X公司供应商管理制度

X公司供应商管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、采购、合作等流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与生产、运营相关的物资采购及服务供应商的管理。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估、合作等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，以满足公司生产经营对品质的要求。3.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。4.诚信合规原则：供应商应诚实守信，遵守国家法律法规和公司相关规定，合规经营。二、供应商的选择（一）供应商信息收集1.内部推荐：公司各部门根据业务需求，推荐潜在的供应商。2.市场调研：采购部门定期对市场进行调研，收集供应商信息，包括供应商的产品、价格、服务等方面。3.行业展会：参加相关行业展会，获取供应商资料，了解行业动态和供应商情况。4.网络搜索：通过互联网搜索供应商信息，筛选符合公司要求的供应商。5.供应商自荐：接受供应商的主动自荐，并对其提供的资料进行审核。（二）供应商资质审核1.基本信息审核：对供应商提供的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资料进行审核，确保其合法经营。2.生产能力审核：评估供应商的生产设备、生产工艺、生产规模等，确保其具备满足公司需求的生产能力。3.质量控制审核：了解供应商的质量控制体系，包括质量管理流程、质量检测设备等，确保其产品质量符合公司要求。4.环保要求审核：对于涉及环保要求的物资采购，审核供应商的环保措施和资质，确保其符合国家环保标准。5.信誉审核：通过查询供应商的信用记录、行业评价等方式，评估其信誉状况，避免与信誉不良的供应商合作。（三）供应商实地考察1.考察计划制定：根据供应商审核情况，制定实地考察计划，明确考察内容、时间、人员等。2.考察内容：包括供应商的生产现场、质量管理、物流配送、售后服务等方面。3.考察报告撰写：考察人员根据考察情况撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价，提出是否适合合作的建议。（四）供应商选择决策1.选择标准确定：采购部门会同相关部门根据公司需求和供应商考察情况，确定供应商选择标准，包括产品质量、价格、交货期、服务等方面。2.供应商评选：按照选择标准对潜在供应商进行评选，确定入围供应商名单。3.合同签订：与入围供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。三、供应商的评估（一）评估周期1.定期评估：每年对供应商进行一次全面评估。2.不定期评估：根据公司业务需求或供应商合作表现，不定期对供应商进行专项评估。（二）评估指标1.质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉率等。2.价格指标：包括产品价格合理性、价格波动情况等。3.交货期指标：包括按时交货率、交货延迟天数等。4.服务指标：包括售后服务响应时间、解决问题的能力等。5.合作态度指标：包括沟通配合情况、对公司需求的响应速度等。（三）评估方法1.数据统计分析：收集供应商的相关数据，如采购量、质量检验数据、交货记录等，进行统计分析。2.问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷调查，了解对供应商产品和服务的满意度。3.现场评估：对供应商进行实地考察，评估其生产经营状况。4.综合评分：根据各项评估指标，对供应商进行综合评分，确定评估结果。（四）评估结果处理1.优秀供应商：对于评估结果优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购量、优先合作等。2.合格供应商：对于评估结果合格的供应商，维持现有合作关系，督促其持续改进。3.不合格供应商：对于评估结果不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。若整改后仍不符合要求，暂停或终止合作关系。四、采购管理（一）采购计划制定1.需求预测：各部门根据生产经营计划，预测物资需求，提交采购申请。2.采购计划编制：采购部门根据各部门采购申请，结合库存情况，编制采购计划，明确采购物资的种类、数量、时间等。（二）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期等要求。2.订单审核：对采购订单进行审核，确保订单内容准确无误，符合公司要求和采购流程。（三）采购合同管理1.合同签订：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等条款。2.合同执行跟踪：跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更管理：如因特殊原因需要变更采购合同，按照规定的流程进行审批和变更。（四）采购付款管理1.付款申请审核：供应商提交付款申请后，采购部门会同财务部门对付款申请进行审核，确保付款依据充分、金额准确。2.付款流程执行：按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式和时间，执行付款流程，及时支付货款。五、供应商的合作与沟通（一）合作协议签订与供应商签订合作协议，明确双方在物资供应、质量保证、价格调整、交货期、售后服务等方面的权利和义务，确保合作的顺利进行。（二）日常沟通机制1.定期沟通会议：定期召开供应商沟通会议，通报公司生产经营情况、采购需求变化等，了解供应商的供应情况和问题，共同协商解决办法。2.日常联络：采购人员与供应商保持日常联络，及时沟通采购订单执行情况、质量问题、交货期变更等信息。（三）问题协调解决1.问题反馈：公司内部使用部门发现供应商产品或服务存在问题时，及时反馈给采购部门。2.问题处理：采购部门与供应商沟通协调，督促其及时解决问题。对于重大问题，成立专项小组进行处理，确保问题得到妥善解决。六、供应商的激励与约束（一）激励措施1.采购量奖励：对于表现优秀的供应商，根据其供货质量、交货期、价格等情况，适当增加采购量，给予供应商更多的业务机会。2.合作优惠政策：在价格、付款方式等方面给予优秀供应商一定的优惠政策，如价格折扣、延长付款期限等。3.表彰奖励：对年度优秀供应商进行表彰，颁发荣誉证书和奖品，提高供应商的积极性和荣誉感。（二）约束措施1.违约责任追究：对于供应商违反采购合同约定的行为，按照合同条款追究其违约责任，如扣除违约金、暂停合作等。2.黑名单管理：对于严重违反公司规定或多次出现质量、交货期等问题的供应商，将其列入黑名单，不再与其合作。七、供应商的风险管理（一）风险识别1.市场风险：关注市场价格波动、原材料供应紧张等因素对供应商供货的影响。2.质量风险：识别供应商产品质量不稳定、质量体系不完善等可能带来的质量风险。3.交货期风险：考虑供应商生产能力不足、运输延误等原因导致的交货期风险。4.法律风险：关注法律法规变化、供应商违法违规经营等可能给公司带来的法律风险。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对措施1.风险规避：对于高风险事件，如供应商经营状况恶化、存在重大质量问题等，及时终止合作，规避风险。2.风险降低：通过加强供应商管理、签订风险分担条款等方式，降低风险发生的可能性