集团采购管理制度收藏

集团采购管理制度收藏一、总则（一）目的为规范集团采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司的采购活动。（三）基本原则1.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与竞争。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和外部监督，确保采购结果的公正性。3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。4.成本效益原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购项目。采购决策委员会成员包括集团高层管理人员、相关部门负责人等。（二）采购执行部门1.集团采购部：负责集团总部的采购工作，制定采购计划，组织采购活动，管理供应商，签订采购合同等。2.子公司/分公司采购部门：负责本单位的采购工作，在集团采购部的指导下，开展采购活动，执行采购计划，反馈采购信息等。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供采购技术要求和规格标准，参与采购评审和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和成本核算等工作。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律意见和支持，处理采购纠纷等法律事务。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测：需求部门根据业务发展计划和实际工作需要，对采购需求进行预测，填写《采购需求预测表》。2.采购申请：需求部门根据需求预测结果，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交相关部门负责人审核。3.采购计划审批：采购申请表经需求部门负责人审核后，提交采购执行部门。采购执行部门根据采购需求和库存情况，制定采购计划，填写《采购计划表》，并提交采购决策机构审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，填写《供应商筛选表》。2.供应商评估：采购执行部门组织相关部门对筛选出的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。评估结束后，填写《供应商评估表》，并给出评估意见。3.供应商选择：采购决策机构根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并确定采购价格、交货期、付款方式等采购条款。采购执行部门与选定的供应商签订《采购合同》。4.供应商管理：采购执行部门建立供应商档案，对供应商的供货情况、质量表现、售后服务等进行跟踪和评价。定期对供应商进行考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）采购实施1.采购订单下达：采购执行部门根据采购合同，填写《采购订单》，明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。2.采购订单跟踪：采购执行部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、发货情况等信息。如发现问题，及时协调解决，确保采购订单按时、按质、按量完成。3.到货验收：采购项目到货后，采购执行部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检验。验收合格后，填写《到货验收单》；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（四）采购付款1.付款申请：采购项目验收合格后，采购执行部门填写《付款申请表》，附上采购合同、到货验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，核实采购项目的真实性、合法性、准确性和完整性。审核无误后，提交财务负责人审批。3.付款执行：财务负责人审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算编制原则：采购预算编制应遵循"以收定支、收支平衡、统筹兼顾、保证重点"的原则，结合集团年度经营目标和采购需求，合理安排采购资金。2.采购预算编制方法：采购预算编制采用零基预算法和滚动预算法相结合的方法。需求部门根据业务发展计划和实际工作需要，详细编制采购预算草案，提交采购执行部门汇总审核。采购执行部门结合集团采购政策和资金状况，对采购预算草案进行调整和完善，形成采购预算方案，提交财务部门审核。3.采购预算审批：财务部门对采购预算方案进行审核，重点审核采购预算的合理性、合规性和可行性。审核无误后，提交集团预算管理委员会审批。集团预算管理委员会审批通过后，采购预算正式下达执行。（二）预算执行与控制1.采购预算执行：采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购预算控制：财务部门建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。对超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并追究相关部门和人员的责任。（三）预算调整1.预算调整原因：因市场价格波动、业务发展变化、政策调整等原因，导致原采购预算无法执行或需要调整的，可申请预算调整。2.预算调整程序：需求部门填写《采购预算调整申请表》，详细说明预算调整的原因、调整金额、调整后的预算安排等信息，并提交采购执行部门审核。采购执行部门审核后，提交财务部门审核。财务部门审核通过后，提交集团预算管理委员会审批。集团预算管理委员会审批通过后，采购预算调整方案正式下达执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购执行部门组织相关部门对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险评估：采购执行部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场价格波动和供求关系变化，建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析市场走势。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择资质良好、信誉可靠的供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购质量标准，加强到货验收管理，确保采购项目质量符合要求。对质量不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.合同风险应对：加强采购合同管理，审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时处理合同纠纷。5.付款风险应对：建立采购付款审批制度，严格审核付款申请，确保付款的真实性、合法性和准确性。加强与供应商的沟通，及时了解供应商的资金状况，避免因供应商资金问题导致付款风险。（三）风险监控与预警1.风险监控：采购执行部门定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险问题。2.风险预警：建立采购风险预警机制，设定风险预警指标和阈值。当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施应对风险。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、采购费用、运输费用等，评估采购成本的降低情况。2.采购质量：包括采购项目的合格率、退货率等，评估采购质量的控制情况。3.采购效率：包括采购周期、订单处理时间等，评估采购效率的提升情况。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商投诉率等，评估供应商管理的效果。5.合规性：包括采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，评估采购活动的合规性。（二）评估方法1.定量评估：通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行量化分析，评估采购绩效。2.定性评估：通过对供应商管理、合规性等指标进行定性评价，评估采购绩效。3.综合评估：将定量评估和定性评估相结合，对采购绩效进行综合评估。（三）评估周期采购绩效评估周期为季度和年度。季度评估于每季度末进行，年度评估于每年年末进行。（四）评估结果应用1.绩效奖励：对采购绩效优秀的部门和个人给予奖励，激励采购人员提高工作绩效。2.绩效改进：对采购绩效不理想的部门和个人进行分析，找出问题原因，制定改进措施，促进采购绩效的提升。3.决策参考：采购绩效评估结果作为集团采购决策和管理的重要参考依据，为优化采购流程、调整采购策略提供支持。七、采购信息化管理（一）采购信息系统建设1.系统规划：根据集团采购管理的需求，制定采购信息系统建设规划，明确系统的功能模块、技术架构、数据流程等。2.系统选型：按照采购信息系统建设规划，进行系统选型，选择适合集团采购管理需求的采购信息系统。3.系统实施：组织相关人员进行采购信息系统的实施，包括系统安装、调试、培训、数据迁移等工作。确保系统按时上线运行，并达到预期的功能和性能要求。（二）采购信息系统应用1.采购计划管理：通过采购信息系统，实现采购计划的在线编制、审核、审批和下达，提高采购计划的准确性和及时性。2.供应商管理：利用采购信息系统，建立供应商数据库，对供应商信息进行集中管理和维护。实现供应商的在线筛选、评估、选择和考核，提高供应商管理的效率和质量。3.采购执行管理：借助采购信息系统，实现采购订单的在线下达、跟踪和管理。实时掌握采购订单的执行情况，及时处理采购过程中的问题，提高采购执行的效率和透明度。4.采购数据分析：利用采购信息系统提供的数据分析功能，对采购数据进行统计、分析和挖掘。为采购决策提供数据支持，优化采购流程，降低采购成本。（三）采购信息安全管理1.信息安全制度建设：建立采购信息安全管理制度，明确信息安全管理的职责和流程，规范信息系统的操作和使用。2.信息安全技术措施：采取防火墙、入侵检测、加密技术等信息安全技术措施，保障采购信息系统的