从人力资源管理的角度探讨评标专家的全过程管理.docx

从人力资源管理的角度探讨评标专家的全过程管理 从人力资源管理的角度探讨评标专家的全过程管理 一、引言 自招投标法实施以来，招投标制度在工程、货物及服务采购中的应用迅速普及，它引入市场竞争机制，坚持公开、公平、公正的原则，由招标人或委托招标代理机构通过招投标方式择优选定承包商或供应商。多年的实践也证明了这是一种科学、合理、阳光、透明的采购决策方式，也是保证采购质量、降低采购成本的有效手段。评标在整个招标投标制度中处于极其核心的地位，评标专家作为评标工作的主体，其表现将直接影响评标工作的质量。因此，用科学发展观引领评标专家管理工作，建立一支素质高、责任心强、业务精的评标专家队伍，构建评标专家全过程管理机制是保证采购质量、提高投资效益、提升招投标市场诚信度的重要举措。 二、评标专家管理现状 目前，由于国内绝大部分的评标专家管理是在独立于人力资源管理系统之外运行的，所建立的专家管理系统只能做到对专家信息的简单管理，既未与人力资源管理系统联动，也未把专家的数据真正应用到人力资源管理中。许多招标单位或招标代理机构虽然建立了评标专家库，但对库中专家的数据和信息却缺少维护、管理和利用，导致在评标专家的管理上存在缺失，制约了专家管理系统运行的有效性和准确性。 评标专家的管理未能与人力资源管理协同运作，专家库的所有数据信息是孤立的，除了在评标过程中应用外，就难以在其它方面进行更深层次的挖掘和利用，更无法与专家个人绩效建立起关系。专家的在评标过程的表现与个人绩效考核脱节，对专家的管理也就缺乏了应有的激励，从而在进行评标专家的评价、培训、考核时随意行事，流于形式，缺乏实效。这不仅使评标专家的管理效果无法体现，也影响了专家参与评标的积极性，是造成当前专家评标响应率低的重要因素之一。 人力资源管理按照统一领导和分级管理原则进行，要求在设计合理的管理层次、实行分级管理时，把集权和分权、责任和权利正确的结合起来，专家管理亦是如此。目前，专家分级管理不到位，所有专家相同对待，使评标专家不能实现差异化管理，难以调动评标专家的积极性和重视程度。同时，招标方不能根据项目的重要性及规模选择相应级别的评标专家，对关键项目的评标将造成不利的影响。 三、专家库的角色管理 专家是人力资源中的重要角色，评标专家作为招标企业的人才，其管理全过程的角色配置和管理规则是评标专家管理的基础，人力资源管理的四大职责选/用/育/留则是评标专家管理的核心。 设置角色的主要目的是为管理人员提供一种管理专家库的便捷方法。专家的角色管理可以帮助管理人员掌握和利用专家特性，并根据评标所需的角色专家分配职能。若要使用相应的角色专家，专家库必须能够对不同专业类别和等级的专家进行识别，以便可以确定专家是否满足特定评标的需求。为此，专家管理系统可以针对评标要求进行配置。 因此，建立专家库，然后将专家按专业类别和等级分配到不同的角色，在实施评标专家管理时，通过与人资系统的对接，实现专家信息数据的动态更新。结合人力资源管理职责，采用科学合理的管理方法，建立有效的管理机制，根据专家的不同角色进行针对性、差异化管理，并贯穿专家管理全过程，确保入库专家在管理过程持续保持优异的专业素质和业务水平，从而促进评标专家工作质量的全面提升。 四、评标专家全过程管理 评标专家的全过程管理是指评标专家从申请入库至退库的全过程管理。若要保证评标专家持续拥有出色的评标工作表现，建立科学的评标专家管理模型和构建评标专家全过程管理机制尤为重要。 1.评标专家全过程管理模型 评标专家管理与人力资源管理的职责是一致的。因此，评标专家的选/用/育/留是评标专家全过程管理的核心内容，并依此而建立起评标专家的全过程管理模型，如图1所示。2.评标专家的选/用/育/留 （1）选 评标专家的筛选是在专家入库阶段和专家变更和级别晋升阶段，该阶段专家管理的主要内容包括：遴选机制、分类分级和专家库管理。 第一，遴选机制。建立遴选机制，制定评标专家入库的遴选标准和遴选程序。 遴选标准是专家入库的门槛，企业根据项目招标的潜在需要，确定专家入库的基本要求，并对部分指标进行量化，形成标准指标体系，通过对专家提供的资料进行比对，以确定入库专家是否满足入库要求。 遴选程序是专家入库的方法、流程和规定，也是专家申请入库和专家管理人员工作的指引。执行遴选程序，可避免由于不规范的操作影响评标专家的入库、晋升，并能杜绝不满足要求的人员进入专家库中，使库中专家的质量得到充分的保障。 第二，分类分级。确定分类方法，制定分级标准，是专家分类分级管理的重点。 专家分类依据专家申报的专业，结合企业评标专家的专业分类明细，确定申报专家的专业类别。 专家的分级则根据专家的资质情况，依据制定的分级标准进行评分，以总分确定专家所满足的专家等级，并以此进行定本文由收集整理级。专家的分级标准包括专家基本情况、专家技术能力、专家评标经历、专家异常情况减分四大类指标。通过对专家的评分和统计，按标准确定专家的级别符合情况，审批后定级。 第三，专家库管理。目前，大部分的评标专家入库均采用单位推荐或自愿申报的方式，故对专家相关信息资料真实性的核实极其重要。专家库管理是对评标专家入库、变更、晋升等过程的信息进行管理、维护，并在系统中赋予自动更新或自动提醒功能，以实现评标专家在专家库中全过程的动态管理。 （2）用 评标专家的使用是在评标过程，评标过程专家的管理主要在抽取管理和评标管理两方面。 第一，抽取管理。评标专家的抽取管理通过专家管理系统实现，专家抽取系统应具备随机抽取、加密、自动回避和多条件选择屏蔽等功能，也应能通过短信、语音或其它方式向专家发送评标信息。 评标专家抽取管理的流程如图2所示。专家抽取管理是专家管理的重要过程，这是接触评标机密信息人员最多的环节。因此，有效的加密管理是专家抽取的重要组成部分。通过专家抽取系统和信息通知系统加密功能的运行，分别对项目信息、传输通道和专家信息进行编码，实现了评标信息和专家信息的多维度加密。在成功抽取和确认评标专家的同时，防止了评标信息和专家信息的泄露。 在专家抽取系统自动回避的设计上，增加了对入库时专家回避申明的相关字段进行识别的功能，在抽取评标专家时，系统能自动回避，防止不按规定回避的情况发生。 响应率数据的统计和原因分析是专家抽取管理的关键，并能成为影响评标专家管理决策的有效依据。 第二，评标管理。评标管理是在评标现场对评标专家进行监督、评定和记录的过程。评标专家的评标管理包括评标委员会运作、评标专家表现、评标质量和出勤率等方面的管理。 评标委员会是根据招标人的评标需要组建的评标小组，是贯彻执行评标标准、评标方法、评标程序的主体。评标委员会机制充分体现了评标的民主化与科学化，能通过对评标委员会执行评标标准和方法的情况及对公开、公平、公正地进行评标展开监督。 评标专家表现。评标过程专家的表现是多方面的，是专家评标过程遵守纪律和守法守规的直接体现。评标专家表现的管理，能掌握专家在廉政、纪律、法律法规等方面的实际情况，有利于对专家评标过程行为的监督管理，并形成约束。 评标专家记录。评标专家的记录主要是对专家的评标表现、评标能力和评标质量进行管理。在评标过程中，专家的评标情况会直接影响到评标结果，对评标专家记录的管理是促进评标专家专业技术和评标业务水平提升的有效手段。 出勤率。出勤率是指已确认的评标专家准时出席评标的比率。在实际管理中，专家由于各种原因未能按时参与评标的情况时有出现，而且原因是多方面的。做好出勤率的管理，可找出专家缺席的问题根本，及时予以纠正和完善，是保证评标工作顺利开展的有效措施。 （3）育 人才的培养，在人力资源管理中的地位举足轻重，评标专家亦然。在评标专家管理的过程中，通过对评标专家的评价、分析，获得专家各方面的信息数据，并以此有针对性地制定相应的培训计划和实施培训，从而实现专家各方面技能的全面提升。 第一，在评价方面，专家的评价包括日常评价和年度评价，通过制定评价的准则和方法，对专家进行评价，并对评价数据进行综合的分析，在人力资源管理的绩效考核中予以应用。 第二，结合专家存在不足的差异，公司对评标专家的培训也可进行差异化管理，从而可安排有针对性的培训课程，以提高专家参加培训的兴趣和积极性，达到培训提升的最终目的。 （4）留 评标专家的留任体现招标企业的对评标人才的重视程度，是人力资源管理的支柱，也是建立高素质专家库和优化评标专家管理的重要手段。留住好的专家或促进高素质专家参加评标的热情，可通过与人力资源管理链接，结合评标专家评标的绩效考核并赋予一定的激励，采用有效的激励措施，进而确保专家的素质和人员结构满足专家库建设可持续发展的需要。 第一，评标专家的绩效考核主要是通过对专家在评标过程的表现、记录和评价数据的统计分析，利用绩效管理工具进行考核，结果可在人力资源管理系统中体现。 第二，在绩效考核的基础上，按照不同的结果，专家管理可采用不同的激励措施，促进专家的改进、保持和提升。 3.评标专家全过程管理机制 通过评标专家全过程管理模型的应用，可建立评标专家全过程管理机制，主要由入库、抽取、评标、评价 培训、考核、退出等机制构成。各机制建立的共同目标都是为了保证评标的效果，因此在进行评标专家全过程管理机制设计时，应该考虑到评标专家管理的系统性，而系统性的实现需要通过对各种管理机制进行整合，达到全面综合的管理。时间作为评标专家全过程管理的生命线，不仅能够实现信息的及时反馈，同时也能实现评标专家的动态管理和保证全过程管理机制的高效性。 考虑到从专家入库到退出，全过程会有很多机制作用于评标专家的管理，通过梳理，结合人才管理职责的选/用/育/留，评标专家的全过程管理主要在以下四方面： 第一，设立评标专家的进入、晋升和退出机制，以实现动态的信息管理，并可进一步规范和约束评标专家队伍； 第二，在专家的的抽取和评标过程应通过建立专家抽取和评标管理机制对评标项目信息和专家信息进行管理，以确定有效的过程管理方法和信息保密措施； 第三，动态地跟踪评价评标专家和提升专家的专业素质，这就需要通过科学的评标专家评价和培训机制来实现在不同时间对评标专家进行动态、准确的评价及安排合理的培训； 第四，建立评标专家的激励和绩效考核机制。为了实现更为有效地管理评标专家，采用动态的激励和绩效考核机制可以有效地规范专家的评标行为，同时也通过激励来改进评标工作态度和提升评标工作积极性。 通过以上四方面动态管理机制的设计，可以较为系统地实现对评专家的全过程管理。评标专家全过程管理机制结构如图3所示。 4.评标专家管理系统优化 通过评标专家全过程管理机制的实施，可促进现有的评标专家管理方法的优化和工作效率的全面提升，改进现有专家管理系统存在的专家动态管理、分级、评价、考核、激励等方面的管理缺失，可实现评标专家管理系统的优化升级。 建立评标专家全过程管理机制，是评标专家管理的新思路。在管理的时域性方面，专家与时间相关的信息可基于专家管理系统的独立应用和自动更新，也可以通过与人资系统的协同工作实现更新，使管理数据更加形象和直观，具有较强的可操作性，易于实现全过程的动态管理。而在管理的频域性方面，评标专家全过程管理机制在不同阶段制定了相应的管理控制指标，使剖析问题更为深刻和方便。专家管理的非时域信息数据在管理过程的作用相当重要，每位专家的管理是多方面的，只有对专家的频次信息数据进行完整地分析和应用，才能保证专家管理的内容充实、有效。评标专家的时域管理和频域频域互相联系，缺一不可，是实现对专家的全过程