高校财务档案在数字化校园中的管理研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高校财务档案在数字化校园中的管 理研究 摘要高校财务档案管理作为高 校日常管理的重要组成部分和财务管理 的重要内容，在数字化校园的大环境下， 高校财务档案信息化管理是一种必然趋 势。目前高校档案信息化管理存在意识 缺乏、制度不健全、基础设施落后、人 员素养欠缺等现象，为提高高校档案信 息化管理水平，实现高校财务档案服务 功能，需培养人员相关意识、完善相关 管理制度、加强基础设施建设、保障信 息化技术。 中国论文网 /3/view-12962734.htm 关键词 高校财务档案；管理； 数字化；信息化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 0 引言 数字化校园指的是以数字化信息 和网络为基础，在计算机和网络技术上 建立起来的对教学、科研、管理、技术 服务、生活服务等校园信息的收集、处 理、整合、存储、传输和应用，使数字 资源得到充分优化利用的一种虚拟教育 环境。通过实现从环境、资源到应用 （包括教、学、管理、服务、办公等） 的全部数字化，在传统校园基础上构建 一个数字空间，以拓展现实校园的时间 和空间维度，提升传统校园的运行效率， 扩展传统校园的业务功能，最终实现教 育过程的全面信息化，从而达到提高管 理水平和效率的目的。可见，信息化是 数字化的结果，管理水平和效率的提升 是数字化的最终目标。高校财务档案管 理作为高校日常管理的重要组成部分和 财务管理的重要内容，在数字化校园的 大环境下，高校财务档案信息化管理是 必然趋势。高校财务档案管理实现信息 化，能让财务档案得以更妥善的保管， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 同时也利于查询和利用，从而实现财务 档案信息资料价值。 1 高校财务档案管理在数字化校 园的现状 1.1 财务档案信息化意识缺乏 由于思想观念的因素，部分高校 负责人没有真正意识到高校财务档案信 息化管理的重要性，限制了部分推进财 务档案信息化管理的决策，导致高校财 务档案管理在资金、人员、设施等方面 的投人不足，影响了高校财务档案信息 化管理的进程。由于财务档案管理人员 服务意识的缺乏，阻碍了财务档案管理 水平的提高。当前众多高校因财务工作 人员过少、工作量过重等因素，财务档 案管理工作并未有专人负责，导致高校 财务档案管理工作停留在应付性质上。 实际上高校财务档案管理工作是一项服 务性质的工作，服务性质的工作讲求的 是服务水平和服务效率，因财务档案管 理人员没有意识到其工作本质，部分高 校财务档案管理人员在工作中不关注、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 不重视，无作为、无追求，不根据信息 时代的需求寻找、学习、更新管理技术 和管理方法，一定程度上影响了高校财 务档案信息化管理的进度。 1.2 财务档案信息化管理制度不 健全 在高校数字化背景下，高校财务 档案信息化管理需要有一套规范的制度 作为前提和保障。目前，众多高校财务 档案信息化管理制度尚存在一些问题， 导致高校财务档案管理工作出现部分分 工不明确、操作不规范、监督不到位、 奖惩不分明的现象。 1.3 基础设施落后 要适应数字化校园，要实现高校 财务档案信息化管理，需要有相应的基 础设施作为保障，否则，就会严重阻碍 学校正常的教育、教学、科研、行政等 方面的工作，由于目前多数高校对财务 档案信息化管理的重要性认识不够，财 务档案信息化管理建设的资金投入不足， 高校财务软件对财务档案信息化管理功 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 能的开发和投入尚未完全成熟。行业技 术指标也不规范。因此，财务软件档案 数据与财务档案管理信息化要求的无缝 对接，档案利用的准确性和服务效率， 仍未能达到信息化的要求，满足不了实 际工作的需求，基础设施跟不上信息化 时代的发展。 1.4 管理人T 专业素养欠缺 在信息化的时代，高校财务档案 管理人员的素质和技术必须跟上步伐， 不能按照传统的思想和标准来要求财务 档案管理人员。目前，很多管理人员并 不具备高校财务档案信息化、数字化、 网络化、电子化的专业素养和技能，对 高校财务档案工作认识简单、随意、粗 放，没有掌握高校财务档案信息化管理 需要的现代化信息技术、现代化管理方 法和高科技管理手段，不能熟练操作各 种管理软件。 2 提高高校财务档案信息化管理 的建议 2.1 培养人员相关意识 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 （1）培养相关人员信息化意识。 学校相关部门领导需要意识到高校财务 档案信息化管理的重要性，意识到高校 财务档案信息化管理是高校信息化的一 个组成部分，高校财务档案管理必须跟 上校园数字化的发展，才能为学校教学、 科研、行政等各方面工作可持续发展起 到促进作用。在意识到高校财务档案信 息化管理的重要性后，才有可能加大人 力、财力、物力的投入，从而真正落实 高校财务档案信息化管理。同时，要提 高财务档案管理人员及相关财务工作者 的信息化意识，只有他们真正意识到财 务档案信息化管理的重要意义，他们在 工作中才能尽职尽责、规范操作、保证 工作效率，注重培养新技能、学习新技 术。 （2）培养相关人员的服务意识。 高校财务档案管理的最终目的是提高档 案的利用效益，以达到促进学校可持续 发展的目的。高校财务档案管理工作实 际是为高校提供关于财务方面的服务性 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 工作，这要求财务档案管理工作人员有 相应的服务意识。针对目前高校财务档 案管理人员的应付性思想，学校相关部 门需要加大财务档案管理服务功能的宣 传，纠正应付性思想，化被动应付为主 动服务，实现高效财务档案本质功能。 （3）培养相关人员与时俱进的 意识。高校传统的财务档案管理形式是 纸质档案管理，财务档案的收集、整理、 归档、保管、查询、利用、销毁等都依 赖手工，但是随着技术的发展和要求， 财务档案管理要向更为专业、便捷、高 效的电子形式发展，这就要求高校财务 档案管理人员跟上时代的发展，转变传 统的管理观念，创新档案管理方式，做 到与时俱进，破除墨守成规。 2.2 完善相关管理制度 （1）针对分工不明确现象，建 立明确的责任制度。由于部分高校财务 档案管理人员非专职化，由财务部门人 员兼任，加上财务档案业务不清晰等原 因导致高校档案管理工作分工不明确， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 兼职人员在财务档案管理工作中出现不 重视、不负责等现象。因此要建立明确 的责任制度，聘请专业人员任职，明确 档案业务，将责任落实到人，使财务档 案管理专业化、专职化，避免分工不明 确而推卸责任现象出现。 （2） 针对操作不规范现象，需要建立规范的 操作制度。 会计档案管理办法 高等 学校档案管理办法 关于全面推进我 国会计信息化工作的指导意见为高校 财务档案工作的规范化和信息化提供了 制度依据，但信息化进程中，高校财务 档案工作的实际操作中会出现各种各样 的新问题，这需要学校依据以上各管理 办法和意见，结合学校的具体情况，针 对财务档案工作中出现的具体问题，完 善制度，规范操作，使财务档案资料在 收集、整理、归档、保管、查询、利用、 销毁各环节有章可循，确保财务档案的 完整性、真实性、安全性。 如有序的收集、整理制度：收集 整理档案资料要完整、真实、及时，避 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 免档案资料的虚假错漏，在将档案电子 化、数字化的过程中，同样需要确保档 案信息的完整性、真实性、及时性；整 理档案分门别类等。规范的归档制度： 归档需要严格执行审批手续，规范装订、 规范存放；电子档案规范分类、规范存 档。健全的保管制度：特别是各类电子 档案要专人保管，设立安全密码，未经 允许不复制不传送，不篡改档案数据， 不丢失档案信息等，需要有数据库系统 监控制度、重要数据备份制度、内外网 隔离制度等；严格的查询、利用制度： 财务档案的查询利用程序要合法、手续 要严格。合理的销毁制度：销毁档案先 造册，审批后按期销毁。 （3）针对监督不到位的现象， 制定完善的监督制度。以定期与不定期 检查相结合的方式，检查档案有无破坏、 丢失、散乱，检查财务档案管理工作各 环节是否符合规章制度，以实现财务档 案管理的规范化。 （4）针对奖惩不明细的现象， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 制定明细的奖惩制度。对于违规违纪操 作的人员进行严厉的惩罚，对于表现尽 职尽责的员工实施适当的奖励，最大限 度调动财务档案管理人员的积极性和主 动性，抑制其消极被动的心理。营造一 个公平、公开、良好的氛围，培养提升 财务管理人员的责任心与成就感。 2.3 加强基础设施建设 数字化环境下，高校财务档案管 理的基础设施必须要符合时代的需求， 如果基础设施无法更新，财务档案管理 的水平就无法提高，其服务性功能就无 法实现。财务档案管理的基础设施包括 硬件基础和软件基础。保证硬件基础和 软件基础夯实，才能提高高校财务档案 管理的信息化水平。 （1）硬件基础。财务档案管理 的硬件基础包括档案库房、计算机房、 现代办公设备（计算机、打印机、复印 机、传真机、扫描仪、装订机、碎纸机 等） ，要加大财务档案管理的硬件O 施的投入，及时添置和更新相应的财务 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 档案管理的硬件设备。 （2）软件基础。软件基础包括 在财务档案管理中涉及的系统软件和应 用软件，系统软件包括计算机监控管理 程序、数据库管理程序、储存和安全管 理程序、操作系统等，应用软件包括电 子文档管理软件、档案信息管理软件等， 在选择使用相关财务档案管理的软件时， 要考虑软件的实用性、安全性、准确性， 及时升级更新软件，使其功能更强大、 技术标准更规范统一，在高校财务档案 管理过程中发挥现代技术优势。 2.4 保障信息化技术 （1）技术创新。随着档案信息 化管理、数字化的发展，高校财务档案 往以计算机硬盘、光盘、U 盘为主要存 储媒介，以电子数据为存储数据，以电 子搜索为查询方式的方向发展，这要求 用新的手段、新的技术、新的方式来进 行财务档案管理。 （2）技术防范。在高校财务档 案信息化管理过程中，现代技术起到了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 无可替代的促进作用，但是也带来了新 的问题。最主要的就是档案安全问题。 一旦用于管理档案的计算机或软件遭受 病毒、黑客等破坏，档案的安全性就会 遭到威胁，资料遗失、数据被盗、信息 泄露都会带来巨大损失。所以财务档案 在信息化的过程中要加强技术防范，确 保档案的安全性。同时，需要做好档案 的备份工作，避免因电子档案丢失影响 学校各项工作的进程。 （3）技术使用。档案管理的技