领用办公耗材管理制度

领用办公耗材管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公耗材的管理，规范办公耗材的领用流程，节约成本，提高办公效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在办公过程中对各类办公耗材的领用管理。（三）基本原则1.按需领用原则：员工应根据实际工作需要领用办公耗材，避免浪费。2.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行领用申请，确保领用的合理性和必要性。3.成本控制原则：在满足工作需求的前提下，尽量降低办公耗材的采购成本和使用成本。4.责任明晰原则：明确各部门及相关人员在办公耗材管理中的职责，确保管理工作落实到位。二、办公耗材分类及定义（一）文具类1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸制品：如复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.文件夹类：如档案袋、文件盒、资料册等。4.装订用品：如订书机、订书钉、回形针、大头针等。5.桌面用品：如计算器、胶水、胶带、剪刀、美工刀等。（二）办公设备耗材类1.打印机耗材：如硒鼓、墨盒、色带等。2.复印机耗材：如碳粉、硒鼓、载体等。3.传真机耗材：如传真纸、硒鼓等。4.扫描仪耗材：如扫描灯管等。（三）办公家具及用品类1.办公桌椅：包括办公桌、办公椅等。2.文件柜：如铁皮文件柜、木质文件柜等。3.沙发茶几：用于接待区域的沙发和茶几。4.其他办公家具：如会议桌椅、保险柜等。（四）其他办公耗材类1.清洁用品：如拖把、扫帚、抹布、清洁剂等。2.劳保用品：如手套、口罩、安全帽等（根据工作需要配备）。3.绿植花卉：用于办公室装饰的各类植物。三、职责分工（一）行政部门1.负责办公耗材的统一采购、验收、保管和发放工作。2.定期盘点办公耗材库存，及时补充短缺物资，确保办公耗材的正常供应。3.制定办公耗材的采购计划，根据各部门的使用情况和库存水平，合理安排采购数量和时间。4.建立办公耗材管理台账，详细记录办公耗材的采购、领用、库存等情况，定期进行账目核对。5.负责办公耗材供应商的开发、评估和管理，建立供应商档案，确保采购渠道的稳定和物资质量。（二）各部门1.负责本部门办公耗材需求的统计和预测，定期向行政部门提交办公耗材领用申请。2.明确专人负责本部门办公耗材的领用和管理工作，监督本部门员工合理使用办公耗材，避免浪费。3.配合行政部门做好办公耗材的盘点工作，对盘点结果进行确认和反馈。（三）财务部门1.负责审核办公耗材采购费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.协助行政部门对办公耗材的成本进行核算和分析，提供相关财务数据支持。四、办公耗材采购管理（一）采购计划制定1.行政部门应每月末根据各部门提交的办公耗材领用记录及库存情况，结合下月工作计划，制定下月办公耗材采购计划。采购计划应详细列出各类办公耗材的名称、规格、型号、预计数量等信息。2.对于临时性或紧急性的办公耗材需求，各部门应提前向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况及时调整采购计划。（二）供应商选择与管理1.行政部门应通过多种渠道收集办公耗材供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关证件的查验。2.组织对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。根据考察结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理。3.定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰或整改。（三）采购流程1.行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货期等详细信息。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单内容，并按照约定的时间和方式将货物送达公司。行政部门负责组织对到货的办公耗材进行验收。3.验收人员应根据采购订单和相关质量标准，对办公耗材的数量、规格、型号、质量等进行仔细核对。对于验收合格的办公耗材，办理入库手续；对于验收不合格的办公耗材，及时与供应商沟通协商，要求其更换或退货。五、办公耗材库存管理（一）入库管理1.办公耗材到货后，验收人员应填写《办公耗材入库单》，详细记录办公耗材的名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息。入库单应由验收人员、行政部门负责人签字确认。2.仓库管理人员根据入库单将办公耗材分类存放，并更新库存台账。库存台账应记录办公耗材的入库时间、入库数量、领用情况、库存余额等信息，确保账实相符。（二）存储管理1.办公耗材应存放在专门的仓库或储物区域，保持仓库环境干燥、通风良好，避免办公耗材受潮、变质或损坏。2.对不同类型的办公耗材应进行分类存放，并有明显的标识。例如，文具类、办公设备耗材类、办公家具及用品类等应分别存放，便于查找和管理。3.建立库存盘点制度，定期对办公耗材进行盘点。盘点周期可根据实际情况设定为每月、每季度或半年。盘点时，仓库管理人员应认真核对库存数量与库存台账记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。（三）出库管理1.员工领用办公耗材时，应填写《办公耗材领用申请表》，注明领用办公耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息。申请表应由部门负责人签字审批。2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表发放办公耗材，并在库存台账上记录领用时间、领用数量、领用人等信息。发放完毕后，领用人应在领用申请表上签字确认。3.对于贵重或限量使用的办公耗材，如打印机硒鼓、墨盒等，应实行以旧换新制度。员工领用新的办公耗材时，应将旧的同类耗材交回仓库，仓库管理人员进行登记后，方可发放新的办公耗材。六、办公耗材领用管理（一）领用流程1.员工根据工作需要，填写《办公耗材领用申请表》，并提交给所在部门负责人。2.部门负责人对员工的领用申请进行审核，确认领用的必要性和合理性。如申请内容符合要求，部门负责人在申请表上签字批准；如申请内容不合理或不符合实际工作需要，部门负责人应拒绝批准，并向员工说明原因。3.经部门负责人批准后的领用申请表，由员工提交至行政部门。行政部门仓库管理人员根据申请表发放办公耗材，并在库存台账上记录相关信息。4.对于一些常用的办公耗材，如中性笔、便签纸等，行政部门可根据以往的领用情况，设定一定的备用库存，供员工在紧急情况下直接领用。员工领用后，应及时到行政部门补办领用手续。（二）领用标准1.行政部门应根据不同岗位的工作性质和需求，制定合理的办公耗材领用标准。领用标准应明确各类办公耗材的月领用限额或人均领用定额等信息。2.员工应在领用标准范围内领用办公耗材，如因工作特殊需要超出领用标准的，应提前向部门负责人说明情况，经部门负责人审核后报行政部门批准。（三）特殊情况领用1.因工作任务紧急或突发情况需要临时领用办公耗材的，员工可先电话向行政部门说明情况，经行政部门同意后先行领用，但事后应及时补办领用手续。2.对于涉及项目或专项工作的办公耗材领用，项目负责人或专项工作负责人应根据项目或工作的实际需求，制定详细的办公耗材使用计划，并报行政部门备案。行政部门根据备案的使用计划进行发放和管理。七、办公耗材使用监督与考核（一）使用监督1.各部门负责人应负责监督本部门员工对办公耗材的使用情况，教育员工树立节约意识，合理使用办公耗材，避免浪费。2.行政部门应定期对各部门办公耗材的使用情况进行检查，检查内容包括办公耗材的领用记录、实际使用情况、是否存在浪费现象等。对于发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）考核办法1.将办公耗材的使用情况纳入部门绩效考核指标体系，设定相应的考核分值。考核指标可包括办公耗材费用控制率、人均办公耗材使用量、办公耗材浪费率等。2.每月统计各部门办公耗材的领用情况和费用支出，计算办公耗材费用控制率。费用控制率=（实际办公耗材费用/预算办公耗材费用）×100%。费用控制率达到或低于预算指标的部门给予相应加分，超出预算指标的部门给予相应扣分。3.计算各部门人均办公耗材使用量，与同行业或公司历史数据进行对比分析。人均办公耗材使用量合理且低于平均水平的部门给予加分，高于平均水平的部门给予扣分。4.定期检查各部门办公区域，发现存在办公耗材浪费现象的，如纸张随意丢弃、打印机墨盒过度使用等，根据浪费程度对相关部门进行扣分。（三）奖惩措施1.根据考核结果，对办公耗材管