11-00办公室工作标准120410

QZ/JSM 内 蒙 古 金 石 镁 业 有 限 公 司 企 业 标 准 QZ/JSM11-00 办公室工作标准 （A0 版） 2012 年 04 月 10 日发布 2012 年 04 月 20 日实施 内蒙古金石镁业有限公司 发布 2 目 录 1 范围 2 部门职责概述 3 部门职责 3.1 公共关系资源管理 3.2 行政、文秘管理 3.3 档案管理 3.4 会议管理 3.5 印章管理 3.6 车辆管理 3.7 后勤管理 3.8 危机和法律纠纷管理 3.9 保密管理 3.10 IT管理 3.11 对外接待 3.12 党工团妇管理 3.13 其他 4 部门岗位设置 5 附件 附件一 本部门提供给其他部门的表单资料 附件二 其他部门提供给本部门的表单资料 附件三 岗位说明书 QZ/JSM11-01 办公室主任岗位说明书 QZ/JSM11-02 外联经理岗位说明书 QZ/JSM11-03 档案管理员岗位说明书 QZ/JSM11-05 IT管理员岗位说明书 QZ/JSM11-06 企划经理岗位说明书 QZ/JSM11-11 行政经理岗位说明书 QZ/JSM11-12 行政文秘岗位说明书 QZ/JSM11-13 行政管理员岗位说明书 QZ/JSM11-21 后勤经理岗位说明书 QZ/JSM11-22 后勤管理员岗位说明书 QZ/JSM11-23 车队长岗位说明书 内蒙古金石镁业有限公司 办公室工作标准（A0 版） QZ/JSM11-00 1 范围 本标准规定了办公室的工作职责、工作关系、部门岗位设置和部门所辖岗位的岗位 说明书，适用于内蒙古金石镁业有限公司。 2 部门职责概述 在公司分管副总经理领导下，负责公司各部门和项目建设指挥部公共关系资源管理、 公文档案管理、会议管理、车辆管理、后勤管理、危机管理、保密管理、IT 管理等工作。 3 部门职责 3.1 公共关系资源管理 3.1.1 建立健全各级公共关系网络，分部门建立公共关系台账，并按期更新。 3.1.2 负责日常行政事务公共关系管理，与政府主管部门等相关方建立良好协作关系。 3.1.3 代表公司协调、处理各项目建设指挥部的公共关系。 3.2 行政、文秘管理 3.2.1 监督、检查、规范公司行政文件的管理工作。 3.2.2 负责公司级行政文件的起草、发放和归档。 3.2.3 负责外来行政文件的传递、归档工作。 3.2.4 负责公司文件、资料打印、复印、登记、建档等工作。 3.2.5 负责公司员工的行为规范监督检查与考核，组织开展评审、激励等工作。 3.3 档案管理 3.3.1 按档案管理标准要求做好公司档案的分类、编目、建帐等管理工作。 3.3.2 负责在档档案的保管及保密管理。 3.3.3 负责提供档案利用的服务和控制。 3.3.4 负责监督各部门将形成的档案及时归档。 3.4 会议管理 3.4.1 负责组织公司级办公会议。 3.4.2 负责做好公司级办公会议记录、纪要，监督会议决议的执行。 3.5 印章管理 3.5.1 按公司印章管理规定保管、使用印章。 3.5.2 负责公司印章的验收、入库、建档、发放等管理工作。 2 3.6 车辆管理 3.6.1 负责公司车辆使用的申请、调配、协调和安全管理工作。 3.6.2 负责公司车辆的保险、保养、维修工作。 3.6.3 负责公司车辆有关证件和保险资料的归档保管及车辆事故的处理工作。 3.6.4 负责公司驾驶员的工作规范和安全教育、检查与考核工作。 3.7 后勤管理 3.7.1 负责办公用品采购管理。 3.7.2 负责实施公司礼品方案。 3.7.3 负责公司饮用水、办公区卫生管理。 3.7.4 负责公司办公设施、后勤用具的购置和安装（委外） 、调试、维护等工作。 3.7.5 负责公司食堂的管理。 3.7.6 负责公司宿舍的管理。 3.7.7 负责公司行政后勤物品的修缮工作（物品保修期内由采购部门负责） 。 3.7.8 按照人力资源部提供的需求信息，负责行政人员的工作服、生活劳保福利用品的 申请、采购、验收、保管及发放。 3.8 危机与法律纠纷管理 3.8.1 收集国家和地方重大政治、经济、文化和法律信息，向相关部门及领导通报。 3.8.2 做好国家方针政策的上情下达、企业信息的下情上报工作。 3.8.3 负责全公司危机管理，处理反馈有关危机信息并进行法律准备和应对工作。 3.8.4 保持与公司法律顾问的联系，配合公司各部门解决对外的法律纠纷。 3.8.5 监督、检查公司各部门危机管理工作。 3.9 保密管理 3.9.1 负责公司信息的保密管理工作。 3.9.2 配合相关部门对泄密事件进行调查、处理。 3.9.3 监督、检查公司各部门的信息保密管理工作。 3.10 IT管理 3.10.1 IT技术支持 a） 台式机、笔记本、服务器以及电脑外设如打印机等维护，包括硬件的更换和维修， 常用软件的安装、故障排除，如操作系统、Office 系列、网管软件、数据库等； b） 企业 IT 设施和网络设施的架设与维护； c） 公司重要数据备份计划的实施及管理。 3.10.2 IT知识培训及信息监控 a） 组织 IT 相关培训，提高员工的信息技术水平； b） 制定适合企业发展的信息安全策略和管理标准,实施日常监控和报告。 3.11 对外接待 3.11.1 按接待管理规定组织公司重要的对外接待工作。 3.11.2 负责政府、供应商、客户等相关方与公司往来的交通、食宿、招待、礼品等服务。 3.12 党工团妇管理 负责党工团妇团队建设与管理。 3.13 其他 3.13.1 协助人力资源部开展企业形象策划、品牌建设和企业文化推广工作。 3.13.2 处理公司发生的各种突发事项。 3.13.3 完成上级领导安排的其他工作。 4 部门岗位设置 部门直接上级：分管副总经理 高二级上级：总经理 办公室主任 1 名 行政经理 1 名 外联经理 1 名 后勤经理 1 名 档案管理员 2 名 行政管理员 1 名 车队长 1 名 后勤管理员 2 名 行政文秘 1 名 企划经理 1 名 IT管理员 1 名 办公室共 13名员工，其他人员如驾驶员、保洁员、食堂、宿舍管理人员作为后勤保障人 员，根据需要设置，按后勤服务人员管理要求执行。 组织机构图如下： 4 办公室主任 外联经理 后勤经理 车队长 档案管理员 后勤管理员 行政经理 行政文秘 企划经理 IT 管理员 行政管理员 5 附件 附件一 本部门提供给其他部门的表单资料 附件二 其他部门提供给本部门的表单资料 附件三 岗位说明书 QZ/JSM11-01 办公室主任岗位说明书 QZ/JSM11-02 外联经理岗位说明书 QZ/JSM11-03 档案管理员岗位说明书 QZ/JSM11-05 IT管理员岗位说明书 QZ/JSM11-06 企划经理岗位说明书 QZ/JSM11-11 行政经理岗位说明书 QZ/JSM11-12 行政文秘岗位说明书 QZ/JSM11-13 行政管理员岗位说明书 QZ/JSM11-21 后勤经理岗位说明书 QZ/JSM11-22 后勤管理员岗位说明书 QZ/JSM11-23 车队长岗位说明书 本标准由办公室起草并解释 本标准起草人：徐 超 本标准审定人：蒋宝龙 本标准批准人：李 全 QZ/JSM11-00附件一 本部门提供给其他部门及上级领导的主要表单资料 序 号 提供主要表单资料名称 提供时间 接受部门 1 公司办公室月、年度工作计划 每月 5日前 分管副总经理 2 外部信息（政策法规等）汇总 即时 总经理、相关领导 3 外来行政文件 收到后 2天内 相关人员 4 公司级会议通知 会议前 1天 经理室、各部门主管 5 会议记录 次日下班前 相关人员 6 月度绩效考核表 每月 5日前 人力资源部 7 员工半年度评价表 完成后 5个工作日内 人力资源部 8 员工住宿登记汇总表 提交后 分管副总 9 员工房补申请汇总表 每季度最后一个月 财务部、相关部门、 OA 10 食堂卫生检查通报表 检查后 10天 OA，财务部 11 员工宿舍卫生检查通报表 检查后 10天 OA，财务部 12 食堂满意度调查表 每半年最后月 各部门 13 满意度调查分析报告 每季度末 相关部门 14 工作服的汇总统计 制作工作服时 财务部 15 出车登记表 每 10天一次 财务部 16 月度考勤汇总、驾驶员加班记录表 每月 3日前 人力资源部 17 对外月度信息通报 每月 10日前 政府各相关部门 18 车辆整体运营情况 每月 10日前 总经理、经理室 19 后勤水、电费用报表 半年一次 公司全体员工 6 QZ/JSM11-00附件二 其他部门提供给本部门的主要表单资料 序号 接收主要表单资料名称 接收时间 提供部门 1 各类档案 按照档案管理标准 要求的时间 各部门 2 提供后勤保障月需求信息 每月 3日前书面通知 人力资源部 3 车辆盈亏核算表 每月 3日前 财务部 4 工作联系单 提前 2天 相关部门 5 公司所获得的政府或行业奖励信息 资料 获得后 15天内 相关部门 6 外部信息（政策法规等）汇总 月底 各部门 7 车辆使用申请表 执行车辆管理标准 各部门 8 印章刻制保管申请表 发生前 使用部门 9 印章外带登记表 发生前 使用人 10 档案归档申请表 归档当日 归档部门 办公室主任岗位说明书 QZ/JSM11-01 岗位名称 办公室主任 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-01 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 分管副总经理 高二级上级 总经理 直接下级 行政经理、外联经理、后勤经理、车队长、档案管理员、企划经理、IT 管理员 内部主要关系 公司各业务相关部门、控股集团 外部主要关系 党政机关及各经济管理部门、社会团体等 岗位工作概述 负责办公室全面管理工作，开展行政、后勤管理、公共关系、信息化、车辆、文秘、档案、印章、党工团妇等管理工作。 岗位工作任务 1、组织收集、整理、反馈公司内外部的各类信息资料。 2、配合政府相关职能部门做好上情下达，下情上报的工作。 3、组织建立健全各级公共关系网络，积累并有效利用各类公共关系资源。 4、管理公司的保密工作：配合相关职能部门对泄密事件进行调查、处理；监督 检查公司信息保密管理工作。 5、指导、协调、监督文秘和档案管理工作。 6、公司大型会议的组织管理工作。 7、监督检查公司印章的使用和管理工作。 8、协调、监督车辆的使用、保险、维护等管理工作。 9、公司所有车辆的出车调度工作。 10、审定车辆维修、保养、设施配置。 11、协调处理与各级政府部门的关系。 12、组织做好来宾的接待工作。 13、负责对办公室人员考核工作。 14、负责员工行为规范的监督检查与考核，组织开展评审、激励等工作。 15、监督行政后勤管理工作。 16、负责办公室职责内安排员工的福利事项。 17、组织开展危机与风险防范、处理工作，组织对公司重大行政事故的调查处 理。 主要任务 18、负责党工团妇的建设与管理工作。 8 1、完成上级安排的其他工作。 辅助任务 2、协助人力资源部开展相关工作。 1、团队合作氛围、人才培养成果、人员流失率 2、危机有效处理率、保密管理良好率。 3、公共关系网络建设，资源建档完整率。 4、各部门关系良好率。 5、车辆无重大事故。 岗位关键 业绩指标 6、企管费用控制率。 岗位任职资格 年龄范围 2850 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 本科；5 年以上管理工作经验可以为大专 资格证书或技术 职称 内审员上岗证 1、健康。 身体要求 2、能适应经常出差。 1、5 年以上相关工作经验； 工作经验要求 2、硕士毕业且特别优秀的，可放宽到 2年以上。 技能要求 项目 标准要求 1、公文写作能力 熟练掌握制度、通知、通报等公文的写作方法。 2、计算机与网络应用技能 （1）掌握常用办公软件 word、excel、power point等软件的使用。 （2）能熟练使用互联网。 3、法律基础知识 掌握法律基础知识。 4、财务管理基础知识 掌握企业财务管理基础知识。 基础素质 5、商务礼仪 能在日常工作及商务事务中保持良好的个人形象与行为。 1、 公共关系学知识与技能 熟练掌握公共关系处理的相关知识与操作手段。 2、国家、地方相关政策、 法律、法规知识 熟练掌握与企业有关的各项政策、法律、法规。 3、保密管理 掌握信息保密的手段、方法，可以运用不同的管理手段和措施保障公司信息安全。 4、行政后勤管理技能 掌握行政后勤的各项具体事务的办理和处理。 专业知识 5、行政会议组织与管理 能高效、周密地组织各类会议。 1、协调能力 能有效协调上下左右各种工作关系，以推动工作的开展。 2、计划管理能力 能够指导下属，能够对本部门相关工作进行指导。 3、领导能力 自律能力强，能够指导、协调、管理下属开展各项工作。 4、应变能力 有效处理工作中出现的突发事情的能力。 5、沟通能力 具备与横纵向准确的传达相关信息的能力，并具备获得横纵向积极支持的能力。 综合能力 6、学习能力 具备掌握新知识、改善管理的能力 7、信息管理能力 能有效对信息进行收集、分类、加工和处理。 8、人才培养能力 在工作中教导、引导直接和间接下级不断成长。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。其他要求 2、工作热情仔细,勤奋好学,团结同事 编制/日期 徐超 审核/日期 蒋宝龙 批准/日期 李全 外联经理岗位说明书 QZ/JSM11-02 岗位名称 外联经理 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-02 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团矿产事业部 外部主要关系 各级政府部门等 岗位工作概述 建立健全各级公共关系网络，分部门建立公共关系台账，并按期更新。根据公司工作内容需要处理对外（主要指政府机关）相关行政事务。 岗位工作任务 1、收集、整理国家以及政府部门的有关政策、法律法规，及时上报主管领导 并酌情向相关领导汇报，并负责向公司内部相关部门传达。 2、收集、整理公司所有公共关系信息和相关方资源，分部门建立公共关系台 账，并按期更新。 3、负责公共关系管理和维护，各部门公共关系需求的协调等工作。 4、负责与政府工商、经贸、科技、发改委、海关、供电、环保等部门的协调、 请示、汇报和行政事务的处理。 5、处理好与各级政府部门的公共关系。 6、负责政府相关部门客人的来访接待工作。 7、及时掌握各行政部门动态，积极为企业争取利益和荣誉。 8、负责公司相关工商执照的申请、办理、更换和年检等工作。 9、策划、组织实施公司的公关活动，并分析、评估、总结活动的效果。 10、建立并维持与周边企业的关系，开展互相支持与沟通工作。 11、收集、整理分析各种危机信息，及时提出危机解决方案，供领导参考。 12、协助项目申报、专利申请、知识产权保护，用足用好相关优惠政策，取 得项目奖励。 主要任务 13、协助收集国家和地方重大政治、经济、文化和法律信息，并向相关部门 及领导通报和宣贯。 1、完成上级交办的其他工作任务。辅助任务 2、协助横向部门开展相关工作。 岗位关键 1、政府资助、补贴额。 10 2、项目申报计划完成率。业绩指标 3、公共关系资源台账完整率。 岗位任职资格 年龄范围 2550 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 本科； 5年以上工作经验可以为大专； 8年以上工作经验可以为中专。 资格证书或技术职称 无 身体要求 1、健康。 2、能适应出差。 工作经验要求 1、2 年以上对外工作经验。2、3 年以上行政管理工作经验。 技能能力 标准要求 1、写作知识与写作能力 熟练运用通知、通报、计划、总结等常用办公文书和掌握项目可行性报告的编制。 2、计算机与网络应用技 能 熟练运用常用 word、excel 等办公软件。 3、法律基础知识 掌握法律基础知识。 4、财务管理基础知识 掌握企业财务管理基础知识。 基础技能 5、礼仪 能在工作和对外协调中保持良好的个人形象与行为 1、专业知识、工作分析 系统掌握项目申报资料的编制方法。 2、法律法规 系统了解国家有关劳动法、公司法、民事诉讼法等 有关法律法规和地方法规、条例，并能在实际中运 用。专业技能 3、文件处理技巧 正确理解国家政策的精神实质，熟练运用国家有关政策及时做好项目的申报和工作。 1、目标管理能力 在各种约束条件下，能完成项目申报工作。 2、谈判能力 能在谈判中运用心理学知识，达到设定的目标。 3、信息管理能力 能有效地对政府相关规定进行收集、分类、加工。 4、沟通能力 能应用沟通技巧与政府有关部门进行有效沟通。 综合能力 5、协调能力 能有效协调上下左右各种工作关系，以推动工作的开展。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、沟通、协调能力强。其他要求 3、保密意识强。 编制/日期 徐超 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 12 档案管理员岗位说明书 QZ/JSM11-03 岗位名称 档案管理员 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-03 岗位定员 2人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团办公室 外部主要关系 政府档案管理部门 岗位工作概述 负责档案的收集、整理、分类、保管、保密、借阅、复印、销毁等管理工作，监督相关部门及时归档。 岗位工作任务 1、收集整理各类文件、记录等并按相关规定归档。 2、负责档案的收集、移交、保管、利用、销毁等工作，按要求以表册、数字 形式进行登记和统计。 3、负责监督归档资料的完整性、完好性。 4、负责编集档案文件，资料汇集，编制目录，卡片，索引等。 5、严格按档案管理标准开展工作。 6、严守公司机密。 7、印章的验收、入库保管、发放、登记与回收。 8、负责档案的自查、盘点工作。 9、负责档案室的卫生工作。 主要任务 10、定期向领导汇报档案管理情况。 1、完成上级交办的其他工作任务。辅助任务 2、协助领导开展相关工作。 1、文件传递的及时性。岗位关键 业绩指标 2、档案完整率。 岗位任职资格 年龄范围 2250 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 大专 资格证书或技术 职称 档案员上岗证 身体要求 健康。 工作经验要求 1、具有档案管理基础知识和工作经验。 技能要求 项目 标准要求 基础技能 1、办公文书写作 熟练运用通知、通报、计划、总结等常用办公文书；写作能力强。 2、计算机与网络应用技能 熟练运用常用 word、excel、power point 等办公软件。 3、商务礼仪 能在商务事务中保持良好的个人形象与行为。 档案管理理论与方法 熟悉档案分类、整理、编目、立卷、检索、利用、保管、销毁等专业理论与实务操作。 专业技能 档案管理法规、标准 熟悉最新的档案管理相关法规、标准，并能细化、应用于工作实际。 1、计划管理能力 能按照要求制定相应地工作计划和业务计划。 2、沟通能力 能用各种沟通技巧与各级员工进行平等的沟通。综合能力 3、协调能力 能有效协调上下左右各种工作关系，以推动各项工作的顺利开展。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、具有较强的沟通能力。 3、保密意识强。其他要求 4、工作心细，品行端正，原则性强。 编制/日期 徐超 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 14 IT管理员岗位说明书 QZ/JSM11-05 岗位名称 IT管理员 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-05 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 办公电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团信息管理部、矿产事业部 外部主要关系 IT软硬件服务商等 岗位工作概述 在办公室主任领导下，应用IT技术，增管理和维护公司IT设施，确保信息、办公设施正常使用。 岗位工作任务 1、协助办公室主任制定公司年度 IT预算方案，提交财务审批。 2、协助办公室主任进行公司信息管理标准制定、修改及公司内实施。 3、负责公司 IT硬件系统的维护、管理。包括 IT资产管理、IT 设备维修、 ，重 要设备检查保养等。 4、负责公司平常 IT技术支持工作。包括 IT桌面支持、系统问题故障排查等。 5、负责制定 IT技术培训工作。 主要任务 6、负责制定公司信息安全策略及保护措施，实施应用监控，提高公司信息安全 等级。 1、完成办公室主任、总经理安排的其他工作。辅助任务 2、支持业务部门的其他工作。 1、IT 设施的管理与维修权。岗位工作权限 2、对公司信息化办公设备与工作设备的管理负监督责任。 1、IT 重大安全事故率。 2、IT 设施规范使用率岗位关键业绩指标 3、IT 培训评估良好率。 岗位任职资格 年龄范围 不限 性别要求 不限 最低学历要求 大专 资格证书或技术 职称 无 身体要求 1、健康。 工作经验要求 1、1 年以上工作经验。2、2 年以上网络管理工作经验. 编制/日期 徐超 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 企划经理岗位说明书 QZ/JSM11-06 岗位名称 企划经理 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-06 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 事务类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 台式电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团企划部、矿产事业部 外部主要关系 政府相关部门、广告公司、新闻媒体等 岗位工作概述 负责公司企业形象宣传、贯彻，全面规范、提升企业形象。 岗位工作任务 1、负责公司企业形象宣传、贯彻，全面规范、提升企业形象。 2、负责编制公司年度企划工作规划并落实执行。 3、负责编制公司年度企划费用的预算。 4、负责员工企业文化培训教材的起草、制定并监督实施。 5、负责策划并同集团公司联系、上报公司的各类企划活动。 6、不定期组织对各部门企业文化的推行情况实施检查、考核并监督整改。 7、负责公司企业文化设计、推广，积极倡导、建设有盾安特色的企业文化。 8、负责保持与新闻媒体的联系,争取在新闻媒体上以新闻报道的形式正面 宣传企业及产品。 9、负责组织编写印制企业形象画册等企划资料。 10、负责公司有关企划、公关活动的图像资料的拍摄、存档。 11、负责公司各类广告的制作、费用结算、跟进维护等工作。 12、负责公司 VIS(企业视觉识别系统)的设计、制作、布置等相关事宜。 13、负责公司大型活动的策划、组织工作。 主要工作任务 14、负责公司各类户外广告的政府申报工作。 完成上级安排的其他工作。辅助任务 协助公司各职能部门完成需要配合的工作。 1、年度企划计划实施率 2、企划成本的控制率岗位关键业绩指标 3、企划活动的满意度 岗位任职资格 年龄范围 2545 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 大专 证书或职称 设计或策划专业 身体要求 健康 工作经验要求 3年以上工作经验；2 年以上企划相关工作经验。 16 技能要求 项目 标准要求 法律基础知识 掌握法律基础知识，在工作中能防范风险，很好处理公司危机。 写作知识与写作能力 有较强的公文写作能力。 计算机与网络应用技能 掌握常用办公软件的使用，能使用互联网。基础技能 商务礼仪 能在商务事务中保持良好的个人形象与行为。 专业技能 设计或宣传专业基础知识 能够熟练掌握设计或宣传专业基础知识并能充分运用到工作中。 1、计划能力 具体有良好的计划能力，以促进工作有明确方向和有序地开展。 2、沟通协调能力 能用各种沟通技巧与各部门、各级员工进行平等的沟通，协调各种工作关系。 3、学习能力 不断从理论和实践中学习，并应用到工作中。 综合能力 4、创新能力 运用管理手段，持续进行管理创新以提高工作业绩 其他要求 具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 编制/日期 徐超 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 行政经理岗位说明书 QZ/JSM11-11 岗位名称 行政经理 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-11 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 行政管理员、行政文秘 内部主要关系 公司各部门、控股集团办公室、矿产事业部 外部主要关系 工商、税务、劳动保障等政府部门、电信公司、石油公司、律师事务所等 岗位工作概述 规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。 岗位工作任务 1、编制行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行 2、协助组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联 工作及办理公司所需各项证照。 3、搜集、整理公司内部信息，及时负责编写公司大事记。 4、协助部门主管处理公司内部行政人事等工作。 5、组织员工行为规范的监督检查，协助部门主管开展评审、激励等工作。 6、收集、整理分析各种危机信息，提出危机预警预案，供领导参考 7、负责办公用品和办公设施的申请、采购、验收、入库及领用管理 8、每季度组织不少于一次管理论坛 9、公共关系、盾安报邮寄名单每月进入客户关系管理系统维护、更新 10、负责各种行政事务的报表收集统计 11、负责公司劳保用品发放 主要任务 12、负责党工团妇的具体事务性工作。 1、完成上级交办的其他工作任务。辅助任务 2、协助横向部门开展相关工作。 1、部门运营成本的控制。 2、公司各类活动的满意度。岗位关键业绩指标 3、团队合作氛围、人才培养成果、人员流失率 岗位任职资格 年龄范围 2550 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 本科； 5年以上工作经验可以为大专； 8年以上工作经验可以为中专。 资格证书或技术职称 无 身体要求 1、健康。 2、能适应经常出差。 18 工作经验要求 1、2 年以上对外工作经验。2、3 年以上行政管理工作经验。 技能要求 项目 标准要求 1、写作知识与写作能力 熟练运用通知、通报、计划、总结等常用办公文书和掌握项目可行性报告的编制。 2、计算机与网络应用技 能 熟练运用常用 word、excel 等办公软件。 3、法律基础知识 掌握法律基础知识。 4、财务管理基础知识 掌握企业财务管理基础知识。 基础技能 5、礼仪 能在工作和对外协调中保持良好的个人形象与行为 1、专业知识、工作分析 系统掌握项目申报资料的编制方法。 2、法律法规 系统了解国家有关劳动法、公司法、民事诉讼法等 有关法律法规和地方法规、条例，并能在实际中运 用。专业技能 3、文件处理技巧 正确理解国家政策的精神实质，熟练运用国家有关政策及时做好项目的申报和工作。 1、目标管理能力 在各种约束条件下，能完成项目管理工作。 2、谈判能力 能在谈判中运用心理学知识，达到设定的目标。 3、信息管理能力 能有效地对政府相关规定进行收集、分类、加工。 4、沟通能力 能应用沟通技巧与政府有关部门进行有效沟通。 综合能力 5、协调能力 能有效协调上下左右各种工作关系，以推动工作的开展。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、沟通、协调能力强。其他要求 3、保密意识强。 编制/日期 仲叶 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 行政文秘岗位说明书 QZ/JSM11-12 岗位名称 行政文秘 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-12 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 行政经理 高二级上级 办公室主任 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团矿产事业部 外部主要关系 公司来访客人等 岗位工作概述 负责公司级文件、传真的收发与管理，会议记录的整理与归档，热情接待来访客人，树立公司良好形象。 岗位工作任务 1、做好外来人员的登记、引导工作。 2、做好来访客人会见人员的联系工作；协助做好客人的接待工作，做好接待 室的整洁、清理工作。 3、做好会议室的合理安排及客人来访资料、茶水等准备工作。 4、负责公司级文件、传真件的收发、管理、归档。 5、负责公司级会议的通知、记录，收集相应的会议决议与执行验证记录。 6、负责公司领导往来信件的处理工作及本岗位的 5S工作。 7、负责印制公司员工的名片，订制飞机票。 8、负责饮用水的订购、管理、结算工作及餐票的管理工作。 主要任务 9、负责发放盾安报。 辅助任务 1、完成上级交办的其他工作任务。 1、文件传递的及时性。岗位关键 业绩指标 2、会议决议执行验证覆盖率。 岗位任职资格 年龄范围 2235 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 大专 资格证书或技术职称 无 身体要求 1、健康。 2、形象气质佳。 工作经验要求 有文秘工作经验。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、有较强的速记水平，能完整、准确、及时记录会议要点，复制再现会议过 程和会议决议。 3、具有较强的沟通能力。 4、保密意识强。 其他要求 5、工作热情仔细,勤奋好学,团结同事。 编制/日期 王晓燕 审核/日期 仲叶 批准/日期 徐超 20 行政管理员岗位说明书 QZ/JSM11-13 岗位名称 行政管理员 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-13 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 行政经理 高二级上级 办公室主任 直接下级 无 内部主要关系 公司各部门、控股集团矿产事业部 外部主要关系 公司来访客人等 岗位工作概述 负责公司级文件、传真的收发与管理，会议记录的整理与归档，热情接待来访客人，树立公司良好形象。 岗位工作任务 1、协助做好客人的接待工作，做好接待室的整洁、清理工作。 2、做好会议室的合理安排及客人来访资料、茶水等准备工作 3、协助做好公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议。 4、协助协调公司内部行政人事等工作。 5、行政管理规章制度编制、检查制度的贯彻执行 6、对控制行政成本的方法提出建议。并负责办公用品和办公设施的申请、采 购、验收、入库及领用管理。 7、严守公司机密，及时汇报员工的信访、投诉事宜。 8、参与员工行为规范的监督检查，负责整理检查、考核和激励资料。 主要任务 9、收集、整理分析各种危机信息，及时提出危机解决方案，供领导参考。 1、完成上级交办的其他工作任务。辅助任务 2、协助领导开展相关工作。 1、行政成本控制达标率。岗位关键 业绩指标 2、会议决议执行验证覆盖率。 岗位任职资格 年龄范围 2245 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 大专 资格证书或技术职称 无 身体要求 1、健康。 2、形象气质佳。 工作经验要求 有相关工作经验。 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、具有较强的沟通能力。 3、保密意识强。其他要求 4、工作热情仔细,勤奋好学,团结同事。 编制/日期 仲叶 审核/日期 仲叶 批准/日期 徐超 22 后勤经理岗位说明书 QZ/JSM11-21 岗位名称 后勤经理 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-21 岗位定员 1人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 办公室主任 高二级上级 分管副总经理 直接下级 食堂管理、宿舍管理 内部主要关系 公司各部门、控股集团矿产事业部 外部主要关系 后勤物资供应商 岗位工作概述 负责公司行政管理，食堂、宿舍、各区域卫生的管理、监督工作。 岗位工作任务 1、负责公司食堂管理。 2、负责公司宿舍管理。 3、按车辆管理标准监督公司车辆使用、维护和管理。 4、下属的绩效考评工作。 5、负责制作公司广告、标语及形象牌。 6、负责公司后勤管理制度的编制和宣贯实施。 7、负责办公室及办公设施的调配。 主要任务 8、负责办公区域6S管理。 1、完成上级交办的临时工作任务。 2、协助办公室主任做好本部门监督管理工作。辅助任务 3、协助人力资源部开展员工入职、离职相关后勤服务工作。 1、食堂、宿舍卫生达标率。 2、食堂、宿舍服务满意度。 3、办公设施完好率。 岗位关键 业绩指标 4、办公环境达标率 岗位任职资格 年龄范围 2550 周岁 性别要求 不限 最低学历要求 本科； 5年以上工作经验可以为大专； 8年以上工作经验可以为中专。 资格证书或 技术职称 无 1、健康。身体要求 2、能适应经常出差。 工作经验要求 2年以上企业后勤或综合管理工作经验。 技能要求 项 目 标准要求 1、公文写作能力 熟练掌握制度、通知、通报等公文的写作方法。 2、计算机与网络应用技能 （1）掌握常用办公软件 word、excel、PowerPoint 等软件的使用。 （2）能熟练使用互联网。 3、法律基础知识 掌握法律基础知识。 4、财务管理基础知识 掌握企业财务管理基础知识。 基础技能 5、商务礼仪 能在日常工作及商务事务中保持良好的个人形象与行为。 1、 公共关系学知识与技能 掌握公共关系处理的相关知识与操作手段。 2、危机管理知识与技能 精通危机管理的流程、方法和专业技巧。 3、国家、地方相关政策、法 律、法规知识 熟练掌握与企业有关的各项政策、法律、法规。 4、保密管理 掌握信息保密的手段、方法，可以运用不同的管理手段和措施保障公司信息安全。 专业技能 5、项目管理 熟悉各类项目的申报手续和程序，掌握项目管理的专业知识。 1、协调能力 能有效协调上下左右各种工作关系，以推动工作的开展。 2、信息管理能力 能有效对信息进行收集、分类、加工和处理。 3、应变能力 有效处理工作中出现的突发事情的能力。 4、沟通能力 具备与横纵向准确的传达相关信息的能力，并具备获得横纵向积极支持的能力。 5、服务能力 开展工作要热情周到、仔细。 6、分析能力 准确分析出影响因素的能力。 综合能力 7、学习能力 具备掌握新知识、改善管理的能力 1、具备良好的职业道德、工作责任心和工作激情。 2、具有较强的沟通能力。 3、保密意识强。其他要求 4、工作热情仔细,勤奋好学,团结同事。 编制/日期 李刚 审核/日期 徐超 批准/日期 蒋宝龙 24 后勤管理员岗位说明书 QZ/JSM11-22 岗位名称 后勤管理员 岗位所属部门 办公室 岗位编号 JSM11-22 岗位定员 2人 岗位职级范围 岗位类别 管理类 工作地点 内蒙古阿拉善左旗 工作设备 电脑 直接上级 后勤经理 高二级上级 办公室主任 直接下级 食堂管理、宿舍管理、保洁管理 内部主要关系 公司各部门、控股集团矿产事业部 外部主要关系 后勤物资供应商 岗位工作概述 负责公司行政管理，食堂、宿舍、各区域卫生的管理、监督工作。 岗位工作任务 1、负责公司食堂管理、