公司矿泉水管理制度

公司矿泉水管理制度一、总则（一）目的为了规范公司矿泉水的管理，确保矿泉水的合理供应与使用，满足员工日常饮水需求，同时节约资源，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要进入公司的外部人员（如客户、合作伙伴等）。（三）管理原则1.按需供应原则：根据实际工作需求和人员数量，合理安排矿泉水的供应量，确保员工有足够的饮用水。2.节约使用原则：倡导员工节约用水，杜绝浪费现象，提高资源利用效率。3.规范管理原则：对矿泉水的采购、存储、发放、使用等环节进行规范管理，确保各项工作有序进行。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定矿泉水年度采购计划，根据公司人员数量、办公区域分布等因素，预估矿泉水的使用量，并结合市场价格和供应商情况，确定采购预算和采购周期。2.选择合格的矿泉水供应商，建立供应商档案，对供应商的产品质量、价格、服务等方面进行评估和管理。3.负责矿泉水的采购工作，与供应商签订采购合同，确保采购的矿泉水符合质量标准和公司需求。4.组织矿泉水的验收工作，对采购的矿泉水进行数量、质量等方面的检查，如发现问题及时与供应商沟通解决。5.负责矿泉水的存储管理，确保存储环境安全、卫生，避免矿泉水受到污染或损坏。6.按照公司规定的发放标准和流程，组织矿泉水的发放工作，确保员工能够及时领取到矿泉水。7.定期对公司矿泉水的使用情况进行统计和分析，根据实际情况调整采购计划和发放标准。（二）各部门1.负责本部门矿泉水的使用管理，教育和引导员工节约用水，杜绝浪费现象。2.统计本部门员工的矿泉水需求情况，及时反馈给行政部门，以便合理安排供应。3.监督本部门员工对矿泉水的使用情况，发现异常情况及时向行政部门报告。（三）员工个人1.遵守公司矿泉水管理制度，节约用水，爱护公共财物。2.按照公司规定的方式和地点使用矿泉水，不得随意浪费或挪作他用。3.如发现矿泉水供应不足或其他问题，及时向本部门负责人或行政部门反映。三、采购管理（一）采购计划1.行政部门应于每年年底根据公司下一年度的人员变动情况、业务发展规划等因素，制定矿泉水年度采购计划。采购计划应明确矿泉水的品牌、规格、数量、采购时间等内容。2.在制定采购计划时，行政部门应充分考虑公司各部门的需求差异，结合历史使用数据和实际工作情况，合理预估矿泉水的使用量，确保采购数量既能满足日常需求，又不会造成过多库存积压。3.采购计划应提交公司领导审批，经批准后作为年度采购工作的依据。如因特殊情况需要调整采购计划，应提前向公司领导报告，并说明调整原因和调整后的采购计划内容。（二）供应商选择1.行政部门负责对矿泉水供应商进行选择和评估。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素。2.对拟合作的供应商，行政部门应要求其提供营业执照、生产许可证、产品质量检测报告等相关资质证明文件，并进行实地考察，了解其生产能力、管理水平、售后服务等情况。3.根据考察结果，行政部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、合作记录、评估情况等进行详细记录。同时，定期对供应商进行评估，如发现供应商存在产品质量问题、服务不到位等情况，应及时采取措施，如警告、暂停合作或终止合作等。（三）采购合同1.确定供应商后，行政部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确矿泉水的品牌、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.在签订采购合同前，行政部门应仔细审核合同条款，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。如对合同条款有疑问或异议，应及时与供应商沟通协商，必要时可咨询公司法律顾问。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。行政部门应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保矿泉水按时、按质、按量供应。（四）验收管理1.矿泉水到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括矿泉水的数量、规格、质量、包装等方面。2.验收人员应按照合同要求和相关标准对矿泉水进行检查，如发现数量短缺、规格不符、质量不合格等问题，应及时与供应商联系，要求其在规定时间内予以解决。3.对验收合格的矿泉水，行政部门应办理入库手续，并填写入库单。入库单应注明矿泉水的品牌、规格、数量、入库时间、供应商等信息。四、存储管理（一）存储地点1.公司应设立专门的矿泉水存储仓库，仓库应具备安全、卫生、通风、防潮等条件，确保矿泉水的存储质量。2.存储仓库应保持清洁，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、杂物等污染矿泉水。（二）存储方式1.矿泉水应按照品牌、规格、批次等分类存放，摆放整齐，便于管理和发放。2.存储矿泉水的货架或货柜应牢固可靠，能够承受一定重量的货物，避免矿泉水因货架倒塌等原因造成损坏。3.为了保证矿泉水的质量，存储仓库的温度应保持在适宜范围内，避免温度过高或过低对矿泉水造成影响。（三）库存盘点1.行政部门应定期对矿泉水库存进行盘点，确保库存数量准确无误。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次。2.在盘点过程中，应认真核对库存矿泉水的数量、规格、品牌等信息，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行调整。3.盘点结束后，应编制库存盘点报告，报告内容包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、差异原因分析及处理建议等。库存盘点报告应提交公司领导审阅。五、发放管理（一）发放标准1.公司为员工提供免费的矿泉水，发放标准为每人每天[x]瓶。具体发放标准可根据公司实际情况进行调整，并在公司内部进行公示。2.对于因工作需要经常外出的员工，如销售人员、售后服务人员等，可根据其实际工作情况，适当增加矿泉水的发放数量或提供相应的补贴。补贴标准由行政部门制定，并报公司领导审批后执行。（二）发放方式1.行政部门按照各部门员工人数，定期将矿泉水配送到各部门指定的存放地点。各部门应安排专人负责接收和管理本部门的矿泉水，并按照员工需求进行发放。2.员工可根据自己的需求，在工作时间内到本部门指定的存放地点领取矿泉水。领取时应自觉遵守发放规定，不得多领或冒领。3.对于因工作需要进入公司的外部人员，如客户、合作伙伴等，如需饮用矿泉水，应由接待部门或相关工作人员向行政部门申请，经批准后按照规定发放。发放时应做好登记工作，记录外部人员的姓名、单位、来访时间、领取矿泉水数量等信息。（三）发放记录1.各部门负责对本部门矿泉水的发放情况进行记录，记录内容包括发放日期、员工姓名、发放数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。2.行政部门应定期对各部门矿泉水的发放记录进行汇总和统计，分析矿泉水的使用情况，如发现异常情况及时与相关部门沟通协调。六、使用管理（一）使用规范1.员工应在公司指定的场所饮用矿泉水，如办公区域、会议室、茶水间等，不得将矿泉水带出公司或挪作他用。2.饮用矿泉水时应注意节约，避免浪费。如发现有浪费矿泉水的行为，应及时制止并进行批评教育。3.不得使用公司提供的矿泉水清洗物品或进行其他非饮用用途。（二）监督检查1.公司行政部门应定期对各部门矿泉水的使用情况进行监督检查，检查内容包括是否存在浪费现象、是否按照规定的地点和方式使用等。2.各部门负责人应负责本部门员工矿泉水使用情况的监督管理，发现问题及时进行处理，并向行政部门反馈。3.对于违反矿泉水使用规范的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如批评教育、警告、罚款等。七、费用管理（一）预算编制1.行政部门应根据公司矿泉水的年度采购计划，编制矿泉水费用预算。预算内容包括矿泉水的采购费用、运输费用、存储费用、发放费用等。2.在编制预算时，应充分考虑市场价格波动因素，合理预估各项费用支出，确保预算的准确性和合理性。3.矿泉水费用预算应提交公司领导审批，经批准后作为年度费用控制的依据。（二）费用报销1.矿泉水采购费用由行政部门按照采购合同约定和公司财务制度进行报销。报销时应提供采购发票、验收报告、入库单等相关凭证。2.运输费用、存储费用等相关费用，如因工作需要发生的，由行政部门根据实际情况进行报销，并提供相应的发票和证明材料。3.员工因工作需要外出购买矿泉水等费用，如符合公司报销规定的，可按照公司财务制度进行报销。报销时应填写费用报销单，并提供相关发票和事由说明。（三）费用控制1.公司应加强对矿泉水费用的控制，严格执行费用预算，确保费用支出不超过预算范围。2.行政部门应定期对矿泉水费用的支出情况进行分析和总结，如发现费用超支或异常波动等情况，应及