采购与付款业务控制案例分析.ppt

采购与付款业务控制案例分析,案例背景 某厂是一个综合几个企业的一些情况的虚拟企业在这个案例中首先给出了与“材料采购业务的内部控制制度”相关的该企业的情况以及实施方法： (1)首先由仓库根据库存，提出材料采购申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科审批。 (2)供销科根据事前制订的采购计划，对“请购单”进行审批。若符合计划，便组织采购；若与计划不符，则要单独请厂长批准。,案例一,(3)决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购员交供货单位。采购员持“订货单”与供货单位协商采购并签订购货合同。 (4)购货合同的正本留供销科并与“订货单”核对；购货合同的副本分别转交仓库、财务科，以备他们将来查考。 (5)采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本、供货单位发来的“发运单”相互核对，然后填写一式三份的“验收单”。“验收单”一联仓库留存，作为登记材料台账的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。,(6)供销科接到“验收单”后，将“验收单”与采购合同副本、供货单位发来的发货票、其他银行结算凭证相核对，以确定是否通知财务科付款。 (7)财务科接到付款通知和“验收单”后，由主管材料核算的会计，将“验收单”与采购合同副本、供货单位发来的发货票、其他银行结算凭证相核对。若相符合，如数支付货款；若不符，则拒付货款。 (8)应支付货款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。 (9)出纳员付款后，在进货发票上加盖“付讫”戳记，再转交会计记账。 (10)财务科的材料明细账，定期与仓库的材料台账相互核对。,该厂设有生产计划科，其职责是组织生产计划编制与调整，并负责与供销科进行协调，以保证生产的正常运行。 2、存在问题 该厂经常出现的问题是供销科盲目采购，采购时间确定不当等问题时常发生。而仓库无法核对供销科所订的材料，企业对供销科的采购业务缺乏相应的检查措施。另外，还有供销科本身也无法随时掌握材料的收发动态。 3、要求： 请从内部控制角度分析其存在的问题，并帮助健全 “材料采购业务的内部控制制度”。,1控制弱点： （1）仓库只填一张“请购单”，无法核对供销科所订立的材料是否为本公司所需，也不宜发现供销科未经公司领导批准，自行定货现象。 （2）虽然要求材料采购按计划执行，但对此无相应的检查措施，加上对采购业务的批准与执行均由一个部门来负责，因而缺乏必需的控制。 （3）供销科未设立材料明细帐，不便于随时掌握材料的收发动态，不便于确定相适当的采购时间。,参考答案,2提出改进意见： （1）仓库填制的“请购单”该为“一式三联”。 （2）采购业务的审批，应由生产计划科负责，供销科只负责材料的采购业务。 （3）“请购单”的处理程序： A仓库填写“请购单”后，交生产计划科审批。 B生产计划科审批后，一联留存，一联退回仓库备查，一联交供销科办理定货和采购手续。 C供销科将批准的“请购单”内容与原定的采购计划不一致的，由公司领导审查批准。,（4）相应增加一份采购合同副本转给生产计划科，以便与批准的“请购单”相核对。 （5）供销科增加一套材料明细帐（可只记数量），以便随时掌握材料的增减变动。,某企业仓库保管员负责登记存货明细帐，以便对仓库中的所有存货项目的收、发、存数量及价值等进行永续记录。当收到验收部门送交的存货和验收单后，根据验收单登记存货明细账。 平时，各车间或其他部门如果需要领取原材料，都可以填写领料单，仓库保管员根据领料单发出原材料。公司辅助材料的用量很少，因此领取辅助材料时，没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余（根据每天特定工作购买而未消耗掉，但其实还可再为其他工作所用），这些材料由车间自行保管，无须通知仓库。 如果仓库保管员有时间，偶尔也会对存货进行实地盘点。,案例二,根据上述描述，回答以下问题： 1、你认为上述描述的内部控制有什么弱点？并简要说明该缺陷可能导致的弊端。 2、针对该企业存货循环上的弱点，提出改进意见。,1存在的弱点和可能导致弊端。 （1）存货的保管和记账职责未分离。将可能导致存货保管人员监守自盗，并通过篡改存货明细帐来掩饰舞弊行为，存货可能被高估。 （2）仓库保管员收到存货时不填制入库通知单，而是以验收单作为记账依据。将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题，无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。 （3）领取原材料未进行审批控制。将可能导致原材料的领用失控，造成原材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。,参考答案,（4）领取辅助材料时未使用领料单和进行审批控制、对剩余的辅助材料缺乏控制。将可能导致辅助材料的领用失控，造成辅助材料的浪费或被贪污，以及生产成本的虚增。 （5）未实行定期盘点制度。将可能导致存货出现帐实不符现象，且不能及时发现，及计价不准确。,2、存货循环内部控制的改进建议： （1）建立永续盘存制，仓库保管人员设置存货台账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量；财务部门设置存货明细账，按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。 （2）仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后，根据入库情况填制入库通知单，并据以登记存货实物收、发、存台账。入库通知单应事先连续编号，并由交接各方