如何管理你的时间(PPT 86页).ppt

1、如何管理你的时间,时间是最公平的一种资源。,时间随时可以失去，永远不能再生。,每一个人成功的关键：有效地使用时间。,时 间,时间会把你带向何方？,时间的价值是什么？,要知道一年的价值？ 请问一问那位妇女她刚被确诊患了癌症？,要知道一个月的价值？ 请问一问早产儿的双亲,要知道一天的价值？ 请问一问拿日工资的工人他有一个家庭要负担,要知道一个小时的价值？ 请问一问一对恋人他们正急切地等待重逢,要知道一分钟的价值？ 请问一问那个人他没能赶上末班车,要知道一秒的价值？ 请问一问刚从一场车祸中死里逃生的人,要知道千分之一秒的价值？ 请问一问在比赛中屈居第二或夺得金牌的选手,时间的价值就是生命的价值,我们

2、无法使时光倒流，也不能使时光变慢，但我们可以控制它的“流向”。通过时间管理，让时光流向更有意义的地方。,一、管理时间的必要性,一份美国进入中国市场前的分析报告中有这样一段话：“中国人非常聪明，有着非常深厚的理论和文化知识，同时也非常勤劳。但是请你千万注意，你到中国投资之前，必须给中国的员工上两门课：一是沟通技巧，二是时间管理”。,社会竞争越来越激烈，竞争的焦点也发生着变化： 七十年代以前：价格 八十年代：质量 九十年代：创新 二十一世纪：速度 大吃小小吃大快吃慢 谁学习的速度越快，谁就能取得竞争优势。,今后的成功者不仅是由于他拥有多少知识、而更是因为他学习技能的速度比别人快。,速度竞争力最核心

3、的问题时间管理。 竞争的实质，就是在最快的时间内做最好的东西。 一流的质量可以有很多，而最快的冠军只有一个。任何的领先，都是时间的领先。,二、你浪费时间了吗？,没有人认为自己在浪费时间。,人们不仅容易虚度光阴，而且常常对浪费时间浑然不知。,浪费时间的现象处处可见：,由于不能集中精神，需要重新研读同一材料。 不懂得言简意确地表述自己的观点。 将最好的时间和精力用在锁碎事情上。 由于随手乱放，当需要时，无法找到重要的东西，不得不耗费时间四处寻找。 计划工作时缺乏运筹学的概念，不能充分有效地利用时间。 有些事情你根本不需要做，但你却花了很多时间去做。 事必躬亲，做了许多应该、而且可以由别人去做的事情

4、。,归纳起来，两种表现：,一是因为对生命没有紧迫感，对时间不够重视，没有养成遇事马上做，日清日新的好习惯，总把今天的事情推到明天。,二是没有科学管理时间的方法和技巧、低效率重复劳动，最终成效浅薄，甚至一事无成。,可以用填写目前时间使用情况记录表分析时间使用情况，从中找出有可能浪费的时间在什么地方。,浪费时间的主要原因：,主观原因： 、缺乏明确的目标 、拖延 、缺乏优先顺序 、想做的事情太多 、做事有头无尾 、缺乏条理与整洁 、不懂授权 、不会拒绝 、仓促决策 、行动缓慢 、懒惰 、心态消极,客观原因： 、上级浪费时间 、工作系统浪费时间 、生活条件浪费时间,三、时间管理管什么？,时间管理的实质

5、，就是有效利用对于大家来说都平等的时间。,1、不是管理时间，而是管理事情,组成时间的基本元素是事件 管理时间的关键是控制事件，管理事业。 不要浪费时间，它的含义是说不要因为睡觉、玩耍、闲聊等没有价值的事，过多地使用时间。但还有更重要的一点是说不要做没有结果的事情。没有结果的事就是不值得做的事情。,2、管理时间不只是提高效率，更重要的是提高效能,20/80法则一分耕耘就一分收获吗？ 80%的价值来源于20%的原因；20%的价值来源于80%的原因。,日常工作中，我们都会受到时间、空间的限制，不可能将应做的事全部完成。如果不先从重要的事开始，结果会演变成什么正事也没做。打算全部尽善尽美完成的人，往往

6、到最后什么也没做好。而对着一系列的工作，常常不可能一一完成。 不要事事追求完美，20%最有价值的事情，要尽力做好，其它的事情一般做好。,或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办但又最重要的事。,因此，把重要的事情放在前面，集中精力做好，就可获得最大的帮助。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择的最重要的几件事中获得。,3、管理时间不是管理别人，而是管理好自己,有人作过统计，假设一个人寿命是72岁。 睡觉：20年 工作：14年 文体活动：8年 旅行：5年 吃饭：6年 聊天：4年 等人：3年 生病：3年 等人+聊天=7年,可以自问：聊天聊些什么？通过聊天有

7、没有对自己的目标有所促进？ 等人的时候又在做什么？ 时间管理是每个人都可以做到的，因为它是自我的行为管理。,4、养成良好的习惯,良好的时间管理来自良好的习惯。 我们养成习惯；然后习惯塑造我们。行动的重复造就自我。卓越源于良好的习惯而非偶然行动。,（1）、改变不良的习惯 不会拒绝 注意：要让对方了解你拒绝的是他的事，而不是他的人。 习惯性拖延 明日复明日，明日何其多 不速之客打扰 电话干扰 文件满桌 有规律地摆放文件，一旦需要，即能找到。 任何文件在面前只流通一次。,（2）、养成立即行动的习惯 不要把“三思而后行”“三思而不行”,（3）不要事必躬亲，要充分授权,不善于管人的一个很好的证明就是不善

8、于授权。授权实际上可以充分调动大家的积极性，千斤重担众人挑。,授权实际就是分派事情，把事情分派给能胜任的人，使自己的时间和精力集中在最重要的事情上。这是成功的前提。 注意：授权把自己难以胜任的工作转给别人，要重视授权后的督促。,四、时间管理的发展,时间管理经历过四个发展阶段，越来越走向成熟。,第一阶段：备忘录型,优点：不会忘掉要做的事情 缺点：没有计划（没有准确追求什么时间做什么事）,第二阶段：安排型,妥善地安排时间 创造时间的奥秘往往在于妥善地安排时间。妥善安排时间的最好方法之一，是排好时间清单。,要求：,a、给每件事情规定完成的最后时限。 b、把近期要完成的事情分成： A、B、C A类：两

9、个小时内完成 B类：当天完成 C类：三天内完成 注意：追踪监督,优点：有了时间规划 结果：从容做事，甚至可以做过去认为没有空去做的事。 不是让事情控制你自己，而是由你控制事情的进展。 缺点：没有优先顺序，做事越多越忙越好。,第三阶段：讲求优先顺序,依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间和精力加以分配，做最重要的事情，争取最高的效能。,这个阶段，时间管理发展了另一个要点，就是必须确定哪些事情是最重要的，必须先做，从而掌握关键。,要明确自己的目标，以事情对实现目标的重要程度确定先后顺序。 根据你的人生目标，把要做的事情制订一个顺序。有助你实现目标的，把它放在前面，

10、依次为之，把所有的事情都排一个顺序。养成这样一个良好习惯，使每做一件事，就向目标靠近一步。,四象限法则是先办要事？还是急事？,重要,紧急,a、又重要又紧急的：赶快做 b、重要但不紧急的：必须做 c、不重要但非常紧急的：授权做 d、不重要不紧急的：尽量不做,如何判断重要？重要性与目标息息相关，凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。,先做ab，少做c，不做d。始终抓住“重要”的事，才是最大的时间管理、最好的节约时间的方法。ab类事务做多了，cd类自然就少，你就会越来越有远见、有理想、有效能，少有危机。 优点：以目标为价值，有先后顺序 缺点：忽视人的全面发展，缺乏综合平衡。,

11、第四阶段：现代管理型,在前三阶段理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新，以目标为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，注意人的均衡发展，不仅做好事情，还要安排好个人的学习、生活。始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。,五、时间管理的原则,1、明确目标,有了目标，才能判断时间怎么用才最有价值。人生的道路，存在着时间与价值的对应关系，有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。,有了目标，才能明确在什么地方有权使用自己一生的时间，在什么地方无权滥用。有一个使用时间的首先限度，才能正确对待时间，把握时间，利用时间，成功地运筹时间。,目标要具备下列四个要求：,（1）目标要

12、有可信性：,首先是自己相信。,（2）清楚地界定目标,（3）需要有强烈达到目标的欲望：,不只是想要，而是“热切”的欲望，非要不可。做这件事情，能够让你激动不已。,（4）生动地想象目标达到后的情形：,含有希望和进步的“未来蓝图”能给你激励，并且提供途径让人表达充满积极力量的情感。,总会有其它事情干扰你，使你不能专心致志地做你真正需要做的事情。你要有较好的判断力和意志力去排除干扰，把精力集中到目标上来。,2、分清轻重缓急,根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是很被动的。 时间管理的精髓在于分清轻重缓急，设定优先顺序。始终做最重要的事情。 以分清主次的办法来统筹时间，把时间

13、用在最有“生产力”的地方。,面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准：,（1）我必须做什么？ 这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。,（2）什么能给我最高回报？ 所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。,必须辨证地看待“勤奋”。过去，将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏效率的信息时代，勤要勤在点子上 勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是用最少的时间完成最多的目标。,成绩 时间,勤奋=效率=,（3）什么能给你最大的满足感？ 坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有

14、效利用时间了。,3、制订计划，写成清单 相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。 不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。 做计划时，要设定完成期限。有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定时限，是时间管理的重要标志。,4、遇事马上做，现在就做 “有空再做、明天做、以后做”、“拖”、“等”、“研究、商量”等等，这是一种最浪费时间的坏习惯。 “时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。” 养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。 珍惜今天，当日事当日毕 “今天事，今天做。太阳决不会为你而再升。”,5、第一

15、次做好，次次做好 要100%认真地工作，要全身心地投入。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事的时间。,6、专心致志，不要有头无尾 浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需花时间调整情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。,7、养成整洁和条理习惯 一般办公室人员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要损失近20%的时间！ 养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。 要用精力最好的时间来做最重要的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情。,8、养成快速的节奏感 克

16、服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象。日本人把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快说”的“六快”之人，称为人中之杰。,六、提高效率的一些方法：,在有限的时间内完成尽可能多的事情，这是我们一直追求的目标。为此，可以借鉴如下的办法：,4、“宁断一指，不伤十指” 人的大脑一般不能同时用心完成几项事情，“一心不能二用”。因此，尽量避免好几个重要事项同时起步，一般一段时间只盯住一、二个关键的任务，顺带做些日常小事，把精力更多的用在完成事项的质量和效果上，而不是样样都做，样样都做不好。,5、“一箭双雕”“顺手牵羊” 做一件事时

17、留意是否可以带出其它相关的收获，主要是解决一些重要而不紧急的事情。,6、外出办事前周密安排，避免重复和无效行为。 如考虑最佳行走路线、带全所需材料和物品、想好要谈的各项内容等。,7、每日攻克几个十分明确的小目标 许多重大的事情不是一天可以完成的，可以将这种事情化成具体的，简单而明确的小目标，完成这些每天自己能控制的目标有如下好处： 推进工作力度大，落到实处 心理学研究结果表明，简单而明确的目标，一旦完成就自己表扬自己，可以充分调动内心动力 每日“收集”成功，积累信心“帐户”克服焦虑,8、随时记录灵感，随手整理归类信息 一般的事可以赶速度，唯有好的思想火花、灵感是人为赶不出来的，需要去捕捉。有时一个好点子可以成倍提高效率，解决长期困惑的问题。因此，一旦有这种宝贵的灵感跳出，可随时记