PICC采购与收货.ppt

1、采购和接收，采购申请的类型，各种采购申请的审批程序，提交各种采购申请时的注意事项，各种采购申请到达的接收程序，接收记录的制作，采购申请的类型，(1)M1采购申请(厨房用):食品和调味品采购申请(短到达期)，一般当天下订单，第二天到达。(2)公关采购申请(酒店各部门使用):可以是任何项目，但采购金额必须在300元以上。(3)零星小商品采购订单(酒店各部门使用):一般情况下，部门间偶尔会用到(一般仓库中没有采购频率恒定、单价较低的耗材)，采购金额不超过300元。例如：扫帚、水桶等。(4)紧急采购(主要是食品和酒类):当餐馆或酒吧中的某一食品或酒类被大量消费时，该食品或酒类缺货；当重要客人点的食物或

2、饮料是新品种时；部门可以提交紧急采购申请表。当重要客人临时提出一些个性化需求时，部门需要立即购买相关物品，也可以提交紧急购买申请。各种采购申请的审批流程，(1)M1采购申请的审批流程：将部门文件提交给采购部采购部填写报价(根据月度M1报价表)；完成报价并提交给成本部门的成本部门经理，以批准采购订单；(2)请购申请的审批流程：部门文件的部门主管提交给采购部报价，采购部采购经理审批；财务总监批准并完成总经理批准；采购部门采购和订购公共关系订单；(3)零星购买小物品的申请。请批准该流程：它相对简单。部门填写所需项目的名称、数量和采购原因，经部门经理签字确认后提交给采购部。跟单买方应填写市场价格和采购

3、金额，并报采购部经理审核。采购部经理必须在审核后提交给财务委员会批准，然后跟单采购员才能执行采购行为。(4)紧急采购申请：制作文件的部门主管审批买方报价，采购经理审批成本经理审批采购订单，部门提交各种采购申请；(1)M1采购申请部提交各种采购申请：M1采购：选择正确的商品品牌和名称(价格有所不同)，只购买食品(厨房帽、一次性手套、包装盒等)。)，订购调味食品时，应注意询问一般仓库是否准备好了。(这种现象也发生在葡萄酒采购中。)(2)公共关系采购应用部门应提前制定下订单计划，以尽量减少紧急到达的频率。请购申请提交后，部门要注意采购订单的审批(是否所有环节都审批落实，采购部门的报价是否审批通过等)

4、。)(3)申请小额零购应注意的要点是内容的详细说明(时间、物品的准确名称、数量和用途等)。同时注意与采购部门沟通采购价格)(4)紧急采购申请紧急采购不常见。对于需要尽快到达的采购申请，要求部门在下订单时明确所需物品的名称、规格、数量以及紧急采购的具体原因，成本经理在审批时应详细验证即时报价和紧急采购的合理性。各种采购申请的到达：(1)在完成了ML采购申请的审批后，采购部将打印出ML表格并传真给供应商，供应商将根据订单的数量准备好货物，并在第二天早上发送到酒店收货平台。(2)采购申请批准后(2)采购申请完成：采购部会通过传真或电话联系供应商进行发货，通常到达酒店收货(1)当货物到达接收平台时，收

5、货人通知厨房工作人员在接收平台的监控设备下操作。在收货过程中，双方必须严格检查收到货物的数量、质量和生产日期，并退回超过M1采购申请数量的货物(这里，超额指的是大量的超额，所以M1采购的主要是新鲜食品，超过5%)，完成M1检验后，收货人必须根据当天的M1和实际收货数量在PICC系统中做好相关的收货记录。接收过程和接收记录的制作；(2)公共关系采购的收货流程和收货记录的发放：当货物到达收货平台时，收货员通知订购部门的员工一起收货。在收货过程中，必须仔细检查制造商、品牌和数量是否与采购订单一致，生产日期是否是最近生产的。如对货物有异议，双方有责任拒绝签收，并通知采购部和成本经理跟进解决。收货过程完

6、成后，收货人应根据相关的采购申请单和双方签署的发货清单做好收货记录。如果发货清单上的价格与请购单上的报价不一致，请购单记录应按照“低不高于高”的原则进行。(3)当货物到达收货平台时，收货人通知使用部门派人一起收货。在准确核对货物的品牌、数量和质量后，双方在送货单上签字，收货人根据送货单和零星采购申请表直接收货。接收过程和接收记录的制作；(4)紧急采购的收货流程和收货记录的发放项目到达收货平台(一般是收货员下班时间)，使用部门派人到收货平台通知值班保安配合收货，同时通过电话通知成本经理(对于昂贵的食品和饮料，成本部门必须临时安排员工加班收货)。整个收货过程必须在收货平台的监控设备下完成，供应商应

7、在发货清单上注明相应的紧急请购单编号。货物清点检验后，部门收货人员和值班保安在供应商发货清单上签字，注明收货的详细时间(精确到分钟)，完成收货流程。收到供应商交付的发货清单后，应对照相应的紧急采购申请单进行检查，并检查实际交付的货物是否与紧急采购申请单中的货物完全一致。如果数量不足，根据紧急采购申请单中的数量，超过申请数量的货物应出具直接收货记录。如对紧急采购的接收操作有任何疑问，请向成本部门经理汇报，以便跟进询问。规范采购实施和接收相关程序的意义。1.采购和收货程序的规范执行是准确核算本部门餐饮成本和费用的基本前提，也是各部门控制本部门成本的重要环节；2.规范执行采购和收货程序是加强酒店财务管理的重要手段之一。通过这种方式，可以有效降低酒店的采购成本和库存成本，提高酒店资金的利用率；3.采购和收货程序的标准化实施可以促进各部门更准