规范落实会议管理制度

规范落实会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。本制度旨在明确会议的组织、召开、记录、跟踪等环节的要求，使会议能够有效地传达信息、解决问题、推动工作开展，促进公司各项业务的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、专项工作会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，确保会议能够解决实际问题，避免形式主义。2.明确主题原则：每次会议都应明确主题，围绕主题展开讨论，避免议题分散，确保会议重点突出。3.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好准备工作，包括资料收集、议程拟定、问题梳理等，以提高会议质量。4.责任落实原则：会议应明确各项决议的责任人和时间节点，确保决议能够得到有效执行和跟踪。二、会议分类及职责分工（一）公司级会议1.定义：由公司高层管理人员主持召开，涉及公司整体战略、重大决策、重要工作部署等方面的会议。2.主要类型：年度工作会议：总结上一年度工作，部署本年度工作任务和目标。季度工作会议：分析季度工作进展情况，解决存在的问题，安排下一阶段工作。月度工作会议：汇报月度工作完成情况，协调部门间工作，制定次月工作计划。专题会议：针对公司特定的重大事项或专项工作召开的会议，如战略规划研讨会、重大项目推进会等。3.职责分工：会议召集人：公司总经理或董事长，负责确定会议主题、议程，主持会议并做出决策。会议组织者：行政部门，负责会议的筹备工作，包括会议通知、场地安排、资料准备、会议记录等。参会人员：公司高层管理人员、各部门负责人等。（二）部门会议1.定义：由各部门负责人主持召开，主要讨论本部门工作进展、问题解决、工作计划等内容的会议。2.主要类型：部门周例会：每周固定时间召开，汇报本周工作完成情况，安排下周工作任务。部门专题会议：针对部门内特定工作或问题召开的会议，如项目进度协调会、质量分析会等。3.职责分工：会议召集人：各部门负责人，负责确定会议主题、议程，主持会议并协调解决部门内问题。会议组织者：各部门内勤人员，负责会议的通知、记录等工作。参会人员：部门全体员工或相关人员。（三）专项工作会议1.定义：针对公司特定的专项工作或项目召开的会议，旨在协调各方资源，推进工作进展，解决工作中出现的问题。2.主要类型：项目启动会：在项目正式启动前召开，明确项目目标、任务分工、时间节点等。项目进度会：定期召开，汇报项目进展情况，协调解决项目推进过程中遇到的问题。项目总结会：在项目结束后召开，总结项目经验教训，评估项目成果。3.职责分工：会议召集人：专项工作负责人或项目负责人，负责确定会议主题、议程，主持会议并协调各方工作。会议组织者：相关部门或项目团队成员，负责会议的筹备和组织工作。参会人员：与专项工作相关的部门负责人、项目团队成员、合作方代表等。三、会议组织与筹备（一）会议计划1.会议召集人应根据工作需要提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排等内容。2.年度工作会议、季度工作会议等重要会议的计划应提前[x]周提交行政部门；部门周例会、专项工作会议等计划应提前[x]天提交行政部门。3.会议计划应具有可操作性和合理性，避免与其他重要工作或会议冲突。（二）会议通知1.行政部门根据会议计划及时发布会议通知，通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、会议要求等内容。2.会议通知应提前[x]天发送给参会人员，重要会议应提前[x]天发送。对于需要参会人员准备资料的会议，应在通知中明确要求。3.通知可采用邮件、内部通讯工具、张贴公告等方式发布，确保参会人员能够及时收到通知。（三）会议资料准备1.会议组织者应根据会议主题和议程，提前准备相关资料，如工作报告、数据报表、讨论议题等。2.资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，确保能够为会议讨论提供充分的依据。3.对于需要参会人员提前阅读或准备的资料，应在会议通知中明确说明，并提前发送给参会人员。（四）会议场地安排1.根据会议规模和类型，合理安排会议场地，确保场地环境舒适、设施齐全。2.对于大型会议或重要会议，应提前检查音响、投影仪、麦克风等设备是否正常运行，确保会议顺利进行。3.会议场地应保持整洁卫生，提前准备好饮用水、文具等物品。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议地点，按照会议组织者的要求进行签到。2.会议组织者应在会议开始前[x]分钟统计签到情况，对于未按时签到的人员应及时进行提醒。（二）会议主持1.会议召集人或主持人应提前熟悉会议议程和资料，确保能够有效地引导会议讨论。2.主持人应把控会议节奏，确保会议围绕主题进行，避免出现跑题、冗长讨论等情况。3.主持人应鼓励参会人员积极发言，充分听取各方意见，营造良好的会议氛围。（三）会议讨论1.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，发表自己的意见和建议。2.讨论应围绕会议主题展开，注重事实依据和逻辑推理，避免情绪化和无端指责。3.对于不同意见，应进行充分的交流和沟通，寻求共识和解决方案。（四）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录，记录应准确、完整、清晰，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后应及时整理并妥善保存。3.会议记录应在会议结束后[x]个工作日内整理完毕，并发送给参会人员确认。五、会议决议与执行（一）会议决议1.会议应明确各项决议事项，决议应具体、可操作，明确责任人和时间节点。2.对于重要决议，应形成会议纪要，经会议召集人审核后发送给参会人员和相关部门。3.会议纪要应包括会议基本信息、决议事项、责任分工、时间要求等内容，确保决议能够得到有效传达和执行。（二）决议执行1.责任部门和责任人应按照会议决议和时间节点认真执行决议事项，确保工作落实到位。2.执行过程中如遇到问题或困难，应及时向会议召集人或相关领导汇报，寻求协调解决。3.行政部门应对决议执行情况进行跟踪和检查，定期向会议召集人汇报执行进度。（三）决议变更1.如因客观原因需要变更会议决议，责任部门应提出书面申请，说明变更原因和内容。2.申请应提交给会议召集人或相关领导审批，经批准后方可实施变更。3.变更后的决议应及时传达给相关部门和人员，确保工作的顺利进行。六、会议监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会议组织和召开情况进行监督，确保会议按照制度要求进行。2.对于违反会议制度的行为，如无故缺席会议、迟到早退、不认真参与讨论等，行政部门应及时进行记录和提醒。3.定期对会议质量进行评估，收集参会人员的反馈意见，针对存在的问题提出改进措施。（二）考核办法1.将会议参与情况纳入员工绩效考核体系，对积极参与会议、认真执行会议决议的员工给予适当加分；对无故缺席会议、不执行会议决议的员工给予相应扣分。2.对于会议组织不力、会议记录不准确等情况，对会议组织者进行批评教育，并要求其改进工作。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对表现较差的部门和个人进行督促和整改。七、会议保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息的会议内容。2.在会议讨论过程中涉及的尚未公开的公司战略、决策、计划等信息。（二）保密措施1.会议组织者应选择具备保密条件的会议场地，确保会议环境安全。2.参会人员应严格遵守保密规定，不得将会议内容泄露给无关人员。3.会议资料应妥善保管，不得随意丢弃或外传。如需复印或分发资料，应按照公司保密制度进行审批。（三）违规处理1.对于违反会议保密规定