贷款合同签订管理制度

贷款合同签订管理制度一、总则1.目的为规范公司贷款合同签订行为，防范贷款风险，确保公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及贷款合同签订的业务活动，包括但不限于向银行、金融机构及其他贷款方申请贷款、续贷、展期等相关合同签订事宜。3.基本原则合法性原则：贷款合同的签订必须符合国家法律法规及相关政策的规定，确保合同的有效性和合法性。审慎性原则：在签订贷款合同前，应对贷款方的资质、信誉、财务状况等进行全面、深入的调查和评估，审慎决策，防范风险。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订贷款合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。权利义务对等原则：明确合同双方的权利和义务，确保双方的权利和义务相对等，避免出现显失公平的条款。二、贷款申请与审批1.贷款申请业务部门提出申请：公司各业务部门根据业务发展需要，如需申请贷款，应填写《贷款申请表》，详细说明贷款金额、用途、期限、还款来源等信息，并提交相关证明材料，如项目可行性报告、财务报表、抵押物清单等。申请表审核：业务部门负责人对申请表及相关材料进行初审，确保申请内容真实、准确、完整，初审通过后提交至财务部门。2.财务部门审核财务分析：财务部门收到业务部门提交的贷款申请后，对公司的财务状况、偿债能力、资金需求等进行分析评估，核实申请贷款金额的合理性和必要性。风险评估：结合公司整体风险承受能力，对贷款项目的风险进行评估，包括市场风险、信用风险、操作风险等，提出风险防范措施和建议。审核意见反馈：财务部门审核完成后，出具审核意见，如同意申请，应明确贷款金额、期限、利率等建议；如不同意申请，应说明理由。审核意见反馈至业务部门。3.风险管理部门审核风险评估与审查：风险管理部门对贷款申请进行独立的风险评估和审查，重点关注贷款项目的合规性、风险状况、担保措施的有效性等。风险评级：根据风险评估结果，对贷款项目进行风险评级，确定风险等级，并提出相应的风险防控建议。审核意见出具：风险管理部门审核完毕后，出具审核意见，提交至公司管理层。4.公司管理层审批审批决策：公司管理层根据业务部门、财务部门和风险管理部门的审核意见，对贷款申请进行最终审批决策。审批决策应综合考虑公司战略规划、财务状况、风险承受能力等因素。审批结果通知：如审批通过，公司管理层应及时通知业务部门；如审批不通过，应说明理由，业务部门根据审批意见调整贷款申请或终止申请流程。三、贷款合同谈判1.谈判准备组建谈判团队：由业务部门负责人、财务部门负责人、风险管理部门负责人及法律顾问等组成谈判团队，明确各成员的职责和分工。收集信息：谈判团队成员应收集贷款方的相关信息，包括贷款政策、利率水平、审批流程、合同条款等，同时了解同行业类似贷款合同的情况，为谈判提供参考依据。制定谈判策略：根据收集到的信息和公司的谈判目标，制定谈判策略，明确谈判的底线和让步空间，确定谈判的重点和优先事项。2.谈判过程开场陈述：谈判团队与贷款方进行首次接触，由业务部门负责人介绍公司贷款申请的背景、目的和基本情况，表达公司的合作意愿。条款协商：双方就贷款合同的各项条款进行协商，包括贷款金额、期限、利率、还款方式、担保方式、违约责任等。谈判过程中，应充分沟通双方的立场和需求，寻求共识，对于分歧较大的条款，应进行深入讨论和协商。风险揭示与防范：风险管理部门负责人向贷款方详细介绍公司的风险状况和风险防控措施，要求贷款方对可能出现的风险进行评估，并在合同中明确相应的风险承担和防范责任。法律审查：法律顾问对贷款合同条款进行法律审查，确保合同条款符合法律法规的规定，避免出现法律风险和漏洞。对于法律问题提出修改意见，谈判团队根据意见对合同条款进行调整和完善。3.谈判记录专人负责记录：安排专人负责谈判记录，详细记录谈判过程中的讨论内容、双方的意见和分歧、达成的共识等信息。谈判记录应及时整理，形成书面文件。记录内容审核：谈判记录整理完成后，应提交谈判团队成员审核，确保记录内容真实、准确、完整。审核通过后的谈判记录作为贷款合同签订的重要参考依据。四、贷款合同起草与审核1.合同起草依据谈判结果起草：根据谈判达成的共识，由业务部门负责起草贷款合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款表述清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性的表述。格式规范：贷款合同应符合公司合同管理的格式规范要求，包括合同名称、编号、签订日期、双方当事人信息、正文条款、附件清单、签字盖章页等内容。2.内部审核业务部门初审：业务部门起草完成贷款合同后，首先进行内部初审，检查合同条款是否与谈判结果一致，是否满足业务需求，各项条款是否合理、合法。财务部门审核：财务部门对贷款合同中涉及的财务条款进行审核，如利率计算、还款计划、资金使用监管等，确保财务条款符合公司财务管理要求，保障公司资金安全。风险管理部门审核：风险管理部门重点审核贷款合同中的风险条款，如担保条款、违约责任条款、风险处置措施等，评估合同风险状况，提出风险防控建议。法律顾问审核：法律顾问对贷款合同进行全面的法律审查，从法律角度对合同条款的合法性、有效性、完整性进行把关，防范法律风险。对发现的法律问题提出修改意见，要求业务部门进行调整。3.审核意见反馈与修改意见反馈：各审核部门将审核意见及时反馈至业务部门，业务部门根据审核意见对贷款合同进行修改完善。修改后的合同应再次提交各审核部门进行审核，直至审核通过。审核记录：建立审核记录档案，记录贷款合同的审核过程、审核意见及修改情况，便于追溯和查询。五、贷款合同签订1.签字盖章权限公司法定代表人签字：贷款合同原则上应由公司法定代表人签字。如法定代表人因特殊原因无法签字，可授权公司其他高级管理人员签字，但必须出具书面授权委托书，明确授权范围和期限。盖章要求：贷款合同应加盖公司公章或合同专用章，盖章应清晰、完整，确保合同的严肃性和有效性。2.签订流程合同准备：业务部门将审核通过的贷款合同文本打印装订成册，准备好相关的签字盖章文件，如授权委托书、法人身份证明等。双方签字盖章：安排合同签订仪式，由公司法定代表人或授权代表与贷款方代表在贷款合同上签字盖章。签字盖章过程应进行拍照或录像留存，作为合同签订的证明材料。合同存档：合同签订完成后，业务部门负责将贷款合同原件及相关附件整理归档，同时将合同副本分发给财务部门、风险管理部门等相关部门，以便各部门履行职责。六、贷款合同履行与监督1.合同履行计划制定业务部门制定计划：业务部门根据贷款合同约定的条款，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，确保贷款资金按照合同约定的用途使用，按时足额偿还贷款本息。计划审核与备案：财务部门和风险管理部门对业务部门制定的合同履行计划进行审核，审核通过后备案。合同履行过程中，如出现重大变更或调整，业务部门应及时向财务部门和风险管理部门报告，并重新制定履行计划。2.资金使用监督财务部门监管：财务部门负责对贷款资金的使用情况进行监管，按照合同约定的资金用途审核资金支付申请，确保资金专款专用。定期对贷款资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决资金使用过程中存在的问题。业务部门配合：业务部门应积极配合财务部门的资金监管工作，提供相关的资金使用凭证和资料，如实反映贷款资金的使用情况。3.还款管理还款计划执行：财务部门根据贷款合同约定的还款计划，提前做好资金安排，确保按时足额偿还贷款本息。如遇特殊情况无法按时还款，应提前与贷款方沟通协商，办理相关的还款手续，避免逾期还款产生不良信用记录和额外费用。还款记录与统计：财务部门负责建立贷款还款记录台账，详细记录每次还款的金额、时间、方式等信息，并定期进行统计分析，为公司的财务管理和决策提供依据。4.合同变更管理变更申请：如贷款合同履行过程中需要变更合同条款，应由合同一方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容和对双方权利义务的影响。协商与审批：双方就变更申请进行协商，达成一致意见后签订变更协议。变更协议应按照贷款合同签订的流程进行审核和审批，确保变更后的合同条款合法、有效。变更记录：对贷款合同的变更情况进行详细记录，包括变更申请、协商过程、变更协议等相关文件，纳入合同档案管理。七、贷款合同风险管理1.风险识别与评估定期风险排查：风险管理部门定期对贷款合同的履行情况进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、操作风险等。风险评估方法：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级和风险程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施风险预警机制：建立风险预警指标体系，对贷款合同履行过程中的关键指标进行实时监控，如贷款余额、还款进度、资金使用情况等。当指标出现异常变化时，及时发出风险预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。风险处置预案：针对不同类型的风险，制定相应的风险处置预案。如出现贷款逾期、借款人财务状况恶化等风险情况，应按照预案及时采取催收、诉讼、资产保全等措施，降低风险损失。风险转移与分担：对于部分风险，可通过购买保险、寻求担保等方式进行风险转移和分担，减少公司承担的风险责任。3.风险监控与报告风险监控：风险管理部门持续监控贷款合同风险状况，跟踪风险应对措施的执行效果，及时发现新的风险因素或风险变化情况。定期报告：定期向公司管理层提交贷款合同风险管理报告，汇报风险识别、评估、应对等情况，提出风险管理建议和意见。如遇重大风险事件，应及时向公司管理层报告，并采取紧急措施进行处理。八、贷款合同档案管理1.档案收集合同原件收集：业务部门在贷款合同签订完成后，负责及时收集合同原件及相关附件，包括申请表、审批文件、谈判记录、法律审查意见、变更协议等资料。资料整理：对收集到的资料进行整理分类，确保资料齐全、完整，按照档案管理的要求进行编号、装订。2.档案归档归档流程：整理好的贷款合同档案由业务部门移交至公司档案管理部门，档案管理部门按照档案管理制度进行归档存放。归档时应建立档案目录，便于查询和检索。保管期限：根据国家法律法规和公司档案管理规定，确定贷款合同档案的保管期限，一般为[x]年。在保管期限内，应确保档案的安全和完整。3.档案查阅与借阅查阅申请：因工作需要查阅贷款合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后提交至档案管理部门。查阅审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人不得擅自复印、拍照或带出档案原件。借阅申请：如需借阅贷款合同档案，应填写《档案