【培训课件】工作计划与有效执行.ppt

集团内训课程系列教材 工作计划与有效执行 *1 集团内训课程系列教材 互动： 问题一 为什么有培训需求？ 问题二 想通过培训解决什么样的问题？ 问题三 您的理想工作状态是什么样的？ *2 集团内训课程系列教材 3 内容提纲 一、现状描述 二、科学的工作方法计划 三、如何有效保障计划实施 一、现状描述 *4 集团内训课程系列教材 5 症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。 病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。 一、现状描述 集团内训课程系列教材 6 二、科学的工作方法计划 为什么要制定计划？ 如何制定计划？ 什么样的计划可实施性强？ 集团内训课程系列教材 7 制定计划要明确六个问题（5W1H） （1）为何制定此计划？ （Why?） （2）计划的目标是什么？ （ What?） （3）何处执行此计划？ （Where?） （4）何时执行此计划？ （When?） （5）何人执行此计划？ （Who?） （6）如何执行此计划？（How?） 二、科学的工作方法计划 集团内训课程系列教材 8 “令人惊讶的是，当我用足够 的时间计划后，我可以完成很多 事情，而同样令人惊讶的是，如 果不经过计划，我就只能完成一 点点事情。我宁愿在一个星期里 紧张的工作四天半而有进度，而 不要一直做却没有进度。” 富兰克贝格 计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。 （1）Why制定计划必要性 集团内训课程系列教材 9 战略目标 即时目标 月度目标 年度目标 战略规划 即时计划月度计划 年度计划 设定目标 实现计划 (2)What设定和分解目标 集团内训课程系列教材 10 n目标的意义与作用 提供持久的动力 衡量工作进展的尺度 分清轻重缓急 关注结果而非工作本身 集团内训课程系列教材 11 n精准目标的五个标准 集团内训课程系列教材 12 工作计划表 主题题工作内容责责任人状况日期 预订预订 会议议 设设施 1得到三份报报价单单 2了解报报告人需要什么直观观教具 3下订单订单 ，并说说明详细详细 的要求 XX绿绿色 绿绿色 绿绿色 6/19 向与会者 进进行简简要 说说明 1与会议议主持者就会议须议须 知达成 一致 2发发布会议须议须 知 XXX绿绿色 绿绿色 6/25 保证预证预 算 1估计计旅行和日常开支 2准备备所有的预预算 3提交预预算计计划并与财务财务 主管理 达成一致。 XX黄色 绿绿色 红红色 6/30 使用类似说 法说明 (3) Where When Who How模板 集团内训课程系列教材 13 制定工作计划注意事项 把工作分类，工作内容描述要简单明了 u 明确责任人和可执行的完成时间 u 过程跟踪情况说明 u以下三种情况充分考虑并做好标注： 你已经掌握了完成工作所需的信息和资源 不能确定怎样才能完成，还需要进一步分析 一定会给你带来麻烦的工作。 集团内训课程系列教材 14 滚动计划法 初始计计划 第一阶阶段第二阶阶段第三阶阶段第四阶阶段第五阶阶段 详细详细较细较细一般较较粗很粗 修正后计计划 第二阶阶段第三阶阶段第四阶阶段第五阶阶段第六阶阶段 详细详细较细较细一般较较粗很粗 计计划修正因素 差异分析环环境变变 化 组织组织 政策变变化 计划与实际之间的差异 第一阶段实际完成情况 修正计划 集团内训课程系列教材 15 小结 计划引导你走出工作中繁忙的迷宫！ 哪里没有计划，混乱就会降临到哪里！ 制定计划的要素：目标、时间、责任人，可 操作性的内容、过程管控。 集团内训课程系列教材 16 三、如何有效保障计划实施 要保障计划顺利有效的实施,必须 掌握科学的工作方法 给大家介绍几剂良药！ 集团内训课程系列教材 17 n第一剂 PDCA循环法 P D C A 它是一种很科学的管理程序 ，同时也是一种很科学的工作 程序。 集团内训课程系列教材 18 什么是PDCA？ 这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（ Do ）、检查（Check）、修正再执行（ Action）。 计划 （Plan） 修正 再执行 执行 (Action) (Do) 检查 (Check) P C D A 循环 集团内训课程系列教材 19 nPDCA循环工作步骤表 阶阶段步骤骤 计计划阶阶段（P）设设定目标标 搜索与目标标相关的信息 找出最佳方案 制订计订计 划工作表 执执行阶阶段（D）按计计划工作表执执行工作 检查阶检查阶 段（C）检查检查 或评评估执执行状况与目标标之间间差 距 修正再执执行阶阶段 （A） 对检查结对检查结 果做出修正 修正后再执执行 执行中发现偏离原计划时，或发现原计划考虑不够周全， 就要及时弥补、调整，以确保任务的圆满完成。 集团内训课程系列教材 20 第二剂：立即行动 不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头 提醒注意： 你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；但有时 解决问题的时机并不成熟，如果你立即行动，往往只会弄巧成拙 这时最好能把事情缓一缓，另外选择一个适当的时机。 集团内训课程系列教材 21 第三剂：ABC法则 把你的工作按照以下标准分成三种类型： A型：必须做重要并且紧急的任务。 B型：应该做重要或紧急，但不是既重 要又紧急的任务。 C型：可以做既不重要也不紧急的日常 任务。 集团内训课程系列教材 22 紧急性 重要性 緩 重急 輕 集团内训课程系列教材 23 考虑一项任务的优先程度 这项任务是否既重 要又紧迫？否 是 这项任务是否必要？ 否 是 这项任务能否助你更 有效地工作？ 否 是 这项任务是否日常性 的？ 否 是 是否今天就需要完成？ 否 是 这项任务是否有最后 期限？ 否 是 这项任务是否重要但 不紧迫，或紧迫但不 重要？ 否 昌 不必做，取消它 留待有空时再做 分出时间来完成 制订可行的期限 留出时间完成 立即行动 A型 任务 C型 任务 B型 任务 否 否 否 否 否 否 否 是是 是是 是 是 是 集团内训课程系列教材 24 平衡日常工作任务 A型： 你应该尝试每天完 成几项紧急和有难 度的任务。 B型： 你的工作主要由这 部分任务构成，这 些任务应占去大部 分工作时间。 C型： 这些不紧急的事 情应待有时间再 做。 一个工作日 提醒注意： 任何工作日，都应 该是A型、B型、 C型任务的混合。 你应该把这三种类 型的工作任务均匀 分布于全天，而不 是按顺序干完A型 任务，再干B型任 务，等等，注意三 者的平衡。 集团内训课程系列教材 25 提醒注意： 世事变幻无穷，没有任何事是一成不变的。同时， 你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境 总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务 的重要性或紧急性完全改变。一旦得知任何影响你工 作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的 优先顺序。 集团内训课程系列教材 26 第四剂：良好工作习惯的养成 使用记事簿 养成做备忘录的习惯 日清日毕 过程反馈与跟踪 要学会有原则有管控的变通 保持自己的工作韵律，与别人的相协调 当你要形成某一习惯或观点,进而接受它执行它时，一般 经过二十一天后就可以把它化为生活中的习惯，这就是良 好习惯养成法则 集团内训课程系列教材 27 KPI： 1） IT运行保障值 2）信息化项目生命周期节点（里程碑）完成率 3）公司5年信息化规划二期完成情况 4）预算目标执行差异率 5）专项预算执行差异率 TOP10： TOP1：IT运行保障 TOP2：IT基础设施升级与改造 TOP3：PDM项目 TOP4：BOM项目 TOP5：DMS项目 TOP6：CPM项目 TOP7：QMS项目 TOP8：制定二期信息化5年规划 TOP9：经营指标 TOP10：大新重项目 根据信息技术公司2010年经营计划，确定TOP10及KPI指标 作为分解目标的依据 n实际案例 信息技术公司A、B类指标库（年度目标） 部门门系统应统应 用部运维维支持部信息化管理部综综合管理部市场场部 科室管理系统统科制造系统统科商务务系统统科研发发系统统科 数据中心运维维科 信息化管理 科 采购购科行政人事科财务财务 科销销售科工程管理科产产品技术术科软软件开发发科BOM科 A类 实施项目里程碑节点完成率(F6F8) 实施项目里程碑节点完 成率(F6F8) 实施项目里 程碑节点完 成率 (F6F8) 投资采购成 本降幅率 KPI指标执 行及时率 预算目标 执行差异率 经营收入（ 不含税） 工程实施达 成率 实施项目里 程碑节点完 成率 (F6F8) 实施项目里 程碑节点完 成率 (F6F8) 实施项目里 程碑节点完 成率 (F6F8) 项目建设满意度宕机时间 系统应用可 用率 需求满足率采购计划完 成率 编制符合率资金保障率销售利润率重大安全事 故发生数 客户满意度需求满足率BOM考核到 达率 公司5年信息化规划二期完成情况 宕机恢复时 间 预算目标执 行差异率 资产账实 相符率 供应商体系 管控（体系 升级） 人员流失率存货周转率客户满意度客户满意度 BOM整改率 核心交换机 可用率 外包管理能 力建设 IT风险整改 率 服务满意度培训计划完 成率 资金回笼率 服务满意度 汇聚交换机 可用率 运维服务满 意度 公司5年信 息化规划二 期完成情况 服务满意度 灾备系统运 行指标 投资预算差 异率 灾备系统有 效性 服务满意度 服务满意度 B类 IT风险整改率 IT风险整改 率 IT风险整改 率 合同归档率 失泄密案件 发生数 会计报告出