如何有效使用google文档(google docs)

如何使用 Google Docs（组图） /esoftware/ 2007年 11月 05日 15：05 来源： eNet硅谷动力 字号：小 | 大 【文章摘要】Google Docs 是一个基于 Web的工具，它有跟 Word相近的编辑界 面，有一套简单易用的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的 修改。 如 何 使 用 Google Docs（ 组 图 ） Google Docs 是一个基于 Web的工具，它有跟 Word相近的编辑界面，有一套简单易用 的文档权限管理，而且它还记录下所有用户对文档所做的修改。 Google Docs 的这些功能令它非常适用于网上共享与协作编辑文档。 Google Docs 甚至可以用于监控责任清晰，目标明确的项目进度。对于简单的项目， 它使用起来直接了当，不像 dotProject那般复杂。 从 Writely开始，我就一直在使用这个网上文档编辑工具。Writely 被 Google买去之 后，整个工具跟 Google的其它系统如 Gmail，Google Spreadsheets 等结合在一起，并且 更名为 Google Docs & Spreadsheets。这个教程讲的只是其中的 Docs那部分，因此我这 里只叫它 Google Docs了。 另外，跟其它很多 Google的产品一样，Google Docs 在 Firefox上有最好的显示效果， 因此，这个教程引用的所有例子都是在 Firefox上实现的。 登陆 Google Docs 我一直很纳闷为什么国内的朋友很少知道 Google Docs，因为 Google Docs的链接如 下图，就在 Gmail主页的左上角上，一点就进去了。后来我才知道，如果 Gmail的显示语 言是设成中文的话，这个链接现在是没有的，相信 Google Docs的中文版出来来后应该会 加上去吧。 图 1：从英文版的 Gmail进到 Google Docs 不过那也问题不大，可以直接从这个网址进去： 如果有 Gmail帐号的话，可以用 Gmail帐号登陆。如果你用习惯了原来的电邮地址， 还不想体验 Gmail的超级功能的话，你也可以点击登陆页面上的“Create a new Google Account”链接，用你的电邮地址来建立一个 Google帐号。 2、创建文档 在 Google创建一个文档非常简单。 图 2：在 Google Docs上创建文档 如上图，你可以 A. 点击“New Doccument”直接创建文档，或是 B. 点击“Upload”上传文档。 A. 点击“New Doccument”直接创建文档的文件名为“Untitled”，改文件名如下图， 图 3：更改文件名 B. 点击“Upload”上传文档 a. 用户可以从本地电脑把文档直接上传到 Google Docs。目前 Google Docs支持以下 几种文档的上传 Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) 及 StarOffice (.sxw) 一次最大可以上传 500k大的文件。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下 图， 图 4：从本地电脑上传文件 b. 每个 Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电 邮创建文档。如下图， 图 5：电邮上传文件 可以用两种方式电邮创建文档 没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。 有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。 3、编辑文档 Google Docs 的编辑界面跟 Word相似，当然少了很多功能。用户在 Google Docs上可 以编辑简单的文字格式，表格，图片等。这些功能对一般用户来说已经够用了。 我这里主要讲一下添加与修改文字链接，用户可以直接从其它网页或是文档上复制带 链接的文字到 Google Docs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。 如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“Link”图标， 图 6：创建文字链接 然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“OK”就行了。见下图， 图 7：添加与修改文字链接 4、协同编辑 Google Docs 有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs 非常适合用于网上协 同编辑文档。 在 Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如， A. 用户可以在 Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“Share Now”链接。如下 图， 图 8：点击“Share Now”链接进入到文档权限管理的页面 B. 或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“Collaborate”标签进入到文档 权限管理的页面。见下图， 图 9：点击“Collaborate”标签进入到文档权限管理的页面 Google Docs 的文档只有两种权限： 协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协 作者不能删除此文档。 读者。读者拥有此文档的只读权限。 用户进入到文档权限管理的页面，填上相应受邀用户的电邮地址。见下图： 图 10：邀请协作者或读者 点击“Invite these people”的按钮后，Google Docs 会提示相应的信息如填入邀请 信内容等。用户全部点击“OK”就可以了。 当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到 Google Docs提示同时在线 编辑协作者的名单。见下图， 图 11：在线编辑的协作者 5、修改历史记录 Google Docs 记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候，可以点击左 上方的“Revisions”标签进入修改历史记录的页面。见下图， 图 12：“Revisions”标签 在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs 对修 改的地方用不同颜色高亮显示。见下图， 图 13：高亮显示的修改记录 并且，Google Docs 也列出了对文档做过修改的各个协作者。如下图， 图 14：对文档做过修改的各个协作者名单 在这个页面下，用户还可以选择把文档回复到某个指定的历史状态，比较各条修改历 史记录及列出所有修改历史记录。 6、保存文档 用户在编辑文档时，点击页面右上方的“Save”或“Save & Close”按钮就可以保存 文档了。如果用户想放弃所做的修改，可以点击“Discard changes”按钮。见下图， 图 15：保存文档或放弃修改按钮 7、发布文档 用户可以把写好文档发布到网上。发布与协作都能让其它人看到文档。协作可以设定 权限，也就是限定什么人可以做什么事。而发布文档就没有这些设定了。文档一旦发布， 任何知道已发布网址的人都可以看到文档，当然，是只能看，不能修改。 在 Google Docs上发布文档也很简单。用户在编辑文档的页面右上方点击” Publish“标签，就可以进入发布页面。见下图， 图 16：”Publish“标签 在发布页面里，点击”Publish document“的按钮就可以直接发布文档；点击”Post to blog“按钮就可以把文档发布到自己的博客上。见下图。 图 17：直接发布或发布到自己的博客上 Google Docs 的发布到博客功能支持市面上很多博客系统，如 WordPress，Typo，PLog 等等。 用户把文档发布后 Google Docs会给出文档链接。见下图， 图 18：直接发布后的链接 发布后，其它人就可以通过这个链接看到文档。 如果发布后用户对文档做了修改，用户必须把文档重新发布，其它人才能看到文档的 改动。 另外，用户也可以随时取消发布。 我在新加坡使用 Google Docs的体验还不错。速度，及系统稳定性都可以。但