集团公司财务制度费用支出审批管理及流程.doc

。华西生态 财 字 2013 第 001号 关于费用支出审批管理及流程（试行）的通 知公司各部门：根据公司管理工作的需要，经公司研究决定，现将修订后的费用支出审批管理及流程（试行）印发于后，请公司全体员工遵照执行。特此通知附件：费用支出审批管理及流程（试行）财务部2013年1月3日 注：设计公司财务制度参照集团公司相关财务制度执行。主题词：审批管理抄 报：董事长、总经理 拟 稿：唐 敏 校稿：唐 敏 打印：毛 敏（共印1份） 签发人：杨 德费用支出审批管理及流程（试行）第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本办法。 第二条 本办法根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、工程相关支出及专项支出等。 第三条 本办法适用公司全体在职员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程第一条 借款管理规定 (一) 出差借支：出差人员凭审批后的出差申请单按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理冲销还款手续。 (二) 其他临时借支，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支（特殊情况除外）。 (三) 各工程项目相关备用金借支，由建设公司指定的工程项目借支人凭审批后的资金计划申请审批表按批准的额度办理借款，平时办理报销，项目竣工结算后办理还款手续。(四) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 (五) 借款报销规定：(1) 借款销帐时应以借款相关申请单（或资金计划申请单）为依据并附上相关真实即时合法的有效发票，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导同意认可并报公司领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借支人原则上应在5个工作日内办理销帐手续，实行定额备用金的借支人须每一周结清一次，借支人必须按规定时限及时结清借款，前款不清后款不借；（3）借支单据是财务账务处理的依据之一，报销费用时借支单不予退还。(六) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（七）凡有审签权限的各位领导及部门经理、各项目经理须在财务部门签留字样备案。第二条 借款流程 ： （一）借支审批流程及权限：（1）日常行政管理费用类的借支由经办人申请填写相关的资金计划申请单，部门主管（经理）初审，公司内审部负责人审核，财务经理复核准后报公司总经理审批，公司监事核准；日常行政管理费用类单笔金额超过10000元的借支由经办人申请填写相关的资金计划申请单，部门主管（经理）初审，公司内审部负责人审核，财务经理复核后报公司总经理审批，并报请公司董事长加批，公司监事核准。具体流程参见“附件一、日常行政管理费用类借款流程”。（2）协调咨询费，单笔费用在2000元以内（含2000元）的由部门负责人申请办理，公司总经理审批；单笔费用在2000元以上5000元以内（含5000元）的由各部门分管领导申请办理，公司总经理审批；单笔费用在5000元以上的由公司总经理指定认可的人员申请办理，公司董事长审批。协调咨询费需公司监事核准。（3）项目备用金借支，由公司指定的项目借款经办人填写资金计划申请表，经由本项目经理、工程部经理、内审部经理、公司总经理汇批，公司监事核准后到财务办理借支。详细步骤见“附件一、日常行政管理费用类流程”。 （二） 借支人凭审批后的借支申请单到财务部办理领款手续，借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 （三）财务出纳付款。第三部分 日常费用报销办法 第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、协调咨询费、培训费、资料费等。 第二条 费用报销规定 (一) 报销人必须取得相应的真实即时合法有效票据,且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。(四) 费用报销的审批程序同借支申请报批程序。报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单）主管部门经理初审公司内审部审核财务部门复核公司总经理审批、单笔费用超过10000元的由董事长加批公司监事核准到出纳处报销第三条 差旅费报销办法（一）差旅费用标准按公司规定标准执行。补充说明： 1. 公司所有在职人员因公出差，需事先填写出差申请单，经主管部门经理审核，公司总经理审批，行政人事部备案。2. 公司所有在职人员出差规定使用的交通工具为火车、汽车、轮船等，特殊情况下需要坐飞机、火车软卧、轮船头等舱的，必须提前填写申请单报总经理批准。 3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式。出差期间因公产生的文件复印费、传真费等实报实销。 4. 在外出差宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。 5.凡由公司派车跟随出差的，不得再报销交通费补贴；集体出差由带队负责人按相关标准统一结算，随行人员除通讯费补贴外不再报销其他补贴及费用； 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 （二） 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请单，详细注明出差地点、事由、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单按规定报请批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请单交财务部,按借支管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用转账支票支付）或是备案。 4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，报销时须附即时合法的有效票据。根据差旅费用标准填写差旅费用报销单主管部门经理初审公司内审部审核财务部复核总经理审批，单笔超过10000元的由董事长加批公司监事核准；原则上前款未清者不予办理新的借支。 第四条 交通费报销办法及流程 (一) 费用标准：(1)在职员工因公外出办事，原则上乘坐市内公共汽车，特殊紧急情况下可根据公司相关规定由部门申请、行政人事部批准后由公司派车。在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车,填写出租车申请单。(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。(3) 私车公用报销相关费用需事先按程序填报派车单。(4)由于加班发生的交通费，由行政人事部及部门主管（经理）共同确认，乘坐出租车的补填出租车申请单。 （5）享有公司车费补贴的人员在成都市管辖范围内办事交通费自理。(二) 报销流程 1. 在职员工整理交通车票，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好费用报销单并附上出租车申请单或是派车单。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 在职员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第五条 办公费、低值易耗品等报销办法及流程 （一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 （二）报销流程 1购置申请: 公司行政部每月5日前（特殊情况除外）根据各部门需求及库存情况编制购置计划，实际购置时根据购置申请单按日常费用管理办法规定报批。 2报销程序：报销时经办人凭已经批准的购买申请单和即时合法的有效票据按财务规定填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第六条 协调咨询费、培训费、资料费及其他报销办法及流程 （一）费用标准 1. 协调咨询费：申请办法参照借支办法。申请时由本人填写协调咨询费申请单，为了规范协调咨询费的支出5000元以内（含5000元）由总经理审批，5000元以上的协调咨询费应事先征得董事长的批准。 2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政人事部门统一管理，各部门培训需求应及时报送行政人事部。行政人事部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资金计划申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 4.其他费用：根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1. 招待费由经办人填写费用报销单并附上即时合法的有效票据与经审批的业务费申请单，按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由行政人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销办法及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程第一条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 第二条 工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：（1）每月3日前由行政人事部将上月经公司总裁审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转交财务部；（2）财务部根据考勤表及支付标准编制工资表；（3）按费用审批程序审批（二）临时工资或离职工资支付流程同工资支付流程。 （三）社会保险支付流程：（1）由行政人事部将由公司总裁审批后的支付标准交财务部进相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助行政人事部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交行政人事部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 （四）其他福利费支出由公司行政人事部按审批后的支付标准填写报销单经公司内审部审核财务经理进行财务复核报总经理审批、超过10000元的须由董事长加批公司监事核准，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分 工程项目材料、机械费、人工等支出财务报销办法及流程第一条 项目部所有费用实行预算管理、额度控制和行政审批三种管理方式进行管理。 第二条 投标保证金、项目材料、机械费、人工报销财务办法及流程。 (一) 办理资金计划申请：1. 投标保证金办理，经办人凭审批后的投标审批单到财务办理支付款。2. 项目部零星开支采用备用金制度，各项目的备用金数额由总经理依据项目实际情况核定。凡是购进的各种材料及其物品必须持合法有效的购物发票、材料采购作业单， 到财务部办理相关款项支付。3.各项材料采购、机械台班、劳务班组的确定必须签定合同，主要材料的供应商必须具备一定资质，有过类似的供货业绩，且在最近五年内未发生过因供货质量造成损失的事件；如是代理商除自身的资质证明外，必需提供所供产品的厂家资质证明。材料采购单位必须收集相关信息（包括合同单位的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、签约代表人的合法身份证明等），提供复印件，归入会计档案备查。(二) 审批报销流程：经办人员按财务规定填写好费用报销单并且附上即时合法的有效票据项目经理初审由公司内审部进行审核建设公司总经理审批财务经理复核建设公司总经理审批公司监事核准财务出纳付款。 (三) 有关说明：（1）工程项目主要材料的采购报销需附内审部核发的资金计划申请单、采购部的采购作业单作为附件，单批或一个项目累计在5000元以上的材料采购必须签订采购合同并且作为报销的附件；运输费用须附有项目验收签字、运输合同和运输清单作为报销附件；机械费用须附租赁合同、机械施工单证记录作为报销附件；人工费须附身份证复印件、考勤表、工资表作为报销附件，且单笔在2000元以上的人工费还须附劳务协议以及合法有效的劳务发票作为报销附件。（2）工程项目主要材料、主要的机械费用、大部分人工等都必须提供即时合法有效的发票；（3）财务部根据审批后的报销单以转账支票形式付款。（4）报销时按审批程序审批报销：经办人填写报销单项目经理初审 工程部经理审查公司内审部经理审核财务经理复核 公司总经理审批单笔500000元以上的工程款项由董事长加批公司监事核准；（5）财务部根据审批后的报销单金额付款。