办公室主任工作内容及标准

第一章 办公室主任工作标准概述 办公室主任工作的特点 1、政治性 要体现党的路线、方针和政策。 2、辅助性 只能根据领导的指示和决定行事，绝不可越俎代庖。 3、全面性 其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调。 4、事务性 事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查。 5、保密性 内部和外部工作条件要求 1、干部队伍素质良好 2、组织合理和程序科学 3、信息渠道灵敏畅通 4、办公条件和服务手段不断改善 办公室主任的职责 1、承办职责 主办、会办、转办、催办 经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。 2、参谋职责 协助领导安排工作 协助领导做出决策 为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关 “顺向”参谋“辅助性参谋” “逆向”参谋“劝阻性参谋” “侧向”参谋“提示性参谋” 3、管理职责 文书管理 建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作 信息管理 包括党政机关的信息工作 4、协调职责 纵向协调 上令下行 下情上达 以点带面做好推广工作 横向协调 统一修改文件、规定 平衡、安排一些部署、会议、临时检查 维护规定、平息矛盾 统一各方意见，协助领导作出裁决 内部协调 协调一致员工的意见 让每个员工发挥所长 5、指挥职责 调度性指挥 应变性指挥 第二章 日常工作管理标准 “上情”与“下情”互相结合 所谓“上情”，就是通常说的“上头精神”，也包含领导精神；“下情”，是指本地区、本部门、本 单位的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。 抓典型树形象要防止不良倾向 处理日常工作的技巧 一、当好“领头雁” 一个单位领导，若想让下级赞美自己，还必须做到能够让下级体验有意义的生活。 当前，许多人尤其是一些年轻的下属和职员，过惯了自由自在的生活，喜欢随心所欲地行动，组织性、 纪律性都较差。身为领导，如果听任他们所为，让他们牵着鼻子走，你就胜任不了领导的职务，反而很容 易被下级视为无能和平庸。 因此，作为领导，必须有坚定的原则和目标，不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。 二、处理公文的技巧 面对着堆积如山的公文，主任的出路何在？ 问题的解决，在于“少、精、简”。 提倡领导亲自动笔行文写材料。重要的行文，领导要亲口讲、亲笔写，这样做，除了能有效地 压缩“文山”外，对提高领导素质、促进领导工作，都是有益的。 三、检查工作的技巧 1、听汇报 2、看现场 3、查资料 4、和群众座谈、个别交谈 在此基础上，领导者对下属的工作要进行客观评价和有效指导。 四、总结工作的技巧 1、不要面面俱到 办公室主任的工作五花八门、千头万绪，总结时要分清大小、主次。 2、要做到一分为二 不要讲成绩时夸夸其谈，讲问题时一笔带过。 3、推广经验，纠正缺点 总结工作经验的目的，是为了更好地推动工作。总结出的经验教训，一方面要确定责任人、 落实纠正措施；另一方面也要召开干部会议，具体剖析教训的前因后果，提出整改的措施，让各单位都来 抓好整改。 只有这样，总结工作才有意义 五、管理态度明朗，坚信自己 当你在领导一个团体时，如果态度暧昧模糊，毫无信念，群众就不会跟你走；反过来说，如果你 态度明朗，坚信自己，群众就会拥戴你。 日常工作的管理方法 一、抓住“中心环节” 二、“十指弹钢琴” 三、“以点带面” 四、“反弹琵琶” 五、抓“薄弱环节” 实施目标管理的一般步骤 1、精心制定单位的总目标和各项分解目标。 2、全力以赴地实施各项目标。 3、如期讲评各项目标完成情况、兑现奖惩措施。 第五章 督促检查工作标准 督查工作的程序 领导交办事项的督查程序 交办立项登记转办承办催办检查办结办结回告审核立卷归档 中心工作督查程序 分解立项送审批办转交办督办催办检查综合分析专题回告审核再批办再督办催办 再办结回告再审核立卷归档 督查工作的公文文体种类 督查工作专用文件，目前多系借用各级党政领导机关办公厅（室）的文件头字，文件编号署上“督” 字。如“办公厅文件”，下面为“厅督字 号”。这类文件即为督查工作专用文 件。其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知，督查工作计划与工作要点、工作总结、工作 报告、请求等。此外，还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划，督办通知单、督查工作条例等 等。 督查工作简报 格式同其他工作简报一样。内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流，决策指令的 执行、实施、办理的进展状况和结果（实际效果）的综合分析等等。督查工作简报的文头名称，目前各地 方单位不尽统一，有“省督查工作”，“市督查工作简报”，“县督查情况通报”，“ 督查”。 督查工作专报 督查工作专报，总体上也属于督查工作简报的范畴，是督查工作回告中重要的一种文字方式回 告。适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实，以及重要的单项督查事项的执行、办理落实 的情况与结果。 督查工作情况通报 督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。当 然，向下级分发的情况也有。实际内容多系刊载以下四个方面 一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等； 二、刊载主要领导关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神； 三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人，贯彻执行不力，或顶着拖着不办的典型情况； 四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况，包括出现的重大的新情况、新问题，以及重大的突 发时间、重要的急情要事等。 督查工作回告 督查工作回告，是专门用于向领导人和上级机关回报“执行情况”及“实施结果（效果）”。督查工 作回告的特点主要是侧重于 、领导人批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。 、领导交办的大量的单项、单一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。督查工作对于领导交办 事项，要事事有回音，件件有结果。其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。 、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的，属于上行文。 、印发份数有严格限制，往往份数很少，常常只是两三份，有时只是一份，一般只向具体批示交办 的领导人回告结果即可。 、回告的文稿制作有两种方式：打印、人工书写。应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空 白稿纸上开头。 、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好，需用时，将正式文稿内容首页打印在其下 方空白的材料纸上，其他页码可用一般常用的公文材料纸。 督查报告的写作“三要” 1.要突出反映问题 2.要突出反映新鲜经验 3.要突出本地特色 督查登记制度 1.所有督查事项，首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。 2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。 3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记，原则上指定一人具体承担。 4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时，要每一张页码只登记一个具体子事项。 5.督查事项登记簿中页码表格及内容，可自行设计。但是必须要有交办机关/单位/领导人，交办 /来文的时间，督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理 过程（包括催办）及结果等基本内容。 6.要经常或定期对登记簿上登记的督查事项进行检查和清帐。 7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。各承办单位在一定的时限内 （一季度，或半年、一年内）办结的回告情况，一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。 登记转办要求 2.凡转办的督查事项，一律填写正式的督办通知单，督办通知单一般为一式两份（拟用复印纸复 写），其中一份送发给承办单位，一份作为存查。 3.转办通知单填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在督办通知单上，并将有关 事项内容的全部资料复印一份，包括领导人的批示意见在内。 4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在督办通知单。 5.将督办通知单、督办事项内容的复印件，以及领导批示意见的复印件，一并装入信封 封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。 6.对领导人口头交办的事项，如须转办的，除在转办登记簿上登记外，一般不填发督办通知单 ，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即 可。 第六章 收文处理标准 文件呈阅的方法 一、 注传法和存注法 注传法，即“注发”与“传阅”。此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些 单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注 发意见”。注发表可与传阅单连在一起，即注发传阅单。注发人同时签“传阅范围”（单位 或个人），一式两份。此表附在最前面，与文件订在一起即可。 存注法，是把“存档”和“注发”。这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。下级报来的情况、 资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。然后交办公室主任注发，此份自行留存。 二、 阅注法 这是处理下级请示、报告的一种方法。收发员收文登记后，填写阅办单，请办公室主任拿出“拟 办意见”，然后连同请示（报告）一起送有关领导批示。 三、 拟办批示 将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对请示（报告）中提出的问题，需要拿出初步意见供 领导参考。形成“拟办意见”。 四、 摘要注办 所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或公文处理单上，作简短的注明。 请办 一、 批抄 包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。批抄包含在拟办中， 就是给收文安排一个合理的批阅对象。 二、 加抄 加抄亦称加发。指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。 三、 请办 指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一 种，可在文件左上角注明“请部门办”或“请部门商部门办”。并加盖公文处理章。 三、 请批 请批是文书部门将收文送领导同志批办。一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。 请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。 请批一般有三种情形、三种写法： 1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、 明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向 性意见，供领导决策参考。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请同志批示”，下边写上具体方 案。 2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请同 志批示，拟请部门办理”或者“请同志批示，拟请部门主办，会同部门处理”。 3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请 同志批示”即可。 四、 批办 需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提 出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。 需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。对紧急重大和有疑难问题的文件，应首 先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。 批办意见没有固定不变的格式。一般来说，用“请办理”、“请批示”、“请申视” 等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。 另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答 复的范围。批办这类文件可使用“请审阅”、“请阅”、“请阅酌”、“请研究”等。 这类批办意见，常用于阅知性工作。 传阅 一、 传阅的范围 1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。 2.需要几位领导共同批办的文件。包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制 发的需要会签的文件等。 3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。 4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。 二、 传阅的要求 应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上 签注姓名和日期。 三、 传阅的方法 1.分送传阅法 先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。 2.集中传阅法 利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。 3.设立阅文室法 大中型机关设有“阅文室”，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名， 便于管理谁看了、谁还没有看，防止漏阅。 4.横传法 即文件从主任部门送出后，第一应阅人阅后传至第二应阅人，直至由最后一位阅文人将文件退回办公 室。横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。 5.回传法 后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。 6.专传法 由专人将文件送给有关领导同志，坐等领导同志阅完后，马上送其他领导，直到传完为止。这种方式 只在两种特殊情况下采用：一是特急件，二是绝密件。 催办 一、 催办的具体范围 1.上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件。 2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。 3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务，需办理或答复的函件。 办公室催办工作的重点应放在对内催办上。对外催办一般可由机关主管业务部门负责。 二、 催办的方法 1.电话催办 2.发函催办 3.登门催办 4.请承办部门来人汇报 三、 催办的具体要求 重视催办工作 健全催办制度 催办文件要有登记也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”（在“收文登记簿”上留出 一部分帐页专门登记催办性文件）。 承办 一、 承办工作的要求 按照领导批示，及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导