浅谈综合性医院设备档案管理问题与对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈综合性医院设备档案管理问题 与对策 【摘要】现代化综合性医院的发 展，与医疗设备的投入有很大关系，而 医疗设备的日常使用、保养和维护都需 要以设备档案作为指导和依据。因此， 加强医疗设备档案管理工作，对提升综 合性医院的医疗服务水平，提高医院综 合运营效益具有关键作用。基于此，本 文对医疗设备档案管理相关问题进行探 讨，并提出几点措施及对策，希望对改 进、提高综合性医院设备管理水平有所 裨益。 中国论文网 /3/view-12956710.htm 【关键词】综合性医院设备档案； 管理；问题；对策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 医疗设备的先进程度是衡量综合 性医院现代化水平的重要指标，如何做 好t 疗设备仪器的购置、维护与管理 是医院管理工作的重点，而要想管理好、 维护好医院医疗设备，就必须重视对设 备档案的管理工作。因此，如何促进综 合性医院医疗设备档案的管理，增强设 备档案管理人员的意识，改进并有效地 解决医院设备档案管理存在的不足，挖 掘并利用设备档案资源，充分发挥设备 档案在医院管理中的作用，正是本文所 探讨的内容。 一、综合性医院医疗设备档案管 理现状 （一）医疗设备档案管理的部门 归属不明。医疗设备档案的管理涉及多 个部门。如作者所在的医院，是三级甲 等医院，目前正在使用的中大型医疗设 备有 1350 台，其中 2015 年购置中大型 医疗设备 50 台，2016 年 1 至 10 月购置 38 台。形成的设备档案 1264 卷，其中 万元以下 335 卷，1-5 万元 436 卷，5- -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 20 万元 265 卷，20 万元以上 228 卷。 这些医疗设备前期的采购以及日常维护、 保养属于医疗设备科，具体使用则是由 使用科室进行操作，设备档案管理部门 则负责档案的采集、照管和调用。但在 实际的医疗设备档案管理过程中，各部 门之间未明确分清职责，工作不协调， 重点是未明确医疗设备档案管理权限的 归属，没有一个具体的部门来统筹协调、 负责档案的管理工作。在实际档案管理 过程中，往往出现以下情形：管理科室 仅仅关注设备的考察、议价和采购；使 用科室仅仅关注设备的安装、调试和验 收，而对于医疗设备相关资料的采集、 保管则予以选择性忽视，从而未能形成 完整的设备档案。 （二）医疗设备档案管理制度不 健全。目前综合性医院医疗设备档案的 管理工作重视不够，相当一部分医院未 认识到医疗设备档案管理工作的重要性， 导致设备档案管理活动混乱无序，缺乏 一定的系统性和科学性，普遍未建立规 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 范的、有效的规章制度，重视文书档案 或人事档案的管理，形成管理规范，忽 视了对医疗设备档案的管理，相关部门 的职责分工不明确，互相推诿，医院管 理部门缺乏行之有效的管理和监督手段， 难以协调三者的关系，造成医疗设备档 案管理混乱，不能及时、有效地提供给 维修人员使用，不能很好地服务于临床、 医技科室，甚至造成档案遗失的现象。 比如未建立完整适用的医疗设备档案管 理系统，设备档案管理混乱，借阅查询 制度不健全，未能充分发挥设备档案的 作用和深入挖掘设备档案的深层价值等。 2015 年笔者所在的医院新购进一台高新 设备，因档案管理员未按要求登记借阅， 造成购置合同遗失，给医院带来难以挽 回的损失。因此应充分重视医疗设备档 案的规范管理，医疗设备档案管理作为 一项经常性、系统性的工作，是医院医 疗设备稳定运转的重要技术支持和保障。 （三）设备档案管理人员专业培 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 训未完善。医院对设备档案重视不足， 认为设备档案是一项无关紧要的工作， 常常由设备维修人员或其他行政管理人 员兼任设备档案管理员，甚至没有经过 专门的档案管理培训，更不可能选择档 案专业技术人员来担任设备档案管理员。 由于缺乏专业的档案管理技能与知识， 对档案管理的具体内容不了解、不熟悉， 导致出现档案文件保管分散、档案资料 采集不完整等问题。同时，由于部分资 料散布于使用科室或基层维修人员手中， 收集起来比较困难，个别情况下还会出 现资料残缺丢失的问题。此外，部分医 院未制定完善的借阅制度，档案的借阅 和归还手续不规范，加之档案管理人员 更换频繁，移交手续不清，对于一些久 借未归档的资料未能及时进行催还，最 终导致设备档案的永久遗失。 二、提升医疗设备档案管理水平 的途径 （一）提高医疗设备档案管理意 识。首先必须从院领导到具体管理人员 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 都要从思想上认识到医疗设备档案管理 的重要性以及必需性。对于综合性医院 来说，医疗设备是医院现代化水平的体 现，更是保障其长期经营以及今后发展 的重要因素。认识到设备档案的重要性 才能最大程度提高设备的使用效率，提 高医院的经营管理水平。在医疗设备的 日常使用中，设备档案可以提供或记录 设备各方面的信息，为医院管理层制定 相关决策提供可靠依据，提高采购活动 的科学性、有效性，防止贵重仪器的闲 置浪费，实现医疗资源的科学配置。医 疗设备从最初的论证、议价、采购，到 设备的调试、使用、维修，再到最后的 淘汰、更换，需要经历一个周期性的过 程，整个过程与设备档案的管理密不可 分。因此，作为医院的管理者，应该把 设备档案的管理列为医院的重点工作之 一。 （二）明确医疗设备档案收集的 内容。要做好设备档案的收集工作，保 证档案内容的完整性，首先要明确需要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 收集的内容，一般来说医疗设备档案内 容主要源自两个方面：一是采购过程中 产生的文件。二是使用过程中形成的各 种资料。因此完整的医疗设备档案内容 也应包括两大方面：一是院务会议上讨 论同意采购立项的会议纪要，以及采购 过程中签定的具有法律依据的合同书； 与设备配套的相关证件、说明书、手册 等。二是设备使用期间形成的一些记录 性资料，包括使用记录、维护记录、合 格证、设备使用的效益分析等，这些都 可以为后续的售后服务、维修活动以及 日后购买设备提供有效的参考和依据。 其中，对于合同书的收集主要是为了保 证各项合同条款的有效性，防止医院的 合法权益遭到侵害；对于设备说明的收 集则是为后续的检测和维护提供原始的 技术资料支持，从而维护设备的安全、 稳定运行。当医疗设备进入报废环节时， 需要根据设备档案中记录的资料来进行 报废审核，以评估设备的真实价值，确 保资产的合理报废，杜绝资产的流失和 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 浪费。由此可见，医疗设备档案与医院 的各项管理活动息息相关，日常收集过 程中应注意把医疗设备在论证立项采购、 安装监测检查、故障维修、日常维护以 及审核报废等过程中产生的相关档案资 料及时、准确地收集到设备档案中。 （三）完善医疗设备档案管理制度。建 立一套科学、完善的规章制度是医疗设 备档案工作走向规范化、法制化的重要 基础。根据综合性医院的实际工作情况， 以档案法等法律法规为准绳，建立 一套适用于本单位工作的医疗设备档案 制度，使档案的采集、归档、审核、保 管、交接、整理、调用、借阅等各个环 节有章可循，使医院设备档案管理步入 标准化、制度化的正轨，从而真正挖掘 设备档案的潜在价值，确保医疗设备的 正常使用，提高医疗设备的使用效率， 为医院的医疗、教研工作奠定坚实保障。 另外，要从当前的设备保养、维修人员 以及档案管理工作人员中选出一批思想 素质较高、专业能力过硬的人员来组建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 一支专门负责设备档案管理活动的档案 工作小组，并由医院档案中心进行统筹 管理，以充分协调医院的设备档案管理 工作，并具体负责档案管理制度的编制 和修订。 （四）加大医疗设备档案管理的 硬件以及软件设施投入。要做好设备档 案的管理，提高医疗设备档案管理重要 性是第一步，同时重视硬件和软件设施 的投入，还应给档案管理工作提供必要 的条件。应按要求严格选择设备档案管 理场所和设备档案存放的库房。其次， 应配备设备档案管理的工具，如空调、 密集架（或文件柜） 、防磁柜、除湿机、 加湿器、温湿度计、打印机、扫描仪、 二氧化碳灭火器等。第三，应引进先进 的设备档案智能化管理系统，促进设备 档案管理的信息化，信息化的基础硬件 设施主要包括网络设备、服务器、存储 设备、安全设备、档案数字化加工设备 以及其他支撑设备等，同时做好软件建 设，选择适用的设备档案管理软件，有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 条件的综合性医院可根据本院特点来自 行研发一套功能全面、使用方便的设备 档案管理系统，并设置相应的档案信息 数据库，同时做好检索设计等配套工作， 以满足t 院的档案信息检索需求。此 外，还要增加一套档案统计分析工具， 为档案管理、数据分析提供详细、准确 的统计信息，以更好地为医院工作提供 便利。 （五）重视医疗设备档案管理人 员的配备。作为医疗设备档案管理的具 体执行者，档案管理人员可以选择档案 专业毕业的人员，或是热爱档案管理工 作，具有档案管理专业知识，熟悉档案 工作流程的人员。医院应设置医疗设备 档案专职岗位，负责档案管理的日常工 作。根据单位的实际情况，规模较小、 设备档案较少，可设置档案管理兼职人 员，由医院档案中心统一管理，或规定 在某时间段内由使用科室具体来负责设 备档案的保管工作，做好档案的整理、 核查工作，然后将信息汇总后移交到设 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 备管理科，经管理科室审核无误后，再 送至档案室进行保存。医院的设备档案 管理人员要加强学习意识，积极了解 档案法 保密法等与自身工作密 切相关的法律法规，在头脑中树立依法 治档的思想观念，在工作中严格遵守各 项法律规章，切实做好档案