中职计算机录入与排版（主编梁泽键_北理工版）课件模块三_电子表格处理_4

任务2数据统计,3.2.1输入办式 Excel除了能进行一般的表格处理外，还可以在工作表单元格中输入公式和函数，用于对工作表中数据的计算。公式是指一个等式，是一个由数值、单元格引用(单元格地址)、名字、函数或操作符组成的序列。使用公式有助于分析工作表中的数据。公式可以用来运算。当改变了工作表内与公式有关的数据，Excel会自动更新计算结果。输入公式的操作类似于输入文本，其不同之处在于输入公式时要先输入“=”以激活编辑栏。函数是预定义的内置公式。它使用被称为参数的特定数值，按照语法的特定顺序计算。一个函数包括两个部分:函数名称和函数的参数。例如，SUM是求和函数，AVERAGE是求平均值函数，MAX是求最大值函数。函数的名称表明函数的功能，函数参数可以是数字、文本、逻辑值、数组、形如N/A的错误值。,下一页,返回,任务2数据统计,在单元格中输入公式的操作步骤如下。 (1)单击将要在其中输入公式的单元格。 (2)输入一个等号“=”。如果单击了“编辑公式”按钮 ，或“粘贴函数”按钮 Excel将插入一个等号。 (3)输入完成后按Enter键。 3.2.2式中的运算符 运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算。Excel包含4种类型的运算符:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。 1.算术运算符 用来完成基本的数学运算，包括“+”(加号)、“-”(减号)、“*”(乘号)、“”(除号)、“%”(百分号)和“”(乘幂)等，还可以连接数字并产生数字结果。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,2.比较运算符 可以比较两个数值并产生逻辑值True或False，包括“=”(等号)、“”(大于号)、“=”(大于等于号)、“”(不等于号)。例如，若单元格B2的数值小于30，则公式“=B2 30”的逻辑值为False。 3.文本运算符“&”(连字符) 用来将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值。例如:“eng“ &“lish”的值为“english “。 4.引用运算符 有“:”(冒号)、“，”(逗号)和空格。其中冒号为区域运算符，例如，A1 : A15是对单元格A1至A15之间(包括A1和A15)的所有单元格的引用。逗号为联合运算符，可以将多个引用合并为一个引用。如SUM ( A1 : A15 , B1)是对B1及A1至A15之间(包括A1和A15)的所有单元格求和。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,空格为交叉运算符，产生对同时属于两个引用的单元格区域的引用，例如，SUM ( A1 : A15 A1 : F1)中，单元格A1同时属于两个区域。 3.2.3输入函数 输入函数可采用直接输入函数法和使用“函数下拉列表框”法。 1.直接输入函数法 直接输入函数法的操作步骤如下。 (1)选定要输入函数的单元格。 (2)输入一个“=”号。 (3)输入函数名(如SUM)和括号。 (4)选定要引用的单元格区域，此时所引用的单元格或区域名称会出现在括号里。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,2.使用“函数下拉列表框”法 使用“函数下拉列表框”法的操作步骤如下。 (1)选定要输入函数的单元格。 (2)单击编辑栏的“函数” 按钮或选择“插入”“函数”命令，会出现“插入函数”对话框，如图3-33所示。 (3)选择所需要的函数，单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框，如图3-32所示。 (4)在函数的参数文本框中直接输入参数值、引用的单元格或单元格区域，也可以单击“函数参数”对话框中的按钮，在工作表中选定单元格区域。,下一页,返回,上一页,图3-32“插入函数”对话框,返回,图3-33“函数参数”对话框,返回,任务2数据统计,3.2.4有动求和 求和是常用函数之一。使用“常用”工具栏上的自动求和按钮 可以快速输入求和函数。自动求和的具体操作步骤如下。 (1)选定要自动求和的区域。 (2)单击“常用”工具栏中的 ，(自动求和)按钮，则在当前单元格中自动插入求和函数，如图3-34所示。 如果当前单元格正上方的单元格中没有数字，那么自动求和将用类似的方法在当前单元格所在行的左侧搜索并进行求和。 3.2.5常用函数举例 Excel提供了数百种函数，现就一些较常用的函数以图3-35所示的工作表为例说明其用法。,下一页,返回,上一页,图3-34对单元格中的数字自动求和,返回,图3-35作为示例的工作表,返回,任务2数据统计,1.SUM函数 其主要功能是计算所有参数数值的和。 语法:SUM(Number1，Number2) 参数说明:Number 1 , Number2.代表需要计算的值，可以是具体的数值、引用的单元格(区域)、逻辑值等。 例如，在图3-35所示的G3单元格中输入公式“=SUM(C3:E3)“，确认后，即可计算出第一名同学的总分。将该公式复制到G4:G11单元格区域，即可计算其他同学总分。 2. AVERAGE函数 主要功能:计算所有参数的算术平均值。 语法:AVERAGE(number，number2，)。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,参数说明:number, number2 ,表示需要求平均值的数值或引用单元格(区域)，参数不超过30个。 例如，在F3单元格中输入公式“= AVERAGE ( C3 : E3 ) “，确认后，即可求出第一名同学的平均分。将该公式复制到F4:F11单元格区域，可计算其他同学平均分。 3. SUMIF函数 主要功能:计算符合指定条件的单元格区域内的数值总和。 语法:SUMIF( Range，Criteria，Sum-Range)。 参数说明:Range表示条件判断的单元格区域;Criteria为指定条件表达式;Sum - Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,例如，在C13单元格中输入公式“= SUMIF ( B3 : B11,“女”,C3:C11)“，确认后，即可求出女生数学成绩的总和。如果把上述公式修改为“= SUMIF ( B3: B11,“男”，C3:C11)“，即可求出男生数学成绩的总和。其中“男”和“女”由于是文本型的，需要加英文状态下的双引号。 4. IF函数 函数名称:IF 主要功能:根据指定条件的逻辑判断的真假值，返回不同的结果。 语法:=IF ( Logical test，Value if true，Value if false)。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,参数说明:Logical test用来表示逻辑判断表达式;Value if true表示当判断条件为逻 辑“真(true)”时返回的结果，Value if false 表示当判断条件为逻辑“假(false)”时返回的结果。 例如，假定平均分在60分以上的同学为“成绩合格”,60分以下为成绩“不合格”。在F3单元格中输入公式“=IF(F3:F11 =60,“合格”，“不合格”)”，确认后，如果F3单元格中的数值大于或等于60，则F3单元格显示“合格”字样;小于60则显示“不合格”。将该公式复制到F4:F11单元格区域，可计算其他同学是否合格。 IF函数中可以嵌套IF函数，最多可嵌套7层。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,5. RANK函数 主要功能:返回某一数值在一列数值中相对于其他数值的排位。 语法:RANK( Number，ref, order)。 参数说明:Number表示需要排序的数值(或单元格地址);ref表示排序数值所处的单元格区域;order表示排序方式参数。order参数值如果为“0”或者省略，则按降序排名，即数值越大，排名结果数值越小;如果为非“0”值，则按升序排名，即数值越大，排名结果数值越大。 例如，假定根据总分排出名次，在H3单元格中输入公式“=RANK(G3, $G3:$G11) “，确认后即可得出第一位同学的总分成绩在全班成绩中的排名结果。将该公式复制到H4:H11单元格区域，可计算其他同学在全班的排名。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,6. COUNTIF函数 主要功能:统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 语法:COUNTIF( Range，Criteria)。 参数说明:Range代表要统计的单元格区域;Criteria表示指定的条件表达式。 例如，在D13单元格中输入公式“= COUNTIF ( D3 : D11 , “ = 80“) “，确认后，即可统计出语文成绩大于等于80的单元格数目。Excel还有许多常用函数，如表3-3所示。,下一页,返回,上一页,表3-3 Excel 2003其他常用函数,返回,任务2数据统计,3.2.6使用记录单管理数据清单 在Excel中，数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行。可以将数据清单看做数据库，其中行作为数据库中的记录，列对应数据库中的字段，列标题作为数据库中的字段名称。借助数据清单，Excel就能把应用于数据库中的数据管理功能(筛选、排序以及一些分析操作)，应用到数据清单中的数据上。 用户可以直接在工作表中添加和编辑数据，也可以使用“记录单”命令管理数据清单。 “记录单”命令一次显示数据清单的一行。 为了在屏幕上显示记录单，可选定数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开如图3-36所示的“记录单”对话框。,下一页,返回,上一页,图3-36“记录单”对话框,返回,任务2数据统计,1.添加新记录 记录单为每个列标志提供了一个相邻的编辑框，除非这一列包含由公式计算的值。若要添加一条新记录，可单击记录单中的“新建”按钮，Excel显示一个空白记录单，在此记录单中输入新行的值，按Tab键可以将插入点移到下一个字段上，按Shift + Tab组合键可以将插入点移到上一个字段上。 对每一条添加到数据清单中的记录重复这个过程。所有的记录添加完毕后，单击“关闭”按钮。 2.数据的修改和删除 使用记录单，可以对工作表的数据进行修改和删除等操作。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,选定数据清单中的任意一个单元格后，选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。利用对话框中的以下按钮完成相应的操作。 (1)单击“上一条”按钮，显示数据清单中当前记录的上一条记录。 (2)单击“下一条”按钮，显示数据清单中当前记录的下一条记录。 (3)单击“删除”按钮，删除记录单中当前显示的记录。 (4)单击“还原”按钮，取消对当前记录的修改。 当利用“上一条”按钮或“下一条”按钮将所需的记录显示出来后，单击适当的编辑框对其进行编辑。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,3.使用记录单查找数据 除了可以在记录单中输入、修改和删除数据外，还可以在记录单中查找所需要的数据。其具体操作步骤如下。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”菜单中的“记录单”命令，打开“记录单”对话框。 (3)单击“条件”按钮，出现如图3-37所示的对话框。 (4)在相应的编辑框中输入所需的条件。如果要查找包含某个确切值的记录行，则在编辑框中输入文字、数值、日期或逻辑值。如果要查找含有相似但并不相同的文本的记录，可以使用通配符“？”和“*”，“？”代表任何一个字符;“*”代表任何一组字符。,下一页,返回,上一页,图3-37使用记录单查找数据,返回,任务2数据统计,用户也可以利用一些比较运算符来进行查找。例如，在“语文”框中输入“ 70 “，表示查找语文在70以上的记录，并且可以单击另一个编辑框来指定其他的条件。 (5)输入查找条件后，单击“上一条”或“下一条”按钮，从当前的记录移到满足条件的指定方向上的下一条记录。 3.2.7数据清单的排序 为了更好地分析和查看数据，常常需要对数据库的记录按某种顺序进行排序，即用某个字段名作为分类关键字重新组织记录的排列顺序。Excel 2003允许对整个工作表，或对表中指定单元格区域的记录按行或列进行升序、降序或多关键字排序。按列排序是指以某个字段名或某些字段名为关键字重新组织记录的排序顺序，这是系统默认的排序方式。按行顺序是指以某行字符的ASCII码值的顺序进行排列，即改变字段(即列)的先后顺序。,下一页,返回,上一页,任务2数据统计,排序所依据的特征值称为“关键字”，最多可以有3个“关键字”，依次称为“主关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”。先根据“主关键字”进行排序，若遇到某些“主关键字”的值相同的行，而无法区分时，根据其“次要关键字”的值进行区分，依此类推。 1.按-列排序 如果要按一列进行升序排序，可单击“常用，工具栏上的“升序“按钮 。排序时以活动单元格所在的数据列为标准，按照从低到高的顺序对数据清单进行排序。 如果要按一列进行降序排序，可单击“常用”工具栏上的“降序”按钮 。排序时以活动单元格所在的数据列为标准，按照从高到低的顺序对数据清单进行排序。如图3-38就是对“语文”进行升序的排列结果。,下一页,返回,上一页,图3-38对数据清单进行升序排列,返回,任务2数据统计,如果对排序的结果不满意，可以选择“编辑”菜单中的“撤销”命令，取消排序的操作。 2.按多列排序 当排序的字段出现相同项时，可以使用Excel提供的3级排序方法进行排序。例如，对“语文”进行排序后，发现有许多相同的数据，这时可以继续对“英语”进行排序。其具体操作步骤如下。 (1)选定数据清单中的任意一个单元格。 (2)选择“数据”菜单中的“排序”命令，出现如图3-39所示的“排序”对话框。 (3)在“排序”对话框的“主要关键字”选项组中，为排序选择一个所需的字段，并且选中“升序”或“降序”单选按钮以便确定排序顺序。,下一页,返回,上一页,图3-39“排序”对话框,返回,任务2数据