【超市连锁】连锁超市商品基本资料管理系统.doc

商品基本资料管理系统一、 写商品基本资料管理系统工作流程二、采购填写 课长审核并签字 商品部处长确认并签字 录入组输入二、商品基本资料的内容1、一个商品资料对应一个货号，货号为6位数字，由电脑自动产生，其为七的倍数，如：000007、000021、000028等。货号是商品的身份号码，一一对应，不可重复。可利用其查询商品资料内容及变价作业等，但负责商品的采购往往会疏忽，同一商品重复建档而造成多货号的情形。例如：同一商品有A、B两种货号，用A货号进货，B货号销售，造成B货号负库存的情况，盘点的困扰，是否用A货号还是B货号来盘点其成本不一致的状况2、填写品名与规格q品名为30码字节15个汉字、规格为16码字节8个汉字，以（品牌+品名+规格型号+销售单位）为填写原则，尽量详细表达商品内容、规格型号及销售单位，便于商管收货的人工判断正确性以及收银销售时对商品实物与POS机上价格是否一致，及商品包装入数与售价是否合理。如果能落实此规范建档亦可避免造成一商品多货号的情形产生，亦可利用品名来查询单品资料。EX：白兰氏传统鸡精42克*6瓶/盒、人头马XO700ml/瓶。百货类商品其规格型号功能应标明清楚；杂货类商品其重量、数量、包装人数、口味；生鲜类其重量、单位。（1）品名、规格、包装与现有商品完全一样的可以沿用现有的货号（2）品名一样，规格不一样，需重建商品档，新给一个货号（3）品名、规格一样，包装不一样，新给一货号，重建商品档（4）新品名、新规格、新增一个货号3、分类码q可分为处、课、大分类、中分类、小分类，一位数代表处、二位数代表课别、三位数代表大分类、四位数代表中分类、五位数代表小分类。如：34005是冷藏柜的分类码，第一位3即表示是三处，34则说明是34课家电课，340就是大分类，3400为中分类，34005五位数是小分类，分类码处应填写小分类4、产地q12个字节6个汉字，可以描述商品是哪个省、哪个市地区，此栏住可设定打印在价格牌、符合规定，填写表格时仍必需使用中文字。 EX：福建省福州市、广东省广州市等5、国别 来自3722.cn资料搜索网q3码文字，3位代码描述商品生产国家，此栏位可设定打印在价格牌、符合规定，填写表格时仍必需使用中文字。 EX：马来西亚、美国、英国等6、等级q“1”代表正品q“2”代表普通品7、商品种类q商品分为四种类分S/P/W/Q是非常重要栏位，输入组新建存档后无权限直接修改。S 标准商品 如书以本为单位出售、衣服以件为单位出售。好又多卖场常用的商品种类是S标准商品（除生鲜部门处）。也就是正常商品。 P 价格商品 一般以专柜商品为主，当POS机刷此条码时，则提示收银员输入此商品之价格，此商品需贴价格标。W 重量商品 以重量为单位，鸡、肉、鱼等，一般为生鲜处商品、杂货处散装糖果等所采用的商品种类。 W：系统根据此代码之商品，下传至磅秤机产生18码的25交错式条码组成为（2+货号+价格+重量+检查码），且其售价会与商品主档之售价比较，以较低为主。 Q 计量商品 按个、只、条等数量为单位来出售商品，如面包、蛋糕等。8、条码 q条形码有好又多店内码（8位）、国际码（13位）、磅秤码（18位）等，一个商品可以包含多个条码，但只能有一个主条码，即当前所用的条码为此商品的主条码，同时一个商品所包含的几个条码也同时可以使用，而一个条码只可属于一个商品货号，不可能又用到其他货号上。当在建档时，如果出现条码重复时，则可能发生一物多货号的情形，甚至可能发生厂商给的条码是错的，所以采购要严格要求条码的正确性。9、主要厂商q在建商品基本资料之前，它所属的厂商基本资料一定要先建档，等厂商基本资料生效后，才可进行新增商品基本资料，填写主要厂商这一栏，直接填上厂编：如厂编为100010其为6位数，前两位为课别，后四位为序列号。一个商品可以包含多个厂商，但只能有一个是主厂商即当前所使用的厂商为主厂商，一个厂商可以有多个商品货号。10、单位 q4码2个汉字，描述商品最小销售包装，如T恤以件为单位，情人梅以包为单位等。建商品档时，单位的设置很重要，在盘点过程中，经常出错的地方就是单位，特别是生鲜处，例如：A货号建档时是以包为单位，也就是以包为单位进货，到了盘点时却又以箱为单位来盘点，这样就造成了库存数量的不符。所以在使用到单位时，一定要前后一致，以什么单位进货，以什么单位销售，也一定要以什么单位来盘点，而且设置单位时，尽量以商品的最小销售包装为标准来设置，比如饮料课可口可乐最好以瓶为单位进货，而最好不以箱为单位进货。11、装箱数描述厂商送货时以销售单位的装箱数量。比如：花生油每箱有6瓶，则它的装箱数即为6。12、订货倍数必须是装箱数的倍数q如：装箱数为5，则订货倍数就一定要是5、10、15等。13、含税进价（小数点二位）q进价必须输入且需真实商品进价，否则第一次建档对平均成本有很大的影响尤其是生鲜自制品。 如：面包 建档方式：面包大概毛利率25% 以售价反推其成本也就是其进价 售价=10元 进价=10*（1-0.25）=7.5元14、折扣率q目前无使用15、实含税进价q实含税进价=原含税进价*（1-折扣率）16、进项增值税率q进项增值税率（0、6、10、13、17%）这一栏，除了10%是为初农处，其它的全属一般。0%是除了农副产品外的一部分厂商无法提供增值税发票而用的税率，也就是说开普通发票不能抵税，例如：农业生产者的自产农业产品。4%、6%是小规模纳税人商品的税率别，（一年销售额不能达到180万的厂家）。10%是自产自销的农副厂品，属于低税率，比如：青菜、西红柿等，也就是免税农业产品。一般用在生鲜处和杂货处的鸡蛋商品。13%是农副产品的税率，如大米、油等。这种农副产品是有一定规模的厂商。17%是标准、一般商品的增值税。17、销项增值税q销项增值税：5%、13%、17%18、进价生效基准日q有订货日与交货日两种，进价要在订货日当天生效的就填写依订货日，要在交货日当天生效的就填写依交货日。 例如：A商品的原进价10元，期间特 进价2/12/14为8元 订单日1/30日 交货日2/7日如商品档是依订单日则进价为10元；交货日则为8元。19、毛利率q自动计算（售价进价）/销价20、删除状态q是用来记录该笔商品资料值的使用状态，有三种状态： “0”代表不删除 可进货可出售可退货 “1”代表即将删除 不可进货可出售可退货（也就是说有库存，但不能再进货可销售） “2”代表已删除 不可进货不可出售不可退货 营运部门商品不能删除2状态，只能作删除1状态。而2状态是指前一年度无进货和销货，电脑会自动删除。21、资料完整qY/N Y可将此商品资料下传分店系统 N不下传22、订货方式qRPS订货q电话订货q永续订货q总公司订货qRPS订货也称为电脑产生电脑自动建议订单，商品由电脑产生建议量，每天早上电脑会自动跑出RPS表单。 方式有两种：A、低于安全库存之商品，产生订购建议量 B、平均销量、库存数、在途订货量和预定进货日期，互相比对，产生订购建议量。RPS订货有三种状态： 出RPS可转订单：电脑产生订购建议，可转为单据型之正式订单；也就是将RPS报表之明细转为订单（自动）。 出RPS不转订单：电脑会产生订购建议量，不可转为正式订单；出现RPS明细，但不转订单。 暂停RPS：不产生电脑订购建议值RPS相关资料：电脑根据库存，日均销量，厂商送货时间，RPS时间列印出，各主管根据RPS来修改，晚上转RPS资料为订单q电话订货也可称人工订单，人工订单就是有录入组key入完成作业，在分店下补货订单当天生效，流水号从1开始。q永续订货通常为生鲜部门所用的订货方式，就是列印出各厂家商品资料，由营运部门手填写订货量后下订单，进货时再由收货处KEY入数量。q总公司订货在总公司下订单，隔天生效，流水号从5001开始23、是否暂停订货 q新增时，系统预设为“N”，修改时，仅可输入Y/N，当删除状态为1即将删除或2已删除时，就一定是“Y”，无法修改，且不可进行任何订货动作24、是否暂停销售新增时，系统预设为“N”，修改时仅可输入Y/N，下传商品资料到收银机时，会判断此状态值，当此状态值为“Y”时，该商品会下传至收银机并自收银机中删除该资料。25、是否可退货 q新增时，系统预设为“Y”，修改时，仅可输入“Y/N”，当值为N时，不可进行任何退货动作，但在建厂商资料档时，厂商提供凭证为一般发票时，电脑自动默认为不可退货。26、分店可变价q根据此设定，决定分店对此商品是否有权变价。27、贴标指示q自贴：由营业人员自行贴条码标签q厂贴：由厂自行贴标q不贴切：商品由原印国际条码28、标签含售价q标签含售价：Y/N(标签上是否打印销售价格)29、是否为提货区商品q是否为提货区商品：Y/N(大型家电、凭卡付现再提货)30、是否为专柜商品q所谓专柜商品是他人租用场地来出售他们自已的商品，是专柜商品的月末电脑会自动归零（库存变为0） 如：徐福记果冻是专柜商品则在建档时要填写“Y”是专柜商品，平时电脑只记录果冻出售情况而不记录其进货情况，到月末电脑自动归零，将库存变为零状态。31、注意事项q生鲜处还必须要注意磅秤品名一定要与商品品名一致以及保存天数及单位的设置q商品资料内的进价、售价一经建档，就不能进行直接修改，要变动进售价必须填写变价申请单做商品变价动作。q在商品基本资料查询中的最后一页，我们还可以了解到这个商品是否有没有做快讯且他的快讯期间的采购日期、促销日期，和他们的进价、售价，还可以了解到商品最近异动日日期、最近销售日期、最近订货日期、最近进货日期、平均销量、平均成本、昨日库存数量、在途库存数量、会员价、是否为专柜商品。q平均成本=30天（进货+退货+进货更正+扣补款）金额 30天（进货+退货+进货更正+搭赠量）数量 日均销量（DMS）=0.9*昨日的销量+0.1*今日的销量 可销天数=库存量/DMS 需求量=需求天数*日均销量-库存量-已订购尚未进货量 需求天数=订单送达供应商