营房档案管理制度规定

营房档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强营房档案管理，确保营房档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥营房档案在部队建设、管理和保障中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位所有营房档案的管理，包括营房建设、使用、维护等方面形成的各类文件、资料、图纸等。（三）基本原则1.集中统一管理原则营房档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映营房建设、使用和维护的实际情况。3.完整性原则全面收集和整理营房建设、管理过程中产生的各类档案，确保无遗漏。4.保密性原则严格遵守国家和军队有关保密规定，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规和规章制度。2.制定和完善本单位营房档案管理制度。3.负责营房档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.对各部门的营房档案管理工作进行指导和监督。5.定期对营房档案进行清理和归档，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门形成的营房档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好营房档案的鉴定、统计和利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和方法，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。5.参与档案的鉴定、统计等工作，及时向档案管理部门负责人汇报档案管理情况。三、档案收集与整理（一）收集范围1.营房建设项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计文件，如初步设计、施工图设计等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.施工合同、监理合同等。5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、质量检验报告等。6.营房使用过程中的维修记录、改造方案、图纸等。7.营房设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养记录等。8.营房土地相关文件，如土地使用证、规划许可证等。9.其他与营房建设、使用、维护有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保材料的真实性和准确性。3.对于重要的档案材料，应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类按照营房建设、使用、维护等不同阶段和类别，将档案分为工程建设档案、使用管理档案、维护保养档案等。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.装订对纸张大小不一致、破损的档案材料进行整理和装订，确保档案的整齐美观。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家和军队有关档案保管期限的规定为依据。2.从维护档案的完整性和历史真实性出发，全面分析档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，确定其保管期限。2.分析档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映部队建设重大历史事件、具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管保管期限为16年至50年的档案，主要是反映部队建设重要阶段、具有重要参考价值的档案。3.短期保管保管期限为5年至15年的档案，主要是一般性的业务文件和资料。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报单位领导批准。2.编制销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作情况。3.档案的利用情况，包括查阅、借阅的人次、卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和汇总。2.利用计算机软件对档案数据进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.每月、每季度、每年定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导汇报档案管理情况。2.统计报表应内容完整、数据准确、格式规范，并有制表人、审核人签字。七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家和军队有关档案利用的规定，确保档案信息安全。2.本着服务部队建设、管理和保障的宗旨，为利用者提供优质、高效的服务。3.坚持保密原则，对涉及军事秘密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格限制利用范围。（二）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门因工作需要查阅、调阅档案。3.其他有关单位因工作需要查阅、借阅档案，须经本单位领导批准。（三）利用程序1.查阅档案利用者应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在规定的时间和地点为利用者提供档案查阅服务。利用者查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案借阅档案须经单位领导批准，并填写档案借阅申请表。档案管理部门根据批准意见，办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[x]个工作日。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，按时归还档案。如遇特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，不断改进服务质量。2.对利用档案过程中发现的问题，如档案内容不完整、不准确等，应及时进行核实和处理，并将处理结果反馈给利用者。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的营房档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化对现有营房档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。2.信息化管理系统开发开发适合本单位实际情况的营房档案信息化管理系统，实现档案的在线录入、分类编目、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.网络建设建立档案管理部门内部局域网，实现档案信息的共享和传输。