浅谈企业采购与付款的内部控制制度设计(叶铠)

1、企业内部控制课程论文叶铠华南师范大学增城学院授课论文主题：浅谈企业采购与支付内部统制制度设定修订课程名称叫做企业内部统制考试学期2010/2011学年第一学期考试方式的课程论文名叶铠学号070324202专业财务管理取得成绩指导教师凌辉贤浅谈企业采购与支付内部控制制度的设定修订摘要：随着社会主义市场经济的发展，建立和健全企业内部控制制度对现代化企业的发展非常重要。 在企业经济活动中，采购和支付业务是企业生产经营管理的主要环节，其内部控制具有重要作用。 本文立足于我国现代企业的采购和支付现状，揭示了企业采购中的申请、验收、记账、支付四个问题，并针对现状和问题，提出了较健全的企业采购和支付内部控制

2、制度方案。关键词：内部控制、制度、采购前言在企业经济活动中，采购和支付业务是基本业务，是企业生产经营管理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础，对降低企业采购成本、防止违法行为、规避经营风险、提高经济效益具有深远意义。 但由于企业内部控制的不完善，企业采购和支付业务中容易出现的缺点有盲目采购、个人或部门接受回扣、货物质量管理不严格、采购金流失及采购成本记录不确定等。 因此建立和完善企业采购和支付的内部会议控制制度，加强企业内部管理变得越来越重要。一、目前企业采购和支付的现状近年来，从大量新闻媒体的报道来看，购买商品是经济领域容易引起不正当行为腐败的温床之一，有些违法者挖掘内部控制的缺口，徇私，

3、损害公共利益，侵吞企业财产。 正如原宝安县某区民政助理一样，某区农工商信托公司在担任采购员期间，与某商场经理勾结，向该商场经理购买4000尼龙伞时，经理在开票时每次提高28.065港元货款， 他从中贪污112000港元更像深圳市新光牛奶联合公司的一位借用干部，来到深圳不到一年，利用购买云耳和菊花的机器，以向介绍生意的一方给予3%的手续费为引子，给对方做虚报货款的发票，从中15000我国经济领域大量采购问题的案例表明，缺乏企业采购制度已成为普遍现象，使企业整体经济产生运行不良，陷入困境。二、目前企业的采购和支付问题1、购买问题申请的问题是，一般购买不应该购买的商品，购买品过多，购买者混淆等。 通

4、常会引起库存积压、不必要的支出、资金效率低下、负债增加和现金流不足等一系列问题。 深圳民润一采购经理收到百事可乐的“好处费”，大量购买百事可乐，压缩可口可乐购买量，导致类别结构比例严重不均衡，可口可乐单品库存状况恶化。2、检验问题检验问题一般会导致采购商品与检验商品不一致、实际采购金额与批准金额不一致、实际库存与账簿记录不一致、商品质量下降等。 通常，检验员不独立于申请、购买者，检验员没有清单就批准，检验未购物品。 项目接管时双方分别就项目现状进行逐项检查和记录，受益人在检查环境不正常或不稳定时，大致检查并在“全部正常”字下签字，引起后续问题。三、记账问题该问题一般未发生采购业务修订，退货和信

5、用记录不真实，库存和负债低报，账户套利额不正确，监督自盗。 应付账款的制作根据虚拟的交易，会招致应付账款上记载的帐户和交易事项不确定，应付账款没有进款，仓库里的货单没有记账等问题。 一家企业的总经理指示财务负责人把“实收资本”变更为“应付账款”，然后借机报销了这笔款项。四、支付问题支付问题一般支付给非供应商，支付未批准的采购，重复支付，发行支票没有及时入款，支票手记录可能发生错误，不定期与供应商核对帐户。 这容易引起货款支付业务没有记录，引起负债和资产的过高估价、错误支付、资产流失、企业内部人员的贪污等问题。 支付正常工程费，篡改支付签字，加金额，取总经理签字后，分别批准公司各有关部门负责人清

6、单，从公司财务部取出支票，最后达到取入暂加金额的目的。三、设置修订草案在企业建立和健全采购和支付业务内部控制制度的过程中，建立采购、批准、合同、采购、检验、审核和支付等环节的标准化业务处理流程，健全以采购申请、经济合同、结算证明、检验入库文件为载体的管理体系，加强采购、采购、检验、支付关键点的管理针对现实企业采购与支付问题的共性，我提出了以下内部控制设置修订方案。1、岗位控制企业应建立采购和支付岗位责任制，明确有关部门和岗位职责、权限，确保进行采购业务的不兼容岗位相互分离、制约，形成有效监督。 在采购和支付业务中，需要分工的工作场所有：采购和批准询价和供应商的决定采购合同的制作、审查和批准采购

7、、检查和相关会议修订记录支付申请、批准和执行。 无论如何，购买和支付的全过程不能由同一部门或个人进行。2 .申请和审批管理申请和审批管理仓库、生产部门提交申请，制作申请，根据申请批准，各申请必须由负责预算的主管人员签字批准。 单式采购三联，标明采购部门、采购物资名称、规格形式、数量、进货日期和用途等内容，经仓库、生产部门主管批准，经财务部门同意后由采购部门办理采购。采购部门在发行订货单之前，必须考虑顾客需求信息和仓库库存量。 另外，从企业资金占有的观点出发，必须通过经济订单一并解决这个问题，优化仓库的库存。 采购部门对批准的申请发放订单，明确记载该批次的预定采购物资名称、规格形式、数量、单价、

8、订量单位、质量要求、交货期、根据需要的交货运输方式、执行标准、其他要求、支付方式。3 .询价控制确定询价，供应商管理企业指定的询价人，比较供应商的价格、质量、支付方式、可享受的折扣、交货期、交货能力、企业规模、信用等。 询价后，向销售部门和财务部门授权的主管人员批准申请或采购订单，确定供应商。4、采购合同管理采购员通过完成审批手续的申请或订货单，与确定的供应商进行采购谈判，明确与采购有关的条款并签订采购合同。 采购合同应当按照合同法的规定，填写主要条款，如采购物资名称、规格型号、数量、单价、总额、订货量单位、质量要求、交货地点、检验依据和违约责任等。5、采购物资检验控制采购物资检查控制主要包括

9、两个环节的控制。(一)物资检查物资到达企业后，应当先由生产部门、质检部门和仓库部门联合检验采购物资。 检查的依据是申请、订货、采购合同和企业内部质量管理要求，确认没有错误后，质量检查部门制作一套多联、事先编号的检查单。 特别是对于制造企业来说，物资检查很重要，比一般的制造企业对检查的要求更加严格。(二)物资入库；将储藏车间和检查车间分离，限制相关人员接近储藏商品的库存。 对于检验合格的采购商品，办理规定的人库手续，做好记录。 仓库保管员根据文件重点，检查采购物资的实际检收数量、品种、规格，办理入库手续，制作出入库发票，第一要留给采购部门，用于财务部门结算的第二联提交财务部门会订登记册的第三联纳

10、仓库部门会订登记册，用于财务部门结算，与采购单按照检查单对物资进行分类整理、配置。 检查入库中发生问题时，应立即通知采购部门处理。6、应付帐款管理采购员进行收集，将准确的采购申请、订货单、采购合同、验收单、出入库发票、采购发票等相关资料提交给财务部门负责人进行支付审批手续，财务部门负责人确定采购发票的内容与相关的验收单、订货单一致，进行正确的订正，制作事先编号的支付发票， 应当附加订单等物资进口的，应当由海外采购部提供货款结算申请书、报关代理结算申请书以及采购单。 表示批准的人员在发票上签字，批准按照该发票的要求付款。 独立于申请、采购、检验、付款的员工记录应付帐款明细。 应付帐款部门应将发票

11、上记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的资料进行核对，可能的话应与验收单上的资料进行比较。7、支付控制财务部门将独立检查已开具的支票总额与已处理的支付单据总额的一致性，确定出纳员签署支票，各支票附有适当批准的未付单据，确定支票收款人姓名和金额与单据内容一致。 支票签字后，必须以在发票和证明书上盖戳或开孔等方式注销。 另外，支票必须事先标上号码，保证发行的支票存根的完整性和无效支票处理的妥当性。8 .会议校正处理控制财务部门采购单据收集齐全的，应当及时准确制作记账证明书，并在记账证明书后面附上申请、订货单、验收单、出入库单、采购单等证明书。 资料很多时，可另行装订，标明索引号码存档

12、。 财务部门应当根据记账凭证准确及时登记货币资金、应付帐款和库存登记表。9、决算管理财务部门应定期与供应商核对应付款、应付票据、预付帐等交易款。 财务部门从供应商那里取得发票后，除了应付帐款的发生额和佚额对照外，还要和发票、出入库发票、购买合同、购买发票对照。 我建议企业设立应付账款的账本。 有关上述支付的信息不能用一般的财务软件查询，可以通过设立帐簿来解决。 在日常工作中与采购部门保持联系，始终核对相关记录，定期与供应商核对。结语：企业采购和支付制度的缺失已经导致大量企业资产流失，严重影响着中国经济的健康发展。 今后，企业在实际工作中，要根据自己的采购和支付业务特点，不断完善和修订其内会订控制制度，保证企业经营活动的秩序和有效运行。参考文献：孔龙. 我国企业内部控制存在的问题及对策 J .财会研究，2008年第15期： 32-332陆萍. 建立健全中小企业货币资