如何开会.ppt

1、世界500强企业如何开会,世界500强企业如何开会,一、联想如何开会 二、IBM如何开会 三、三星如何开会,联想的简介,联想集团成立于1984年，是一家以研究、 开发、生产和销售自有品牌的计算机系统及其相关产品为主，在信息产业领域内多元化发展的大型企业。联想集团于1994年在香港联合交易所挂牌上市，联想集团有限公司的市值达到约900亿港币左右，位居香港股市十大上市公司之列。联想集团有限公司包括两大子公司：联想电脑公司、联想神州数码有限公司。联想集团在2013年世界500强企业中排名第329位。,联想如何开会,一、联想的会议观 二、联想的会议流程,联想的会议观,1、开会原则：简短、高效、有针对性

2、； 2、会议主持人在会前要列好各项会议议程，明确会议的主题和做好要讨论的各项条目，并在会前发给每个会者； 3、与会者在会前必须做好相应的准备，列好与会议有关的问题以及要求得到的结论；,联想的会议观,4、发言者要在会前做好发言提纲，对所要阐明的问题做到层层细化； 5、开会的过程中，发言者要保持冷静、有条有理，其他与会者要注意认真听讲，并做好相应的记录； 6、其他与会者如果有什么问题，可在发言者完成发言后询问，切忌中途打断发言；,联想的会议观,7、在开会过程中要切记对事不对人，控制好自己的情绪，一切为解决问题、做好工作着想； 8、在会议结束后，会议主持人要公布会议结论，让每个人清楚的了解自己下一步

3、应该完成的事项。,联想的会议流程,一、会议通知是否充分说明了会议议题与会议目标。 二、会议时间选择、会议场地是否理想 三、会议使用器材是否齐全。 四、会议人选是否落实妥当。,一、会前准备,联想的会议流程,1、有无开场创造较好的沟通氛围 2、有无让参加人都持有积极参与的态度,二、会议进行（会议开始）,联想的会议流程,1、是否让大家踊跃发言 2、是否能针对议题深入讨论 3、是否会议的发言被少数人垄断 4、时间控制是否妥当 5、是否大家能坦诚发表观点，意见相左时，彼此能彻底沟通 6、出现争执时，是否用公平方法妥善解决 7、会议气氛是否生动活泼，讨论热烈 8、是否罗列解决方案并对方案作一评估甄选,三、

4、会议进行（会议扩展）,联想的会议流程,1、是否扼要总结大家意见 2、是否能得出具体有创意的结论 3、每个结论是否得到充分沟通 4、是否附和少数人的意见 5、是否结论赢得与会者共识,四、会议进行（达成共识）,联想的会议流程,1、是否需要撰写会议纪要或备忘录 2、是否明确后续目标及行动计划 3、是否指定专人负责及项目落实 4、指出后续跟踪及有效保障决议实施办法 5、出现例外情况处理办法,五、会议结束及会后跟踪,IBM的简介,IBM，即国际商业机器公司。1911 年创立于美国，是全球最大的信息技术和业务解决方案公是一家拥有40万雇员、520亿美元资产的大型企业，其年销售额达到500亿美元，利润为70

5、多亿美元。它是世界上经营最好、管理最成功的公司之一。IBM在2013年世界500强企业中排名第62位。,IBM如何开会,会议管理的步骤： 一、确信你需要一次会议 二、确定角色和进程 三、评估你的会议,确信你需要一次会议,这次会议是必要的吗？如果会议由你召开，明确你想要实现的目标。如果有会议议程，最好查看一遍。议程上所有的事项都应该涉及到吗？会议是最好的解决途径吗？ 每次会议通常有5个目标： 1、制定计划 2、共享信息 3、解决问题 4、决策 5、建立关系,确信你需要一次会议,1、计划制定型会议的举行通常是由于需要多人参与制定一个计划，或者为计划寻求支持或承诺。,会议的类型,确信你需要一次会议,

6、2、信息共享型会议的举行往往是为了传播信息。实际上大多数会议通常用于这个目的。信息共享型会议应该提供提问和讨论的机会以确保信息得到普遍理解。,确信你需要一次会议,3、决策型会议被用于群体决策。这类会议的关键在于有一个清晰的决策过程，而且作为管理者，您必须遵守群体的决策意见。,确信你需要一次会议,4、问题解决型会议的举行往往用于解决业务问题。有效的问题解决型会议往往采用一种人人都知道和理解的规范程式，这样促使整个会议正常运行并且能推进会议进程。大多数问题解决型会议的进程都遵循以下基本步骤： 1、陈述问题。 2、分析问题 3、产生一个解决方案 4、设计行动方案 5、监督和跟踪整个进程,确信你需要一

7、次会议,5、关系建立型会议的举行是用于庆祝成功、项目完成、确认绩效或仅仅使人们聚集在一起。,确信你需要一次会议,以上没有任何地方表明会议是“为了开会而开会”。不过有些公司、企业却掉进了这个陷阱。例行或定期的会议可能变得毫无意义，因为这些会 议往往没有目标。如果你在主持召 开“例行”会议，请评估一下它们 是否有一个确定的目标。如果不是， 要么赋予它们目标，要么不要浪费人们的时间。,确定角色和进程,1、协调者协调者负责建立会议的议程，保证会议的进行和总体上对会议进行管理。他她可以干预不相关的讨论。如果出现了一个议程上没有列出的要点，协调人将征得集体的同意，将它纳入会议议程。协调人还应保证全体人员充

8、分参与，“保护”那些可能不受欢迎或非常规的人员和观点，只要他们同会议的目标相关。,角色 不成功的会议经常是由于参会者没有明确的角色。成功的会议所必需的角色有：,确定角色和进程,2、计时员计时员确保群体成员的时间按计划使用。,3、会议记录员会议记 录员记 录会议 内容， 确保会 议产生的决议和行动等得到普遍理解。,确定角色和进程,很多管理者通常犯的错误是试图完成这三个角色的所有工作，自始至终他们既是会议参与者又是会议的领导者。这样使得一个人的负担太重，而且也使其他参与者处于更加被动的地位。这些角色的分配将有助于提高会议的效果，同时也能提高参与积极性。,确定角色和进程,进程 1994 年，施乐公司

9、客户服务部调查发现，员工往往对开会感到沮丧。于是1995 年初，施乐公司进行了一项变革每次会议都必须有一份印好的会议议程。这样做的结果是： 会议数量下降了20% 会议“效率”提高了70%,确定角色和进程,会议中有很多方法可以达到解决问题、获取一致意见等目的。其中最重要的方法就是采用一个会议议程。议程有助于管理时间，保证群体始终集中注意力于会议主题或目标上，确保最重要的主题获得更大的注意力。,确定角色和进程,会议议程应该包括：,1,2,3,4,会议的目标,要讨论的主题,分配给每个主题的时间,明确指出需要做出的决策,评估你的会议,管理者们通常都不对会议进行评估。然而，这样的评估有助于改进将来的会议

10、。 评估可以非常简单，比如用“手指表决法”：协调者针对会议的效率对会议成员进行提问。会议成员通过出示手指伸出的个数来表明他们的反应：5 = 最好；1 = 最差。,评估你的会议,这种方法可以有效地评估这三个领域： 结果：由于你的会议有一个目标，因此通过与目标对照可以评估会议的结果。如果是问题解决型会议，那么问题解决了吗？问题非常直接，也显而易见。 进程：不注意进程的管理者将会错过很多机会。观察和评估会议的运行，有助于您找到提高会议效率的方法。,评估你的会议,关系：人们彼此之间的满意程度决定了他们相互联系的方式。人际关系的特征是以下几种形式吗？ 1、坦率和诚恳的谈话 2、尊敬和礼貌 3、或者其他方

11、面 评估会议有助于人们不断举行更有成效的会议，并提供颇有价值的反馈,三星的简介,三星集团（简称：三星）是韩国 第一大企业，同时也是一家大型跨国企业集团，三星集团包括众多的国际下属企业，旗下子公司有：三星电子、三星物产、三星生命、三星航空、三星人寿保险等等，业务涉及电子、金融、机械、化学等众多领域。三星电子、三星人寿保险在2013年世界500强企业中排名分别为第14位、第427位。,三星如何开会,一、三星的会议观 二、三星的会议流程,三星的会议观,1、开会是重要的 三星认为企业召开必要的会议是重要的，会议是了解问题的手段之一，也是解决问题的工具之一。没有不开会的企业，不管是经营良好的公司还是经营

12、不善的公司都在开会，但是会议文化的差异造就了公司的优劣。,三星的会议观,如果召开无效率的令人抵触的会议，则该企业不仅仅是在交流上产生了问题，更反映出其整个体制和管理上存在问题，会不断丧失活力；如果以肯定的态度对待会议，将其作为相互理解和做出新决定的熔炉去解决问题，产生变化，进行变革，该企业就拥有了未来。,不想开会,不想开会,不想开会,三星的会议观,2、会议存在的问题 三星曾经在职员中进行了调查，大家指出会议存在的问题大致概括为三种： 第一，习惯性会议过多地出现，过于依赖会议。对通过文字进行传递感到有些不妥，还是应当在聚在一起的地方面对面地交谈。所以，与重要的决定会议相比，信息传达或报告性会议大

13、幅增加，延长了额外的会议时间。,三星的会议观,第二，不遵守开始时间和结束时间，时间“资源”观念淡薄。因认为“工作很忙，早早到场的人是闲人”等错误的会议文化，会议时间推迟510分钟以上成为惯例；会议计划者、主持者、与会者都没有意识到时间就是资源和金钱，没有意识到许多重要的人聚集在一起开会，这一事实本身就是成本。,三星的会议观,第三，以自我设防为主的会议风气蔓延。一旦召开会议，有人误以为所有参加者要共同承担责任，多多少少会有些牵连，使会议沦为使人盲目参加的“以回避责任为主的会议”，“为会议而召开的会议。”在会议中得不出任何结论，即使得出结论会后不实施的情形很多。这样一些会议实际上就是一种分责会或推

14、责会。,三星的会议流程,在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。,一、凡是会议，必有准备,三星的会议流程,在三星，开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。,二、凡是会议，必有主题,三星的会议流程,在三星，开会设一名纪律检查

15、官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。,三、凡是会议，必有纪律,三星的会议流程,要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。,四、凡是会议，会前必有议程,三星的会议流程,开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会

16、议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。,五、凡是会议，必有结果,三星的会议流程,三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。 开会难免有意见不一或者争论，

17、在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊。,六、凡是会议，必有训练,三星的会议流程,设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。,七、凡是会议，必须守时,三星的会议流程,一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议