公文格式管理办法

1、ZYHT冷轧技术有限公司文件处理方法第一章总则第一条为规范、制度化、科学化公司公文处理工作，提高公文处理效率和质量，在国家行政机关公文处理办法的指导下，结合公司实际，制定本办法。第二条企业公文是企业在经营管理过程中形成的具有法律效力和规范样式的文件，是企业依法经营和开展公务活动的重要工具。第三条文件处理是指文件处理(收发)、管理、整理(归档)和归档等一系列相互关联、有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、简明高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文必须严格按照国家保密法律、法规和公司有关规定办理，确保企业商业和技术秘密的安全。第六条公司各单位、各部门负责人应高度重视文件处理工作，严格遵

2、守本办法，加强对本单位文件处理工作的领导和检查。第七条公司综合管理部是文件处理的管理机构，主管公司的文件处理工作，负责指导各单位、各部门的文件处理工作。第二章公文类型第八条公司正式文件的种类主要包括：决定、通知、通知、公告、报告、请示、答复、意见、信函、会议纪要等。(a)决定。适用于重大事项或重大行动的安排，相关单位和人员的奖惩，下属单位不适当决策的变更或撤销。(2)通知。适用于下属单位批准的文件，以及政府部门和非下属单位转发的文件；发布法规；沟通需要下属单位处理和相关单位知道或执行的事项；任免人员。(3)通知。适用于表扬先进，批评错误，传达重要的精神或情况。(4)通知。适用于应在一定范围内观

3、察或了解的事项的公布。(5)报告。适用于向上级单位汇报、反映情况和回答上级单位的询问。(六)请示。申请请求上级指示批准。(七)答复。适用于答复下属单位的请求。(八)意见。它适用于对重要问题提出意见和解决方案。(9)信件。适合非直属单位相互协商、问答；请求批准和答复审批事项。(10)会议记录。适用于记录和沟通会议情况和约定事项。第三章公文格式第九条公文一般包括密级和保密期限、紧急程度、签发单位标识、签发号码、签发人、标题、主要签发单位、正文、附件、签发机关、书写日期、印章、备注、抄送单位、签发单位和签发日期(详见ZYHT冷轧技术有限公司公文格式)。(一)涉及国家秘密和企业秘密的公文，应当分别标明

4、“绝密”、“机密”和“秘密”。(二)紧急公文应根据紧急程度标明“紧急”和“紧急”。(三)文件标识应使用文件签发单位的全称或规范化简称；联合行文，主办单位应首先安排。(四)文件编号应包括单位生成、年份和序号。联合行文时，只注明主办单位签发的文件数量。(五)发行人名称应在上方文字中注明。备注中应注明联系人的姓名和电话号码。(六)公文标题应当准确、扼要地概括公文的主要内容，并一般注明发文单位和公文种类。除法律法规名称和书名外，公文标题中一般不使用标点符号。(七)主送单位是指公文接收单位，应当使用全称(九)除会议纪要外，公文一律加盖公章。联合提交的正式文件由主办单位盖章；联合发布的公文，发布单位应当加

5、盖印章。(十)书面日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最终签发单位负责人签发的日期为准。(十一)如有注释(其他需要说明的事项)，应在括号内注明。(12)所有正式文件都应标有主题词，主题词应由反映文件主要内容的标准化名词或名词短语组成，并应标在文件最后一页的下方和复印范围的上方。(十三)抄送单位是指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称和集体名称。第十条公文使用国际标准A4纸，双面使用，左边装订。第四章写作规则第十一条关系根据隶属关系和权限范围确定，一般不允许超越指令和报告的层次。因特殊情况，需要跨级请示报告时，应当抄送被越过的领导和上级单位。第十二条职能部门可以

6、根据各自的职权相互致函，也可以向相关单位的下属部门致函。未经主管部门领导和总经理批准，职能部门一般不允许以公司名义书写。第十三条部门职权范围内的事务，由部门自行或联合行文。在联合写作中使用部门或主办部门的头文件。联合行文应指明主办部门。需要公司审批的事项，也可以由经公司批准的部门书面提出，并在文本中标明“经公司批准”字样。第十四条以公司名义撰写的章程主要包括：(1)向集团董事会、公司和政府主管部门报告和请示。(二)联系其他单位的重要事务。(三)转发集团董事会、公司和政府主管部门的重要文件。(4)向公司各单位、各部门发布重要决策、通知、通知、回复和意见。(五)公司中层以上领导的任免。(6)所有以

7、公司名义写的文章都应写在公司的抬头纸上。第十五条所有单位和部门的名称是：(一)向公司汇报，请示。(二)在权限范围内，发布计划、法规、生产指导、通知事项，了解情况。第十六条“请示”应是一回事；通常，只写入一个主发送单元。如需同时抄送其他单位，应同时抄送，但不得同时抄送下属单位。第十七条“报告”不得附有说明。第五章发文办理第十八条签发文件是指以公司名义签发正式文件的过程，包括起草、审核、签发、复核、打印、打印、登记和分发等程序。写作应该是必要的，注重实用性，提高质量。第十九条起草文件应做到：(一)情况真实，观点清晰，表述准确，结构严谨，组织清晰，用词规范，标点正确，篇幅短小。(二)公文文体应概括写

8、作目的，确定发文单位的权限和发文单位与主发文单位的关系。(三)名称、地点、编号和引文是否准确。引用正式文件应先引用标题，然后触发文件编号。被引用的外文应当标注中文含义。(4)结构层次序数第一层为“1”，第二层为“1”，第三层为“1”，第四层为“1”。(五)应使用国家法定计量单位。(六)正式文件中使用外国国际组织名称或者其简称的，应当在首次出现时注明准确的中文译文。(七)公文中的数字，在加第二十条以公司名义发布的文件，由主办部门起草，经主办部门负责人和主管领导审核后，提交给综合管理部，综合管理部对正式文件进行审核，重点是是否有必要书写、书写方式是否恰当、是否符合书写规则、正式文件的格式是否正确。

9、应使用ZYHT冷轧技术有限公司发文首页纸(样式5)进行检查和发放。第二十一条以公司名义发行的升级版由总经理发行；以公司名义签发的并行或书面文件一般可由公司主管领导签发，重要的由总经理签发。第二十二条公文正式印刷前，主管部门的文秘人员应当进行审查。审核的重点是：审批发放程序是否完整，附件材料是否齐全，格式是否正确。第六章收据的处理第二十三条公文处理，是指上级党委、政府及其有关部门根据领导批示向有关单位和部门移交公文的处理过程。包括签字、登记、审核、策划、批准、承办、督促等程序。第二十四条收据登记。所有需要公司接受的文件、电报和资料，必须由综合管理部统一签字并拆封；综合管理部应建立统一规范的收据登

10、记簿，文件管理人员应及时认真登记，并按要求填写ZYHT冷轧技术有限公司公文处理表(样式6)。第二十五条审批程序。综合管理部应及时提出建议意见，送总经理或分管领导批示后，及时送相关部门处理。紧急公文，应明确时限。领导签字认可的处理意见应明确承办部门和时限要求等。由多个部门联合办理，并指定主办和协办部门。第二十六条文件承诺。接到承办部门交办的公文后，应根据领导批示和公文的紧急程度及时办理，不得拖延或推诿。不属于本单位职权范围或不应由本单位办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。第二十七条审批公文时，如有具体请示，主要审批人应明确签署意见、审批人姓名和审批日期，其他审批人视为同意。第七章公文归档第

11、二十八条公文完成后，应当及时整理(归档)和归档。第二十九条备案范围内的正式文件及原件(包括项目审批等重要文件及其他暂按现行形式处理的文件)，由经办单位整理(归档)后送综合管理部备案。经办单位应保留正式文件的复印件或复印件。第三十条备案范围内的文件应当定期保存，个人不得保存应当备案的文件(包括无文号的合同、协议等业务文件)。第八章公文管理第三十一条公文由综合管理部收发、审核、打印、归档和销毁。第三十二条综合管理部应保证公司公文管理及相关制度的实施。第三十三条不具有归档和检查价值的文件，经综合管理部部长认定和批准后，可以销毁。第三十四条单位合并后，公文应当合并管理。单位被撤销时，需归档的正式文件应

12、进行整理(归档)，然后移交给公司综合管理部。工作人员辞职或调离原工作岗位时，应交出并收回其临时借用的正式文件。第九章附则第三十五条总则向上书写(样式1)用于以公司的名义向集团、董事会和政府主管部门请求指示和报告，以及向公司各职能部门和单位请求和报告。平行文本和以下文本(样式2)用于以公司或部门名义发布的决定、指示、通知、通知和回复，以及转发相关文件等。信函(风格3)用于并行单元之间的相互协商，询问和回答问题以及一般通知。会议纪要(样式4)用于记录和传达会议情况和约定事项。第二章文件要素识别规则第三条文件头一般是指文件首页水平线以上的部分，包括签发单位的身份、签发文件的编号和签发人。第四条发证单

13、位的标识由发证单位的全称或简称加“文件”字组成，位于文件号上方。发行单位的标识一般采用小型标准宋体和红色，字号一般应小于22毫米和15毫米(高、宽)。第五条文号由发文单位的代字、年份和序号组成。在发行单位标识下空2行，中间用3号(或小3号)排列；年份和序列号用阿拉伯数字标记；年份应标有全名，并用六角括号“”括起来；序列号不是虚构的，也没有添加“否”一词。如：济府20071号第六条提交的文件应标明发行人名称，该名称应平行于文件编号的右侧，在发行单位标记的下方，水平线的上方。文件的编号为空白，发行人的名称为空白，发行人用3(或更小的3)斜体标记发行人的名称。平行文本和向下文本不能识别发行者，帖子的

14、数量安排在中间。第七条文件标题，包括发文单位名称、文件内容、文件类型，用2号(或20号)宋体(黑体)，中间可分为一行或多行；当你回去的时候，你应该有完整的意思，对称的安排和适当的间距。文档标题位于第一页水平线以下20毫米处(空白2行)。第八个主要交付单位，即文件发送到的单位的名称。公司向各单位发送的公文，如需各部门知晓，应在主发送单位标明“公司各单位、政府各部门”字样。主交付单元位于文件标题下空行1左侧的顶部网格位置，返回时仍位于顶部网格。用3号(或小3号)模仿宋的风格。如果有两个以上的主递送单元，它们应该并排放置，中间用逗号分隔，后面用冒号分隔。第九条公文正文位于主送单位名称下一行，每一自然

15、段留两个空白字，后面一行顶框。数字和年份不能返回。文档的正文用斜体显示，第一层字幕用粗体显示，第二层字幕用斜体显示。第十条文件中如有附件，“附件”应在正文下方一个空行用3号仿宋小字体标明，并加冒号和名称。附件序列号使用阿拉伯数字(如附件：1)；附件名称后不添加标点符号。第十一条发证机关名称应当使用全称或者规范性简称(见附件七)。书写日期用汉字书写，年、月、日均有标记；“零”写为“0”，有4个字留空。书面日期以公司领导最终签发日期为准，会议讨论通过的文件以通过日期为准。盖章应在正文1行以内，书写日期应压在中间。联合行文需要加盖2个以上印章时，应开启书写日期，左右各7个字符，并在前面加盖主办单位印

16、章。第十二条主题词位于文件签名下方，标在分发栏和抄送栏的左上角。主题词是宋体3号(或小三号)，标题之间有一个词；根据类别工作的顺序第十四条发文单位栏目位于抄送栏目的最后一行，用于说明发文部门的名称和发文日期。用3号(或小3号)仿宋字体，印刷发行单位留1字空白。发行日期用阿拉伯数字标明。公司的发文单位一般称为公司的综合管理部门，各职能部门的发文单位使用单位全称。第十五条主题词的下列栏目之间和发行单位栏目下应当划一条水平线。第三章其他公文的要素识别规则第十六条信函第一部分与标题之间的水平线距首页顶部45毫米，首页用标准宋体小字体标明发文单位全称。文档编号位于水平线下方右上角，标题上方；Cc列在末尾；不要编制关键字，也不要注明发布单位。其他元素标识与此格式相关的元素的描述。第十七条会议纪要头部与标题之间的水平线距离第一页顶部