位置：附件说明在正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数。成文时间。含义：是指公文形成的时间，是公文的一项重要内容。作用：它是文件生效及日后查考的重要依据之一。如果没有公文成文时间，在某种意义上说就是一纸空文。标注位置：公文的成文时间标注在发文机关署名下方的，不论文字多少，都要注意两者的距离相称。公文生效标识。含义：指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名。作用：证明公文效力的表现形成。 注。含义:附注一般是对公文的的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。标注位置：附注应该用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。 6、试述公文的文面格式中，眉首、主体、版记 三个部分的特点及其相互关系。 格式将公文各个要素划分为肩首、主体、版记三个部分，指出，置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印刷行业已多年使用，“主体”是格式中提出的新概念。其所以这样划分，是为了叙述的方便，更重要的是这三个部分本身各有特点，具有相对的独立性，界限也比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了格式对眉首所含各要素位置的规定就可以设计文件的“红头”部分；主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定，由于公文的实质性内容都在此分，故称之为“主体”；“版记”的特点是位置要依公文主体的构成而定。格式规定，版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。7、简述发文字号的作用及其标识形式。 发文字号是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份（加六角括号）和序号组成。 发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。8.为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？ 公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关发出的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将公文的主送机关的名称定错了，就会造成责任不明，意见不一，或相互推诿，无人过问，以至贻误工作。 公文的主送机关一般有以下三种情况：(1)上级领导机关列下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。除批复外，一般的F行公文都有两个以上的主迸机关。（2）F级机关向L级领导机关发出的请示或报告等上行公文，在一般情况下，都只有一个具体主送机关，不要多头主送。(3)直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文以及一些章程、条例、规定等规范性公文，一般就没有必要标写公文的主送机关了。9、论述关于公文正文主体的一般要求。 (1)内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接； (2)所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，要切合工作实际，切实可行； (3)内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见； (4)在文字表达上概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号； (5)根据格式的规定，公文中的数字、年份均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文要求表达准确，明白，公文中的数字、年份不能出半点纰漏，如果将数字、年份回行书写极易出现差错，也易使读者看错。10.简述附件与正件的关系。 公文如有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。附件是相对公文正件而言的。在内容上，附件是附属于公文正文的，它对正文中的有关问题起补充说明或参考作用，在形式上附件是公文的一个组成部分而不可随意分开。有附件的公文，附件就同正件一起组成一份完整的公文。附件说明则有助于附件的查阅与保护。11.公文为什么要标注主题词？ 公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，它有利于公文管理的规范化、科学化。电子计算技术的发展，为实现办公自动化提供了现实可能性。而公文主题词的应用，正是将大量文件资料存入计算机，建立文件数据库，实施公文的计算机管理的一项基础性工作。公文标注主题词，它有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益，使文书档案更好地为社会主义现代化建设事业服务。12.试述公文的版记部分中主题词的作用和应注意的问题。 (1)公文标注主题词的作用是： 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容；可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显，主要表现为快、准、全；公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。 (2)公文标注主题词应当注意以下问题： 必须在公文主题词表中选用主题词；公文主题词表中的类别标题不作主题词用；主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词；一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引；在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。 13.简述公文标注主题词的步骤。 公文标注主题词的步骤是：首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。其次是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。再次是主题词誊录，最后由公文的审核人把关审定。五、公文的排版形式与装订要求 1识记：公文排版形式的含义：公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文排版形式主要有：公文版头设计 版面安排 字体字号 字行字距 天地页边 用纸规格等2识记：公文排版形式的具体要求公文用纸尺寸与规格:A4纸210mm*297mm公文的书写形成。公文中的文字符号一律采用从上至下自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度版心宽度相等。字体字号的选用。一般按发文机关标识、大标题、小标题、标识字符、正文及附注等顺序依次从大到小的选用。 排版规格。格式规定:“公文的正文用3号仿宋体字，一般每排22行。每行排28个字。 制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚无断划、尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求。双面印刷、页码套正，两面误差不得超过2mm。油墨要达到色谱指标，保证质量。印品着墨实在，均匀；字面不花、不白、无断划。 六、公文的稿本1.识记：公文稿本的含义：公文的文稿和文本，同一内容和形式的公文，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。2.识记：公文文稿的含义及其分类：公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。3.识记：公文文本的含义及其分类：同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本的形成；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。4.领会：公文草稿与定稿的用途及其相互关系草稿：主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和他送审使用。草稿一般不向外发出，即使有例外，也仅仅是为了征求意见，以便进一步修改。定稿：指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。正互关系：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会批准通过的定稿有会议批准通过情部的记载。5.领会：公文正本、副本、存本的用途及其相互关系正本：正本突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。副本：主要代替正体供传阅、参考和备查使用。 存本：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。 相互关系：存本是不对外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本一经作为正本的样本留存，便失去了往外发出的特征，而是用于与定稿对照，检查正本文件发出兵中是否达到预期的目的，当发生疑问时，以其与定稿核对，可分清内部责任；以其与正本核对，可分清外部责任。6.简述存本与副本的区别。存本和副本都是从正本而来，它们的区别在于：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本一经作为正本的样本留存，便失去了往外发出的特征，而是用于与定稿对照，检查正本文件发出后是否达到预期的目的。当发生疑问时，以其与定稿核对，可分清内部责任；以其与正本核对，可分清外部责任。因此，发文机关应将存本与定稿一起整理归档第四章 公文的行文规范 一、行文规范1.识记：公文行文规范的含义：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。2.识记：确定公文行文规范的依据：依据向上级机关请示与报告工作；向下属单位布置与检查工作用；有的则是同一些平行机关或不相隶属的机关单位之间联系与商洽工作3.领会：公文行文规范的主要内容：行文关系、行文方向与方式以及行文规则。4.领会：确定公文行文规范的意义为了充分发挥公文的现实作用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文的办理有条不紊地进行，从而维护机关工作的正秩序，提高机关的办事效率。 二、行文关系1识记：公文行文关系的含义：指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。2识记：党政机关行文关系的基本原则国家行政机关的隶属关系和职权范围 党的各级机关的隶属关系和职权范围3识记：确定我国党政机关行文关系基本原则的依据根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。4识记：我国党政机关行文关系的划分同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。5、试述确定行文关系的基本原则。 公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说，行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。 办法和条例规定了我国党政机关行文关系的基本原则。 (1)国家行政机关的隶属关系和职权范围。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由中华人民共和国宪法规定的。 宪法明确规定了国务院以及地方各级国家行政机关的隶属关系，阐明了国家各级行政机关的职权范围和上下级机关之间的关系以及由此而确立的上下级机关之间的行文关系。各级国家行政机关在对上行文时，必须按照隶属关系上报给上一级领导机关，一般不得越级行文，以维护正常的工作秩序；在对下行文时，则可视文件内容以及行文的目的与要求按隶属关系和职权范围逐级一达、多级下达或直接下达到基层机关。有隶属关系的上下级机关之间可以互相行文，没有隶属关系的机关之间以及同级机关之间都可以互相行文。 (2)党的各级机关的隶属关系和职权范围。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由中国共产党章程规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。 党的上级组织领导下级组织，有对下行文的权利，同时又有解决下级组织提出的问题的义务；党的下级组织要向上级组织请示和报告工作，同时又有取得上级组织支持和指导的权利；上下级党组织之间要互通情报、互相支持和互相监督，在这方面具有对等的行文关系。三、行文方向与行文方式 1.识记：行文方向与行文方式的含义下行文：指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。下行文可分为：逐级下行文、多级下行文、直达基层组织和群众的下行文。上行文：指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。上行文可分为：逐级上行文、多级上行文、越级上行文。平行文：是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。2.识记：逐级行文、多级行文、直达基层的行文、在特殊情况下的越级行文、联合行文的含义。逐级行文：分逐级下行文、逐级上行文两种。逐级下行文：指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。逐级上行文：指采取逐级下级机关直接向上级领导机关的一种行文方式。多级行文：分多级下行文、多级下行文两种。多级下行文：指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。多级上行文：指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。直达基层的行文：指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直传达到人民群众的一种行文方式。在特殊情况下的越级行文：指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。 四、行文规则 1识记：行文规则的含义：指机关行文必须遵守的具体规定或准则。2识记：公文行文规则的主要内容注意隶属关系，尊重机关职权大力精减文件，严格控制发文数量和范围在一般情况下，党政机关不得越级行文牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文行文必须正确确定主送机关和抄送机关主送机关与公文文种要相互呼应关于联合行文的问题关于“请示”的行文问题关于各级党政机关办公厅(室)的行文问题经批准公开发面的公文，应视为正式公文依照执行3识记：精减文件的主要措施按照公文的内容确定发文范围。内容与受文单位的工作有关就发，否则就不发；凡是可发可不发的公文，坚决不发。要反对那种滥发公文，事事靠发文进行工作，甚至为办文而办文的文牍主义倾向。4领会：依据隶属关系和职权范围确定行文关系的意义办法和条例都规定，党政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。因此，上级机关对其所隶属的下级机关都可以行文，按级别确定发文范围是有根据的。5领会：正确确定公文的主送机关与抄送机关的必要性向上级机关的行文，或者要求对方机关办理答复的公文，应当主送一个机关，以便收文机关能及时迅速地进行处理。如需其他相关的上级机关阅知或文件内容涉及其他机关部门的业务范围，可以抄送。6领会：部门行文对有关问题应协商一致的必要性在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，尤其在当前改革经济体制和转变政府职能的新形势下，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。如果意见未协商一致，就匆匆忙忙各自向下发文件，把不同的意见捅下去，会使下级单位无所适从。7领会：限制越级行文的必要性党政机关要严格控制越级行文，除非确有特殊情况，一般以不越级为宜，以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。下级机关如果抛开直接的上级机关越级向上行文，就可能直接的上级机关的工作陷于被动，或者造成公文往返传递延误时间。在特殊情况下的越级行文，必须同时抄报越过的上级机关，以便于上级机关了解情况或协助其办理有关事项，因为各级机关都是有一定分工和管辖权限的。8.谈谈你对“大力精减文件