计价文件归档管理制度

计价文件归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司计价文件的规范化管理，确保计价文件的完整性、准确性和可追溯性，充分发挥计价文件在公司生产经营、成本核算、项目管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与计价相关文件的归档管理，包括但不限于工程计价文件、物资采购计价文件、服务项目计价文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对计价文件进行集中统一管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.完整性原则归档的计价文件应齐全完整，涵盖计价活动的全过程，包括文件的初稿、修改稿、审核稿、定稿等各个版本。3.准确性原则计价文件的内容应准确无误，数据计算、条款表述等应符合相关标准和规定，确保文件能够真实反映计价活动的实际情况。4.及时性原则计价文件形成后应及时归档，避免文件丢失或延误归档导致的信息不完整。5.保密性原则对于涉及公司商业机密、敏感信息的计价文件，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。二、计价文件的分类与编号（一）分类1.工程计价文件项目可行性研究阶段计价文件，包括投资估算书、项目经济评价报告等。初步设计阶段计价文件，如设计概算书。施工图设计阶段计价文件，如施工图预算书。工程招投标阶段计价文件，包括招标控制价、投标报价文件、中标价文件等。工程施工阶段计价文件，如工程进度款支付申请、工程变更费用计算书、工程索赔文件等。工程竣工结算阶段计价文件，如竣工结算书。2.物资采购计价文件采购预算文件，明确物资采购的预计价格和费用。采购合同计价条款，包括物资价格、运输费用、付款方式等。采购成本分析文件，对采购过程中的价格构成、成本变动等进行分析。3.服务项目计价文件服务项目预算文件，确定服务项目的收费标准和预计费用。服务合同计价条款，规定服务价格、结算方式、付款条件等。服务费用结算文件，记录服务项目实际发生的费用及结算情况。（二）编号1.计价文件编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和可扩展性原则，确保每个文件都有唯一的标识。2.编号格式：[公司简称][文件类别代码][年份][流水号]公司简称：采用公司名称的首字母缩写，如"ABC公司"简称为"ABC"。文件类别代码：根据计价文件的分类，分别设定不同的代码。例如，工程计价文件代码为"GJ"，物资采购计价文件代码为"WZ"，服务项目计价文件代码为"FW"。年份：采用公元纪年，如"2023"表示2023年。流水号：按照文件形成的先后顺序依次编排，从0001开始。3.示例：ABCGJ20230010，表示ABC公司2023年形成的第10份工程计价文件。三、计价文件的形成与收集（一）形成1.各部门在开展计价活动时，应按照公司相关规定和业务流程，明确计价文件的编制要求、内容格式和责任人，确保计价文件的质量。2.计价文件编制人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉计价业务和相关法律法规、政策标准，认真收集、整理基础资料，进行准确的计算和分析，确保文件内容真实、准确、完整。3.在计价文件编制过程中，涉及多个部门或岗位的，应加强沟通协作，相互提供支持和配合，确保文件编制工作顺利进行。（二）收集1.计价文件形成后，文件编制部门应及时将文件收集整理，并按照规定的分类和编号要求进行标注。2.对于工程计价文件，项目负责人应在项目各阶段结束后，及时督促相关人员提交计价文件，并进行初步审核，确保文件符合要求后提交至档案管理部门。3.物资采购部门应在采购合同签订、物资验收结算等环节结束后，及时收集整理相关计价文件，并移交档案管理部门。4.服务项目管理部门应在服务项目完成、费用结算后，收集整理服务项目计价文件，并进行归档。5.档案管理部门应定期对各部门提交的计价文件进行核对，确保文件的完整性和准确性。对于不符合要求的文件，应及时退回相关部门进行补充或修正。四、计价文件的审核与审批（一）审核1.计价文件编制完成后，应进行内部审核。审核人员应具备相应的专业知识和经验，对文件的准确性、完整性、合规性进行全面审查。2.工程计价文件审核要点包括：工程量计算是否准确、计价依据是否合规、费用组成是否合理、价格取定是否符合市场行情等。3.物资采购计价文件审核要点包括：采购价格是否合理、合同条款是否明确、成本分析是否准确等。4.服务项目计价文件审核要点包括：服务收费标准是否合理、费用结算方式是否清晰、服务内容与价格是否匹配等。5.审核人员应填写审核意见，对于发现的问题应提出具体的修改建议，并要求编制人员及时进行整改。审核通过后，审核人员应签字确认。（二）审批1.根据公司内部管理规定，部分重要的计价文件需要进行审批。审批流程应明确审批部门、审批人员和审批权限。2.工程计价文件中涉及重大投资项目、金额较大的变更或结算等，可能需要经过项目主管领导、财务部门、审计部门等相关部门的审批。3.物资采购计价文件中涉及大额采购合同、特殊物资采购等，应按照公司采购审批制度进行审批。4.服务项目计价文件中涉及重要服务项目、高额费用结算等，需经相关业务部门负责人和公司领导审批。5.审批人员应认真审查计价文件，根据审核意见和实际情况进行审批决策。对于同意审批的文件，审批人员应签字确认；对于不同意的文件，应说明理由并要求编制部门重新修改完善后再次提交审批。五、计价文件的归档（一）归档要求1.归档的计价文件应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。2.文件应采用耐久性强的书写材料和纸张进行打印或书写，字迹应清晰、工整，图样应清晰准确。3.计价文件应按照分类和编号顺序进行整理，编制文件目录，注明文件名称、编号、日期、编制部门、编制人、审核人、审批人等信息。4.对于电子文件，应按照公司电子档案管理规定进行存储和备份，确保电子文件的可读性和可利用性。电子文件的命名应与纸质文件编号一致，并建立相应的索引目录。（二）归档流程1.文件编制部门在完成计价文件的编制、审核和审批后，应将文件整理成册，并填写《计价文件归档清单》，注明文件名称、编号、份数等信息。2.将整理好的计价文件及《计价文件归档清单》一并提交至档案管理部门。3.档案管理部门收到文件后，应按照归档要求进行核对验收。对于符合要求的文件，办理归档手续，将文件存入档案库，并在《计价文件归档清单》上签字确认；对于不符合要求的文件，应退回文件编制部门重新整理。六、计价文件的保管与利用（一）保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保计价文件的安全保管。2.计价文件应按照类别、年份、编号顺序进行存放，便于查找和利用。同时，应建立档案索引卡片或电子索引系统，提高档案检索效率。3.定期对计价文件进行清查盘点，核对文件数量、完整性和保管状况。如发现文件丢失、损坏或霉变等情况，应及时采取措施进行补救，并查明原因，追究相关责任。4.根据国家档案保管期限规定，结合公司实际情况，确定计价文件的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准如下：永久保管：涉及公司重大利益、具有长期查考利用价值的计价文件，如公司重要项目的投资决策文件、长期有效的合同计价文件等。长期保管：保管期限为1050年的计价文件，如一般工程项目的竣工结算文件、重要物资采购的长期合同计价文件等。短期保管：保管期限为110年的计价文件，如一般性服务项目的费用结算文件、短期物资采购的计价文件等。5.超过保管期限的计价文件，应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁。销毁前应编制《计价文件销毁清单》，经相关部门负责人和公司领导审批后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并在销毁清单上签字确认。（二）利用1.公司内部各部门因工作需要查阅计价文件时，应填写《计价文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经本部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请，对符合查阅条件的文件进行登记，并在指定地点提供查阅服务。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁文件。3.如因工作需要复印或复制计价文件，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印件或复制件应注明"复印件（或复制件）"字样，并加盖档案管理部门印章。4.对于涉及公司商业机密、敏感信息的计价文件，查阅和利用应严格按照公司保密制度进行审批和管理，限制知悉范围，确保信息安全。七、计价文件的保密与安全（一）保密1.公司全体员工应严格遵守公司保密制度，对涉及计价文件中的商业机密、敏感信息等予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.档案管理部门应加强对计价文件保密工作的管理，采取必要的保密措施，如限制查阅人员范围、设置保密标识、加密存储电子文件等。3.在计价文件的传递、使用过程中，应确保文件的安全性，避免文件丢失或被盗取。对于废弃的计价文件，应按照保密规定进行妥善处理，防止信息泄露。（二）安全1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，确保库房设施设备的正常运行，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应立即采取应急措施，并及时向上级报告。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，确保计价文件的安全保管和利用。八、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对计价文件归档管理制度的执行情况进行监督检查。监督部门可以是公司内部审计部门、监察部门或其他指定的职能部门。（二）检查内容1.计价文件的形成、收集、审核、审批、归档等环节是否符合本制度规定。2.计价文件的分类、编号是否规范统一。3.计价文件的保管是否安全、完整，是否按照规定的保管期限进行管理。4.计价文件的利用是否符合规定的审批程序，是否存在违规查阅、复制、泄露文件内容等情况。（三）检查方式1.定期检查：监督部门定期对各部门计价文件归档管理情况进行全面检查，每年至少进行一次。2.不定期抽查：监督部门不定期对部分部门的计价文件管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对计价文件管理中的重点问题或特定事项，开展专项检查，深入查找原因，提出改进措施。（四）结果处理1.对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责