《商务流程培训》PPT课件.ppt

新员工部门流程培训,一、关注招投标网站，购买相关标书 二、标书制作 三、参加投标 四、参加开标 五、签定合同 六、合同存档 七、交货 八、安装验收 九、回款,一、购买标书,二、标书制作,一、购买标书 1. 在购买标书时，必须正确填写公司电话、传真、联系人、联系人移动电话及公司邮箱。 2. 在购买标书时，必须记录同一标段的其他厂家信息。 3. 在购买标书时，必须口头确认标书递交时间和地点及开标时间和地点等相关信息并记录。 4. 在购买标书时，需支付标书费的，应及时索取正规发票。 二、阅读招标文件 1. 在收到标书文件两日内，应完整填写投标信息表，并张贴于醒目地点。 2. 明确投标文件的组成部分及具体要求。 3. 阅读技术条件书和需求表，须明白以下几点： 1）设备的使用地点、数量、型号及交货时间。 2）技术参数条款是否有特殊条款。 3）文件中需要澄清处（如数量，规格，配置，参数等）应做出标记。 4. 除标书制作人按以上要求阅读招标文件外，还需至少与标书制作有关的一人阅读标书。,三、制作投标文件 1、目录的制作 根据招标文件的要求编写目录，在标书的制作过程中，根据投标文件需要进行适当调整。 2、商务文件的制作 1）必须按照招标文件的要求，在投标截止日期三天前收到厂家授权书。 2 ）应注意对资质文件的及时更新，如证书、业绩表、用户报告、资信证明等。 3 ）应及时编写需提前完成的商务文件，如投标保证金、银行资信证明、厂家授权书、授权价格、法人代表授权书等。 4 ）投标报价的制定必须由标书负责人完成，要做到合理、准确、完整、保密。,3、技术文件的制作 1 ）确定投标设备的制造厂家、型号、规格、数量、交货时间、交货地点等。 2 ）按招标文件的要求进行技术应答，凡涉及到数据的，必须做出具体响应。 3 ）需要提供准确的技术参数，产品说明书，检验报告等相关技术文件。 4 ）按招标文件的要求，及时提交由招标负责人确认的技术澄清文件给招标方，并及时查阅和询问澄清回复文件。 5）根据投标的需要制作合理的技术方案和准确完整的图纸。 4、投标文件的打印装订 1 ）投标文件的打印和装订必须满足招标文件的要求； 2 ）投标文件在投标截止日期三日前打印完毕;打印的文件必须是透过检查，完整准确的投标文件；打印前应检查打印设备，确定纸张规格和打印份数； 3 ）装订文件需整洁、美观，确保内容和目录一致。, 标书格式要求 1）页面设置 上边距：2.5cm,下边距2.0cm,左边距、右边距2.22cm。 2）封面 字体为仿宋加粗，行间距为25磅。 3）目录 字体为仿宋加粗，行间距为2倍间距。 4）正文 标题1为四号宋体加粗，标题2为小四号宋体加粗，正文字体为五号宋体不加粗，行间距为 1.5倍行距，每一自然段前缩进两个汉字字符。 正文的全部标题层次应整齐清晰，同时的层次应采用统一的字体表示。第一级为“一”，“二”，“三”等，第二级为“1.1”、“1.2”等，第三级为“1.1.1”，“1.1.2”等。,5、投标文件的检查 投标文件的每一部分都必须保证经过至少两个人的检查。 打印前检查 确保所有投标文件的电子版本准确、完整，满足投标文件的要求。 打印后检查 1）打印出的文件与打印前检查的文件是否一致；签字盖章是否准确无误（如角签、授权书、报价文件、货物数量等）；内容和目录是否一致；纸张规格及分数是否符合招标文件要求； 2）项目名称、招标编号、设备名称、投标人信息填写是否准确；投标数量、单位、单价、总价等是否准确合理；投标有效期是否满足投标文件的要求； 投标设备的制造厂家、型号、规格、数量、交货时间、交货地点等是否满足招标文件要求。,三、参加投标,四、参加开标,五、签定合同,销售合同的签订分两种情况：1.与湖北省电力公司物流服务中心签订合同；2.与客户直接签订合同。第一种情况是招标方委托湖北省电力公司物流服务中心代其进行招标，合同签订的对象为湖北省电力公司物流服务中心。首先要在鄂能商务网或其他相关网站看招标内容，根据招标内容制作标书参加投标，如果中标，一个月内湖北省电力公司物流服务中心会打电话通知我司拿中标通知，然后确定签订合同的日期。合同是与招标方，招标代理方一同签订。第二种情况是我司直接与客户联系，确定销售关系，合同签订对象为客户本身，公司可根据实际情况制定合同，与对方确认，双方达成一致签字盖章后，合同即可生效。 签订合同时要写清楚需方名称，品名，规格，数量和价格等信息，若对产品有特殊要求应在备注栏标释清楚，如颜色、型号、厂家等。根据合同内容的不同，产品的交货方式，付款方式和质保期都不一样，因此在填写合同时要根据实际情况填写，不可一概而论。关于17%增值税的条款，在填写合同是要先询问部门经理或者相关负责人，不可随意填写。 填写合同时要写明需方的单位信息，若对方没有的可以向项目负责人要，单位信息最好以文本的形式传真过来，与合同放置一起，以便日后查阅。合同填写完后要交给部门经理审核，确认无误后才传给需方。合同传给需方后后一定要和对方确认合同是否收到，什么时候回传等。,六、合同存档,销售合同签订后应给合同编排合同单号，如“HYDL20100523A”。“HYDL”是赫岩电力产品部的缩写，“20100523”代表签订合同的日期，“A” 代表当天签订合同的序号，“A” 代表第一份，“B”代表第二份，以此类推。拿到销售合同后先将合同录入到销售合同一览表中，同时更新销售合同分表，项目控制进度一览表，交付进度和调试进度表，货款回收一览表等表格。项目的各个进度都在表格里面应该有很直观的体现，各个表格要实时更新。将每月需要交货的项目，办理验收单的项目，收款的项目等单独整理出来，与月中和月末交给部门经理。有新的合同录入后，应将更新的销售合同分解表发给计财部。 合同的分解表格要准确并妥善保存。,七、交货,下采购申请单 下采购申请单之前应先与客户确认交货时间，收货人，接收地点，联系方式等信息。下采购单时要对照合同和技术协议，写完采购单要交与部门经理审核签字然后交到计财部等待审核。下单时间应根据客户要求交货时间，产品生产周期等因素来订，时间要拿捏得当。 递交付款申请 根据货物厂家不一样，货款的交付方式也不一样，因此写申请前要查清楚各厂家的付款方式。付款申请要写明项目名称，合同号，产品名称，型号规格，数量，制造厂家，货物的交货期等信息，如果不是长联系厂家，应附上厂家付款信息，然后以邮件的形式发送给计财部，抄送给总经理，等待审核。 确认发货时间 下单后应及时与厂家联系，掌握我们的生产进度。要知道哪些货正在生产当中，哪些货还在排产，准备什么时候生产，什么时候能够生产完工，什么时候能发货，哪些货已经送出，送到了什么地方，什么时候能够到货。 确认到货时间 货物出厂后要跟踪货物所在位置，提前一天通知收货人，再次确认收货地点。及时与客户确认是否收到货，收货的具体时间。 物流签收单 客户确认收到货后要与厂家联系，要货物的物流签收单。该签收单作为部门文件归档。,八、安装验收,九、回款,办理验收单 客户安装调试后，我司就可办理验收单。先按照合同做好验收单，盖上合同章，提醒部门同事办理，若有其他在外出差同事，也可让其帮忙办理。 申请开票 验收单办好后，就可以联系客户看是否可以开票。开票信息应按照合同填写，项目名称，合同号，产品名称，型号，数量，金额等。若非常联系客户应附上客户开票信息等详细内容。开票申请以