后勤基础管理工作人员培训教材(PPT 44页).ppt

后勤基础管理 综合口工作人员培训01 来自资料搜索网() 海量资料下载 相关要求 时间： 地点：参加人员：（公司各部综合 口工作人员） 后勤22条推行方案 一、规范后勤管理的重要性 二、22条设计的整体思路 三、22条点检的主要内容 四、22项条款的要求及作用 规范后勤管理的重要性 后勤管理是一项非常重要但常常被 忽视的管理活动 1、后勤管理是企业管理水平的直接 体现 2、后勤管理是推行精益生产的基础 二、22条设计的整体思路 后勤点检22条主要分为以下六大部 分 工作计划 人力资源 工作流程 基础 管理 持续改善 5s管理 三、22条点检的主要内容 1、部门明确的工作目标 1）部门内部年度、月度、周度计划 2）长期计划与短期计划应对应，短期计 划是长期计划的细化和完善，如部门内 部的实际工作发生较大变动时，需调整 长期计划，应与短期计划和开展的实际 工作相符。 3）计划中每一项工作均由具体负责人、 确认人和计划的开始、完成时间。 4）要求有计划的编制时间、人员和上级 领导批示，同时还要有计划确认人签字 栏。 2、工作计划及进度指示 1）根据每项工作的实际性质设置节 点，在月计划中不允许长达一个月 的工作，中间无任何的节点控制， 以实现工作过程控制，年度计划相 同。 2）在计划进度确认中出现不同的颜 色：取消？延期？正常进行？ 3、工作质量确认 1）周度、月度各类工作开展完成同 时，及时进行相应落实工作并对其 质量进行确认 2）严格相应的时间节点确认要求 3）统一质量确认标准，并统计格式 进行相应记录（未完成、基本完成 、完全完成、超额完成） 4、计划定期总结 1）每周六确认 2）分析原因、对策及改进措施 3）滞后的工作项目填写相关申请并 签字确认 4）月度进行评价通报 5）保留相关记录 5、人员组织结构 1）部门内部目视：负责人、科室分 类、级别分类及各职责人配置状况 2）注明日期及相关确认 3）有部门内部的职责描述，体现部 门全部的工作职责 4）岗位说明书进行年度维护，确保 其与组织结构相一致 6、人员工作技能分布 1）根据部门内的职责描述，将所有工作 项目分类 2）评价出现行工作岗位人员对本职工作 的熟练程度 3）对新生事物规划学习，并纳入相应的 培训计划中 4）在没有人员变动的情况下，人员技能 每季度更新一次，并保存记录 5）对出现的人员变动及离职情况，及时 补充相关人员空缺并理顺相关工作开展 7、人员面对面评价记录 1）每半年对直接下级进行面对面评 价，找出最弱项，指出改进方向并 记录，做为下次面谈基础 2）领导的改进方向应具有监督性和 可实时性 3）每次的基本评价方向应根据实际 工作情况进行相应的调整 4）直接领导人在人员进入部门3个 月后及时与之进行面谈，保存相关 记录 8.、内部人员培训记录 1）部门内部的培训计划：新人培养、基 本技能培养及素质提升 2）严格按照计划时间节点执行，并注明 相应的变化及要求 3）培训签到表、培训日期、讲师、培训 内容及相应记录 4）培训完成后确认培训效果，以试卷或 别的形式进行考核 5）保存相应的记录，为后期工作开展指 导 9、人员信息管理 1）建立部门内部人员履历表，方便 内部管理 2）履历表中的相关信息记录详实 3）体现部门内部的人性管理 10、工作流程 1）根据各部工作职责及相应组织结 构图描述并细化部门所有工作内容 ，要求能够体现部门内部的所有重 点工作 2）流程能指导部门内部的具体实际 工作 3）每个环节应有完成工作的时间、 标准 4）及时更新工作流程图，使其与实 际工作相符 11、流程改进 1）每一季度进行相应的流程改进，具体 讨论的内容、时间在计划中体现 2）改进完成后，留下相应的记录及改进 的效果，并修订完善相关流程，使其与 工作相符，能够有效指导相应的工作 3）根据删除、简化、合并、重排、新增 的原则，进行流程的改进和时间标准的 细化 4）对出现的问题填写相关记录（特别针 对没有流程的项目） 12、联络单 1）部门间使用的联络书，需要针对 回复人和实施计划进行相关的领导 确认 13、规章制度 1）部门内部的规章制度及领导对部 门人员的要求 2）部门内部明确相关内容并严格遵 守 14、文件的分类及存放 1）建立相关台账及明细（涉及下发 等文件） 2）确认相关编号（也可部门内部设 置），部门内部人员熟悉使用 3）部门内部文件的保存建档，3分 钟内无法找到视为没有 15、部门物品管理 1）台账建立：名称、数量、负责人 ，并及时更新，保持相符 2）制定相关物品点检表：点检时间 、点检项目、点检方法、点点检人 、确认人 3）相关点检要求内容明确，点检周 期至少每月一次，且相关人员签字 确认 4）记录出现的异常及崔策 16、工具改善 1）每月至少一次 2）讨论的工具：使用的表格、软件、工 作方法等并保存相关记录 17、问题反省记录表 1）问题原因、对策、发生时间、记录人 、确认人姓名 2）问题发生2天内记录，5天内确认 3）针对发生的问题进行分析原因及制定 对策 4）每月汇总部门内部发生的问题，组织 学习分析，制定对策并存档相关会议纪 要 18、月度总结及汇报 1）对月度工作中的不足点进行详细 分析总结，制定对策 2）要求有本月工作的感想及下月工 作开展的计划 3）要求必须有上级领导评价及签字 确认，以指导后期工作 19、成本控制 1）控制本部门内部的陈本，要求由部门 内部的支出费用预测表，明确部门内部 的项目和费用支出 2）鼓励从细节上节约成本，记录部门内 部的一些材料消耗、成本消耗等，并记 录部分节约成本的方法和效果 3）要求形成部门内部的成本控制图表， 包括当月计划支出、实际支出、节约成 本、降耗目标值，形成对比图，目视以 提高部门内部员工的节约意识 20、办公区域5s 1）办公室区域桌面整洁、文件框标 识格式、大小、标识统一 2）办公区域内的电线、电话线、电 脑线整齐有序 3）整个区域内无卫生死角 4）办公桌椅摆放整齐，人员要离开 后要将桌椅推入桌下 21、部内5s点检 1）点检周期每月至少一次 2）点检的项目、方法和应该达到的 目标应根据各自特点自行规定。 22、目视管理 1）要求将部门的长期计划、规章制 度、成本控制表、人员培训、组织 结构图、技能分布图、物品点检图 、部门5s点检等目视 四、22项条款的要求及作用 1. 服务意识 2. 责任心 3. 执行力 4. 变通性 5. 反馈制 一、 服务意识强是做好行政后勤工 作的基础； 二、 责任心强弱决定后勤保障的深 度 （愿意为组织付出多少）； 三、 执行力度决定后勤保障的有效 性 （做了没有？做到何种程度？对于 有异议 或不赞同的地方，以部门领导为主 ，先执行后评议，以免耽误工作进 展）； 四、 变通性决定后勤保障的广度 （此路不通另换他法，条条道路通 罗马。不要 一条道走到黑、杜绝两手一摊“非此 即彼，别无他法”，响应度和满意度 ） 五、反馈制是提高满意度和执行力 的要求 （要求“事事有反馈”、反馈的方法 有多种），让交办任务的人知道你 做了没有、做到什么程度、有什么 困难、 需要什么支持、取得了什么成果 ； 如何反馈？本部门交办的事 (做之中 反馈进度、做之后反馈结果)； 其他部门交办的事 做之前请示或知会） 领导交办的事 （必须得做，除了及时向该领导反 馈外，还得在做之前知会部 门负责人、做之中反馈进度、做之 后反馈结果和领导满意度） 外来任务 （做 之前请示、做之中反馈进度、做之 后反馈结果） 简单事务 “做了之后反馈 结果即可”； 如何沟通？ 在处理部门间沟通和工作联系中需 要注意几点： 1.凡是其他部门需要向行政部索取任 何物品、文件（尤其是文件） （1）公司物品借用、领用做好书面登记 ； （2）制度等公共制度均已发布，其他各 部门需要可告知他们在公共文件夹中获 取； （3）涉密文件等基本涉及不到，若不小 心从非正式渠道获得，注意不要在行政 部内部流通（根据需要可向部门负责人 汇报）、更不能向行政部外部流通（唯 一原则是行政部不能作为泄密的源头） ； （4）行政部内部使用的管理面单，其他 部门如果需要借鉴提出要电子版等，应 向部门负责人提出申请； 2.凡是其他部门员工或部门领导要求做职责范围外的事情，原则 是“职责外的事先请示部门负责人、私事可自己决定帮与不帮，但 不得影响本职工作” （1）一般情况下，如果是_超出 职责外的事，任何情况下都请对方向部 门负责人提出，由负责人决定是否承担 这些额外事项、并且由谁来承担； （2）处理原则是：在确保完成本职工作 的前提下，花费的时间和精力不是很多 、其他部门确实需要帮助的前提下，尽 可能协助完成。避免一些本该由其它部 门自行承担的零星、杂活推到行政部， 行政部应接不暇并且大家习惯成自然后 自然而然成为行政部的“本职工作”。比如