商务邮件范例以及格式注意事项

一、事务邮件： X 经理/总： 您好！ 非常荣幸能够代表我公司与您联系。 我是 XXXX 公司的 XXX（职位）的 XXX（姓名） ，今天将您所感兴趣的我司 产品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！ 如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我， 电话：*，或联系 XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！ XXX 二、问候邮件： 例一： X 经理/总： 您好！ 在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！ （在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！ ） XXX 公司 XX 敬上 例二： X 经理/总： 您好！ 生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境， 慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美 的时刻送给您。 祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！ XXX 公司 XX 敬上 例三： X 经理/总： 您好！ 一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我 最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！ XXX 公司 XX 敬上 例四： X 经理/总： 新年好！ 值此 2012 新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福， 感谢您长期以来对我们的支持和信任！ 在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的 中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融 洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！ 请提高您对我们的标准！ 让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种 成长的“营养素” ，这是您赐予我们最有价值的礼物。 愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一 扇窗那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的 愿景，这是我们共同的理想！ 新春来临，万象更新，XXXX 全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春 节愉快，身体健康，阖家欢乐！ XXXX 公司 三、感谢信： X 经理/总： 您好！ 感谢您长期以往对我司的支持与信任， 注意：注意： 一、关于主题 1.一定不要空白标题。 2.最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 5.可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适 度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE 一大串。 7.最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出 前忘记检查主题。 二、关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。 2.Email 开头结尾最好要有问候语 “你好”或者“您好” ，开头问候语是称呼换行空两个写。 结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼” 。 注意， 在非常正 式的场合应完全使用信件标准格式， “祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头 空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 三、正文 1.Email 正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必 须通报的以示对对方的尊重。 2.注意 Email 的论述语气 尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 3.Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段 落简短干练。 4.一次邮件交待完整信息 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 四、附件 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4.附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6.如果附件过大（不宜超过 2MB） ，应分割成几个小文件分别发送。 五、语言的选择和汉字编码 中文用宋体或者新宋体，英文就用 Verdana 或者 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即 可。 六、结尾签名 1.签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、 地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过 4 行。 2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签 名档会让对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。 七、回复技巧 1.及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是 2 小时内。 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。如果事 情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当答