如何做好信息时代下的档案管理工作[权威资料]

如何做好信息时代下的档案管理工作 本文档格式为 WORD,感谢你的阅读。 摘要：随着计算机及网络技术在档案管理领域的应用，标志着信息时代档案管理的到来。如何在新形势下加强档案管理，促进档案信息化建设，是时代发展对档案工作提出的新的要求。本文结合自身工作经验，针对信息时代背景下的档案工作中存在的问题及应对措施，谈谈自己的一些看法。 关键词：信息化， 档案管理， 存在问题 Abstract: along with the computer and network technology in the application of the archives management, marks the arrival of information age file management. In the new situation, how to strengthen file management and promote the file informationization construction, is the development of The Times on archives of the proposed new requirements. Combining with their own work experience, according to background information in the archival work of the problems and measures, and talk about some of his own view. Keywords: information, file management, existing problems G271 A 档案管理信息化就是在档案管理过程中，将档案资料通过加工、处理，应用计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。其特征主要包括：档案信息的数字化和网络化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息利用的共享化；档案信息服务的社会化。随着各行业档案信息化建设的不断推进，档案管理的工作效率及档案利用率得到了极大的提高，但同时也暴露出很多问题，作者结合自身工作经验，针对信息时代背景下的档案工作中存在的问题，谈谈自己的一些看法： 一、制约因素 现阶段，制约档案信息化建设的发展有诸多的因素，主要有以下几个方面的表现： 1档案信息化管理基础工作薄弱 这主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施是指实施档案信息化管理的计算机等工具，由于相关硬件设备的配置需要较大的经费投入，且这些硬件设备的后期维护成本也较高，资金投入往往不能及时到位，这就导致了设备配置紧张。硬件设备的不完善，直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作，因此 快捷高效的信息化管理工作无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范，比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准，没有规定什么样的纸质档案应该采用什么样的转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理产生不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。例如纸质文件转换成电子格式的模式，有的转换图片格式不能复制、粘贴，有的转换成 word 格式可复制、修改，还有表格的转换格式等都不统一，增加了档案整理、归档的难度，不利于电子档案的保管、传递、调阅和使用。如， 2002 年在整理汕 汾高速公路工程科技档案施工文件时，由于各施工单位的硬件设施和软件环境参差不齐，导致提供的电子文件不统一，有 WORD 格式、 EXCEL 格式、图片格式、PDF 格式及 CAD 格式，增加了业主方广东汕汾高速公路有限公司对电子原文整理、归档、电子原文挂接的难度，影响了日后电子文档的保管、借阅与利用。 2可利用的档案信息资源少 档案部门承担着档案保管和档案利用的职能。但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方 式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的保管模式，忽视以信息整合为中心的模式。长久以来，档案工作人员只是被动的收集、整理、保管，不主动对档案信息资源进行深层次的挖掘，这就影响了档案信息资源的有效开发，使档案信息成为永远不变的、静止的资源，大大减少了可利用的档案信息资源。 3档案管理人员业务水平亟待提高 作为信息化档案管理人员，除了要掌握计算机基础理论，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案 信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，只有那些既谙熟档案管理以及档案中各类文件的业务知识、常用规范，涉及相应工作的专业知识，又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作。但是，由于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，使现有人员接受培训的机会较少，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。 4档案信息的保密安 全性差，档案信息资源开发利用的根本是实现信息资源 档案信息资源共享是必须通过计算机网络实现的。网络技术、病毒、木马等不安全因素的存在，使得档案信息遭到破坏、更改、泄露等现象时有发生。因此，安全保密是档案信息资源开发利用的首要保证，没有安全，档案信息资源就不可能发挥效益。这就使得档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要避免信息资源共享中造成信息泄露。 二、应对措施 针对目前档案信息化建设存在的问题，现阶段加强档案信息化管理应当从以下几个方面入手 ： 1转变观念，创新管理体制，适应信息化时代发展要求 档案管理体制主要是以管为主。随着计算机和网络技术的迅猛发展，传统的档案管理工作已越来越不适应当前发展的形势，改革创新，向现代文档管理迈进，迫在眉睫。在改变以往管理理念的同时，必须改变传统的管理手段，创新管理体制，以适应信息化时代的要求。有条件的单位或组织应设立档案管理信息化专项资金，配置必要的硬件设施，提高现代化管理手段，以实行资源共享，转变传统管理方式。 汕汾公司非常注重档案信息化的管理及利用，加大信息化投入，采用新软档 案管理系统及新软 OA 办公自动化系统，实现 OA 办公自动化系统电子文件到档案管理系统的自动归档，方便了档案的信息化管理。另外，汕汾公司档案室还配置了计算机、打印扫描复印一体机、中晶扫描仪（带彩色扫描模式）、数码相机、摄像机、光盘刻录机等硬件设施，针对一些纸质档案采用扫描仪进行数字化处理、转换，对照片及实物档案采用数码相机进行数字化加工，将其转化为 PDF格式及 JPG 格式，形成电子文档保存于档案管理系统中，方便了档案的信息化管理与查阅利用。 2狠抓电子化档案管理基础工作，制订相应制度，夯实信息化基础 随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，根据现代化档案管理的要求，要对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，要求选择的软件需具备规范化、通用化，将不同类型文档进行规范的电子转换，从而产生便于收集、整理、方便利用的电子档案，同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。档案内容选择上要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息、提供信息，加强电子文件归档分类管理，研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，提高档案信息化管理水平。同时制订档案管 理相应的制度规范和管理办法，促进档案管理尽快步入标准化、规范化轨道。汕汾公司根据有关规范，制定了电子文件归档管理暂行办法和电子档案查阅和利用管理制度，明确提出电子文件的归档、管理和查阅、利用要求，规范了公司电子档案信息化的管理，满足了公司员工档案查阅与利用的需求。 3加强创新意识，充分发挥档案的利用价值 档案作为社会主义事业中的一项重要信息资源，只有积极开发利用，才能体现档案在新时期经济建设和社会发展中的价值和作用。做好这一工作，重点强化三种意识。一是要有积极的信息转化意识 。档案是一个庞大信息库，根据需要把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场，把档案转化为 “ 适销对路 ” 的信息就要搞好调查研究，掌握市场动态，确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。要使档案更加有效地为经济建设和改革开放服务，必须强化档案的效益意识。 4加强学习、培训，提高档案管理人员业务水平与素质 管理之道，以人为本，再好的制度规范还是由 人来执行。一个合格的档案管理人员应具备良好的政治素质、业务水平和智力、能力素质等。首先，档案管理人员必须经常加强政治思想理论的学习，以提高政治修养。其次，具有良好的业务水平。档案管理人员应是知识面 “ 广 ” 与 “ 博 ” 的多面手。要不断进行档案专业知识更新，熟练掌握各类档案的基本知识，了解各类档案的内容，熟悉各类档案的属性、收集范围、整理方法和利用价值，不仅要有较好的基础知识、较高的专业知识，还要有广泛的相关学科知识素养。再次，具有良好的智力、能力素质。不断地加强计算机应用、外语及相关专业知识的学习，掌握现代管理手段 和现代办公技术，促使档案管理人员素质更加全面，知识结构更加完善。最后，档案管理人员也要充分认识自身的业务素质对实现档案信息化建设的重要性，从而不断丰富自己的专业知识和计算机技能，以适应档案管理现代化和办公自动化的时代需要。 汕汾公司综合事务部作为档案主管部门，多次组织公司专兼职档案员参加档案管理系统模块业务培训、开展档案业务知识讲座等；参加上级组织的档案工作目标管理现场会；组织档案人员走出去，到兄弟单位参观学习，进行业务交流。通过形式多样的活动，提高专兼职档案人员的业务水平。在汕汾公司档案规范管理 工作开展的过程中，我们意识到专职档案员不仅要求具备档案专业的业务技能，而且要熟悉各部门、各专业工作的档案业务知识，才能更好地组织、管理公司各部门的综合档案，如需要熟悉文书、会计、路政、收费、土建及机电工程养护等档案的形成和内在联系，要获得各相关专业的档案知识，就要求我们必须在日常工作中要多学习、多接促并熟悉其知识面，多用心、留心去摸索、思考各专业的工作思路套路，查找相应的常用规范。 5加强服务意识，更好地为公司员工服务 随着信息时代的到来，越来越多的人对信息的需求越来越大。作为拥有丰富 信息资源的公司档案主管部门，加强服务意识，改变观念，将被动服务变为主动服务方式，更好地为公司及其员工服务，更加充分体现档案利用的价值。为了促进档案工作的持续健康发展，公司档案主管部门必须规范专兼职档案员的服务行为：一是档案服务行为必须尽责，要对利用者负责到底，急利用者之所急，想利用者之所想。二是档案服务行为必须文明，档案人员必须使用准确、简洁、亲切、友好的服务用语，要有热情、谦逊、耐心的服务态度，要有整洁、大方、文雅的仪表举止，要创建整齐清洁、美观大方的工作环境，营造浓郁的文化氛围。汕汾公司档案利用常见为养 护工程部同事到档案室借阅建设期的竣工图、结算资料、前期依据性文件材料，营运期养护专项工程的设计图、竣工图、试验资料、专项工程申请及批复文件、验收文件等，这些都是日常养护工作中最常用到的档案，我们档案管理人员根据借阅的内容及手续，为同事方便快捷地调阅出相应的案卷，或提供相应的电子文件，使之更好地为日常及专项养护工程提供依据，达到档案利用的目的。 6加强档案信息系统的安全性与保密性，提高档案管理人员安全保密意识及素质 保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案信息管理工作人员的神圣职责。但 由于档案管理人员具有特殊的地位与身份，有知密早、知密多、知密深的特点，这就要求档案管理人员必须要有高度的责任心、强烈的事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止 “ 无形 ” 储存在头脑中的秘密泄露，所谓 “ 说者无意，听者有心 ” ，往往一句话在不知不觉中就泄露了秘密。因些，档案保密工作好与坏，档案管理人员的保密意识和素质是关键。 另外，随着计算机信息系统应用的深入，特别是Internet 的迅速发展，储存于计算机中的档案信息系统安全将面临更严峻的挑战。因此加强档 案信息系统的安全性与保密性是非常重要的。在建设档案信息管理系统时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。如汕汾公司为防止档案信息的泄密，将档案管理系统服务器与互联网实现逻辑隔离，不将涉密档案录入档案管理系统中。公司的网络系统配备了防火墙，对整个网络包括档案系统服务器起到安全保护作用，员工使用计算机操作必须通过身份认证才能进行网络联接，进入档案管理系统时还有严格的身份认证和权限控制功能，需要档案管理人员的用户名和密码才能登