现代医学创新研讨会方案.ppt

1、公司介绍部分,公司简介,北京艾维时代会展服务有限公司的前身为北京巨力会展服务有限公司与北京世纪天晓会展有限公司，分别成立于1998年和2000年。在会展业的高速发展机遇的带动下，为了进一步整合资源、提高服务的专业化与系统化，继而合并了以上两个公司，成立了以会议及活动组织与实施服务为主营业务、以展览展示设计、制作为辅营业务的北京艾维时代会展服务有限公司。 公司成立以后，以“诚挚服务、协作共赢”的服务理念与高度专业的执业精神，取得了良好的经营业绩，并被北京东方君悦酒店（Grand Hyatt）指定为惟一签约服务商，成功组织并实施了“华夏长城葡萄酒业集团葡园A区新品发布会”、“美国英科现代电脑技术与

2、产品现场演示会”、“第四届华裔骨科学会学术大会”、“国家开发银行-北京城市规划研讨会”、“埃克森美孚2005年经销商大会”、“长江商学院系列开学典礼”、“可口可乐果粒橙发布会及誓师大会”等高规格会议及商务活动。并长期为耐克体育用品中国有限公司、可口可乐中国有限公司、资生堂化妆品中国有限公司及香港华裔骨科学会、中国国际经济交流中心等公司与团体提供服务。 我们始终秉承务实、诚信的服务本质、不以利益为最终导向，权衡公司收益与客户利益的平衡，提供高性价比的服务产品。,实施方案部分,合作方式：,一、分帐管理、各司其责,这也是我们通常熟知且运用的一种合作方式：组委会负责嘉宾邀请、稿件统筹、企业招商、资金管

3、理等工作，会务公司负责场地安排、来宾接待、食宿安排、会务管理、场务协调、设计印刷、会场装饰、器材租赁等实施性工作，收取实际支出成本及与成本相关的服务费用。 优点：组委会可完全掌握控制会务资金，减少中间环节的损耗，充分发挥与利用各自的资源优势，责任分明。 缺点：需要配备相应的财务管理人员与相应的组织联络人员，需建立合理的申报审批制度。,合作方式：,二、集中操作、一步到位,整个会务交由一家公司处理，由合作会务公司成立针对此次会议的专门部门，集中就嘉宾邀请、稿件统筹、企业招商、资金管理、场地安排、来宾接待、食宿安排、会务管理、场务协调、设计印刷、会场装饰、器材租赁等所有工作于会务公司操作。会务公司收

4、取除实际发生成本外剩余资金的分成。 优点：极大地减轻了组委会工作量，只须负责管理与监控即可； 缺点：不利于资金的掌控，增加了会务公司的运作成本，因会务对于行业的不了解而容易导致信息与资源的失真与流失，而招商也一般不是会务服务公司的强项。,合作方式：,三、第二合作商的解决方案,由于会务组织是一项极为繁琐复杂的工作，有连续性、协作性及紧密性等特点，每一大项的服务尽量由一家公司承担，如兼顾各种关系而必须采取两家合作商进行服务，建议以下方式进行分工，既合理地利用了资源，又避免了服务的冲突与责任分工的不明确： 1、服务较为全面周到的公司负责整个会议的组织协调及相关设施的制作实施工作（包括标准展位的搭建与

5、安排）； 2、服务次之的公司由组委会指定为参展企业特装展位搭建商，建议特装展位的参展商由此公司提供展览的设计及搭建工作，但此公司必须服从第一家全案实施公司的协调与安排。,会务管理与实施：,一、简单操作流程,确定提案,合同签订,CHECK LIST 制订,项目运作,场务协调,会务管理,后期考评,会务管理与实施：,二、场地的选择与划分,这是会议首要解决的问题，只有选定了场地，发函、招商等后续性的工作才能进行，对于场地的预订须从以下两个方面实施： 1、场地选择：四星级以上的商务型酒店。除了满足场地的容纳性，还须考虑与会期间展览活动、卫星会议及餐饮、住宿的安排，最好周边有层次稍低的酒店，以满足不同层次

6、来宾的住宿要求。 2、场地划分：满足会议对各分场次的需求，会议厅外有足够的场地容纳参会企业展览、来宾报到的需求。事先进行场地勘查，进行相应的分区（如特装区面积的划分，容纳企业数量；标展区展位分配，容纳企业数量、卫星会场地及容纳人数等）。 备选场地：天伦王朝饭店（五星）、国宾酒店（五星）、新世纪 饭店（五星）、京都信苑饭店（五星）。,会务管理与实施：,三、明确分工、联络接洽,双方一旦确定合作关系后，须进一步进行细化方案的制订与实施，其中，明确的分工与高效的联络接洽也是会议组织成功的关键所在。 1、CHECK LIST的制订：制订明确的责任分工与时间进度表； 2、实时确认：双方均按照时间进度表进行

7、不同工作的完成与确认，均不得拖 延塞责； 3、专业沟通：利用现代化的高效办公系统，进行以文字为主，其它联络手段 为辅的联络方式，避免信息的流失。,会务管理与实施：,四、设计制作,1、招商阶段：信封、邀请函、会议宣传品的设计及印刷； 2、实施阶段：会刊、议程表、手提袋、入场证等印刷品的设计印刷； 指引系统（横幅、指示牌、签到背景板，议程背景板等）的 设计制作； 装饰系统（挂幅、主题背景板、招贴等）的设计制作；,会务管理与实施：,五、AV系统及办公设备的租赁与管理,一个完整的会议，需要从听觉、视觉等多角度进行展示和传达。所以，灯光、视频、扩声设备的提供与租赁也是必不可少的部分，而且从设计之初就需要

8、展示到方案中来，以使这些设施的配套与整个会场的布局紧密结合起来。 1、视频系统：投影机、投影幕、等离子显示器、笔记本电脑； 2、音频系统：音响扩声系统（音箱、MIC、调音台以及周边设施等）； 3、灯光系统：一般会议不需要特别的灯光系统，与酒店灯光协调即可； 4、公告系统：会议现场设置公告显示系统，显示临时通知，演讲人信息和发布公告、广告等。 5、记录系统：录制现场资料，做好信息的保存工作； 6、办公系统（打印机、复印机）租赁，临时资料的制作； 7、信息中心的设置与管理。,会务管理与实施：,六、来宾接待及食宿安排,一、机场配备接机人员； 二、在会场及住宿酒店设立此次会议的接待处； 三、同时设立会

9、务咨询处，签到期间24小时进行咨询服务； 四、组委会设立相应的财务人员，做好财务的收讫及保管工作; 五、核发参会证及午餐券； 六、参会人员的统计确认与组织管理； 七、设立旅游咨询招贴，方便来宾参会期间及会后的旅游服务与车辆租赁。,会务管理与实施：,七、现场管理,一、会议现场设施与参展商的进场安排（证件办理、酒店协调、场地确认）； 二、各种设施的安装与督导； 三、AV设备的调试、验收与排演； 四、演讲文件的备份、整理与调试; 五、临时突发事件的协调与解决； 六、后勤保障的协调安排； 七、现场工作人员的职责分工与管理。,会务管理与实施：,八、媒体邀请与管理（可选）,一、指定相关媒体的邀请； 二、撰

10、稿； 三、到会媒体确认； 四、稿件发布统计与确认。,会务管理与实施：,八、其它辅助管理,一、会务申报及公安机关的备案； 二、现场展览设施的防火检查； 三、现场展览设施安全性检查，消防通道预留; 四、酒店设施的保护及检验； 五、与会人员的安全保障。,费用预算：,一、场地费用（以京都信苑酒店/国宾酒店为例，单位：人民币),一、主会场：30000元/天*4天=120, 000元； 二、分会场；4000元/场/天*3场*4天=48, 000元; 三、走廊布展区域：20, 000元； 三、餐饮费用(仅作参考, 不计入总费用): 80元/人/餐; 四、住宿费用(仅作参考, 不计入总费用): 500元/人/

11、天; 会场费用合计: 188, 000元人民币,费用预算：,二、设计、制作费 （单位:人民币),一、设计费： 二、印刷资料: 三、会场装饰搭建: 设计制作费用合计:,费用预算：,三、会场租赁设备费 （单位: 人民币),一、视频设备： 二、音响设备: 三、办公设备： 四、其它设备： 设备租赁费用合计: 人民币,费用预算：,四、其它相关费用 （单位: 人民币),一、人员工时费用： 二、媒体费用； 三、交通费： 四、通讯费： 五、不可预计费用: 以上费用合计: 元人民币,费用预算：,五、管理服务费及总费用预计 （单位: 人民币),一、管理服务费（所有实际发生费用总和的15%）：； 二、税费(6%)； 总费用预计: 元人民币 说