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知识属性、情境依赖与默会知识共享条件研究知识属性、情境依赖与默会知识共享条件研究 知识属性、情境依赖与默会知识共享条件研究 2009-02-03 21:55:04 摘 要：知识具有默会性和情境依赖性，默会知识的交流、共享与情境密切相关，默会知识的共享实质上是一个知识创造的过程，只有亲临现场、共同在场、互动沟通，才能有效地传递与分享默会知识，并基于此创造知识，信息化为知识共享创造了条件，有利于促进知识共享，但非结构化的问题难以通过信息化的手段进行处理，信息系统在共享默会知识、情境依赖性知识时往往无能为力，永远都无法完全替代主体共同在场的面对面的互动沟通，因此，为实现情境依赖性的默会知识充分共享并创造知识，即使在信息化的背景下，也有必要进行共同在场的沟通。 关键词：默会知识；情境依赖；知识共享；知识创造；信息化 知识共享是组织管理中的一个重要方面，是知识主体之间常规的直接互动交流或通过媒介交流以实现知识的转移、吸收和创造的过程，随着组织信息化进程的加快和信息化程度的提高，一些组织过于强化信息系统在知识管理方面的重要地位，弱化了常规的交流模式，并试图以信息系统来取而代之，本文拟探讨的就是信息化背景下的组织知识共享问题，通过对组织知识共享条件的系统分析，认为知识具有默会性和情境依赖性，默会知识的共享实质上是知识生成与创造的过程，尽管信息系统有利于促进知识的共享，但是难以完全满足知识共享的条件，无法替代主体共同在场的面对面的互动沟通。 1引例 国家自然科学基金管理工作地区联络网组织(简称“联络网”)的存续问题正面临着信息化的影响，联络网作为承担国家自然科学基金委员会与受科学基金资助单位和申请科学基金资助单位之间相互联系功能的一种非常设联络组织，其目的是加强国家自然科学基金委与各受资助单位、申请单位的工作联系，便于沟通信息，促进经验交流，提高科学基金管理水平，它在科学基金管理工作中发挥着承上启下的桥梁和纽带作用，联络网的主要任务是通过召集会议、研讨、经验交流、业务培训等方式，组织所在地区联络网成员单位的科学基金项目管理人员宣传自然科学基金制和自然科学基金工作的方针、政策，配合自然科学基金的申请与资助项目的管理，及时、准确地传达自然科学基金委的有关部署，为做好资助项目管理提供咨询服务，反映基层单位和科研人员的意见和建议，这一没有任何中间环节的组织，既减少了行政管理层次，又方便了基层单位申请、管理和完成科学基金资助项目，在基金管理中取得了公认的成绩。 随着科学基金管理信息化程度的提高，信息系统在信息收集、处理、反馈等方面具有显著的优势，它也能够发挥联络网的“上情下传，下情反馈”的桥梁纽带作用，管理的信息化是大势所趋，美国等国家的科学基金管理都已进行了广泛而深入的信息化建设，基于IT的技术系统对信息收集、传递、处理、储存等具有显著的技术效率，这与联络网的信息交流沟通的功能相互重合，从这个意义上讲，信息化可能会替代联络网的一些功能，在信息化还不完备的过去，联络网在信息交流沟通方面发挥了重要作用，那么在信息化逐步完备的情况下，联络网管理模式究竟还有没有存在的价值和必要，基金委对此非常关注。 科学基金管理中的联络网组织模式实质上是一种知识管理系统，联络网组织所面临的问题具有一定的代表性，这不仅是一个实践问题，也是一个理论问题，回答这个问题，需要从知识管理理论的角度对沟通交流对象的属性、信息系统的特征、信息系统与知识管理的关系等方面进行深入分析。 2知识的默会属性与情境依赖 知识有两种形式(或者说两种成分)，即明晰知识和默会知识，默会知识的概念由科学哲学家迈克尔波兰尼(M Polanyi)最早提出，默会知识与明晰知识的分类已经被广泛接受，成为知识管理理论的重要概念，明晰知识可以用文字、数字来表达，并通过数据、科学公式、说明书等形式来共享，它是一种能够在个人、组织之间进行系统传递的正式和规范的知识，是一种结构化的知识，而默会知识是只可意会不可言传、高度个人化、难以与他人共享的知识，是难以形式化或结构化的知识，是高度压缩了的明晰知识，用迈克尔波兰尼的话说，就是“一个人所知道的比他所能说出的要多”，主观的洞察力、直觉判断等都是默会知识，它植根于个人的行为、经验、观念、价值观、情感等之中。 一般来说，默会知识又可以进一步分为两类：技术性的默会知识；认知性的默会知识，技术性默会知识或默会知识的技术维度，是指主体已意识到自己拥有但限于表达能力而难以清楚说明的默会知识，之所以难以说明，主要是由于表达方面的技术性原因，这种默会知识包括一些非正式的个人技巧或“手艺”，也通常被称为技术诀窍(kilow-how)，认知性默会知识或默会知识的认知维度，是指自己拥有并常常使用但却没有意识到的默会知识，如卡尔韦克(Karl Weiek)一贯推崇的，“一个人不可能说出他所不知道的事情”，同样，一个人也不可能说出他所没有意识到的知识，不仅我们知道的比我们所能说出的要多，而且我们知道的常常比我们自认为知道的也要多，这类知识之所以无法说明或没有得到说明，其主要原因在于认知方面，一般而言，认知性默会知识包括深植于潜意识之中并被常常想当然认为的信念、观念、价值观、图式以及心智模式等，概括地说，默会知识的技术维度是指主体已经认识到的、有意说明但无法言说或说不清楚的默会知识；认知维度是指主体没有意识到但却不知不觉中使用的知识，这种知识即使认识到了(如被提醒)也不一定能说清楚。 知识不仅仅是语言文字，其含义更加依赖于特定的情境，知识是多维的，只有将语言与当时的情境结合才能有效理解说话者的真实意思表达，语言文字只不过是意图表达的要素之一，是唯一可以记载并通过各种技术手段进行传递的，其他无法记载和传递的因素都被忽略了。 实践已经证明，默会知识在组织中发挥极其重要的作用，知识管理的关键就在于默会知识共享，组织管理所要解决的一个重要问题就是认识和处理“知”与“行”的关系，强调“知”、“行”合一才能提高组织的效率，在现实中，这个“知”是默会的知识，个体是依默会的“知”而行，而不是依明晰的“知”而行，知识类似一座冰山，明晰知识只不过是冰山露出水面的部分，更多的知识活动是以隐藏的方式存在的，明晰知识活动的背后实际上是以默会知识的活动为支撑的，个体看似有目的的行为实际上是在默会知识的直接指引下不自觉地发生的；只有内化于个体的默会知识才能保证其连贯的行为，此时明晰知识所提供的行动指令往往难以做到这一点，任何一个可以明确说明的事物或活动的背后都省略了大量的有待于进一步说明的事项，而这些省略的内容是靠交流双方所共知或假设对方已知晓的知识共同知识来填补的，这种共同知识实际上就是双方没有意识到的、或者只有在被提示下才意识到的默会知识。 3默会知识共享的条件 默会知识共享的过程不仅仅是知识传递、吸收的过程，而更是一个知识生成和创造的过程，不管是技术性的还是认知性的默会知识，其分享都需要充分的条件，促进默会知识分享，从主观上看，拥有知识优势的成员要有进行知识分享的意愿；从分享的微观条件来看，要进行共同在场的互动；从分享的宏观组织来看，要营造利于知识分享的组织；从知识接纳的角度来看，要有相应的吸收能力，缺乏任何一个环节，都无法实现默会知识共享的目的。 3，1充分的分享意愿 是否拥有知识分享的意愿，是决定知识分享程度的首要因素，理论上讲，分享的意愿取决于拥有默会知识的一方对知识分享所导致的收益与成本(风险)的权衡，长期以来，人们认为知识之所以难以分享，是因为人们普遍缺乏分享的积极性，将组织或个体之间的妒忌、缺乏激励、故意拖拉、被动应付、虚假接受、接受者拒绝听命、抵抗变革、缺乏承诺、地盘保护等视作知识分享的障碍，人们往往出于对所有权、特权地位、优势地位等的考虑，知识源单位往往不情愿将自己的知识与其他单位或个体共享，或者后悔共享后没有得到适当的回报，或者不愿意提供时间与资源以支持知识的共享，因此，要强化默会知识分享的意愿就要营造出知识分享对自己来说是有价值的这一条件，如倡导一种知识共享的文化，设计正面激励的机制，淡化竞争等， 32共同在场与互动 从默会知识分享的微观条件来看，营造默会知识分享的情境氛围是促进默会知识共享的关键所在，默会知识的交流、共享与情境密切相关，只有亲临现场、共同在场、互动沟通，才能有效地传递与分享默会知识，默会知识的获得只能通过与知识的拥有者相互切磋，密切观察，与其融为一体的方式才得以实现，考虑到语言与默会知识之间的关系，可以从两个方面人手：尽管语言文字在默会知识共享过程中比较乏力，但仍要借助语言交流来实现知识的分享，事实上语言在默会知识交流方面有障碍，这并不意味着完全无法通过语言的沟通来实现默会知识共享，通过创造语言沟通的便利条件可以在一定程度上解决这一问题；在语言交流以外再寻找语言交流的补充方式，要借助于非语言交流的渠道，如示范、观察等来达到默会知识分享交流的目的，这两个方面都需要一个交流主体共同在场的条件。换句话说，如果没有交流主体的共同在场，就不可能形成一个经济便利的语言交流条件，也无法创造一个供交流者进行观察、示范、模仿的环境，这集中体现在以下几个方面。 321语言意义的情境依赖性文字一旦离开现场的情境，其理解是不同的，政策的解读往往是一个人解释一个样，情境是多维的，任何语言都难以准确、全面地描述，只有通过亲临现场才能全面把握语言原始、真实的意义，任何他人对当时情境的转述都是转述者有选择地描述，而通过他人描述或信息系统来间接地获取信息，往往就产生信息失真，因为多一层中间环节的描述，就多了一层筛选与过滤，脱离开具体的环境，说者的语言文字的意义就会在一定程度上流失或扭曲。 322在场交流的经济性共同在场可以营造一个深度交流的条件，知识的共享，尤其是当所共享的知识包含默会知识成分时，将需要大量的个人之间的交流，而这些交流的成本取决于交往的容易程度以及知识源与接受者之间的亲密程度，许多组织的办公室将每个员工工作间的隔板拆除，其目的就是为了消除距离感，缩短心理距离，创造一个良好的沟通氛围，人们可以通过运用比喻，将其所知道的但难以言说的东西与某种熟知的易于表达的东西连接起来，从而表达出他们知道的但难以言说的东西，交流主体之间的空间距离会弱化交流的效果，集中会议研讨的方式提供了一个比较经济的知识分享条件，交流是在假设对方对某些事项已知的情况下展开的，你所知道的东西，对方可能并不一定知道，此时你的假设是错误的，这样达不到交流的目的，如果没有共同在场这一方便的交流条件，可交流可不交流的问题，可能就不会交流了，由此可能会留下疑虑或误解，有了共同在场的经济方便条件，对沟通中不清楚的地方或存有疑虑的问题，用不着事后再打电话去咨询或确认某个疑问，现场即可解决，而且还可以深入追问，直至双方毫无疑问为止，323示范、观察的需要默会知识难以通过语言来表达，要达到共享的效果，非语言的示范、观察等对语言的沟通起到补充和促进的作用，师徒式的亲密接触、“移情(empathic)观察”技术等可以帮助交流者达到心领神会的知识共享目标，而要做到师徒传承示范与移情观察，首先就要求交流各方必须共同在场。 33良好的组织安排 有效地促进默会知识共享，除了要在微观方面营造良好的分享氛围以外，还需要在宏观方面进行有效的组织安排，一方面，组织的结构与体制、协调关系、组织的行为特征、活动周期安排等都会影响知识共享的效果；另一方面，组织的项目团队建设也是创造默会知识共享条件的手段，为了有效地在团队成员之间进行默会性的交流，增强团队成员的“创造性磨擦”(creativeabrasion)，在团队成员比例结构方面，刻意保证成员的异质性(heterogeneous)思维，从不同的角度对方案进行质疑，进一步修订和完善方案，事先采取措施做好应对准备，以避免在实际运作过程中可能出现的问题， 3，4相应的吸收能力 从知识接受者的角度来看，个体的知识吸收能力的提高是促进知识共享的关键因素，知识具有累积性与相互依赖性，只有掌握了旧的东西，才能有效地掌握新的东西，认知科学和行为科学领域在个人层次上的研究表明，积累已有相关知识不仅能增强记忆新知识的能力，即知识获得，而且能增强利用这些知识的能力，知识具有自增强的性质，即存储在记忆之中的事物、模式、概念越多，新知识越容易获得，而且也更容易将其运用在新的方面，个体的知识存量有利于新的相关知识的学习这种观点可进一步延伸到组织上，这就是说，组织需要具有相关的知识才能消化并应用新知识，吸收外部知识的能力在很大程度上是已有的相关知识水平的一个函数，这一观点认为学习是个积累的过程，当要学习的东西与已知的东西发生联系时，才能达到学习的最佳状态，心理学家关于认知结构的研究表明，当所要学习的新知识与学习者的现存知识结构相互关联时，个人的学习就达到了最佳状态，学习者积累已有的知识能够增强其学习的能力，因为记忆力知识的存储是通过相互学习得以发展的，新的知识往往要通过与原有的概念建立相互联系才能被学习者消化吸收。根据吸收能力理论，默会知识共享要求具有相应的吸收能力，这个吸收能力的大小取决于知识接收者的知识背景的相似程度、知识积累状况等，而知识积累状况又取决于知识接收方的稳定性，如果经常更换交流对象，是难以保持知识的连续累积的。 4信息系统在默会知识共享中的局限性 信息化为知识共享创造了条件，有利于促进知识共享，但无法完全替代主体之间的面对面交流，信息系统在共享默会知识、情境依赖性知识时往往是无能为力的。 组织管理中的问题大致可以分为两类，即结构化的和未结构化的问题，与此相对应，组织中的信息也分为两类：结构化的信息和非结构化的信息，IT只能解决一些结构化的信息管理问题，野中郁次郎关于知识共享与创造的SECI模型认为，知识的共享与创造是一个经历从默会知识到默会知识(社会化，socialization)、从默会知识到明晰知识(外化，externalization)、从明晰知识到明晰知识(整合化，combination)、从明晰知识到默会知识(内化，internalization)的螺旋上升完整过程，缺乏其中任何一个环节，知识的共享将难以实现，在当前的知识管理领域存在这样一种倾向，将组织的知识管理系统设计为一个基于IT的技术系统，认为只要在组织中设立知识库，建造知识平台，知识管理就可以实现，数据库、超链接、软件能够识别来自不同信源的文档间的关系并自动在分散信息间建立链接，IT越来越多地用于组织内部网络和数据储存，构建以知以为基础的系统(KBS)，以技术反抗“健忘”，实际上，基于IT的知识管理只强调明晰知识，野中郁次郎等也认识到组织利用IT具有效地管理“知识”，但很多工具实际上用于信息管理而不是知识管理，信息系统至多能够对明晰知识、结构化知识进行传递与整合，而无法完成默会知识、非结构化知识的创造与共享因此，基于TT的大多数知识管理工具是通过组合或重复使用现有明晰知识，而不是创造知识，只是局限于野中郁次郎模型中的明晰知识之间的整合化。 即使信息化行效地解决了结构化的信息传递沟通问题，但是，这些结构化的信息从何而来?事实上，结构化的信息不是系统自己动生成的，它需要外部的输入，即结构化的信息需要一个生成条件，面这个生成条件就是集体研讨、交流，达成共识，前所未有的、意图导向性的问题是尚未结构化的，它只有通过深度交流研讨才能产牛和确定，电子网络不可能取代面对面的交流，共同在场的氛围会产生相互发作用，会场的气氛往往是“热烈”的，而IT系统的界面是“冰冷”的，“头脑风暴法”(brain storm)中的知识创造需要一个气氛热烈的环境，因此，不能单纯地依赖基于IT的知识管理系统， 信息系统和管理者之间的交流难以实现，首先是因为要实现友好的界面并不容易；其次是因为信息系统反映的是整体的要求，而管理者反馈的是局部的问题，信息系统的设计者往往会问各部门有什么要求，而你提出要求时，信息系统又会要求提得全面，未来不确定的东西很多，不可能很全面、很具体，信息系统所能解决的只是一些结构化、程序化的问题，只有把那些只可意会而难以言传的问题进行明确表达、把比较模糊的处置方法转化为程序化的解决方案时，才能够通过信息系统进行有效率的技术处理。 5 结论 基于上述理论分析，我们认为，具有情境依赖性的默会知识、非结构化的问题是难以通过信息化的手段进行处理的，信息系统永远都无法替代现场面对面的互动沟通，回到“引例”中所提出的问题，即使是在信息化的背景下，联络网管理模式的存在依然具有价值与必要性，因此信息系统并不能完全取代联络网，这一理论判断也得到了问卷调查的实证支持，针对“科