贷款公司行政管理制度

贷款公司行政管理制度一、总则（一）目的为规范贷款公司行政工作流程，提高行政工作效率，加强公司行政管理，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：行政工作应严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.规范化原则：建立健全各项行政工作流程和标准，确保工作的规范化、标准化。3.效率原则：优化行政工作流程，提高工作效率，降低运营成本。4.服务原则：树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的行政服务。二、行政管理架构及职责（一）行政管理部门架构公司行政管理部门设部门经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。（二）各岗位职责1.部门经理职责全面负责行政管理部门的日常工作，制定部门工作计划并组织实施。建立健全行政管理各项规章制度，并监督执行。协调行政管理部门与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作的顺利开展。负责公司行政费用的预算编制、控制及报销审核。参与公司重要会议的组织安排，负责会议记录及决议的跟进落实。负责公司文件、档案的管理工作，确保文件资料的安全、完整。负责公司办公设备、办公用品的采购、管理及维护工作。负责公司车辆的调度、管理及维护工作。负责公司环境卫生、安全保卫等后勤保障工作的监督管理。完成公司领导交办的其他临时性工作任务。2.行政专员职责协助部门经理开展行政管理工作，负责行政事务的具体执行。负责公司各类文件的起草、印发、登记、传阅及归档工作。负责公司各类会议的通知、组织、安排及会议纪要的整理工作。负责公司对外联络、接待工作，维护公司与外部单位的良好关系。负责公司员工考勤管理工作，统计员工出勤情况并及时上报。协助部门经理做好公司行政费用的控制及报销工作。负责公司办公区域的环境卫生检查及监督工作。完成领导交办的其他临时性工作任务。3.后勤专员职责负责公司办公用品、办公设备的采购、验收、入库及发放工作。建立办公用品、办公设备台账，定期进行盘点，确保资产的安全、完整。负责公司办公区域的水电、空调、电梯等设施设备的日常维护及维修工作，及时处理设施设备故障，保障正常使用。负责公司环境卫生的日常清洁及绿化养护工作，营造良好的办公环境。负责公司食堂的管理工作，确保员工饮食安全、卫生、营养。负责公司宿舍的管理工作，为员工提供良好的住宿条件。完成领导交办的其他临时性工作任务。4.档案管理员职责负责公司各类档案的收集、整理、归档及保管工作，确保档案资料的完整、准确、安全。建立档案管理制度，规范档案管理流程，定期对档案进行清理、鉴定和销毁。负责档案的查阅、借阅登记工作，严格按照档案管理规定办理档案查阅、借阅手续。积极推进档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。完成领导交办的其他临时性工作任务。三、行政办公制度（一）办公时间公司实行每周[x]天工作制，周一至周五为工作日。具体办公时间为上午[上班时间]下午[下班时间]，中间休息[x]小时。（二）考勤管理1.员工应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照公司请假审批流程办理请假手续。请假[x]天以内（含[x]天）由部门经理审批；请假[x]天以上至[x]天由分管领导审批；请假[x]天以上由总经理审批。3.员工因特殊情况不能提前请假的，应在上班后[x]小时内通过电话等方式向部门经理请假，并在请假后[x]个工作日内补办请假手续。4.考勤统计以打卡记录及请假申请表为依据，行政专员每月[具体日期]统计员工考勤情况，并将考勤结果进行公示。5.迟到、早退[x]分钟以内的，每次扣罚[x]元；迟到、早退[x]分钟以上至[x]小时以内的，每次扣罚[x]元；迟到、早退超过[x]小时的，按旷工半天处理。6.旷工半天的，扣罚当日工资的[x]倍；旷工一天的，扣罚当日工资的[x]倍，并给予警告处分；连续旷工超过[x]天或一年内累计旷工超过[x]天的，公司予以辞退。（三）办公纪律1.员工应在规定的办公区域内办公，不得擅自离岗、串岗。如需外出，应向部门经理说明去向及预计返回时间，并在外出登记本上进行登记。2.保持办公区域整洁、安静，不得在办公区域内大声喧哗、争吵、打闹。3.爱护办公设备及办公用品，节约使用纸张、水电等资源。如有损坏，应及时报告并照价赔偿。4.严禁在办公时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、看电影、炒股等。5.严格遵守公司保密制度，不得泄露公司机密信息。（四）会议管理1.公司会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括周例会、月例会等；不定期会议根据工作需要临时召开。2.会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并提前通知参会人员。3.参会人员应提前[x]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假。4.会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后离开。5.会议组织部门应安排专人负责会议记录，会议记录应准确、完整地记录会议内容、决议及工作安排等。6.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议纪要，并将会议纪要发送给参会人员及相关部门，跟踪会议决议的执行情况。四、文件与档案管理制度（一）文件管理1.文件分类公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等。2.文件起草文件起草部门应根据工作需要，认真撰写文件内容，确保文件表述准确、清晰、规范。文件起草完成后，应经部门负责人审核签字。3.文件审批文件审批按照公司审批流程进行，一般文件由部门经理审批；重要文件由分管领导审批；涉及公司重大事项的文件由总经理审批。4.文件印发经审批后的文件由行政专员负责印发，印发前应认真核对文件内容，确保文件格式规范、印刷清晰。文件印发后，应及时将文件分发给相关部门及人员，并做好文件发放登记工作。5.文件传阅行政专员应按照文件传阅范围，及时将文件分发给相关人员传阅，并做好文件传阅登记工作。传阅人员应在规定时间内将文件阅毕，并签字确认。6.文件归档文件传阅完毕后，行政专员应及时将文件收回，并按照档案管理规定进行归档保存。（二）档案管理1.档案分类公司档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。2.档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将档案整理后移交档案管理员。档案管理员应认真核对档案资料，确保档案资料的完整、准确。3.档案整理档案管理员应按照档案管理规定，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的整齐、美观。4.档案保管档案管理员应将整理好的档案资料妥善保管在档案柜中，并做好档案柜的防火、防潮、防虫等工作。档案应定期进行盘点，确保档案资料的安全、完整。5.档案查阅因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，按照公司档案查阅审批流程办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理员，并签字确认。6.档案借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，按照公司档案借阅审批流程办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案资料上涂改、抽取、销毁等。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理员，并签字确认。7.档案销毁对于已失去保存价值的档案资料，档案管理员应定期进行清理、鉴定，提出销毁意见，报经公司领导批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，并做好档案销毁记录。五、办公用品及设备管理制度（一）办公用品管理1.办公用品采购行政专员应根据公司办公用品使用情况，定期编制办公用品采购计划，经部门经理审核后报总经理审批。办公用品采购应选择正规供应商，确保办公用品的质量和价格合理。2.办公用品入库办公用品采购到货后，后勤专员应及时进行验收，核对办公用品的数量、规格、型号等是否与采购订单一致。验收合格后，应办理入库手续，并将办公用品存放于指定仓库。3.办公用品发放各部门应指定专人负责本部门办公用品的领取工作，领取时应填写办公用品领用申请表，经部门经理审批后到后勤专员处领取。后勤专员应按照审批后的申请表发放办公用品，并做好发放记录。4.办公用品盘点后勤专员应定期对办公用品进行盘点，确保办公用品账实相符。盘点结果如有差异，应及时查明原因并进行处理。（二）办公设备管理1.办公设备采购行政专员应根据公司办公设备需求情况，定期编制办公设备采购计划，经部门经理审核后报总经理审批。办公设备采购应选择正规供应商，确保办公设备的质量和性能符合公司要求。2.办公设备验收办公设备采购到货后，后勤专员应及时进行验收，核对办公设备的数量、规格、型号、配置等是否与采购订单一致。验收合格后，应办理入库手续，并将办公设备存放于指定仓库。3.办公设备安装调试后勤专员应及时联系办公设备供应商或专业维修人员，对新采购的办公设备进行安装调试，确保办公设备正常运行。4.办公设备使用与维护员工应正确使用办公设备，不得擅自拆卸、改装办公设备。如办公设备出现故障，应及时通知后勤专员进行维修。后勤专员应建立办公设备维修档案，记录办公设备的维修情况。5.办公设备盘点后勤专员应定期对办公设备进行盘点，确保办公设备账实相符。盘点结果如有差异，应及时查明原因并进行处理。6.办公设备报废对于已无法正常使用或已达到报废年限的办公设备，后勤专员应及时提出报废申请，经部门经理审核后报总经理审批。办公设备报废后，应按照公司固定资产管理规定进行处理。六、车辆管理制度（一）车辆调度1.公司车辆由行政部门统一调度管理，各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，经部门经理审批后报行政部门。2.行政部门根据车辆使用情况及工作安排，合理调度车辆，确保车辆使用的合理性和高效性。3.车辆调度应优先保障公司重要工作、紧急任务及领导公务用车的需要。（二）车辆使用1.车辆使用人员应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。2.车辆使用人员应爱护车辆，定期对车辆进行检查、保养，确保车辆性能良好。3.车辆使用人员应按照车辆使用申请表上填写的用途及目的地使用车辆，不得擅自改变用途或前往其他地点。4.车辆使用过程中发生交通事故或车辆故障，车辆使用人员应立即报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。（三）车辆维护与保养1.后勤专员应建立车辆维护保养档案，定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。2.车辆维护保养分为定期保养和不定期保养。定期保养按照车辆使用说明书的要求进行，不定期保养根据车辆实际使用情况进行。3.车辆维修应选择正规的汽车维修厂，维修费用应按照公司规定进行审批报销。（四）车辆费用管理1.车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、保险费、维修保养费等。2.燃油费、过路费、停车费等车辆日常费用由车辆使用人员先行垫付，每月底凭发票到行政部门报销。行政部门应严格审核车辆费用报销凭证，确保费用报销的真实性、合理性。3.车辆保险费、维修保养费等大额费用由行政部门统一办理，按照公司规定进行审批报销。七、环境卫生与安全保卫制度（一）环境卫生管理1.公司实行环境卫生区域责任制，各部门负责本部门办公区域的环境卫生清洁工作。2.后勤专员应定期对公司公共区域进行环境卫生检查，确保公共区域干净整洁。3.公司员工应保持办公区域内的环境卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾，不得在办公区域内堆放杂物。4.公司应定期组织环境卫生大扫除活动，全体员工应积极参与，共同营造良好的办公环境。（二）安全保卫管理1.公司设立安全保卫岗位，负责公司的安全保卫工作。2