房地产公司行政后勤管理条例.doc

行政后勤管理条例为规范和提高公司的行政效率和后勤资源使用效果，适应公司发展的需要，特制定本规定。本规定未列明的事项，按照有相关行政权的机构或职务的决策执行。本制度适用于某某房地产开发有限责任公司，集团其它企业可以参照本制度执行。本条例由行政后勤部负责管理和解释。第一章 会议及会议室管理第一条 总经理办公会：是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。一、参加人员为总经理、行政总经理、财务总经理、项目总经理及相关的部门负责人。二、时间原则上定为每周五下午。三、例会由行政后勤部转发通知，并安排时间、地点；参会人准备会议议题。四、会议纪要由行政后勤部负责整理；并于次周一呈总经理审阅后发放至各有关部门。第二条 部门例会：是由各部门负责人定期召开的工作例会。例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，原则为不影响日常工作的正常进行。第三条 部门联席会议：是由总经理或行政总经理、财务总经理、项目总经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。会议由行政后勤部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政后勤部负责整理；并于次周一呈总经理审阅后发放至各有关部门。第四条 会议室管理会议室由行政后勤部负责管理，各部门如因会议需要使用公司会议室，须事先向行政后勤部登记申请，由行政后勤部统筹安排。第二章 印章及介绍信的使用与管理第一条 公司各类印章的管理单位为行政后勤部，公司所有印章须在行政后勤部办理印模备案；第二条 公司印章、公司合同专用章由总经理负责保管；第三条 公司财务专用章及相关印鉴由财务总经理负责，并按照财务安全管理要求指定经总经理核准的专人保管；第四条 公司其它业务专用章由行政总经理负责，并指定专人保管；第五条 公司印章的使用，须经总经理或其授权人核准，并在行政后勤部备案登记；第六条 公司合同专用章的使用，首先必须按照合同审核流程完成审核后，经总经理或其授权人核准，并在行政后勤部备案登记；第七条 公司财务专用章非财务专用的使用，须经总经理或其授权人核准；并在行政后勤部备案登记；第八条 公司其它业务专用章的使用，须经行政总经理或其授权人核准；并在行政后勤部备案登记；第九条 公司各类印章的刻制，由需求部门提出申请，经总经理核准后由行政后勤部统一办理；第十条 公司各类印章的废止或更换，由管理部门提出申请，经总经理核准后由行政后勤部统一办理，并按照法律程序要求由行政后勤部办理公告申明；第十一条 介绍信（含加盖公司印章的便函）由行政后勤部统一登记备案管理；第十二条 领用空白介绍信（含加盖公司印章的空白便函）须经分管领导审核，总经理核准；使用完毕返回公司3个工作日内，到行政后勤部核销，核销内容包括：一、 交回未使用介绍信（含加盖公司印章的便函）；二、 已使用介绍信（含加盖公司印章的便函）的使用登记；第三章 保密管理第一条 公司保密管理范畴：财务凭证、会计账簿、员工档案、经济合同、会议纪要、内部管理制度、客户资料及档案、规划方案及设计图纸、内部文件等均属公司保密管理范畴；第二条 公司保密分三级：秘密、机密、绝密；密级的划分标准由行政总经理制订，总经理核准；第三条 凡划分为保密管理的文件、资料，按照密级在文件、资料的第一页加盖密级章；第四条 秘密级文件、资料的查阅须经行政总经理核准；借阅须经总经理核准；第五条 机密及绝密级文件、资料的查阅须经总经理核准，不得借阅；第六条 保密工作的管理单位为行政后勤部；并负责对员工进行保密培训。第四章 行文、办文规定第一条 根据有利于工作、有利于归档、有利于保密的文秘工作原则，对公司的行文工作程序和格式做统一要求，以便逐渐建立起规范化的行文工作程序。第二条 行文规则一、 不越级行文；二、 呈报的公文应一文一事；三、 正式行文及签署合同的均应使用公司的全称。第三条 行文格式与要求一、 无论对外、对内的行文要使用统一的文发纸和文件审批表；二、 标题简要明确，注明文件种类（发文、请示、合同审查及其他）；三、 抬头（部门、称呼、职务）要注明报送单位；第四条 行文、发文文号一、 对外行文编号为：（字型为标宋，字号为四号）某某文年度第*号二、 内部行文编号统一为：（字型为标宋，字号为小四号） 某某（人）文年度字第*号 某某（办）文年度字第*号第五条 凡正式打印的文书，一律使用公司统一格式 。第六条 凡上报政府部门的文书、其大标题使用标宋体，小标题使用黑体，正式使用仿宋体，其他文书可使用宋体、隶书和楷体。第七条 行文及发文程序一、 对外行文由拟稿人拟稿、打印后，填写文件审批单，交由行政后勤部和各拟稿部门负责人核稿、登记、编号后，转呈公司总经理签发，行政后勤部存档。二、 以公司名义向公司内部发通知、决定等内部行文，由承办部门拟文、打印、核稿，经总经理签发后，由行政后勤部登记、编号发送。三、 公司下属部门向公司系统发出请示文件的内部行文，由承办人以部门名义拟文、打字、核稿，填写“文件审批表”，经部门负责人签字同意后，交行政后勤部登记编号转送。经总经理审阅签字后，行政后勤部根据批示意见下发到有关部门并存档。四、 部门之间备忘录等内部行文，由承办人拟稿、打印、核稿，经部门负责人签字同意后，交行政后勤部登记，转送有关部门和上级负责人并存档。第八条 收文办理程序一、 凡署名公司的函电，由行政后勤部拆封、登记，并按业务部门分拣，转送公司领导或有关部门。二、 凡署名部门或个人的函电，由行政后勤部分发至部门或个人。第五章 钥匙管理为了保证公司各项工作的正常运行，保障公司内部联络快捷、畅通，加强钥匙的管理，特制定以下办法：第一条 各部室、宿舍及办公桌、柜等钥匙原则上由行政后勤部统一配置，任何员工无权私自配置，特殊情况需请示主管领导批准同意方可配置。第二条 各部室、宿舍及办公桌、柜等钥匙由行政后勤部统一登记、发放。第三条 持钥匙人持钥匙期间若出现丢失、失窃、机密走失等情况，由持钥匙人负责。第四条 会议室、小餐厅等公司公共场所的钥匙由行政后勤部统一保管，各部、室如有需要，需向主管领导申请，获准方可登记借用。第五条 各部室、宿舍钥匙行政后勤部均有备份、留存，以备急用。第六条 行政后勤部指定有高度的责任心，具备良好的思想品德的专人管理钥匙；并有权对公司员工的钥匙管理情况做不定期检查。第六章 计算机及网络管理规定第一条 计算机及网络管理实施专人负责制，每台计算机由专人来负责。第二条 计算机的负责人定期对机器进行擦拭，确保荧光屏与机箱无灰尘。第三条 未经过主管领导同意，不可以向计算机乱安装软件，未经计算机负责人同意不许使用他人计算机。第四条 计算机共享资源不许乱改乱删，要正确对计算机进行操作。第五条 在不使用计算机时要关闭主机和显示器，断开电源，做到人走机器关。第六条 个人不许私自将计算机机箱拆开，如私自拆开机箱出现的后果由本人负责。第七条 计算机出现故障应及时找管理员，修理计算机时计算机负责人要在场，修理完计算机要填写计算机维修单。第八条 如果计算机需要安装软件时，计算机负责人要填写申请安装软件单，经主管领导同意并签字后找计算机管理员安装所需要的软件。第九条 在操作计算机遇到问题的时候要找管理员，以免造成不必要的故障。第十条 计算机负责人对计算机要保管好，如有人为损坏按原价赔偿。第十一条 每月由管理员对计算机进行系统测试，测试每台计算机的性能。第十二条 每月由管理员对计算机软件使用情况进行检查一次，测试软件能否正常运行。第十三条 每周由管理员对计算机的卫生情况进行一次检查，看计算机上有无灰尘。第十四条 每月由管理员检查一次计算机的配件，如发现丢失按原价赔偿，如果发生人为损坏视情节轻重予以20%60%处罚。第七章 档案管理第一条 档案管理工作的管理单位为行政后勤部；第二条 公司设立四个档案管理点，分管公司各类文件、资料档案；工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档及管理；人力资源部负责公司所有人员及制度的建档及管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档及管理；行政后勤部负责其他文件、资料及制度的建档及管理，同时负责其他部门移交档案的管理；第三条 当文件、资料在归属管理上出现分歧时，由行政总经理裁定；第四条 各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置；由行政后勤部定期归档统一处理第五条 行政后勤部有权随时抽查或检查各档案点的档案管理情况；并有权出具档案管理整改意见提交总经理办公会；第六条 各档案管理点的管理细则，由行政后勤部会同各档案管理点的管理部门制订，经行政总经理批准后实施。第八章 书籍、刊物借阅流通管理第一条 凡在行政后勤部借阅书籍、刊物的人员，都需履行登记手续。第二条 借阅期为一周，若因需要不能按期归还者，需办理续借手续。第三条 借阅者因事离开公司、出差或外出之前，应将所借书籍归还行政后勤，以利流通周转，否则过时按超期处理。第四条 超过期限收取超期费，每本0.50元/日。第五条 借阅书籍应当面检查，如发现缺页、污损等请及时向管理人员说明，由负责借阅人员加盖印记，否则，还书时，如发现损坏、缺页、裁剪等应由借书人负责。第六条 丢失书籍按原价23倍赔偿。能购得原书籍的尽可能用新书赔还。丢失成套书中一册或数册的需按全套书价格赔偿。罚款交纳手续限在半个月内办完，若催罚无效，通知财务部从下月工资中扣除。第七条 借阅者在借阅过程中需切实爱护书籍，不得撕毁、乱涂乱画、裁剪书籍，一经发现，处以罚款，每本510元直至原价。第八条 书刊管理机构为行政后勤部并指定专人负责。第九章 通讯器材使用及管理第一条 手机及BP机为提高工作效率，保证公司高级管理人员及个别重要岗位上的员工与公司总部联络畅通，公司将根据工作需要为高层管理人员或个别重要岗位上的员工配备手机及BP机。第二条 手机的配备根据工作需要，手机将配备到公司下属各部部门经理一级。如确有特别项目需要，可以给某些岗位上的个别人员破例配备手机，但需要由部门负责人填写申请报告交行政后勤部，由行政后勤部上报到总经理批准。当项目结束或人员调离项目后，手机应立即交回行政后勤部。第三条 BP机的配备如有个人无条件解决又确有工作需要者，BP机可配备到主管岗位。如个别人员因岗位需要配备BP机，各部门须填写申请报告交行政后勤部，由行政后勤部送至该部门负责人签字后，并在总经理办公会上通报。第四条 配备手机和BP机的手续凡持有公司配备的手机、BP机者，需与行政后勤部办理借用手续，当持有者的职务或工作性质发生变化时，需将手机、BP机交回行政后勤部。第五条 手机和BP机的使用凡持有公司配备的手机、BP机者，应使其通讯器材自6:3022:00保持开通状态，有义务随时回复公司的传呼或电话。个别重要岗位的人员将根据工作需要由行政后勤部通知全天24小时开机。第六条 通讯器材的保管及修理一、所有持有公司配备的通讯器材者，都有责任义务对其妥善保管、爱护，严禁将通讯器材转借他人使用，如违反规定，公司将酌情处置。二、当通讯器材在使用中受到损害，持有人应立即报告行政后勤部，由行政后勤部统一负责修理，并视具体责任原因而决定当事人是否需要承担责任。三、凡有遗失通讯器材的现象发生，由责任者个人负责按实价酌情赔偿。第七条 电话管理公司各部门配备的办公电话及配备到个人的手机只能因公使用，公司的办公电话实行IC卡管理，每月由行政后勤部对员工的电话费额汇总，员工通话时应言简意赅、厉行节约，IC卡各自保管，遗失照价赔偿并申请补办。打国内电话需经过部门负责人的批准同意，在指定的电话机通话后在行政后勤部长途电话登记簿上登记，并注明通话性质（因公因私）。行政总经理、财务总经理、项目总经理及以上级别岗位人员因工作特点不受此限制。国内长话登记簿由行政后勤部专人管理。第八条 通讯费用的管理行政后勤部每月对所有的电话账单、长途电话登记簿做出监督、检查、汇总并及时上报。对不正常的电话费用的出现，行政后勤部将有权责令当事人做出解释，并视具体情况令当事人承担电话费用。公司批准和配备的因公使用的手机，手机费每月定额为200元，超过200元时报销200元，多余话费自理；不足200元时，按收据上实际话费报销。公司批准和配备的因公使用的BP机，BP机费每年由行政后勤部统一汇总、缴纳。第十章 办公用品的管理第一条 公司日常办公用品由各部门员工按月提出计划，填写办公用品申领单，由部门负责人签字后，送行政后勤部，由行政后勤部统筹购买，无计划的一律不发放。各部门计划应于每月前10天报行政后勤部并于每月5号发放。第二条 原则上日常用品每月发放一次。领用办公用品的地点为行政后勤部。第三条 各部门所报计划要本着实际需要严格控制，如有浪费现象，行政后勤部有权进行删减。第四条 行政后勤部建立公司办公用品购置、使用档案，凡属公司购置的办公用品均应登记入册，同时注明领用情况。此项工作由行政后勤部指定专人负责。第五条 公司办公用品由行政后勤部统一购置，日常办公用品有一定的库存，对专业办公用品零库存。部门因特殊情况需要自行购置时，需经行政后勤部批准，并按规定进行登记。第六条 分配至各部门使用的办公用品要专人管理，不得无故缺损，任何部门不得擅自与其他部门调换。第七条 办公用品中耐用品的发放，除首次领取外，应以旧换新。第八条 个人使用的办公桌、椅、柜、计算器等办公用具由个人保管使用，人员调动时，由行政后勤部负责清点收回并做好回收、分配、增减登记。第九条 各部门闲置的办公用品，应上交行政后勤部统一保管。第十条 办公用品（价格在20元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时的向行政后勤部报告，由行政后勤部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。第十一条 公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查，年末普查的检查制度，检查工作由行政后勤部负责。第十一章 礼品管理第一条 礼品的收受及较贵重的礼品的发送均由行政后勤部统一管理。第二条 凡因工作关系个人或部门收到的礼品，应将所收礼品上交行政后勤部，由行政后勤部办理登记，由公司对礼品进行统一支配。第三条 凡因工作关系要送出的较贵重的礼品（1000元以上），需经总经理批准，公司统一调配或购买后，交行政后勤部办理领用手续。第十二章 机动车使用管理第一条 为了对公司的机动车辆实行统一管理，加强对机动动车辆的使用管理，特制定本规定。 第二条 因业务发展的需要，公司车辆可阶段性的配备给公司的下属各部门，配备的车辆由部门负责人负责调派。第三条 遇有公司的重要活动，行政后勤部可无条件地调用配备给部门用的车辆。第四条 某些部门因业务需要，出现突发性用车情况，行政后勤部可在部门间局部协调调配车辆，各部门应以公司利益为重，互相配合。第五条 任何部门和个人不能利用工作之便，公车私用。第六条 司机未经公司行政后勤部批准不得将机动车私自开回家，否则发生车辆被盗或损坏，造成经济损失由司机承担。第七条 为确保公司人员及车辆的安全，公司要求各部门使用车辆一定要由专职司机驾驶；对于一切由非专职司机（包括部长及所有员工）驾驶的公司车辆所发生的交通事故，其经济损失及人身安全责任均由专职司机承担。第八条 发生公司车辆被盗事件，追究直接责任人的责任。第九条 直接责任人的定义为：车辆停放在公司办公楼前，直接责任人为驾驶员和公司行政负责人；车辆停放在其他地点，直接责任人为驾驶员。第十三章 交通安全和驾驶员的管理第一条 行政后勤部要定期的组织司机进行交通安全宣传教育，让司机们建立安全行车意识，自觉的遵守交通法，牢记驾驶员的行车规范，杜绝“十二种严重违章行为”，不发生任何事故。第二条 加强对车辆的管理，保证车辆的完好状态，做好车辆的换季保养，为每辆车建立保养档案，司机班每月公布油耗、维修费。第三条 事故性质的划分一. 造成责任事故损失费在1000元3000元为一般事故；二. 造成责任事故损失费在3000元6000元为大事故；三. 造成责任事故损失费在6000元9000元为重大事故；四. 造成责任事故损失费在9000元以上的为恶性事故；第四条 处罚一. 司机凡因违章、违纪受处罚，罚款单不得报销。二. 凡有一般事故、大事故、重大事故、恶性事故的责任司机取消当年的安全奖和评选年度先进的资格。三. 机动车驾驶员责任事故处罚标准事 故 性 质赔偿经济损失一般事故5%20%大事故5%20%重大事故5%20%恶性事故5%20%第五条 非司机开车、司机酒后开车造成的事故，由肇事人赔偿全部经济损失。第六条 造成责任死亡的事故，按国家有关规定执行。