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1、文件管理与控制,深圳市本杰企业管理咨询有限公司 ,课程主要内容 第一部分:文件管理常见问题分析 第二部分:ISO对文件管理和控制的要求 第三部分:如何建立公司的文件管理制度 第四部分:文件控制与管理的运作 第五部分:ISO、客户查厂审核重点与应对技巧 第六部分:ISO审核案例分析,第一部分 文件管理常见问题分析,文件管理常见问题分析 一、什么是受控文件？什么是非受控文件？ 下列文件那些是受控文件？那些是非受 控文件？ 质量手册 b. 程序文件 c.作业指导书 d. 行政通知文件,文件管理常见问题分析 二、文控中心保存的正本文件受控印章要盖在文件的正面还是反面？,受控文件,正面,受控文件,反面,

2、文件管理常见问题分析 三、对过期的文件如何处理？ 正本连同收回的副本文件一起销毁 登记后正本连同收回的副本文件一起销毁 c.保留正本文件，登记后销毁收回的副本文件 d.正本文件盖作废留用章，登记后销毁收回的副本文件,文件管理常见问题分析 四、和质量有关的外来文件需要控制吗？,文件管理常见问题分析 五、关于文件控制，以下说法正确的有 A、客户订单不能当作外来文件进行管理 B、文件更改后必须经重新审批后可使用 C、作废文件一定要标识并保存 D、应规定文件的保存期限,文件管理常见问题分析 六、文件和资料的控制指 A、对质量记录归档管理 B、对与产品/服务质量相关的各类管理文件 和技术文件进行审批、发

3、放和更改控制 C、对会议通知进行审批和发放,文件管理常见问题分析 七、以下文件或资料哪些不属于标准中 要求进行控制的类别： a.员工请假规定 b.工程竣工档案 c.服务公约 d.质量方针,文件管理常见问题分析 八、需控制的外来文件和资料应包括本厂 作为依据使用的 a.顾客或外来单位提供的设计图纸或其它 技术文件 b.公开出版的国家标准或国际标准 c.公开出版的设计规范、材料规范等,文件管理常见问题分析 九、质量计划一般可看作是公司的几阶文件 A、 四阶文件 B 、一阶文件 C、 二阶文件 D 、三阶文件,文件管理常见问题分析 十、记录是一种特殊的文件的说法对吗？,第二部分 ISO对文件管理和控

4、制的要求,1、文件的结构层次 文件的分类,2、文件的编写 文件的审核与批准要求,3、文件与记录的标识 文件与记录的编号,4、文件与记录的检索要求 记录的保存期限规定,5、文件的分发与回收管理要求,6、文件的版本控制与变更管理要求,7、外来文件的管理要求,8、作废文件的管理要求,第三部分 如何建立公司的文件管理制度,1、如何编制文件与记录控制程序,2、如何建立公司的文件控制中心,3、如何建立文件档案管理专柜、 文件查询与检索系统,4、文件的印章、标识、归档管理制度,5、公司文件管理制度建立案例分析,第四部分 文件控制与管理的运作,1、书面文件的管理 （编、审、批、发、改、废）,2、电子文档的管理

5、 （审批、发改、更改管理）,3、工程图纸、技术文件的管理,4、标准、法规、客户文件等 外来文件的管理,5、ISO体系文件的建立、整合和优化 案例分析,第五部分 ISO、客户查厂审核重点与应对技巧,1、ISO体系审核与客户查厂 对文件管理的审核重点,2、ISO体系审核与客户查 厂文件管理不符合项分析,3、文件管理与控制审核应对的技巧和方法、案例分析,4、文件控制与管理现场答疑,第六部分 ISO审核案例分析,案例1： 在一家企业的采购科，审核员发现采购员在采购时使用的产品的国家标准是2001年的标准，而该标准已经被国家在2006年改发布的标准所取代，同时该采购员的标准据他本人讲该标准是他自己买的，

6、公司从未发给他过，他也不知道该标准已经作废。审核员检查该标准也未发现上面有该企业的任何标识。,案例2： 作业指导书中有铅笔修改，工段长说是他决定的，因为按修改的指导书进行操作，可以提高效率，又能达到规定的质量要求。,案例3： 在设计部，审核员注意到一位设计人员桌子上摊着一份编号为“GB7524-87液压制动皮碗国家标准，并留心翻阅了标准。审核员问该设计人员负责哪类产品的研发设计，该设计人员回答，负责皮碗类产品的工艺设计，审核员说要求看一下皮碗类工艺规程，审核员发现在工艺规程中写到“耐高低温疲劳性能参照GB2865-97”审核员问设计人员是否在产品设计时引用了GB2865-97标准，旧标准GB7

7、524-87为什幺未收回和标识。设计人员回答，是的设计时引用的是新标准GB2865-97，但文件的更改回收和标识由“文控中心”负责。审核员于是记录下这份无任何标识的标准GB7524-87编号，来到文控中心，问中心主任是否对外来引用的国际国家标准进行控制。主任回答，没有必要，因为新标准一旦发行生效，旧标准自然到期失效，不是公司编制的质量文件，不需要做更改回收和标识。,案例4： 某家电公司有很多出口小家电业务，产品的包装由技术部制定包装技术文件发至车间和有关部门执行。在审核销售部门时，看到了许多顾客要求更改包装的信函，都已整理归档。询问这些信息下一步如何处理时，销售科长说，通常收函的人根据自己的判断把这些信息用电话通知有关人员，然后将信函交给资料员归档保管。问是否有问题，他说好像也没出过什么大问题，有时漏掉一些，他们会打电话来问的，用户也会经常自己来盯的，错不了。,案例5： 在设计部门发现一技术人员正在使用编号为GB7