公司财务制度原创精选doc.docx

.费用报销管理制度总 则1、为严格控制费用支出，加强和规范费用报销的管理，提高公司经济效益，本着合理、节约的原则，制定本财务制度。2、本制度中的费用是指除公司项目支出外，在经营管理活动过程中发生各项支出（市内交通费、差旅费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等）。费用报销管理包括费用发生前的借款、费用发生时原始票据的取得、费用发生后报销单据的填写、审核以及报销款项的支付等方面的管理。3、 本制度适用对象为公司全体员工。一、票据要求1、费用报销时，必须提供业务发生时的原始票据（主要指发票或收据）。原始票据必须是因为购物或接受服务而从供应商或提供服务单位手中取得的真实、合法票据或收据，严禁使用替代票据或收据；2、所有报销应以发票或收据为凭据，白单不允许作为报销的凭证；3、发票抬头必须正确、完整填开，应要求对方开具发票抬头为本公司全称：“南京*有限公司”。不允许发票抬头为公司简称：“南京*”或“*”等；4、原始票据不得涂改、刮擦、挖补，填开时必须使用相同笔迹，如出现此类情况则视同票据无效，需重新开具；原始票据须加盖开票单位的发票专用章或财务专用章；5、凡填有大小写金额的原始票据，大小写金额必须相符；原始票据的票面金额与实际发生金额、报销时填报的金额原则上必须相符；6、连号（如出租车车票连号）或全额无法确定实际支付金额（如长途客运票）的原始单据为不正规票据；7、凡购置金额在500元以上的项目费用、销售费用及办公费用，在发票后注明收款方单位全称、联系人姓名及电话。注：若在公务中没有发票，需开具收据的，要附情况说明；公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。二、票据粘贴方法1、所有原始单据要按性质【如差旅费（含膳宿交通等）、餐饮费、通讯费、办公费用】分类、分次、分页粘贴填制报销单据（如差旅费报销单和费用报销单等）；2、报销单据须列明所属部门、费用发生期间、员工姓名、所附单据张数、金额等基本信息，摘要栏内简要说明费用发生事由及其他需要说明事项；3、所有原始单据应以粘贴单大小为准，用胶水横向贴在粘贴单上。粘贴票据时不要将所有单据全部粘贴在左上角，而应该将所有票据均匀粘贴在装订线内。严禁使用订书机将所有单据订在一起。三、原始单据时效性及报销凭证相关规定：1、所有需报销的各种原始单据（包括购买办公用品和支付其他款项），本着及时报销的原则，以票据发生时间为准，有效报销周期为一个月，原则上超过有效报销周期的费用不再允许报销；2、所有填制的报销单据，应字迹清楚，不得涂改，否则财务不予受理；3、报销凭证由公司统一采购，报销单据抬头需注明单位名称及所属部门。四、费用报销流程部门（项目）经办人 负责人审批 财务会计审核 总经理审核 出纳付款1、每月下旬25日起，报销人整理本月报销单据，差旅费填写差旅费报销单，其他零星费用填写费用报销单，并交部门（项目）负责人审批；2、部门（项目）负责人按授权审批的额度对报销单进行审批，如超越审批权限，需提交上一级审批；部门（项目）负责人必须对费用报销的合理性和准确性进行业务审核，如不符合公司制度规定，应退回报销人；3、报销人将已审批签字的报销单提交财务部门会计审核；财务部门会计审核报销单据的准确性以及是否符合公司制度规定，如不符合，应退回报销人；4、财务出纳负责将费用报销单及其内附的原始单据提交总经理审核签字；5、财务出纳确认原始单据经授权人签批后，编制凭证编号，并登记现金日记辅助账本；财务出纳集中向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款，原备用金借款单须及时注明“已核冲”字样并留存记账；6、报销人员/领款人员在领取款项等时需在出纳编制的现金日记辅助账中签字确认；7、财务部门会计收到出纳付款的单据后，归档至会计凭证。五、费用报销具体规定：1、市内交通费：是指在市区范围内因公务需要而乘坐出租车和其他交通工具等的费用；1）员工外出办事，原则上应乘坐公共交通工具。除遇紧急情况或特殊情况须报部门（项目）负责人批准后方可乘坐出租车，报销时必须在出租车车票背面注明往返地点及用车事由；2）有月定额公交补贴的员工不可另行报销市内交通费；3）员工确因工作需要申请加班并获批准的，加班时间超过22:00，可以乘坐出租车回到住所。4）凡外出员工应填写外出登记表（见附表二），注明表格相关事项，履行外出报批手续；一般职员须由部门（项目）负责人或指定授权人在该表上签字同意方可外出；各部门（项目）负责人及以上人员须报请总经理或指定授权人在该表上签字同意方可外出；2、差旅费：是指因公务需要到本市以外出差而发生的膳、宿、交通等；（1）标准1）出差期间的交通费按实报销，票据（含出租车票）背面需注明往返地点及用车事由；2）公司员工出差期间按30元/天的标准享受餐费补贴，需凭票面数额核报，超出标准按标准核报；3）公司员工应尽量在考虑保持公司形象的前提，本着尽量节约的原则选择适宜的商务宾馆或酒店住宿、消费，以减少开支；4）公司员工出差期间按10元/天的标准享受通讯补贴，需凭通讯清单核报，超出标准按标准核报；享受通讯费补贴的员工在出差期间必须保持24小时（含节假日）通讯畅通；5）由客户承担的各项费用，公司将不再予以核报。（2）出差审批1）凡出差人员应填写出差申请表（见附表一），注明表单中所列事项，履行出差报批手续；2）一般职员出差，由部门（项目）负责人签署意见报请总经理审批；3）各部门（项目）负责人及以上人员出差报请总经理审批。3、通讯费：是指因公务需要而使用的电话（传）费、移动电话费等；通讯费费用按公司规定月定额范围内给予报销，超支部分由个人承担，公司不予报销。4、业务招待费用报销：是指因经营管理业务需要而发生的餐饮费、礼品费等；1）各部门（项目）在开支业务招待费之前，需事先经公司总经理批准。否则，出纳不予报销；2）报销时凭正规餐饮发票填制费用报销单进行报销；若有外购酒水，会同酒水发票一起；3）费用报销单上需注明时间、招待对象、事由、参加人员；4）出差期间的交际应酬须事先请示总经理特批。5、工作餐补贴：1）午餐补贴：在公司出勤的员工，每日中午可享受工作午餐补贴（5元/餐），但陪同宴请客户及市外出差人员均不享受该补贴；员工每月月底需凭票到出纳处核报；2）加班餐费补贴：公司员工因工作需要加班至晚上19：00，可享受10元/餐的误餐补贴。公司员工每月月末凭票（发票背面注明进餐人员、时间）到出纳处核报；3）若由公司订餐，将不再享受该补贴。6、办公费：是指因办理公务需要而发生的水电费等；由公司出纳负责缴纳相关费用并自行填写费用报销单，粘贴原始单据进行报销。员工宿舍用水电费由员工自行分摊。7、公司内设施维修费用报销：需要发生维修费用时，由出纳向总经理提出申请，经同意后维修；维修购买的材料及支付人工费用均需取得原始凭证，按规定填写报销单进行报销。8、办公用品管理：（1）购置由各部门（项目）根据需要，于每月20日前编制计划报出纳审核汇总，按审批权限批准后，由出纳按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出、存情况。（出纳有 500元以下零星支出的权限）（2）领用领用时，需由领用人签字登记。注：单次领用金额超过100元以上的办公用品（墨盒等耗材除外）需由总经理审批后方可领用。9、员工借款管理：1）暂借款是因公务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款（如购买物品）。借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并按规定审批权限审批后，由出纳付款。其中差旅费借款须以出差申请表为依据；2）预付款是指因公务的需要，需预先支付的各项物品采购款项，支付此款项时，需由经办人按要求形成书面付款申请，向出纳出具采购申请物品明细，完备各项审批手续后，出纳方可付款；3）项目组在外常驻服务人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，在规定时间内报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经总经理认可；4）款项借支程序：借支人填制借款单，报部门（项目）负责人、财务、总经理审批后，交出纳向借支人支付备用；借支2000元以上的大额备用金须提前一天通知出纳；5）暂借款借支人须在公务完毕后一周内内到出纳处报销或还款，实行定额备用金的借支人须每2个月结清一次。借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借。临时员工借支视同本部门经理借款；6）超过期限未办理报销手续或还款手续的，财务部门应进行催收。经催收无正当理由仍不办理相关手续的，财务部有权从其工资中将所欠款项扣回；每年12月31日前，其余所有个人借支的备用金（12月下旬借支的除外）均必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回；7）借款单是财务账务处理的依据之一，所有借款单将作为记账凭证，故借款人在归还借款后，由出纳在借款单上注明已核销，借款单将留存记账。 10、公司固定资产、低值易耗品管理：财务部门设财产账，对资产按部门管理，于每年12月月底进行一次清查建账。由各部门签字确认后，由部门人员对资产的安全性进行管理。各部门之间调拨，调拨方要出具出库单经调入方签字确认，并将确认单传递给财务进行账务处理；如遇轮岗换岗，资产同样需办理签字移交手续。11、工资：1、出纳须严格执行公司考勤制度，每月月末根据公示的考勤数据、外出登记表、出差申请表、请假单等序时编制工资发放表，将相关数据提交财务审核确认存档，并将工资发放表交由总经理批复。工资以出勤日为计算依据； 2、工资发放时间为每月最后一个工作日，奖金发放时间为每月15日（遇节假日顺延）；3、自动离职员工在办理完公司移交手续后于次月中旬至财务处办理工资结算；4、新入职员工当月工资奖金发放时间规定：入职日期在当月15日之前，工资奖金发放时间如上规定；入职日期在当月15日之后，工资奖金发放时间为次月的15日（遇节假日顺延）。六、备用金管理：根据每月公司费用结构，由出纳开具备用金借款单，经财务会计和总经理签字批准后，总经理直接拨付备用金至出纳处，出纳签字收款后由其保管。备用金用于公司费用报销，工资、社保等的支出，出纳不得私自将备用金借于他人使用。每月中旬和每月月底出纳须将电子档现金日记账抄送一份至财务会计审核存档，并盘点其实际备用金余额；为确保资金安全和人身安全，除日常所需零星开支的库存现金限额一千元外，超额部分须存入银行。七、审批权限：暂借款、预付款及备用金借支和费用报销的审批权限：1、以上款项借支和费用的报销金额在2000元（含2000元）以下的，由部门（项目）负责人审核，财务会计复核后，报总经理审批。总经理出差在外时，由财务会计代批，后由出纳交总经理补签；2、以上款项借支和费用的报销金额在2000元以上的，由部门（项目）负责人审核，财务会计复核后，报总经理审批。总经理出差在外时，由财务会计电话申请总经理同意后代批，后由出纳交总经理补签。八、本制度自修订之日起实行本制度由*有限公司负责解释。 南京*有限公司 2011-12-01附表一：出差申请表 年 月 日出差